Meeting Minutes 2025-01-20

Meeting Minutes/Procès-verbal de réunion

Please note that the French minutes are google translated.

Veuillez noter que les minutes en français sont traduites par google.

 

 

Memorial Civic Centre

Boardroom

Minutes/Procès-verbal

  1. Opening Remarks from President

    Mot de bienvenue du président

    Welcome back to the remainder of our season. We are going on the last 3 or so months of the season. Congratulations to the recent tournament winners.

    Bienvenue pour le reste de notre saison. Nous en sommes aux 3 derniers mois de la saison. Félicitations aux récents vainqueurs du tournoi.

  2. Approval of agenda

    approbation de l'ordre du jour

    See motion below. 

    Voir la motion ci-dessous.

  3. Approval of minutes

    Approbation du procès-verbal

    See motion below. 

    Voir la motion ci-dessous.

  4. Correspondence

    Correspondence

    First Shift- Gaetan will approach someone to see if they are interested in taking this on. He will get back to us. 
    Unpaid registrations: a few never followed through on payment arrangements but charity checked in with them to confirm. 
    NSMHL- financial reports are being sent monthly. 
    Next meeting is on the 18th not the 17th due to family day. 

    Premier quart de travail - Gaétan va approcher quelqu'un pour voir s'il est intéressé à prendre cette initiative. Il nous recontactera.
    Inscriptions impayées : quelques-unes n'ont jamais respecté les modalités de paiement, mais l'organisme de bienfaisance a pris contact avec elles pour confirmer.
    NSMHL - les rapports financiers sont envoyés mensuellement.
    La prochaine réunion aura lieu le 18 et non le 17 en raison de la journée de la famille.

  5. Schedule

    Horaire

    Jeff not present. He sent a message to Candace asking about March Break practices.  Candace will get him to email coaches to see if they want to keep their ice times for march break. He will post those that want to keep them. Jeff has the schedule completed up until the Timbit Jamboree. 
    Gaetan mentioned that the Chaleur Flames U18 will have to do a make up game in Dalhousie so they are checking with Jeff for times. To make things easier the ref’s will bill us and then we will bill BDC. 

    Jeff n'est pas présent. Il a envoyé un message à Candace pour lui demander des nouvelles des entraînements de la semaine de relâche. Candace lui demandera d'envoyer un courriel aux entraîneurs pour savoir s'ils veulent garder leurs heures de glace pour la semaine de relâche. Il affichera les noms de ceux qui veulent les garder. Jeff a complété le calendrier jusqu'au Timbit Jamboree.
    Gaetan a mentionné que les Flames de Chaleur U18 devront faire un match de rattrapage à Dalhousie, alors ils vérifient avec Jeff pour les horaires. Pour faciliter les choses, les arbitres nous factureront et nous facturerons ensuite BDC.

  6. Treasurer's Report

    Rapport du trésorier

    Charity not present. 

    La charité n'est pas présente.

    1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Christina not present.
      Entripy shop - $6,500 in sales. We have reached our goal to start getting rebates now. Candace mentioned that entripy is a little slow to send the rebate payments and Jessica is going to start looking into this to be sure we get our payments on time. 

      Christina n'est pas présente.
      Boutique Entripy - 6 500 $ de ventes. Nous avons atteint notre objectif de commencer à recevoir des remises maintenant. Candace a mentionné qu'Entripy est un peu lent à envoyer les paiements de remise et Jessica va commencer à examiner cela pour être sûre que nous recevions nos paiements à temps.

  7. Coaches Committee Report

    Rapport du comité des entraîneurs

    Nothing to report. 
     

    Rien à signaler. 

  8. Manager Mentoring Report

    Rapport du mentirait pour les gérants

    Nothing to report. 

    Rien à signaler. 

  9. Registrar Report

    Rapport du greffier

    Everything is good and everyone has been rostered and all rosters are approved. 

    Tout va bien, tout le monde a été inscrit et toutes les listes sont approuvées.

  10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    3 complaints currently- 
    U15 rec- Gaetan will take care of. 
    2 at U18- Gaetan will take care of.
    U13 female- complaint that came in, Serge and Jenn replied.

    Candace will inform Eric Pelletier of the complaints. 

    3 plaintes actuellement -
    U15 rec - Gaétan s'en occupera.
    2 en U18 - Gaétan s'en occupera.
    U13 féminine - plainte qui est arrivée, Serge et Jenn ont répondu.

    Candace informera Éric Pelletier des plaintes.

  11. NSMHL

    LHMCN

    Next meeting Jan 21st. Mathieu will discuss U11 provincials when he attends. Mathieu and Troy will join online. 

    Prochaine réunion le 21 janvier. Mathieu discutera des championnats provinciaux U11 lorsqu'il sera présent. Mathieu et Troy se joindront à nous en ligne.

  12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu will remind U11 teams of the process to follow and who needs to approve when they want to use an affiliated player. 

    Mathieu rappellera aux équipes U11 la démarche à suivre et qui doit approuver lorsqu'elles veulent utiliser un joueur affilié.

    1. U7/U9 Director Report

      Rapport du directeur U7/U9

      Stephane not present. Nothing to report. 

      Candace received an email about people  that are getting on the ice with a u9 team at practices. Confirmed with the Registrar that they are not rostered. Candace will let Stephane know to email the coach of this team to let them know anyone who is not rostered is not permitted to get on the ice even for practices. 
       

      Stéphane n'est pas présent. Rien à signaler.

      Candace a reçu un courriel concernant des personnes qui montent sur la glace avec une équipe U9 lors des entraînements. Elle a confirmé auprès du registraire qu'elles ne sont pas inscrites. Candace fera savoir à Stéphane d'envoyer un courriel à l'entraîneur de cette équipe pour lui faire savoir que toute personne qui n'est pas inscrite n'est pas autorisée à monter sur la glace, même pour les entraînements.

    2. U11/U13 Director Report

      Rapport du directeur U11/U13

      Nothing to report. 

      Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

      Rapport du directeur U15/U18

      4 teams at this level that have won tournaments recently. Congratulations to them all. 
       

      4 équipes de ce niveau qui ont remporté des tournois récemment. Félicitations à toutes.

    4. Female Hockey Director Report

      Rapport du directeur hockey féminin

      Kenny Levesque has started to take care of female clinics for u7-u9. There was no one taking care of them before christmas. There was good participation at the last clinic offered.

      U13- exhibition game on Sunday in Sunny Corner. 
      U15- 2 exhibition games against the Edmundston rebels on Family Day.

      2 females that asked to come up from U13 to U15, it was approved.

      In the last 3 years the provincials never coincided with the female dieppe meltdown tournament but this year it might interfere. It's possible that there might not be enough females available to participate this year depending on who goes to provincials.

      This is Serge's final season as the Female Director. He will finish off this season and will gladly help whoever takes over next season to get started. 

      Kenny Levesque a commencé à s'occuper des cliniques féminines pour les U7-U9. Il n'y avait personne pour s'en occuper avant Noël. Il y a eu une bonne participation à la dernière clinique offerte.

      U13 - match d'exhibition dimanche à Sunny Corner.
      U15 - 2 matchs d'exhibition contre les Rebelles d'Edmundston le jour de la famille.

      2 femmes ont demandé à passer de U13 à U15, cela a été approuvé.

      Au cours des 3 dernières années, les provinciaux n'ont jamais coïncidé avec le tournoi féminin Meltdown de Dieppe, mais cette année, cela pourrait interférer. Il est possible qu'il n'y ait pas assez de femmes disponibles pour participer cette année, selon qui ira aux provinciaux.

      C'est la dernière saison de Serge en tant que directeur féminin. Il terminera cette saison et aidera volontiers celui qui prendra la relève la saison prochaine à démarrer.

  13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle asked if we can pay someone to play music for the tournaments.  We agreed yes if the tournament chairperson can find someone for the weekend. It is hard to just offer music at certain games and not all. It was agreed that we will continue to charge admission fees for each tournament. 

    Joelle a demandé si nous pouvions payer quelqu'un pour jouer de la musique pendant les tournois. Nous avons accepté, à condition que le président du tournoi puisse trouver quelqu'un pour le week-end. Il est difficile de proposer de la musique uniquement à certains matchs et pas à tous. Il a été convenu que nous continuerons à facturer des frais d'entrée pour chaque tournoi.

    1. U11/U13 Tournament

      Tournoi U11/U13

      Amanda Perron is the chairperson. 
      31 teams in total
      U11 rec- 10
      U11 b- 7 
      U11 comp- 3 -Joelle offered 4 games and a buy to the teams and one team refused, so now there are only 2 including our home team. Joelle is speaking with Mathieu about other arrangements. 
      U13 rec- 7 
      U13 comp- 7

      Joelle is suggesting to separate the U11 and U13 next year because it is not fair to U11 comp to continue not having a home tournament . We need to look at other arrangements so that U11 comp has a chance to have a home tournament. We will revisit this before it is time to apply for our tournaments for next season. 

      Amanda Perron est la présidente.
      31 équipes au total
      U11 rec- 10
      U11 b- 7
      U11 comp- 3 -Joelle a offert 4 matchs et un buy aux équipes et une équipe a refusé, donc maintenant il n'y en a que 2, y compris notre équipe à domicile. Joelle discute avec Mathieu d'autres arrangements.
      U13 rec- 7
      U13 comp- 7

      Joelle suggère de séparer les U11 et U13 l'année prochaine parce qu'il n'est pas juste pour la compétition U11 de continuer à ne pas avoir de tournoi à domicile. Nous devons envisager d'autres arrangements pour que la compétition U11 ait une chance d'avoir un tournoi à domicile. Nous réexaminerons cette question avant qu'il soit temps de postuler pour nos tournois pour la saison prochaine.

    2. Arnold Maisey Tournament

      Tournoi Arnold Maisey

      17 teams 
      Josee Carrier chairperson.
      Everything is set and Joelle is meeting tomorrow with Josee's team to explain everything. 
       

      17 équipes
      Josée Carrier présidente.
      Tout est prêt et Joelle rencontre demain l'équipe de Josée pour tout expliquer.

    3. Timbits Tournament

      Tournoi Timbits

      24 teams registered, accepting 32.
      Manon St-Germaine is the chairperson.
      She would like to make a separate facebook page for the timbit tournament. We agreed that this is ok as long as she takes care of it. 

      24 équipes inscrites, 32 en acceptant.
      Manon St-Germaine est la présidente.
      Elle aimerait créer une page Facebook distincte pour le tournoi de timbits. Nous avons convenu que c'était correct à condition qu'elle s'en occupe.

    4. Female Tournament

      Tournoi féminin

      Cancelled- not enough registrations. 

      Annulé - pas assez d'inscriptions.

  14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. logos/merchandise/equipment policies

      politiques relatives aux logos/marchandises/équipements

      Tory asked if we are interested in having a policy for these things. We will discuss this again for the start of next season. 

      Tory a demandé si nous étions intéressés par une politique sur ces sujets. Nous en discuterons à nouveau pour le début de la saison prochaine.

    2. Late Registration Fees

      Frais d'inscription tardive

      Late registrations fee policy will be revisited before next season. 

      La politique des frais d’inscription tardive sera réexaminée avant la saison prochaine.

    3. Provincials

      Provinciales

      U15 comp is applying to host provincials. Application is sent in and ice time is blocked off at all 3 rinks for this weekend. 

      L'équipe U15 fait une demande pour accueillir les championnats provinciaux. Les demandes ont été envoyées et le temps de glace est bloqué sur les 3 patinoires pour ce week-end.

  15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    February 18, 2024, 6:00 at the Dalhousie Inch Arran Arena

    18 février 2024, 18h00 à l'aréna Inch Arran de Dalhousie

  16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.

Motions/Propositions

# Motion/Proposition Proposed by/
Proposé par
Seconded by/
Appuyé par
Vote
1

Approval of agenda

Approbation de l'ordre du jour

Passed unanimously/Adopté à l'unanimité
2

Approval of minutes 

Approbation du procès-verbal

Passed unanimously/Adopté à l'unanimité
3

Adjourn meeting

Ajournement de la réunion.

Passed unanimously/Adopté à l'unanimité

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