Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Great job everyone, the season is off to a great start. 

   Bon travail à tous, la saison démarre sur de bonnes bases.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Process for assigning coaches and managers: normally Candace does the assigning, but she noticed that some teams already have the coaches and managers assigned which is fine, just remember that the team managers need to be assigned the role of team manager so that they can have access to add tournaments and see their player contact lists. Normally the routine is that they send their list of coaches and managers to info@ email and then Candace adds them to website and informs Jenn or vice versa.

   Jeff will submit the forms to NSMHL about our available ice times and team contacts.

   Development 1 clinics are currently being offered, candace will inform if they offer them in Northern NB as right now they are not.

   HNB Goaltending Leads: North Region – Charles Austin (charles.austin@nbed.nb.ca)

   Esso Medals will be ordered within the next week or 2. 

   Processus d'affectation des entraîneurs et des gérants : normalement, Candace s'occupe de l'affectation, mais elle a remarqué que certaines équipes ont déjà des entraîneurs et des gérants assignés, ce qui est bien, n'oubliez pas que les gérants d'équipe doivent se voir attribuer le rôle de gérant d'équipe afin qu'ils puissent avoir accès à l'ajout de tournois et voir leurs listes de contacts de joueurs. Normalement, la routine est qu'ils envoient leur liste d'entraîneurs et de gérants à info@ email, puis Candace les ajoute au site Web et informe Jenn ou vice versa.

   Jeff soumettra les formulaires à la NSMHL concernant nos heures de glace disponibles et les contacts de l'équipe.

   Des cliniques de développement 1 sont actuellement offertes, Candace vous informera si elles sont offertes dans le nord du Nouveau-Brunswick, car ce n'est pas le cas pour le moment.

   Responsables des gardiens de but de HNB : Région du Nord – Charles Austin (charles.austin@nbed.nb.ca)

   Les médailles Esso seront commandées dans la semaine ou les deux prochaines semaines.

5. Schedule

   Horaire

   Dalhousie is up and running we are starting there this Saturday.  

   Next Monday the second ice surface will be ready in campbellton.

   Ice rental costs as of October 14th : 
   Campbellton - $4639.03

   Jeff is looking to try and keep the schedule fairly similar every week, with some exceptions when they need to be adjusted.

   The rotation for the u7 and u9 teams since there are only 3 teams is that one team will play twice on a weekend.

   Jeff will speak with Gaetan about the process of being able to see  who's available for timekeepers.

   Candace will talk to Rene about an option that would notify the timekeepers when they have been assigned. 

   Dalhousie est en activité et nous commençons là-bas ce samedi.

   Lundi prochain, la deuxième surface de glace sera prête à Campbellton.

   Coûts de location de glace au 14 octobre :
   Campbellton - 4639,03 $

   Jeff cherche à garder le calendrier assez similaire chaque semaine, avec quelques exceptions lorsqu'elles doivent être ajustées.

   La rotation pour les équipes U7 et U9, puisqu'il n'y a que 3 équipes, est qu'une équipe jouera deux fois le week-end.

   Jeff parlera avec Gaétan du processus permettant de voir qui est disponible pour les chronométreurs.

   Candace parlera à René d'une option qui informerait les chronométreurs lorsqu'ils ont été assignés.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Jersey order payments:  $6,020 as of today 
   Expenses: $41,082.90 as of today  

   2 teams have paid registration fees for our tournaments as of today.  

   Candace asked if Charity was aware of the invoicing mistake from HNB for player cost, she was. HNB will adjust the discrepancy during reconciliation in February and adjust.

   E transfer limit can be extended to $10,00 instead of $3000. Charity would like to increase the limit to make sending tournament funds by e transfer easier for her.  
   Jeff motioned to increase the E Transfer limit to $10,000 
   Seconded by Marc 
   All in favor passed unanimously. See motion below.
   
   Quicken is still challenging and not pulling information like charity would like to. Troy will speak to a few people about getting some training on the software.  

   Square fees are quite a bit and we would like to explore eliminating this at some point. 

   Paiements des commandes de maillots : 6 020 $ à ce jour
   Dépenses : 41 082,90 $ à ce jour

   2 équipes ont payé les frais d'inscription pour nos tournois à ce jour.

   Candace a demandé si Charity était au courant de l'erreur de facturation de HNB pour le coût des joueurs, elle l'était. HNB ajustera l'écart lors de la réconciliation en février et ajustera.

   La limite de transfert électronique peut être étendue à 10 000 $ au lieu de 3 000 $. Charity aimerait augmenter la limite pour lui faciliter l'envoi de fonds de tournoi par transfert électronique.
   Jeff a proposé d'augmenter la limite de transfert électronique à 10 000 $.
   Appuyé par Marc
   Tous les votes en faveur ont été adoptés à l'unanimité. Voir la motion ci-dessous.

   Quicken est toujours difficile et ne récupère pas les informations comme le souhaiterait Charity. Troy parlera à quelques personnes pour obtenir une formation sur le logiciel.

   Les frais de Square sont assez élevés et nous aimerions envisager de les éliminer à un moment donné.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Chuck a puck is starting this Saturday and Jessica has the seller organized for each game. She needs five kids for each game. Jessica spoke to some people and they would like to see gas gift card prizes back. Jessica will speak with the truck stop to see if they would like to donate some gift cards. She will lock the supplies in the equipment room and the volunteer will set up.

      Track suit sizing has arrived and Jessica is ready to have the sale. The board has decided to look into other options. An option might be to order the name brand clothing from a company and bring it to Tammy to have embroidered.

      Merchandise- sold for $406.76 currently from entripy shop website. After we get to $1000 we will make back 10%.
       
      Tickets are all printed and ready. Candace, Jenn, Christina, and Jessica will prepare tickets Monday night. Jean will hand all the tickets over to the managers. We will open it up this year for those who want to sell additional tickets. Parents  will have to email Christina to request the tickets and send an e transfer for 50% of additional ticket costs. Candace will let Jean know to add this information to his manager meeting

      Le concours Chuck a Puck commence ce samedi et Jessica a organisé le vendeur pour chaque match. Elle a besoin de cinq enfants pour chaque match. Jessica a parlé à certaines personnes et elles aimeraient voir les prix des cartes-cadeaux d'essence de retour. Jessica parlera avec le relais routier pour voir s'ils aimeraient faire don de cartes-cadeaux. Elle verrouillera les fournitures dans la salle d'équipement et le bénévole s'installera.

      Les tailles de survêtement sont arrivées et Jessica est prête à organiser la vente. Le conseil a décidé d'examiner d'autres options. Une option pourrait être de commander les vêtements de marque à une entreprise et de les apporter à Tammy pour les faire broder.

      Marchandise - vendue pour 406,76 $ actuellement sur le site Web de la boutique en ligne. Une fois que nous aurons atteint 1 000 $, nous récupérerons 10 %.

      Les billets sont tous imprimés et prêts. Candace, Jenn, Christina et Jessica prépareront les billets lundi soir. Jean remettra tous les billets aux gérants. Nous ouvrirons la vente cette année à ceux qui souhaitent vendre des billets supplémentaires. Les parents devront envoyer un courriel à Christina pour demander les billets et envoyer un virement électronique pour 50 % des frais de billets supplémentaires. Candace informera Jean d'ajouter cette information lors de sa réunion avec son manager

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Everything is good, level directors did well. Coaches are selected at all levels except U7/U9 as of now. 
    

   Tout va bien, les directeurs de niveau ont bien travaillé. Les entraîneurs sont sélectionnés à tous les niveaux sauf U7/U9 pour le moment.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean not present. He asked Candace to share a facebook post about the upcoming managers meeting on October 23rd at the Civic Center from 7:30-8:30.

   The question came up about allowing a person to be a manager on more than 1 team. Our rule is that you can only manage 1 team.

   Candace motioned to keep the rule the same seconded by Joelle.  
   10 in favor to keep the rule the same. 2 not in favor. See motion below. 

   Jean n'était pas présent. Il a demandé à Candace de partager une publication Facebook concernant la prochaine réunion des managers le 23 octobre au Civic Center de 7h30 à 8h30.

   La question a été posée de permettre à une personne d'être manager de plus d'une équipe. Notre règle est que vous ne pouvez gérer qu'une seule équipe.

   Candace a proposé de conserver la règle telle quelle, appuyée par Joelle.
   10 voix pour le maintien de la règle telle quelle. 2 voix contre. Voir la motion ci-dessous.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   All teams that have been assigned on the website are in the HCR and coaching staff that Jenn has are also rostered. She communicated the HCR  numbers to Jean to add to the game sheet rosters. 

   Toutes les équipes qui ont été assignées sur le site Web sont dans le HCR et le personnel d'entraîneurs de Jenn est également sur la liste. Elle a communiqué les numéros du HCR à Jean pour qu'il les ajoute aux listes des feuilles de match.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Rules have changed for when there is a large difference in score of more than 6 goals and the clock is running straight time. Minor 3 minute penalty will now be a 2 minute. 

    Coaching courses need to be done by December 15th if there are coaches on the bench without their courses the game will be considered a loss/forfeit.

    Affiliates can play 15 regular season games and tournaments and pre season does not count.

    Season should start for u13 and up next weekend. 
    For u11 the season will start the first weekend of november.
    
    AA and B provincials will be the weekend of March 21st.  A and rec will be march 28 -30

    New president for the NSMHL is Patrice Degrace. VP will be Jonathan Comeau. 
     

    Les règles ont changé lorsqu'il y a une grande différence de score de plus de 6 buts et que le chronomètre tourne à l'heure normale. La pénalité mineure de 3 minutes sera désormais de 2 minutes.

    Les cours d'entraîneurs doivent être terminés avant le 15 décembre. S'il y a des entraîneurs sur le banc sans leurs cours, le match sera considéré comme une défaite/un forfait.

    Les affiliés peuvent jouer 15 matchs et tournois de saison régulière et la pré-saison ne compte pas.

    La saison devrait commencer pour les moins de 13 ans et plus la fin de semaine prochaine.
    Pour les moins de 11 ans, la saison commencera la première fin de semaine de novembre.

    Les provinciaux AA et B auront lieu la fin de semaine du 21 mars. Les A et les rec auront lieu du 28 au 30 mars.

    Le nouveau président de la NSMHL est Patrice Degrace. Le vice-président sera Jonathan Comeau.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu wants to thank everyone because it was not an easy start with getting teams organized this year.

    Still an issue with one U13 rec team with no goalie. There is a new goalie that wants to start. He will try this weekend and see what he thinks.

    We had a goalie that went from u11 up to u13 to help and we all decided that he will pay the u11 fees and we will not charge him the u13 fees as he stepped up to help at this level.

    We would like to ask Rene to add an option to the registration to indicate if you are a goalie or not for next season. 
     

    Mathieu veut remercier tout le monde car ce n'était pas facile de commencer à organiser des équipes cette année.

    Il y a toujours un problème avec une équipe récréative U13 sans gardien. Il y a un nouveau gardien qui veut commencer. Il va essayer ce week-end et voir ce qu'il en pense.

    Nous avions un gardien qui est passé de U11 à U13 pour aider et nous avons tous décidé qu'il paierait les frais U11 et que nous ne lui facturerions pas les frais U13 car il s'est porté volontaire pour aider à ce niveau.

    Nous aimerions demander à René d'ajouter une option à l'inscription pour indiquer si vous êtes gardien de but ou non pour la saison prochaine.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       U9 has started with their first evaluation practice. Jeff and Stephane divided the 70 kids into 2 different groups. After this weekend tier 1 and tier 2 teams will be made. There will be two tier 2 and three tier 1 teams.

       U7- there are 9 volunteers getting on the ice as of now. There will be 3 or 4 teams. 45 players and under we will have 3 teams over 45 we will have 4 teams.

       Stephane will go to the office supply place to get the stickers for the u7 group, Jessica will print them for him for their first ice time.  

        

       Les U9 ont commencé leur première séance d'évaluation. Jeff et Stéphane ont divisé les 70 enfants en 2 groupes différents. Après ce week-end, les équipes de niveau 1 et de niveau 2 seront constituées. Il y aura deux équipes de niveau 2 et trois équipes de niveau 1.

       U7 - il y a 9 bénévoles qui vont sur la glace pour le moment. Il y aura 3 ou 4 équipes. 45 joueurs et moins, nous aurons 3 équipes, plus de 45, nous aurons 4 équipes.

       Stéphane ira au magasin de fournitures de bureau pour récupérer les autocollants pour le groupe des moins de 7 ans, Jessica les imprimera pour lui pour leur premier temps sur la glace.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Coaches are all chosen for this division. There were a few complaints about the comp b level. Some people feel like the rec teams are suffering. Sarah explained the reasoning behind it to those who questioned it.

       Still a goaltending problem at U13, hopeful that this problem will be resolved this weekend. 

        

       Les entraîneurs sont tous choisis pour cette division. Il y a eu quelques plaintes concernant le niveau B de compétition. Certaines personnes ont l'impression que les équipes récréatives souffrent. Sarah a expliqué le raisonnement derrière cela à ceux qui le remettaient en question.

       Il y a toujours un problème de gardien de but chez les U13, j'espère que ce problème sera résolu ce week-end.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       There is a session scheduled for U18 this weekend. This will tell us if we can move forward with a U18 rec team. Candace will make another facebook post and send email about u18 needing to register so we can decide if we move forward with this level. 

       Une séance est prévue pour les moins de 18 ans ce week-end. Cela nous permettra de savoir si nous pouvons aller de l'avant avec une équipe récréative pour les moins de 18 ans. Candace fera une autre publication sur Facebook et enverra un e-mail indiquant que les moins de 18 ans doivent s'inscrire afin que nous puissions décider si nous allons de l'avant avec ce niveau.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Female hockey event on Monday that 50 females are registered for. Serge is just missing the organization for the pizza and he will recruit his volunteers this weekend for Monday.

       U15- is still pending and Serge is working on arrangements to try and make this happen.

       U9/U11- didn't get all his responses from parents yet. He is waiting on this to decide how he will organize the teams.

       It was decided that associated females will not pay an additional fee to play with our female teams, as they will not get many practices since they will be with their primary team. If there are any females just playing on a female team Serge will let us know. 

       Lundi, 50 filles sont inscrites au hockey féminin. Il manque juste à Serge l'organisation de la pizza et il recrutera ses bénévoles ce week-end pour lundi.

       U15 - c'est toujours en attente et Serge travaille sur les arrangements pour essayer de faire en sorte que cela se produise.

       U9/U11 ​​- n'a pas encore reçu toutes les réponses des parents. Il attend cela pour décider comment il organisera les équipes.

       Il a été décidé que les filles associées ne paieront pas de frais supplémentaires pour jouer avec nos équipes féminines, car elles n'auront pas beaucoup d'entraînements puisqu'elles seront avec leur équipe principale. S'il y a des filles qui jouent simplement dans une équipe féminine, Serge nous le fera savoir.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle has been getting some tournament registrations. A lot of emails asking questions. The numbers listed in each tournament report below include our home teams. 

    Joelle a reçu quelques inscriptions à des tournois. Beaucoup de courriels posent des questions. Les chiffres indiqués dans chaque rapport de tournoi ci-dessous incluent nos équipes à domicile.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       U11 rec- 5 
       U11 B- 4 
       U11 comp- 2 
       U13 rec- 4 
       U13 Comp- 2 
        

       U11 rec- 5 
       U11 B- 4 
       U11 comp- 2 
       U13 rec- 4 
       U13 Comp- 2 
        

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       U15 rec- 2 
       U15 comp- 1 
       U18 rec- 2
        

       U15 rec- 2 
       U15 comp- 1 
       U18 rec- 2
        

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Only our home teams registered as of now. 

       Seules nos équipes à domicile sont inscrites pour le moment.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       U9- 1
       U11- 1 
       U13- 4 
       Joelle will take more at other levels depending on the registrations for each level. 
       If serge has any exhibition games to add to this tournament he will let Joelle know.
        

       U9- 1
       U11- 1
       U13- 4

       Joelle en prendra d'autres à d'autres niveaux en fonction des inscriptions pour chaque niveau.
       Si Serge a des matchs exhibition à ajouter à ce tournoi, il le fera savoir à Joelle.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Away Tournament Payments

       Paiements pour les tournois à l'extérieur

       Jean needs to remind managers to put their tournament on the website and Charity will send the payments. No additional emails are required, only tournaments submitted on the website will be paid. It is so much easier to track.  If managers pay the tournament out of pocket they can submit an expense claim on our website.  

       Jean doit rappeler aux managers de mettre leur tournoi sur le site Web et Charity enverra les paiements. Aucun courriel supplémentaire n'est requis, seuls les tournois soumis sur le site Web seront payés. C'est tellement plus facile à suivre. Si les managers paient le tournoi de leur poche, ils peuvent soumettre une demande de remboursement sur notre site Web.

    2. Jersey Payments

       Paiements à Jersey

       
        Sarah will contact Rene about the payment process and tell him the square payments are not automatically applying to the accounts. This is a proving to be challenging for Charity to track. 

       Sarah contactera René au sujet du processus de paiement et lui dira que les paiements Square ne s'appliquent pas automatiquement aux comptes. Il s'avère que cela est difficile à suivre pour Charity.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    November 18, 2024, 6:00 at the Campbellton Civic Center

    18 novembre 2024, 18h00 au Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.