Minutes/Procès-verbal

1. President's Word of Welcome

   President's Word of Welcome

   Welcome everyone, thank you for a great season. 
   See the attached document. 

   Bienvenue à tous, merci pour cette belle saison.
   Voir le document ci-joint.

   PDF Upload: 2024-25_AGM_president_welcome.pdf (280.84 KB)

2. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

3. President's Report

   Rapport du président

   See attached report.  

   Voir le rapport ci-joint.

   PDF Upload: 2024-25_AGM_president_report.pdf (370.64 KB)

4. Treasurer's Report

   Rapport de la trésorière

   Yearly revenue: $240,428.79
   Yearly expenses: $228,502.32
   Outstanding uncashed cheques-$20,119.89
   Bank balance after uncashed cheques: $25,359.97

   Unpaid jerseys: $1100.00 

   Entripy Shop owes us approximately $600 for clothing rebate. 

   See Treasurer's attached report. 
    

   Revenus annuels : 240 428,79 $
   Dépenses annuelles : 228 502,32 $
   Chèques non encaissés : 20 119,89 $
   Solde bancaire après chèques non encaissés : 25 359,97 $

   Maillots impayés : 1 100,00 $

   Entripy Shop nous doit environ 600 $ de remise sur les vêtements.

   Voir le rapport du trésorier ci-joint.

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5. Amendments to the Constitution

   Amendements à la Constitution

   Amendment 1: 
   removal of board member names and terms under executive committee and directors. 
   Rationale: for cleaning purposes 
   Motioned by: Jeff Paradis 
   Seconded by: Joelle Landry  
   Passed unanimously 

   Amendment 2: 
   Article 15- Board of Directors 
   Adding 15.8 - Terms for board members are 2 years and will be renewed on an odd/even year rotational basis. 
   Even: Secretary, Coaching Committee Director, Female Director, U7/U9, VP of technical, U15-U18, Tournament Director, Scheduler, Manager Mentor, President 
   Odd: Registrar, Fundraising Director, Financial Committee Director, VP of Operations, Treasurer, U11-U13 Director
   Rationale: In order to reflect current members who have been elected on the board as directors and continue to try and distribute duties as evenly as possible. 
   Motioned by: Jeff Paradis 
   Seconded by: Joelle Landry  
   Passed unanimously 

   Amendment 3: 
   Article 15.1- Change wording
   The elected officers of the Association shall be a President, a past- president, a vice president of operations, vice president of technical affairs, a secretary, a treasurer and ten (10)  directors. Amount of directors is being changed to eleven (11) . Nominations can be made for anyone residing in the RNMHA territory in accordance with article 11.2. 
   Rationale: In order to reflect current members who have been elected on the board as directors and continue to try and distribute duties as evenly as possible. 
   Motioned by: Jeff Paradis
   Seconded by: Sarah Bernard 
   Passed unanimously 

   Amendment 4: 
   Article 17.1- change wording 
   The association shall meet every third Monday of each month. 
   Being changed to -The association shall meet once a month when needed. The president shall deem the meeting as needed or not.
   Rationale: To meet the needed flexibility of board members. 
   Motioned by: Jeff Paradis
   Seconded by: Joelle Landry
   Passed unanimously 

   Amendment 5: 
   Article 17.2- Change wording 
   A quorum of eight (8) directors is required to hold a meeting. 
   Change to- a quorum of 50% plus one (1) board members are required to hold a meeting. 
   Rationale: To be able to conduct business with an appropriate amount of board members present.
   Motioned by: Gaetan McIntyre
   Seconded by: Jennifer Talbot-Lavigne 
   Passed unanimously 
    

    

   Amendement 1 : 
   Suppression des noms et des mandats des membres du conseil d’administration relevant du comité exécutif et des directeurs.
   Justification : Pour des raisons de simplification.
   Proposé par : Jeff Paradis
   Appuyé par : Joelle Landry
   Adopté à l’unanimité.

   Amendement 2 :
   Article 15 - Conseil d’administration
   Ajout de l’article 15.8 : Le mandat des membres du conseil d’administration est de 2 ans et sera renouvelé par rotation année paire/impaire.
   Pair : Secrétaire, Directeur du comité des entraîneurs, Directrice des femmes, U7/U9, VP technique, U15-U18, Directeur de tournoi, Planificateur, Mentor de gestion, Président.
   Impair : Registraire, Directeur de la collecte de fonds, Directeur du comité des finances, VP des opérations, Trésorier, Directeur U11-U13.
   Justification : Afin de tenir compte des membres actuels élus au conseil d’administration et de continuer à répartir les tâches de la manière la plus équitable possible.
   Proposée par : Jeff Paradis
   Appuyée par : Joelle Landry
   Adoptée à l'unanimité

   Amendement 3 :
   Article 15.1 - Modification du libellé
   Les dirigeants élus de l'Association sont un président, un président sortant, un vice-président aux opérations, un vice-président aux affaires techniques, un secrétaire, un trésorier et dix (10) administrateurs. 
   Le nombre d'administrateurs est porté à onze (11). Toute personne résidant sur le territoire de la RNMHA peut être candidate, conformément à l'article 11.2.
   Justification : Afin de refléter les membres actuels élus au conseil d'administration et de continuer à répartir les tâches de manière aussi équitable que possible.
   Proposée par : Jeff Paradis
   Appuyée par : Sarah Bernard
   Adoptée à l'unanimité

   Amendement 4 :
   Article 17.1 - Modification du libellé
   L'Association se réunira tous les troisièmes lundis de chaque mois.
   Modifié comme suit : L'Association se réunira une fois par mois, au besoin. Le président jugera la réunion nécessaire ou non.
   Justification : Pour permettre la flexibilité nécessaire aux membres du conseil.
   Proposition : Jeff Paradis
   Appuyée par : Joelle Landry
   Adopté à l’unanimité

   Amendement 5 :
   Article 17.2 - Modification du libellé
   Un quorum de huit (8) administrateurs est requis pour la tenue d’une réunion.
   Modification : Un quorum de 50 % plus un (1) membre du conseil est requis pour la tenue d’une réunion.
   Justification : Pour permettre la tenue des affaires avec un nombre approprié de membres du conseil présents.
   Proposition : Gaetan McIntyre
   Appuyée par : Jennifer Talbot-Lavigne
   Adopté à l’unanimité

6. Nomination Committee Report

   Rapport du comité de nominations

   See individual nominations below.

   Renewal nominations were done first then moved on to vacant positions. 

   Voir les nominations individuelles ci-dessous.

   Les nominations pour le renouvellement ont d'abord été effectuées, puis transférées aux postes vacants.

   1. VP of Technical Affairs

      vice-président des affaires techniques

      Mathieu Hache has reoffered. 
      No other nominations. 
      Appointed by acclamation. 

      Mathieu Hache s'est présenté à nouveau.
      Aucune autre nomination n'a été faite.
      Nommé par acclamation.

   2. Registrar

      registraire

      Jennifer Talbot- Lavigne is reoffering. 
      No other nominations. 
      Appointed by acclamation. 
       

      Jennifer Talbot-Lavigne se représente.
      Aucune autre nomination.
      Nommée par acclamation.
       

   3. Fundraising Director

      Directeur de la collecte de fonds

      Jessica Savoie is not reoffering. 
      Jessica nominated Jamie Isaac.
      Jamie Isaac declines the nomination. 
      This position is now vacant. 

      Jessica Savoie ne se représente pas.
      Jessica a proposé la candidature de Jamie Isaac.
      Jamie Isaac décline la nomination.
      Ce poste est désormais vacant.

   4. Tournament Director

      Directeur du tournoi

      Joelle Landry is not reoffering. 
      Candace Roy nominates Jamie Isaac.
      No other nominations.  
      Jamie Isaac accepts the nomination. 
      Appointed by acclamation. 

      Joelle Landry ne se représente pas.
      Candace Roy propose Jamie Isaac.
      Aucune autre nomination.
      Jamie Isaac accepte la nomination.
      Nommée par acclamation.

   5. Manager Mentor

      Gestionnaire mentor

      Jean Roy is reoffering. 
      No other nominations. 
      Appointed by acclamation. 
       

      Jean Roy se représente.
      Aucune autre nomination.
      Nommé par acclamation.

   6. Treasurer

      Trésorière

      Charity Holloway is reoffering. 
      No other nominations. 
      Appointed by acclamation. 

      Charity Holloway se présente à nouveau.
      Aucune autre nomination.
      Nommée par acclamation.

   7. Female Hockey Director

      Directrice du hockey féminin

      Serge Fontaine has resigned. 
      No nominations brought forward. 
      This is now a vacant position. 

      Serge Fontaine a démissionné.
      Aucune candidature n'a été présentée.
      Ce poste est désormais vacant.

   8. U15/U18 Director

      Directeur U15/U18

      Steve Hache has resigned. 
      No nominations brought forward. 
      This is now a vacant position. 

      Steve Hache a démissionné.
      Aucune candidature n'a été présentée.
      Ce poste est désormais vacant.

   9. U7/U9 Director

      Directeur U7/U9

      Stephane Bertin has resigned. 
      No nominations brought forward. 
      This is now a vacant position. 

      Stéphane Bertin a démissionné.
      Aucune candidature n'a été présentée.
      Ce poste est désormais vacant.

   10. Financial Committee Director

       Directeur du comité financier

       Christina Price has resigned. 
       No other nominations brought forward.
       This is now a vacant position. 

       Christina Price a démissionné.
       Aucune autre candidature n'a été présentée.
       Ce poste est désormais vacant.

   11. VP of Operations

       vice-président des opérations

       Gaetan McIntyre has resigned. 
       No other nominations brought forward. 
       This is now a vacant position. 
        

       Gaétan McIntyre a démissionné.
       Aucune autre candidature n'a été présentée.
       Ce poste est désormais vacant.

7. New Business

   Nouvelles entreprises

   Aboriginal Coaching Certification Course: Todd Williams would like this course to happen next month in mid May. We would partner with Anglophone North School District to get new coaches certified. Todd will be in touch with us with the dates.   

   Eric Pelletier would like  to congratulate the teams from our area that attended  Provincials. Congratulations as well to those who have won Provincial titles.  

   Formation de certification d'entraîneur autochtone : Todd Williams souhaite que cette formation ait lieu le mois prochain, à la mi-mai. Nous collaborerons avec le district scolaire anglophone du Nord pour la certification des nouveaux entraîneurs. Todd nous communiquera les dates.

   Éric Pelletier tient à féliciter les équipes de notre région qui ont participé aux championnats provinciaux. Félicitations également à celles qui ont remporté des titres provinciaux.

8. Adjournment

   Ajournement

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.