Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Thank you for being here everyone.
    

   Merci à tous d'être là.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   A lot of registration emails are bouncing back with email addresses that are not working. If anyone asks, get them to check their email associated with their account.  

   In person registration nights will be on the first try out or session of every level. Payments need to be submitted before getting on the ice.

   NB Go Grant- Jenn applied again this year. She was told to divide it into two separate grants this year. Jeff will give Jenn some numbers to include in the application. Sarah will look into the insurance for board members and this is something that the grant could potentially cover. Jenn will try to see if we can add something in there about reimbursing goalies with some of this grant money.

   Todd Williams has some money for us as well but we need to provide him with some things that we will use this money for. Female tournaments and ice time, equipment, goalie clinics and retention. If we get money from Todd for goalie clinics we would be able to charge less to the parents. 

   De nombreux courriels d'inscription nous reviennent avec des adresses courriel inopérantes. Si vous posez la question, demandez-leur de consulter leur courriel associé à leur compte.

   Les soirées d'inscription en personne auront lieu lors des premiers essais ou séances de chaque niveau. Les paiements doivent être effectués avant de monter sur la glace.

   Subvention NB Go : Jenn a présenté une nouvelle demande cette année. On lui a demandé de la diviser en deux subventions distinctes. Jeff lui fournira des chiffres à inclure dans sa demande. Sarah se renseignera sur l'assurance des membres du conseil d'administration, car la subvention pourrait potentiellement couvrir ce problème. Jenn tentera de voir si nous pouvons ajouter une clause concernant le remboursement des gardiens de but avec une partie de cette subvention.

   Todd Williams a également de l'argent pour nous, mais nous devons lui fournir certaines choses pour lesquelles nous utiliserons cet argent : tournois féminins, temps de glace, équipement, stages de gardiens de but et fidélisation. Si nous obtenons de l'argent de Todd pour les stages de gardiens de but, nous pourrions réduire les frais facturés aux parents.

5. Schedule

   Horaire

   Everything is scheduled for try outs for u11 -u15. Dates for U11B  are decided as well. Rec evaluations are scheduled but not on the website yet.

   Jaime had some parents ask when checking and angling clinic would be held. Phil Nazair’s development group will be hosting this session this season.

   Dalhousie should be up and running 1st week of october and Campbellton second surface October 8th.

   Timekeepers: 
   Sarah motions for u7-u9 timekeepers to be $15 
   U11-U18 - $25 
   See motion below.

   Candace Motions that we give managers a check at the beginning of season for timekeepers and they take care of scheduling.Tracking forms to be included. See motion below. 
   Candace will create a form for tracking 
   Jean will add it to the managers packages and on our website. 
    

   Tout est prévu pour les essais des moins de 11 à 15 ans. Les dates pour les moins de 11 ans (U11B) sont également fixées. Les évaluations récréatives sont prévues, mais ne sont pas encore disponibles sur le site web.

   Jaime a demandé à des parents quand auraient lieu les stages de vérification et de pêche. Le groupe de développement de Phil Nazair animera cette séance cette saison.

   Dalhousie devrait être opérationnel la première semaine d'octobre et Campbellton, la deuxième surface, le 8 octobre.

   Chronométreurs :
   Sarah propose que les chronométreurs des moins de 7 à 9 ans soient facturés 15 $.
   U11 à 18 $ : 25 $.
   Voir la motion ci-dessous.

   Candace propose que nous remettions un chèque aux gérants en début de saison pour les chronométreurs et qu'ils s'occupent de la planification. Des formulaires de suivi seront inclus. Voir la motion ci-dessous.
   Candace créera un formulaire de suivi.
   Jean l'ajoutera aux trousses des gérants et sur notre site web.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   We have collected $41,307.25 in registrations currently. 

   $3935 in jersey money

   $1245.90 in square fees as of now. We will look into next year adding the service charge onto the payment.

   Entripy shop cheque did arrive it went to the front desk. It was approximately $500.

   Jumpstart is sending confirmation emails now or recipients receiving funding.  

   Kidsport now emails for confirmation from association that the players are registered and the correct registration amount. the

   Hockey canada assist - will now e transfer. Charity set this up. 

   Nous avons collecté 41 307,25 $ en inscriptions à ce jour.

   3 935 $ en argent pour les maillots

   1 245,90 $ en frais de place à ce jour. Nous examinerons la possibilité d'ajouter les frais de service au paiement l'année prochaine.

   Le chèque de la boutique Entripy est bien arrivé ; il a été déposé à la réception. Il s'élevait à environ 500 $.

   Jumpstart envoie actuellement des courriels de confirmation aux bénéficiaires pour les aider à recevoir leur financement.

   Kidsport envoie maintenant des courriels à l'association pour confirmer l'inscription des joueurs et le montant exact de l'inscription.

   Aide de Hockey Canada : le virement électronique est maintenant disponible. L'organisme de bienfaisance a mis en place ce service.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Sponsorship package: 
      Dominique reworked the ones that we had in the past. She presented it to us. The last package was too lengthy so it is now cut down to 2 pages. The board each reviewed the package. Jessica is in the process of speaking with Skip about advertisements on the second ice surface and also the outdoor led display. 
      Candace motioned to use the sponsorship package that Dominique created. See Motion below.

      A sticker package was presented and will be included in the managers packages. 
      Clothing packages were presented and Dominique has prepared the 3 different options for clothing ordering. She will be removing some of the items in the package as there are a lot of items to choose from.

      Rules of play for lottery license: 
      Were reviewed by the board and will be submitted by Dominique. 
       

      Trousse de commandite :
      Dominique a retravaillé les anciennes trousses. Elle nous les a présentées. La dernière trousse était trop longue et a donc été réduite à deux pages. Le conseil d'administration a examiné la trousse. Jessica est en discussion avec Skip au sujet des publicités sur la deuxième patinoire et de l'affichage LED extérieur.
      Candace a proposé d'utiliser la trousse de commandite créée par Dominique. Voir la motion ci-dessous.

      Une trousse d'autocollants a été présentée et sera incluse dans les trousses des gérants.
      Les trousses de vêtements ont été présentées et Dominique a préparé les trois options de commande. Elle supprimera certains articles de la trousse, car le choix est vaste.

      Règles de jeu pour la licence de loterie :
      Elles ont été examinées par le conseil d'administration et seront soumises par Dominique.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Coaching at U11 is all set. U13 comp has 3 applicants,  we need to have interviews.

   U15 comp we have 1 coach that applied, we will do 2 conditioning sessions and then we will decide from there how to proceed. 

   Sarah will do up a post announcing the competitive team coaches for this season so we can share on facebook. 

   L'entraînement des U11 est terminé. La compétition U13 a reçu trois candidatures ; nous devons organiser des entretiens.

   Pour la compétition U15, un entraîneur a postulé. Nous effectuerons deux séances de préparation physique, puis nous déciderons de la suite des événements.

   Sarah publiera un article annonçant les entraîneurs des équipes compétitives pour cette saison, que nous pourrons partager sur Facebook.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean had a question about the time keepers but we covered that already.

   He wants to plan a date for the managers meeting: U11-U18 October 13th week 
   U7/U9 managers meeting- first week of November.  
   Within those weeks he will do 2 clock training sessions in Dalhousie and Campbellton.

   Candace will order 20 first aid kits and 35 ice packs.

   Sports Play: we decided to stay with our game sheet app. 

   Jean avait une question concernant les chronométreurs, mais nous en avons déjà parlé.

   Il souhaite fixer une date pour la réunion des gérants : U11-U18, semaine du 13 octobre.
   Réunion des gérants U7/U9, première semaine de novembre.
   Au cours de ces semaines, il effectuera deux séances d'entraînement au chronomètre à Dalhousie et à Campbellton.

   Candace commandera 20 trousses de premiers soins et 35 blocs réfrigérants.

   Sports Play : nous avons décidé de conserver notre application de feuilles de match.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Nothing to report. The first meeting is in October, Jeff and Mathieu will attend. 

    Rien à signaler. La première réunion aura lieu en octobre, et Jeff et Mathieu y assisteront.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Somebody called Mathieu about using the goalie equipment that we bought last year. It was the same goalie that used it last year. We agreed yes.

    The season is starting September 10th.

    U15 and U18 director- Steve Hache would like to come back. 
    Steve Hache has been nominated by Jenn 
    Seconded by Jaime 
    Steve accepted nomination. 
    See motion below. 
    Steve has been appointed by acclamation. Mark Holloway will shadow Steve for this season to be ready to take the role next season. 
     

    Quelqu'un a contacté Mathieu pour lui demander d'utiliser l'équipement de gardien que nous avions acheté l'année dernière. C'était le même gardien qui l'avait utilisé l'année dernière. Nous avons accepté.

    La saison commence le 10 septembre.

    Le directeur des U15 et U18, Steve Hache, aimerait revenir.
    La nomination de Steve Hache a été proposée par Jenn.
    Appuyée par Jaime.
    Steve a accepté la nomination.
    Voir la motion ci-dessous.
    Steve a été nommé par acclamation. Mark Holloway suivra Steve cette saison afin d'être prêt à assumer ce rôle la saison prochaine.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       The director at this level has not shown up for 3 meetings in a row and is being removed as per our constitution. 
       This position is now vacant 
       Mathieu has nominated Robert Pelletier 
       Seconded by Jeff 
       Robert accepted nomination. 
       Robert has been appointed by acclamation. See motion below.  

       Le directeur de ce niveau ne s'est pas présenté à trois réunions consécutives et est démis de ses fonctions conformément à nos statuts.
       Ce poste est désormais vacant.
       Mathieu a proposé la candidature de Robert Pelletier.
       Appuyé par Jeff.
       Robert a accepté la nomination.
       Robert a été nommé par acclamation. Voir la motion ci-dessous.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Try outs are all posted online and ready to go. U11 comp coach has been selected. U13 comp interviews are happening shortly.

       U13 B- Troy will check to see if the league is moving forward with this division.

       U11 AA- Mathieu has spoken to Eric Pelletier about this and they will figure this out moving forward if needed. 

       Les sélections sont toutes affichées en ligne et prêtes à démarrer. L'entraîneur de l'équipe U11 a été sélectionné. Les entrevues pour l'équipe U13 auront lieu prochainement.

       U13 B - Troy vérifiera si la ligue progresse avec cette division.

       U11 AA - Mathieu a discuté de la question avec Éric Pelletier et ils examineront la question ultérieurement si nécessaire.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Steve Hache has been appointed to this position for this season and Mark Holloway will shadow him to take over for next season.

       U18 has no coaching applications as of now.

       We have 1 goalie at U15 right now, this is going to be a huge problem. 
       Candace will make a facebook post, Sarah will edit the canva advertisement from last year and will send it to Candace to include in the post. 

       Steve Hache a été nommé à ce poste pour cette saison et Mark Holloway le suivra pour la saison prochaine.

       Aucune candidature d'entraîneur n'a été déposée pour l'instant chez les U18.

       Nous n'avons actuellement qu'un seul gardien chez les U15, ce qui risque de poser problème.
       Candace publiera une publication sur Facebook, Sarah modifiera la publicité Canva de l'année dernière et l'enverra à Candace pour qu'elle l'inclue dans la publication.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       It was offered for us to have a u11 team in the mixed league and the technical group decided no.

       Females will still have their every second Monday practice even though we do not currently have a director.  We will just find coaches to run these practices. 

       On nous a proposé d'avoir une équipe U11 en ligue mixte, mais le groupe technique a refusé.

       Les filles auront toujours leur entraînement un lundi sur deux, même si nous n'avons pas de directeur actuellement. Nous trouverons simplement des entraîneurs pour animer ces entraînements.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Tournament applications have been submitted to HNB and charity has sent payment.

    Jaime will open tournament registrations as of Tuesday September 2nd. 

    Les inscriptions au tournoi ont été soumises à HNB et l'association a effectué son paiement.

    Jaime ouvrira les inscriptions au tournoi à partir du mardi 2 septembre.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Joelle Landry- U13 chair
       Manon St-Germaine- U11 chair 

       Joelle Landry - Responsable U13
       Manon St-Germaine - Responsable U11

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       No chair yet but Jaime will probably fill this role. 

       Pas encore de chaise, mais Jaime remplira probablement ce rôle.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Dominique Levesque- Chair 

       Dominique Levesque- Président du tournoi

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Not taking place. 

       Cela n'a pas lieu.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Esso Fun Day

       Journée de plaisir Esso

       We would need someone to organize and run this. We are not doing that this year as we do not have a director at this level. 

       Nous aurions besoin de quelqu'un pour organiser et gérer ce projet. Nous ne le ferons pas cette année, car nous n'avons pas de directeur à ce niveau.

    2. World Girls Weekend

       Week-end mondial des filles

       We will not be doing this as we have no female director. 

       Nous ne le ferons pas car nous n’avons pas de réalisatrice.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    October 7th, 6:00 at the Inch Arran Ice Palace.  

    7 octobre, 18h00 au Inch Arran Ice Palace.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.