Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   President's report is attached. 

   Le rapport du Président est ci-joint.

   PDF Upload: p_report_2024_09_17.pdf (545.01 KB)

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Aboriginal coaching module- October 5th time to be determined Candace to make poster Jeff to add to schedule.

   1st member provincial call tomorrow night the 18th. Troy is registered for it.

   Saturday starts pre season - Candace will send email reminders to all players u11 comp and up to remind them. 
   In person registration and jersey sizing offered Saturday as well, Candace will post.

   Candace will set up Charity with square app to take payments at the in person registration. 
   Sessions this weekend: 
   u11 - 11:10 Sarah and Charity 
   U13- 12:20  Joelle and Charity 
   U15- 1:30  Candace and Jenn

   We need a new printer as the one in the office is not working properly. Troy tried fixing it and cleaning the heads but it continues to not work. 
   Candace motioned to buy a new printer max budget $1000 and it was seconded by Jeff. 
   Troy you will look into a new printer before tryouts. 

   Module de coaching autochtone - 5 octobre, heure à déterminer. Candace fera une affiche. Jeff l'ajoutera au calendrier.

   Premier appel provincial des membres demain soir le 18. Troy s'y est inscrit.

   Samedi commence la pré-saison - Candace enverra des rappels par courriel à tous les joueurs de moins de 11 ans et plus pour leur rappeler.
   L'inscription en personne et le choix des tailles de maillots sont également offerts samedi, Candace les affichera.

   Candace configurera Charity avec l'application Square pour accepter les paiements lors de l'inscription en personne.
   Séances ce week-end :
   u11 - 11h10 Sarah et Charity
   U13 - 12h20 Joelle et Charity
   U15 - 13h30 Candace et Jenn

   Nous avons besoin d'une nouvelle imprimante car celle du bureau ne fonctionne pas correctement. Troy a essayé de la réparer et de nettoyer les têtes, mais elle continue de ne pas fonctionner.
   Candace a proposé d'acheter une nouvelle imprimante avec un budget maximum de 1 000 $ et cette proposition a été appuyée par Jeff.
   Troy, tu examineras une nouvelle imprimante avant les essais.

5. Schedule

   Horaire

   Ice time currently: 
   Campbellton- 7 hrs- $669.55

   Prices have stayed the same as last year for both ice surfaces. 
   We have 1 extra hour during the week  in Campbellton this year and might have some availability on Friday depending on PRP high school team.

   Campbellton second ice surface available october 15th and  Dalhousie Tentatively October 11th.

   Goalie clinics: tentatively October 28th.

   September 28th schedule might have to change because of an event that will require the floor to be put in at the civic center.  Marc asked if we could move those sessions to Sunday the 29th in the afternoon. Jeff will try his best to reschedule these sessions.

   Heures de glace actuellement:
   Campbellton - 7 heures - 669,55 $

   Les prix sont restés les mêmes que l'année dernière pour les deux surfaces de glace.
   Nous avons 1 heure supplémentaire pendant la semaine à Campbellton cette année et il se peut qu'il y ait de la disponibilité le vendredi en fonction de l'équipe du lycée PRP.

   Deuxième surface de glace de Campbellton disponible le 15 octobre et Dalhousie provisoirement le 11 octobre.

   Cliniques de gardien de but : provisoirement le 28 octobre.

   L'horaire du 28 septembre pourrait devoir changer en raison d'un événement qui nécessitera la pose du plancher au centre civique. Marc a demandé si nous pouvions déplacer ces séances au dimanche 29 après-midi. Jeff fera de son mieux pour reprogrammer ces séances.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   82 unpaid registrations currently.
   Outgoing cheques: 
   $32,000 HNB Fees

   Cheques incoming: 
   $2000 from HNB for female ice time
   $440 for goalie development

   Charity checked the prices of quicken software and it is much more expensive to purchase it on our own. 
   Troy spoke with Eric Doucet today and Troy will get him in contact with Charity so that we can get charity a fresh start for this year so reports can be pulled properly. 

   82 inscriptions impayées actuellement.
   Chèques sortants :
   32 000 $ de frais HNB

   Chèques entrants :
   2 000 $ de HNB pour le temps de glace féminin
   440 $ pour le développement des gardiens de but

   Charity a vérifié les prix du logiciel Quicken et il est beaucoup plus cher de l'acheter par nous-mêmes.

   Troy a parlé avec Eric Doucet aujourd'hui et Troy le mettra en contact avec Charity afin que nous puissions donner à Charity un nouveau départ pour cette année afin que les rapports puissent être rédigés correctement.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Merchandise website is up and running, no sales yet.

      Tracksuit sizes ready for try on evening, date tbd.

      Ticket printing: Jessica will take care of printing the tickets from xpress printing. Last year we ordered 2500 tickets this year we will order 3000. Ticket License has been applied for and paid. Troy will share the information about ticket ordering with Jessica.

      City of Campbellton BBQ fundraiser  was offered to us- we declined as we have no volunteers to take it on at the moment.  

      Le site Web de marchandises est opérationnel, aucune vente pour le moment.

      Les tailles de survêtements sont prêtes pour l'essayage le soir, date à déterminer.

      Impression des billets : Jessica se chargera de l'impression des billets à partir de l'impression Xpress. L'année dernière, nous avons commandé 2 500 billets, cette année, nous en commanderons 3 000. La licence de billetterie a été demandée et payée. Troy partagera les informations sur la commande de billets avec Jessica.

      La collecte de fonds pour le barbecue de la ville de Campbellton nous a été proposée, mais nous avons refusé car nous n'avons pas de bénévoles pour l'organiser pour le moment.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Comp coaches have been selected 
   U11 comp- Mathieu Hache  
   U13 comp- Steve Hache
   U15 comp- Marc Lavigne  
   Comp Pre season and try outs will be taken care of by the coaches. 
   Rec level directors need to find someone to run those pre season sessions at each level. 
    

   Les entraîneurs de compétition ont été sélectionnés
   Competition U11 - Mathieu Hache
   Competition U13 - Steve Hache
   Competition U15 - Marc Lavigne
   Les entraîneurs s'occuperont de la pré-saison et des essais de compétition.
   Les directeurs de niveau récréatif doivent trouver quelqu'un pour diriger ces séances de pré-saison à chaque niveau.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean sent his report by email not present at the meeting.  
   See report:
   GameSheet
       Jean contacted Patrice Godin from the league to see if he is still the one looking after that and he told him we were using it again this year.
       He will need to check the ipads to make sure Gamesheet is up to date on all of them before he can do the clock/gamesheet training.

   First aid kits and ice packs discussed with Candace, will order 17 first aid kit(he has 5 at home, will make 22) and 25 ice packs for the teams, and an additional 10 ice packs for the tournaments.

   Clock in Campbellton
       Jean went to the Civic center to see the clock, played with it, he will create a manual for that one as well. He will let us know when he’s available to do training on the clock.

   Managers meeting
       As mentioned before, he will have 2 meetings this year, one with the U11 and up, and one with the U7/U9 managers.Will wait on the U11 and up to have their teams finalized before he has his first meeting.

   
   Troy already updated the iPads in Campbellton and the game sheet did not require any updates. 

   Jean a envoyé son rapport par courriel, il n'était pas présent à la réunion.
   Voir le rapport :
   GameSheet
   Jean a contacté Patrice Godin de la ligue pour voir s'il s'occupe toujours de ça et il lui a dit que nous l'utilisions à nouveau cette année.
   Il devra vérifier les ipads pour s'assurer que Gamesheet est à jour sur chacun d'eux avant de pouvoir faire la formation horloge/feuille de match.

   Discussion sur les trousses de premiers soins et les blocs réfrigérants avec Candace, commandera 17 trousses de premiers soins (il en a 5 à la maison, il en fera 22) et 25 blocs réfrigérants pour les équipes, et 10 blocs réfrigérants supplémentaires pour les tournois.

   Horloge à Campbellton
   Jean est allé au Civic Center pour voir l'horloge, a joué avec, il créera également un manuel pour celle-ci. Il nous fera savoir quand il sera disponible pour faire de la formation sur l'horloge.

   Réunion des gérants
   Comme mentionné précédemment, il aura 2 réunions cette année, une avec les U11 et plus, et une avec les gérants U7/U9. Il attendra que les U11 et plus aient finalisé leurs équipes avant de tenir sa première réunion.

   
   Troy a déjà mis à jour les iPads à Campbellton et la feuille de match n'a pas nécessité de mise à jour.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report.

   Nothing to report.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Troy mentioned he read up on the constitution and we need 2 replacement delegates to go to monthly meetings. Originally it would be Troy and Gaetan. It was decided that we will decide every month who will be attending if Troy and Gaetan can’t go. 
    Next meeting October 8th. Troy, Mathieu and Jeff will attend. 

    Troy a mentionné qu'il avait lu la constitution et que nous avions besoin de deux délégués remplaçants pour assister aux réunions mensuelles. À l'origine, ce serait Troy et Gaétan. Il a été décidé que nous déciderions chaque mois qui assisterait aux réunions si Troy et Gaétan ne pouvaient pas y assister.
    Prochaine réunion le 8 octobre. Troy, Mathieu et Jeff seront présents.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu ordered and received all the equipment listed below:
    4 cases of black pucks 
    1 case of blue pucks 
    3 sets of pinnies 12 each - light gray, orange, baby blue numbered 1-12 candace will get rene to add to website.
    4 mini nets 
    24 cones

    Try outs start september 25th.
    Pinnie Assignment: 
    U11- Sandra and Sarah
    U13- Joelle
    U15- Candace and Jenn 

    Mathieu a commandé et reçu tout l'équipement listé ci-dessous :
    4 caisses de palets noirs
    1 caisse de palets bleus
    3 ensembles de dossards de 12 chacun - gris clair, orange, bleu pâle numérotés de 1 à 12. Candace demandera à René de les ajouter au site Web.
    4 mini-filets
    24 cônes

    Les essais commencent le 25 septembre.
    Affectation des dossards :
    U11 - Sandra et Sarah
    U13 - Joelle
    U15 - Candace et Jenn

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Stephane has been talking with lots of people for the tiering. He got some opinions from many people. He is worried that if we do 2 tier 2 teams we will have lack of coaches and that one team might be stronger than the other one.

       Stephane would like to have 1 tier 2 team at U9. We need to get permission from HNB, Matt Vautour in order to do this. Mathieu will send request to Matt Vautour to have 1 tier 2 team instead of having a 50/50 split.  

        

       Stéphane a discuté avec beaucoup de gens au sujet de la hiérarchisation. Il a recueilli les avis de nombreuses personnes. Il craint que si nous créons deux équipes de niveau 2, nous manquerions d'entraîneurs et qu'une équipe soit plus forte que l'autre.

       Stéphane aimerait avoir une équipe de niveau 2 en U9. Nous devons obtenir la permission de HNB, Matt Vautour pour ce faire. Mathieu enverra une demande à Matt Vautour pour avoir une équipe de niveau 2 au lieu d'avoir une répartition 50/50.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report for u11. Sarah and Mathieu are planning for the try outs currently.  

       U13 we have a goaltending issue as we only have 1 goalie for the whole U13 level. Mathieu mentioned that if we want goalies at U13 we need to offer free registration. We will vote on this when it gets to this point.  
       Sarah will draft up a post for candace to post and send by email recruiting goaltenders.

       Troy asked if there is going to a U13 Comp B and no we will not be doing that this year as it is too late.  

        

       Rien à signaler pour les U11. Sarah et Mathieu planifient actuellement les essais.

       Chez les U13, nous avons un problème de gardien de but car nous n'avons qu'un seul gardien pour tout le niveau U13. Mathieu a mentionné que si nous voulons des gardiens de but chez les U13, nous devons offrir une inscription gratuite. Nous voterons sur cette question lorsque nous en arriverons à ce point.
       Sarah rédigera un message que Candace publiera et enverra par courriel pour recruter des gardiens de but.

       Troy a demandé s'il y avait une compétition B pour les U13 et non, nous ne le ferons pas cette année car il est trop tard.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Still not much movement on the central midget league. Steve will confirm with Gaetan if we are moving forward with registering a team.

       Checking and angling clinic went well, we had 28 kids and it was very positive we will continue for the future. 

       Toujours pas beaucoup de mouvement dans la ligue centrale midget. Steve confirmera avec Gaétan si nous allons de l'avant avec l'inscription d'une équipe.

       La vérification et la clinique de pêche se sont bien déroulées, nous avons eu 28 enfants et c'était très positif, nous allons continuer pour l'avenir.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       3 clinics so far, good participation.  Close to 50 females in the two groups. Lots of volunteers and they had various stations running.
       
       Serge will book the girls hockey weekend on october 21st.  We received $750 from HNB to cover ice time and pizza, serge also asked for some gifts from HNB.

       Currently we are at 42 females registered for this year and he is hoping to be between 50 and 60. This year we can’t affiliate females from high school teams so we might be a bit lower than last year's numbers.

       U15 female- not enough for traveling team

       U13- approximately 18 girls, possibility to take a few girls from that team and put on the u15 traveling team if parents and players are ok with this. The goal is to have as many females playing as possible. 
       Looking for a goalie at this level. Serge mentioned about a parent having to buy equipment for a goalie who will only play 8 or 9 games and asked if there was something the association could help with. We will see what the goalie has that fits at this level first and go from there.

       U11- enough for travel team 
       U9- enough for travel team

       Serge sent the female movement rules to parents so they were all aware.
       Serge will be applying for the same funding from HNB to cover the practice ice times. 
       Serge asked if we should charge the females who play on co- ed teams to play female and we all decided no.  

       3 cliniques jusqu'à maintenant, bonne participation. Près de 50 filles dans les deux groupes. Beaucoup de bénévoles et ils avaient plusieurs stations en marche.

       Serge réservera le week-end de hockey féminin le 21 octobre. Nous avons reçu 750 $ de HNB pour couvrir le temps de glace et la pizza, Serge a également demandé des cadeaux de HNB.

       Nous sommes actuellement à 42 filles inscrites pour cette année et il espère être entre 50 et 60. Cette année, nous ne pouvons pas affilier les filles des équipes du secondaire, donc nous pourrions être un peu plus bas que l'année dernière.

       U15 féminines - pas assez pour l'équipe itinérante

       U13 - environ 18 filles, possibilité de prendre quelques filles de cette équipe et de les mettre dans l'équipe itinérante U15 si les parents et les joueurs sont d'accord. L'objectif est d'avoir le plus de filles possible.

       Nous recherchons un gardien de but à ce niveau. Serge a mentionné qu'un parent devait acheter de l'équipement pour un gardien de but qui ne jouera que 8 ou 9 matchs et a demandé si l'association pouvait l'aider. Nous verrons d'abord ce que le gardien de but a qui convient à ce niveau et nous partirons de là.

       U11 - assez pour l'équipe de voyage
       U9 - assez pour l'équipe de voyage

       Serge a envoyé les règles de déplacement des femmes aux parents afin qu'ils soient tous au courant.
       Serge demandera le même financement à HNB pour couvrir les heures d'entraînement sur la glace.
       Serge a demandé si nous devrions facturer les femmes qui jouent dans des équipes mixtes pour jouer en tant que femmes et nous avons tous décidé que non.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Registrations are opened on the website. Joelle sent emails to her contact list. Poster and advertisement has been shared. 
    Game sheet is booked for all 4 tournaments. 
    2 registrations that came in so far are for U13 female from Fredericton and Oromocto.

    Les inscriptions sont ouvertes sur le site Web. Joelle a envoyé des courriels à sa liste de contacts. L'affiche et la publicité ont été partagées.
    La feuille de match est réservée pour les 4 tournois.
    Les 2 inscriptions reçues jusqu'à présent concernent les U13 féminines de Fredericton et d'Oromocto.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Accepting 32 teams. 

       Acceptant 32 équipes.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Accepting 28 teams ( 2 rinks)

       Acceptant 28 équipes (2 patinoires)

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Accepting 16 teams 

       Acceptant 16 équipes

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Cathy Charest will be the chairperson for this tournament. 
       Accepting 16 teams, but not expecting to get this many. 

       Cathy Charest sera la présidente de ce tournoi.
       Nous acceptons 16 équipes, mais nous ne nous attendons pas à en avoir autant.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Sponsors

       Commanditaires

       $1000 from Heron Bay

       Youngtimers would like to be added as a silver sponsor as they just donated $850 and in the past they donated for dividers and were never recognized.

       Jeff is working on another sponsor for equipment in Dalhousie. 

       1 000 $ de Heron Bay

       Youngtimers aimerait être ajouté comme sponsor argent car ils viennent de faire un don de 850 $ et dans le passé, ils ont fait un don pour des séparateurs et n'ont jamais été reconnus.

       Jeff travaille sur un autre sponsor pour l'équipement à Dalhousie.

    2. Constitution Update

       Mise à jour de la Constitution

       Jeff mentioned that our constitution is not up to date and we are running a non conforming board right now. 
       We have 11 directors and our constitution states 10.

       Jeff is suggesting taking the fundraising director and putting her under Christina. She would not be able to vote. Troy will talk to Jessica about this. Need to be updated on our website list of directors. Troy will need to communicate with Rene about this.  

       Names should also not be on the constitution, it should just be the titles. We can’t change that right now but we can update that at our next AGM. 
        

       Jeff a mentionné que notre constitution n'est pas à jour et que nous avons actuellement un conseil d'administration non conforme.
       Nous avons 11 directeurs et notre constitution en stipule 10.

       Jeff suggère de prendre la directrice de la collecte de fonds et de la placer sous la direction de Christina. Elle ne pourrait pas voter. Troy en parlera à Jessica. Il faut mettre à jour la liste des directeurs sur notre site Web. Troy devra communiquer avec René à ce sujet.

       Les noms ne devraient pas non plus figurer sur la constitution, il devrait s'agir uniquement des titres. Nous ne pouvons pas changer cela pour le moment, mais nous pouvons le mettre à jour lors de notre prochaine assemblée générale annuelle.

    3. Campbellton Junior A Tigers

       Tigres juniors A de Campbellton

       7th player program: 
       Last year they had someone doing the 7th player and it didn’t work out. They want to know if the association has someone to take it on. Jeff will talk with them and let them know that we won’t have a physical person available for each game to organize them, but don’t mind organizing which kids will do which games. 

       Programme pour les 7 joueurs :
       L’année dernière, quelqu’un s’occupait du 7 joueur et ça n’a pas marché. Ils veulent savoir si l’association a quelqu’un pour s’en charger. Jeff va leur parler et leur dire que nous n’aurons pas de personne physique disponible pour chaque match pour les organiser, mais cela ne nous dérange pas d’organiser quels enfants feront quels matchs.

    4. Referee recruitment

       Recrutement des arbitres

       We will continue on with our current plan of paying full price for players registering and 50% for adults who are joining. 
        

       Nous continuerons avec notre plan actuel consistant à payer le plein tarif pour les joueurs qui s'inscrivent et 50 % pour les adultes qui s'inscrivent.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    October 21, 2024, 7:00, Dalhousie Inch Arran Ice Palace

    21 octobre 2024, 19h00, Palais de glace Inch Arran de Dalhousie

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.