Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Welcome everyone and welcome to our new board members. 
    

   Bienvenue à tous et bienvenue à nos nouveaux membres du conseil d'administration.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Timbit jerseys need to be ordered and Candace will meet with Marie Eve to take care of this.  
   Tournament applications are due September 1st, Jaime is going to take care of it. 

   Les maillots Timbit doivent être commandés et Candace rencontrera Marie Eve pour s'en occuper. Les inscriptions au tournoi doivent être déposées avant le 1er septembre ; Jaime s'en chargera.

5. Schedule

   Horaire

    

    

   The main ice surface in Campbellton will be ready August 25th. 
   Second ice ready September 8th. 
   Dalhousie will be ready at the end of September or early October.
   
   A few changes at civic center, the schedule is online now, under the civic center website. You can see all rentals and “rooms”. 
   Rates have not changed, chances are next year civic center will change to 50 minutes like Dalhousie for practices. It will be easier for them to schedule. This is not written in stone but something that is being discussed.

   Jeff met with the civic center, Emily and Skip and Pascal for Dalhousie. 
   He will confirm a start date with Emily.

   Conditioning camps can start September 8th. 
   September 8th has been decided as the start date.

   Jeff has all events happening at the arenas so when it comes time to give ice times to NSMHL they will have lots of ice times to schedule league games.

   Tournament schedules- technical director and scheduler will help with tournament schedules.

   Pictures- up to managers and they will need to notify Jeff. 
   Timekeepers: we will discuss it at another meeting. Jeff would like the team to take care of this moving forward.  
    

   La patinoire principale de Campbellton sera prête le 25 août.
   La deuxième patinoire sera prête le 8 septembre.
   La patinoire de Dalhousie sera prête fin septembre ou début octobre.

   Quelques changements au centre civique : l’horaire est maintenant disponible sur le site web du centre civique. Vous pouvez y consulter toutes les locations et les « salles ».
   Les tarifs n’ont pas changé. Il est probable que l’année prochaine, le centre civique passera à 50 minutes comme à Dalhousie pour les entraînements. Ce sera plus facile pour eux de planifier. Ce n’est pas encore définitif, mais c’est en discussion.

   Jeff a rencontré le centre civique, Emily, Skip et Pascal pour Dalhousie.
   Il confirmera la date de début avec Emily.

   Les camps de conditionnement physique peuvent commencer le 8 septembre.
   La date de début a été fixée au 8 septembre.

   Jeff gère tous les événements aux arénas. Ainsi, lorsque viendra le temps d’attribuer des heures de glace à la NSMHL, ils auront suffisamment de temps de glace pour planifier les matchs de ligue.

   Calendrier des tournois : le directeur technique et le planificateur aideront à l’élaboration des calendriers des tournois.

   Photos : à la charge des managers, qui devront en informer Jeff.

   Chronométreurs : nous en discuterons lors d'une autre réunion. Jeff souhaite que l'équipe s'en occupe à l'avenir.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   $1500 in uncashed cheques

   We did not switch banks as it became a huge headache. Troy will get Charity a list of all tournaments E transfer addresses or cheque addresses.

   Charity asked Jean to tell managers if they can pay for their own tournaments and then request reimbursement it would be the best to ensure they do not miss out on a tournament because payment was not sent right away.

   Prices for referees will be increasing, Jeremy reached out to Jaime, she will let him know to email info with the new rates.

   Entripy has never sent our rebate cheque, Troy will look into this.

   Jerseys that were unpaid from last year have been added to accounts and will be past due balances on this years registrrations. 

   1 500 $ de chèques non encaissés

   Nous n'avons pas changé de banque, car c'était devenu un véritable casse-tête. Troy fournira à Charity la liste de toutes les adresses de virement électronique et de chèques des tournois.

   Charity a demandé à Jean d'indiquer aux managers s'ils peuvent payer leurs tournois eux-mêmes, puis demander un remboursement. Ce serait la meilleure solution pour éviter de manquer un tournoi parce que le paiement n'a pas été effectué immédiatement.

   Les tarifs des arbitres vont augmenter. Jeremy a contacté Jaime ; elle lui indiquera de lui envoyer les informations par e-mail avec les nouveaux tarifs.

   Entripy n'a jamais envoyé notre chèque de remboursement ; Troy examinera la question.

   Les maillots impayés de l'année dernière ont été ajoutés aux comptes et constitueront des soldes impayés pour les inscriptions de cette année.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      All the ticket prize donations have been confirmed. Dominique will send a list of the prizes shortly.

      Dominique will do the lottery license application and take care of printing the tickets. We need 5000 tickets.
      
      Fundraising ideas are still a work in progress, and sponsorship packages still in progress.

      Dominique has followed up with Tammy about the authorization of use of the logo. We will still do a sale and if others want to order something that we don't offer they can order and bring to Tammy and we will receive a percentage back from her. She will share all of these details with Jean to add to the managers package. 
       

      Tous les dons de billets ont été confirmés. Dominique vous enverra la liste des prix sous peu.

      Dominique s'occupera de la demande de licence de loterie et de l'impression des billets. Nous avons besoin de 5 000 billets.

      Les idées de collecte de fonds sont encore en cours de développement, tout comme les dossiers de parrainage.

      Dominique a contacté Tammy au sujet de l'autorisation d'utilisation du logo. Nous organiserons toujours une vente et si d'autres personnes souhaitent commander un produit que nous ne proposons pas, elles pourront le commander et l'apporter à Tammy ; elle nous reversera un pourcentage. Elle partagera tous ces détails avec Jean pour qu'elle les ajoute au dossier de la responsable.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Opening Coaches applications this week August 5th, will be open until August 22nd. Coaching interviews will be done between August 25-29. All competitive coaches will be selected by August 30th. 
    

   Les candidatures pour les postes d'entraîneurs débuteront cette semaine, le 5 août, et seront ouvertes jusqu'au 22 août. Les entretiens d'embauche auront lieu du 25 au 29 août. Tous les entraîneurs compétitifs seront sélectionnés avant le 30 août.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Discussed Gamesheet and changes we will try to implement to add certain penalties that were missing. Ordering of Medical kits will be counted and we will order to have some for every team. 

   Nous avons discuté de la feuille de match et des modifications que nous tenterons d'apporter pour ajouter certaines pénalités manquantes. Les commandes de kits médicaux seront comptabilisées et nous en commanderons pour chaque équipe.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Do a post to remind to get a vulnerable sector checks done. A lot were expiring this year. Candace to make a post. 

   Publiez un message pour rappeler aux personnes vulnérables de faire des vérifications. Beaucoup de vérifications sont arrivées à échéance cette année. Candace, publiez-le.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    U11 comp B try outs will take place after the A team is picked they will be offered 4 sessions, 2 non evaluated sessions and 2 evaluated sessions and then a team will be formed.

    Once teams are formed for U11 comp A &  B we will be having conditioning sessions and separating the teams at recreational levels.

    Candace motioned a budget of $2000 for equipment seconded by Jean. Passed unanimously, see motion below. 
     

    Les sélections pour la compétition B des U11 auront lieu après la sélection de l'équipe A. Celle-ci se verra proposer quatre séances : deux séances non évaluées et deux séances évaluées, puis une équipe sera formée.

    Une fois les équipes formées pour les compétitions A et B des U11, des séances de conditionnement physique seront organisées et les équipes seront réparties en niveaux récréatifs.

    Candace a proposé un budget de 2 000 $ pour l'équipement, proposition appuyée par Jean. Adoptée à l'unanimité (voir la motion ci-dessous).

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Not present, nothing to report. 

       Absent, rien à signaler.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Tryouts will change for U11, U13 and U15. There will be 6 sessions, 2 non evaluated practices, 2 evaluated practices and then cuts can happen and 2 further sessions will be given to those who have moved forward in try out process and team will be picked. 

       Les sélections seront modifiées pour les U11, U13 et U15. Il y aura six séances : deux entraînements non évalués, deux entraînements évalués, puis des sélections pourront être effectuées. Deux séances supplémentaires seront proposées aux joueurs ayant progressé dans la sélection et l'équipe sera constituée.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       No director at this level. 
        

       pas de réalisateur à ce niveau.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       There is no director right now, a coaching application will open up for female age divisions and it will be the coaches responsibility to organize ice times and tournaments.

       Il n'y a pas de directeur pour le moment, une demande d'entraîneur sera ouverte pour les divisions d'âge féminines et il sera de la responsabilité des entraîneurs d'organiser les temps de glace et les tournois.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Motion by Jeff to increase the Arnold Maisey budget to $2000. Seconded by Marc. 
    All in favour passed unanimously. 
    See Motion below. 

    Motion de Jeff visant à augmenter le budget d'Arnold Maisey à 2 000 $. Appuyée par Marc.
    Les voix favorables ont été adoptées à l'unanimité.
    Voir la motion ci-dessous.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

        February 12-15, 2026

       12-15 février 2026

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       January 29th to February 1st, 2026

       Du 29 janvier au 1er février 2026

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       March 12-15, 2026

       12-15 mars 2026

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Not taking place. 

       Cela n'a pas lieu.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Safety Course

       Cours de sécurité

       Troy wants to know if all board members should have a safety trainer course. We agreed no. Every team has their trainer usually present at all games. 
        

       Troy souhaite savoir si tous les membres du conseil d'administration devraient suivre une formation de formateur en sécurité. Nous avons convenu que non. Chaque équipe a généralement son formateur présent à tous les matchs.

    2. Dates for next meetings

       Dates des prochaines réunions

       We changed the constitution to schedule as needed by the president. We will decide at the end of each meeting when the next one will happen. 
        

       Nous avons modifié la constitution pour tenir compte des besoins du président. Nous déciderons à la fin de chaque réunion de la date de la prochaine.

    3. First Shift

       Première Présence

       The person who applied for the program on our association's behalf has decided that he can no longer run the program. He has emailed the first shift and it will not happen this year. 

       La personne qui a postulé au programme au nom de notre association a décidé qu'elle ne pouvait plus le gérer. Elle a contacté la première équipe par courriel et le programme ne sera pas mis en place cette année.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    August 26th at 6:00 pm Campbellton Civic Center 

    26 août à 18h00 Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.