Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Great teamwork and collaboration from everyone! We are excited to welcome our new members and players. With teams nearly finalized, the season is about to begin. Wishing you all a great year of hockey!

   Excellent travail d'équipe et excellente collaboration de la part de tous ! Nous sommes ravis d'accueillir nos nouveaux membres et joueurs. Les équipes étant presque finalisées, la saison va bientôt commencer. Nous vous souhaitons à tous une excellente année de hockey !

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   NSMHL ice schedule- Jeff will take care of sending this information to the league. 
   Team staff- directors to send to Candace and Candace will upload on website for Jenn. 
   Team guide- directors to send to coaches.

   Calendrier des glaces de la NSMHL : Jeff se chargera de transmettre ces informations à la ligue.

   Personnel de l'équipe : les directeurs les enverront à Candace, qui les publiera sur son site web pour Jenn.

   Guide de l'équipe : les directeurs les enverront aux entraîneurs.

5. Schedule

   Horaire

   Referee’s- Jeremie asked Jeff to relay the following info. He is asking us to book games consistently in Dalhousie and Campbellton. All games on Saturday in Campbellton and all in Dalhousie on Sunday or vice versa. Jeff thinks this is impossible. We won't have enough ice time to do that. He also wants us to book our in house games during the week if possible.

   NSMHL mentioned that if we have games to schedule within our home teams to try and get them going right away so they are out of the way. NSMHL all time slots are booked, he is just waiting for teams to decide on which tournaments they are going to, he will wait another couple of weeks to get all of that settled before sending them to the league.

   The schedule is all set for the next couple of weeks.

   All U7 and U9 time slots are booked until the timbit jamboree but not published yet. Teams will have one practice in Campbellton and Dalhousie every week so it's fair for everyone. We will save a bit on ice time because all tier 1 and tier 2  U9 teams will practice together. 
   Jeff made a few changes to our time slots on the weekends to try and give the NSMHL more flexibility on ice time.

   Once the teams are finalized he will make up his template until Christmas and it will be published for two weeks at a time.

   In Dalhousie on Thursday instead of starting at 5:20 we will start at 5 because the AQV team needed a time slot.

   Arbitre - Jérémie a demandé à Jeff de transmettre l'information suivante. Il nous demande de réserver systématiquement les matchs à Dalhousie et à Campbellton : tous les matchs le samedi à Campbellton et tous les matchs à Dalhousie le dimanche, ou vice versa. Jeff pense que c'est impossible. Nous n'aurons pas assez de temps de glace pour cela. Il souhaite également que nous réservions nos matchs locaux en semaine, si possible.

   La NSMHL a mentionné que si nous avons des matchs à programmer avec nos équipes locales, nous devrions essayer de les organiser immédiatement afin qu'elles ne soient pas encombrées.

   Tous les créneaux horaires de la NSMHL sont réservés. Il attend simplement que les équipes décident des tournois auxquels elles participeront. Il attendra encore quelques semaines pour régler tout cela avant de les envoyer à la ligue.

   Le calendrier est prêt pour les prochaines semaines.

   Tous les créneaux horaires des U7 et U9 sont réservés jusqu'au jamboree Timbit, mais n'ont pas encore été publiés. Les équipes auront un entraînement à Campbellton et à Dalhousie chaque semaine, afin que ce soit équitable pour tous. Nous économiserons un peu de temps de glace, car toutes les équipes U9 de niveaux 1 et 2 s'entraîneront ensemble.

   Jeff a apporté quelques modifications à nos plages horaires les week-ends afin d'offrir plus de flexibilité à la NSMHL concernant le temps de glace.

   Une fois les équipes finalisées, il élaborera son modèle d'ici Noël et le publiera pendant deux semaines.

   À Dalhousie, jeudi, au lieu de commencer à 17 h 20, nous commencerons à 17 h, car l'équipe AQV avait besoin d'une plage horaire.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Expenses so far: 
   Away tournaments - $5000 
   $35000 to HNB for insurance 
   A lot of refunds for registrations were issued this season.

   Dépenses à ce jour :
   Tournois à l'extérieur : 5 000 $
   35 000 $ à HNB pour l'assurance
   De nombreux remboursements d'inscriptions ont été effectués cette saison.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Dominique will send a report through slack. 
      Merch sale is coming up and Dominique did a really great job. 
       

      Dominique enverra un rapport via Slack.

      La vente de produits dérivés approche et Dominique a fait un excellent travail.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Still looking for a coach for u11 rec. 

   U13 rec should have 2-3 teams and coaches are all set. 

   U15-u18 rec coaches are being organized. 
    

   Nous recherchons toujours un entraîneur pour les U11 loisirs. 

   Les U13 loisirs devraient avoir deux ou trois équipes et les entraîneurs sont prêts. 

   Les entraîneurs des U15 à U18 loisirs sont en cours de recrutement.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Managers meetings are planned for Oct 15th U11 and up. November 5th u7/u9 at 6:30.

   Between October 15th and when the league starts Jean needs to schedule the clock training.

   Candace will pick up first aid kits and ice packs.

   Timekeepers: managers will get a cheque for all their home games. Jeff will give charity an amount for each team so she can prepare cheques. 
   Managers will get a list of current timekeepers. Candace will schedule posts on facebook to remind timekeepers every Monday to schedule their games. Candace will send an email about the changes instead of going in and indicating availability they are actually going on and booking their games. No confirmation needed from our end.

   Jean tried to upload the clothing sales documents on the managers page on the website and he could not so Rene is going to fix this problem.

   Gamesheet needs to be finalized with patrice. The league will send us the bill for this. Jenn will let Jean know when the teams are created in the HCR, she will send him the completed rosters. 

   Les réunions des managers sont prévues le 15 octobre pour les moins de 11 ans et plus, et le 5 novembre pour les moins de 7 ans et moins de 9 ans à 18h30.

   Entre le 15 octobre et le début de la ligue, Jean doit planifier l'entraînement au chronomètre.

   Candace ira chercher les trousses de premiers secours et les packs de glace.

   Chronométreurs : les managers recevront un chèque pour tous leurs matchs à domicile. Jeff versera une somme à une association caritative pour chaque équipe afin qu'elle puisse préparer les chèques.

   Les managers recevront la liste des chronométreurs actuels. Candace publiera des messages sur Facebook pour rappeler aux chronométreurs de programmer leurs matchs chaque lundi. Candace enverra un courriel pour les informer des changements au lieu d'indiquer leurs disponibilités sur place, car ils participent effectivement aux matchs et réservent leurs matchs. Aucune confirmation de notre part n'est requise.

   Jean a essayé de télécharger les documents de vente de vêtements sur la page des managers sur le site web, mais il n'y est pas parvenu ; René va donc résoudre ce problème.

   La feuille de match doit être finalisée avec Patrice. La ligue nous enverra la facture correspondante. Jenn informera Jean lorsque les équipes seront créées dans le HCR, elle lui enverra les listes complétées.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Anyone with speak out course( which was before respect in sport) this is the last year for this course. After this year they will need to do a shift forward course.

   Current coaches with respect in sport leader have 2 years to get the shift forward course. All new coaches this year will need to take the shift forward course. Jean will share this with the managers.

   New hockey parents- no respect in sport course for them this year, a new course will be coming next season. 

   Tous ceux qui ont suivi la formation « S'exprimer ouvertement » (avant « Respect dans le sport ») sont inscrits à cette formation pour la dernière année. Après cette année, ils devront suivre une formation « Transition vers l'avant ».

   Les entraîneurs actuels, responsables de « Respect dans le sport », ont deux ans pour suivre cette formation. Tous les nouveaux entraîneurs devront suivre cette formation cette année. Jean en informera les responsables.

   Les nouveaux parents de hockeyeurs ne bénéficient pas de cette formation « Respect dans le sport » cette année. Une nouvelle formation sera proposée la saison prochaine.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    An incident on the ice at U11 that was written up and sent to the director. Parents and kids were met with. 
     

    Un incident sur la glace chez les M11 ans a été signalé et transmis au directeur. Parents et enfants ont été rencontrés.

11. NSMHL

    LHMCN

    Comp season will start October 25th weekend
    Rec- Nov 1st weekend

    Provincials:
    U11-U13 march 20-22 
    All divisions will be the same weekend, no separate weekends for A, B, C anymore. 
    U15-U18 march 27-29th

    Talked about spordle program, most associations are using this for games. They will be pushing this next year

    U18 rec new policy in place that every team home and away will have to video tape every game. The video will have to be drop boxed within 48 hrs. If it's not done the 1st time warning, 2nd time warning, 3rd time $100 fine, 4th time double fine $200, 5th time doubles again and continues each time it's not done. They are working on the policy now it will be ready for this season.

    It has been decided that they are tiering at the u9 level.

    U11 Comp - 5 teams and 20 games
    U11 B-4 teams and 20 games
    U11 rec- 10 or 11 teams around 18-20 games 
    U13 comp- 5 teams 20 games
    U13 b- 4 teams 20 games
    U13 rec- 7 or 9 teams around 16-18 games
    U15 comp- 5 teams 20 games
    U15 B- none 
    U15 rec- around 9 teams 18-20 games 
    U18 rec- 8-9 teams around 16-24 games 

    La saison de compétition débutera le week-end du 25 octobre
    Récréatifs - week-end du 1er novembre

    Provinciaux :
    U11-U13, 20-22 mars
    Toutes les divisions auront lieu le même week-end ; plus de week-ends séparés pour A, B et C.
    U15-U18, 27-29 mars

    On a parlé du programme de spordle ; la plupart des associations l'utilisent pour les matchs. Elles le mettront en avant l'année prochaine.

    Nouvelle politique pour les U18 récréatifs : chaque équipe, à domicile comme à l'extérieur, devra filmer chaque match. La vidéo devra être déposée dans une boîte de dépôt dans les 48 heures. En cas de non-respect, un premier avertissement, un deuxième avertissement, une troisième amende de 100 $, une quatrième double amende de 200 $, et une cinquième double amende, et ainsi de suite. La politique est en cours d'élaboration, elle sera prête pour cette saison.

    Il a été décidé de classer les matchs au niveau U9. U11 Compétition - 5 équipes et 20 matchs
    U11 B - 4 équipes et 20 matchs
    U11 Récréatif - 10 ou 11 équipes, environ 18 à 20 matchs
    U13 Compétition - 5 équipes, 20 matchs
    U13 B - 4 équipes, 20 matchs
    U13 Récréatif - 7 ou 9 équipes, environ 16 à 18 matchs
    U15 Compétition - 5 équipes, 20 matchs
    U15 B - aucun
    U15 Récréatif - environ 9 équipes, 18 à 20 matchs
    U18 Récréatif - 8 à 9 équipes, environ 16 à 24 matchs

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu will need to know who he needs to move down or up so he can send the request to Eric Pelletier. Mathieu will cc Candace so she can adjust registrations.

    U11 we need to know if we make 2 big teams with 18 players or 3 small teams. We are still missing coaches and volunteers at this level. 

    Mathieu devra savoir qui il doit déclasser ou monter afin de pouvoir en faire la demande à Éric Pelletier. Mathieu mettra Candace en copie afin qu'elle puisse ajuster les inscriptions.

    En U11, nous devons savoir si nous allons former deux grandes équipes de 18 joueurs ou trois petites équipes. Il nous manque encore des entraîneurs et des bénévoles à ce niveau.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       U9 started last weekend and went really well. Robert met with parents from both groups. They are aware about the beginning of the season and what to expect for the entire season. Coaches are all on board with changes.  

       Evaluation weekend for tier 1 and tier 2 is oct 25 26th weekend. 

       Robert is expecting to do the same parent meeting with the u7 groups. 

       It's looking good for coaches as of now. 

       Les U9 ont débuté le week-end dernier et se sont très bien déroulés. Robert a rencontré les parents des deux groupes. Ils sont informés du début de la saison et de ce qui les attend pour la saison entière. Les entraîneurs sont tous d'accord avec les changements.

       Le week-end d'évaluation pour les niveaux 1 et 2 aura lieu les 25 et 26 octobre.

       Robert prévoit d'organiser la même réunion de parents avec les groupes U7.

       Pour l'instant, tout se passe bien pour les entraîneurs.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Sarah decided that there will be 2 big teams for U11 because we don't have volunteers and second we will have two teams of 17 or 3 small teams of 11 and half the time kids don't show up and you don't have enough players to play.

       U11 rec has 2 coaches potentially lined up.

       U13 finally has all the team staff filled. With the girls moving down we now need to make 3 teams. The problem is we don’t have a goalie for the 3rd team. We will need to send a message out that because of the numbers we need a third goalie. Sarah will prepare a post and Candace will share.

       Sarah suggested that we need to find someone next year to do the jerseys. It is a big job. We will need to discuss this for next year. 

       .Sarah a décidé de former deux grandes équipes pour les U11, faute de bénévoles. Ensuite, nous aurons deux équipes de 17 ou trois petites équipes de 11. La plupart du temps, les enfants ne viennent pas et il n'y a pas assez de joueurs.

       L'équipe U11 rec a potentiellement deux entraîneurs.

       L'équipe U13 a enfin tout son staff. Avec le départ des filles, nous devons maintenant former trois équipes. Le problème, c'est que nous n'avons pas de gardien pour la troisième équipe. Nous devrons faire savoir qu'en raison du nombre important de joueurs, nous avons besoin d'un troisième gardien. Sarah préparera un message et Candace le partagera.

       Sarah a suggéré de trouver quelqu'un pour les maillots l'année prochaine. C'est un travail considérable. Nous devrons en discuter pour l'année prochaine.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       U15 we have a really awkward number- 21 players - mathieu will check to see how many can dress.

       He tried to move a few players down a level and they don’t want to move down. Steve asked the coach to see if there were any of these kids that could move up to u18 to try and balance these numbers. 
       U18 is good to go, there are 12 registered and a few waiting on PRP cuts.

       En U15, nous avons un effectif vraiment difficile : 21 joueurs. Mathieu va vérifier combien peuvent être en place.

       Il a essayé de faire descendre quelques joueurs d'un niveau, mais ils refusent. Steve a demandé à l'entraîneur de voir si certains d'entre eux pourraient passer en U18 pour essayer d'équilibrer les effectifs.
       Les U18 sont prêts à être lancés : 12 joueurs sont inscrits et quelques-uns attendent leur départ du PRP.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Sophie Goupil is our new director. She has nothing to report right now she is working with Troy to get set up. Female practices will start October 20th.

       Marc asked what the set limit for tournaments for females was. Serge usually applied for the grants for the tournaments. The association will cover 1 female tournament per team and Sophie will reach out to Serge to find out information about the grants he applied for in the past. She will try and apply for the same grants. 

       Sophie Goupil est notre nouvelle directrice. Elle n'a rien à signaler pour le moment ; elle travaille avec Troy pour la mise en place. Les entraînements féminins commenceront le 20 octobre.

       Marc a demandé quelle était la limite fixée pour les tournois féminins. Serge demandait habituellement des subventions pour ces tournois. L'association prendra en charge un tournoi féminin par équipe et Sophie contactera Serge pour obtenir des informations sur les subventions qu'il a sollicitées par le passé. Elle essaiera de solliciter les mêmes subventions.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Jaime has been getting a few registrations and a lot of emails asking for more information.

    There have been some delays in meeting with stores and restaurants about donations. She will visit the stores next week. She would like coupons and items for player of the game prizes and such.

    Jaime will attend the managers meeting next week to stress how important it is to volunteer for the tournaments. She wants to build volunteers.

    Arnold Maisey will be the first weekend to try out the $2000 budget. She will revisit after this tournament to see where she is at. 

    Jaime a reçu quelques inscriptions et de nombreux courriels demandant des informations complémentaires.

    Les réunions avec les magasins et les restaurants concernant les dons ont été retardées. Elle visitera les magasins la semaine prochaine. Elle souhaiterait obtenir des coupons et des articles pour les prix du meilleur joueur, etc.

    Jaime assistera à la réunion des managers la semaine prochaine pour souligner l'importance du bénévolat pour les tournois. Elle souhaite mobiliser les bénévoles.

    Arnold Maisey sera le premier week-end à tester le budget de 2 000 $. Elle reviendra après ce tournoi pour faire le point.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       current registrations: 
       U11 rec -0
       U11 comp- 0 
       U11 b- division is full 4 teams 
       U13 rec- 0 
       U13 comp- 2
       U13 b- 3 

       Inscriptions actuelles :
       U11 rec -0
       U11 comp - 0
       U11 b division complète : 4 équipes
       U13 rec - 0
       U13 comp - 2
       U13 b - 3

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       current registrations: 
       U15 rec- 0 
       U15 Comp- 0 
       U18 rec- 1

       Inscriptions actuelles :
       U15 rec- 0
       U15 Comp- 0
       U18 rec- 1

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       current registrations: 
       U7- 1 
       U9-1 (tier 1) 

       Inscriptions actuelles :
       U7-1
       U9-1 (niveau 1)

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Not taking place. 

       Cela n'a pas lieu.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Eel River Bar First Shift

       Premier quart de travail au Eel River Bar

       Next steps- candace communicate with Tianna to get dates and let them know we need finalized numbers and then we can make a decision. We need criminal record checks for all their first shift coaches that would be integrated in our program .

       They would be integrated as a u9 team as a whole and they would stay together. March timbit tournament remind them of this.

       We will charge the kids $150 to integrate into the program.

       Candace will set up a meeting with Tianna and Robert to discuss this further. 
        

       Prochaines étapes : Candace communique avec Tianna pour obtenir les dates et les informer que nous avons besoin des chiffres définitifs pour pouvoir prendre une décision. Nous avons besoin de vérifications du casier judiciaire de tous les entraîneurs de première équipe qui seraient intégrés à notre programme.

       Ils seraient intégrés à l'équipe des moins de 9 ans et resteraient ensemble. Le tournoi Timbit de mars leur rappellera cela.

       L'intégration au programme coûtera 150 $ aux enfants.

       Candace organisera une réunion avec Tianna et Robert pour en discuter plus en détail.

    2. Christmas Parade

       Défilé de Noël

       Candace will advertise looking for someone to organize.        Sophie could help if we had a truck and trailer.  Marc will talk to Brian Arseneault about this.  

       Candace va publier une annonce pour trouver quelqu'un pour organiser. Sophie pourrait nous aider si nous avions un camion et une remorque. Marc en parlera à Brian Arseneault.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    November 24, 6:00 at the Campbellton Civic Center. 

    Le 24 novembre, 18h00 au Centre civique de Campbellton.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.