Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Secretary, Candace Roy chaired the meeting. Welcome everyone, the season is coming to an end and things seem to have gone well so far. 

   La secrétaire, Candace Roy, a présidé la réunion. Bienvenue à tous, la saison touche à sa fin et tout semble bien se passer jusqu'à présent.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Year end medals have been ordered from Miko Printing and will be ready soon. Candace will organize the medals and get them out to managers ASAP.

   Patrice has been sending  emails about games not played or uploaded in the game sheet app. Our association only had a few that needed to be scheduled.

   Injury report forms need to be completed in full before being submitted to HNB by Candace Roy.  
    

   Les médailles de fin d'année ont été commandées chez Miko Printing et seront bientôt prêtes. Candace organisera les médailles et les remettra aux managers dès que possible.

   Patrice a envoyé des e-mails concernant des jeux non joués ou téléchargés dans l'application Feuille de jeu. Notre association n’en avait que quelques-unes à programmer.

   Les formulaires de rapport de blessure doivent être remplis au complet avant d'être soumis à HNB par Candace Roy.

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan feels like it would be beneficial and it would help if we had a timekeeper position on the board or even just a person to take this task over, as it proves to be challenging on top of the scheduling.  If there would be a volunteer or person who would like to take care of that it would be great. We will ask around and see if someone can take this on.

   Some teams are finishing their seasons this weekend, Gaetan will give them a few more practices and maybe some exhibition games if they want them.

   Gaetan will send an email about March break practices to coaches and managers, asking if any of them want to keep their practices during the March Break.

   Currently only one game within our association that has not been played or rescheduled. The rest are all accounted for. 

   Gaetan pense que ce serait bénéfique si nous avions un poste de chronométreur au sein du conseil d'administration ou même simplement une personne pour prendre en charge cette tâche, car cela s'avère être un défi en plus du calendrier. S'il y avait un bénévole ou une personne qui voudrait s'en occuper, ce serait formidable. Nous allons demander autour de nous et voir si quelqu'un peut s'en charger.

   Certaines équipes terminent leur saison ce week-end, Gaétan leur offrira quelques entraînements supplémentaires et peut-être des matchs hors-concours s'ils le souhaitent.

   Gaétan enverra un courriel concernant les entraînements du congé de mars aux entraîneurs et aux gestionnaires, leur demandant si certains d'entre eux souhaitent conserver leurs entraînements pendant le congé de mars.

   Actuellement un seul match au sein de notre association qui n'a pas été joué ni reprogrammé. Le reste est tous pris en compte.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   The financial report was shared with all board members in our Slack app. 

   Ice time for February and March still needs to be paid and there are some tournament ice times that still need to be paid as well.  

   Hnb reconciliation for insurances and tickets came in and we owe them  $3251.32

   Candace LP will not be renewing her position for next season. We need to start recruiting someone who has some bookkeeping experience to take on this role. 
    

   Le rapport financier a été partagé avec tous les membres du conseil d'administration dans notre application Slack.

   Le temps de glace pour février et mars doit encore être payé, et certains temps de glace pour les tournois doivent également être payés.

   Le rapprochement Hnb pour les assurances et les billets est arrivé et nous leur devons 3 251,32 $.

   Candace LP ne renouvellera pas son poste pour la saison prochaine. Nous devons commencer à recruter une personne possédant une certaine expérience en comptabilité pour assumer ce rôle.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Candace Roy mentioned entripyshops.com for clothing sales moving forward, as those taking care of the clothing sales have found it challenging this season.  

      Ticket projection was $23,000, we made $26,000 before expenses of printing.

      Veronique and Jessica will sit down in the coming months and try to brainstorm some fundraising ideas. Seema mentioned a golf tournament. We are looking for ideas for a one day big fundraiser to reduce the need of having to find volunteers on various weekends.  

      After we see the funds that we are left with this season, it might be time to look back into the registration prices and see if we need to revamp and up them a bit.

      Steve suggested offering businesses to sponsor a team and the team could be named after the business. 

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

      Candace Roy a mentionné entripyshops.com pour l'avenir des ventes de vêtements, car ceux qui s'occupent des ventes de vêtements ont trouvé cela difficile cette saison.

      La projection du billet était de 23 000 $, nous avons gagné 26 000 $ avant frais d'impression.

      Véronique et Jessica vont s'asseoir dans les mois à venir et tenter de réfléchir à quelques idées de collecte de fonds. Seema a mentionné un tournoi de golf. Nous recherchons des idées pour une grande collecte de fonds d'une journée afin de réduire le besoin de trouver des bénévoles lors de différentes fins de semaine.

      Après avoir vu les fonds qui nous restent cette saison, il est peut-être temps de revoir les prix d'inscription et de voir si nous devons les réorganiser et les augmenter un peu.

      Steve a suggéré d'offrir aux entreprises de parrainer une équipe et que l'équipe pourrait porter le nom de l'entreprise.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Troy is wondering if all coaches, managers and assistant coaches have been reading the rules and safe sport policies. Some questions have been coming in about somethings and Troy thinks these policies should be brought back up again.  

   Troy would like the coaching committee director to be at the manager meeting at the beginning of next year and invite the coaches and explain the big points about safe sport, social media etc… Mathieu mentioned having a meeting at the beginning of the season with all board members and the coaching staff once they are chosen.

   Serge will send candace a report of an incident that took place with coaches at the u11 u13 tournament. 
    

   Troy se demande si tous les entraîneurs, gérants et entraîneurs adjoints ont lu les règles et les politiques en matière de sport sécuritaire. Certaines questions ont été soulevées à propos de certains aspects et Troy pense que ces politiques devraient être remises sur le tapis.

   Troy aimerait que le directeur du comité des entraîneurs soit à la réunion des entraîneurs au début de l'année prochaine et invite les entraîneurs et explique les grands points sur le sport sécuritaire, les médias sociaux, etc. Mathieu a mentionné avoir une réunion au début de la saison avec tous les membres du conseil d'administration. les membres et le personnel d’entraîneurs une fois qu’ils sont choisis.

   Serge enverra à Candace un rapport d'un incident survenu avec les entraîneurs lors du tournoi U11 U13.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean not present. Will not be present for the remainder of the season. 
   Candace will ask Rene to redirect the manager emails to info@

   Jean absent. Ne sera pas présent pour le reste de la saison.
   Candace demandera à René de rediriger les e-mails du responsable vers info@

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Everyone is registered including first shift and U15 females. 
   Reconciliation was done for insurances. 
    

   Tout le monde est inscrit, y compris les femmes de première équipe et les femmes de moins de 15 ans.
   Un rapprochement a été fait pour les assurances.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    U13 rec complaint came in and was sent to HNB.

    Complaints came in from u11/u13 tournament about second place teams not receiving medals. This will be corrected for next year. 
    It was suggested to respond to the manager of the team and to the association confirm that we received all of their complaints. Candace will draft up an email to send to them tomorrow.

    U11 Rec LaBillois complaint came in and was dealt with.

    U15 issue was dealt with by Marc Lavigne. 

    Une plainte récréative U13 est arrivée et a été envoyée à HNB.

    Des plaintes sont venues du tournoi U11/U13 concernant les équipes classées deuxièmes qui n'avaient pas reçu de médailles. Cela sera corrigé pour l'année prochaine.
    Il a été suggéré de répondre au manager de l'équipe et à l'association de confirmer que nous avons reçu toutes leurs plaintes. Candace rédigera un e-mail à leur envoyer demain.

    La plainte U11 Rec LaBillois est arrivée et a été traitée.

    La question des moins de 15 ans a été traitée par Marc Lavigne.

11. NSMHL

    LHMCN

    Provincials were discussed. U11 C end tournament will be played in multiple arenas as no one offered to host the year end tournament. The 6 first teams are going to Sunny Corner for year end tournament and the 4 other teams will play a tournament style, but games will be on random nights at various arenas. 

    Les provinciaux ont été discutés. Le tournoi de fin d'année U11 C se jouera dans plusieurs arènes car personne n'a proposé d'héberger le tournoi de fin d'année. Les 6 premières équipes se rendront à Sunny Corner pour le tournoi de fin d'année et les 4 autres équipes joueront dans un style de tournoi, mais les matchs se dérouleront des soirs aléatoires dans différentes arènes.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Nothing to report. Stephane not present. 

        

       Rien à signaler. Stéphane absent.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Serge brought up that U13 rec finishes their season next weekend. The top 3 teams in the league and the top team from acadian pen will do a playoff and the winner goes to provincials. 

       Rien à signaler.

       Serge mentionne que les recs U13 terminent leur saison le week-end prochain. Les 3 meilleures équipes de la ligue et la meilleure équipe de la plume acadienne participeront aux séries éliminatoires et le gagnant ira aux provinciaux.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 
        

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       We had 4 exhibition games this weekend:
       U13 played 2 games in St Quentin against rebels, the cost will be split in 2 between the two associations. U13 rebels are looking for a few more games against us because they need 10 games in order to qualify for provincials. 
       U11 played 2 games in St Quentin as well. 
       U9 looking for 2 games in Miramichi in mid march. 

       Nous avons eu 4 matchs hors-concours ce week-end :
       Les U13 ont joué 2 matchs à St Quentin contre les Rebelles, le coût sera partagé en 2 entre les deux associations. Les rebelles U13 cherchent quelques matchs de plus contre nous car ils ont besoin de 10 matchs pour se qualifier pour les provinciaux.
       Les U11 ont également joué 2 matchs à St Quentin.
       U9 cherche 2 matchs à Miramichi à la mi-mars.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle gave an update on each tournament. See sections below. 

    Tournament start up budget vote will be calculated and sent by slack.

    Candace had a U18 Provincials meeting with Jill LaBillois and Melissa Laviolette: 
    Their sponsorships solicited will be used as their start up budget.

    Marc asked Joelle if finding volunteers for tournaments was challenging this season she said YES! He mentioned that in Dieppe they don't find volunteers, they charge each team $400 that they have to come up with on their own and the association pays workers to work the tournaments. 
     

    Joelle a fait le point sur chaque tournoi. Voir les sections ci-dessous.

    Le vote sur le budget de démarrage du tournoi sera calculé et envoyé par Slack.

    Candace a eu une rencontre provinciale U18 avec Jill LaBillois et Melissa Laviolette :
    Les parrainages sollicités serviront de budget de démarrage.

    Marc a demandé à Joelle si trouver des bénévoles pour les tournois était un défi cette saison, elle a répondu OUI ! Il a mentionné qu'à Dieppe, ils ne trouvent pas de bénévoles, ils facturent à chaque équipe 400 $ qu'ils doivent trouver eux-mêmes et l'association paie des travailleurs pour organiser les tournois.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Just happened last weekend, and it went well. Joelle had 2 teams of volunteers one in dalhousie and one in Campbellton. 

       C'est arrivé le week-end dernier et ça s'est bien passé. Joelle avait 2 équipes de bénévoles, une à Dalhousie et une à Campbellton.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Profited approx $4,403.32 after all expenses are paid including ice. 

       Bénéfice d'environ 4 403,32 $ après que toutes les dépenses aient été payées, y compris la glace.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       14th to 17th of march currently 27 teams registered. 
       Betty Anne is asking Joelle for the schedules because PRP wants ice time during that weekend. 

       Du 14 au 17 mars actuellement 27 équipes inscrites.
       Betty Anne demande à Joelle les horaires parce que PRP veut du temps de glace pendant cette fin de semaine.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       Première Présence

       Stephane will look for someone to take First Shift on or to take on his U7/U9 position and he will take on First Shift. He will let us know soon. 

       Stéphane cherchera quelqu'un pour prendre la première équipe ou pour prendre son poste U7/U9 et il assumera la première équipe. Il nous le fera savoir prochainement.

       1. Banquet

          Banquet

          It was decided by the board that we would not be having a banquet this season. It has been running smoothly in the past with not having one. Candace Roy will follow the same format as previous years to hand out year end medals to team managers and coaches for them to distribute. 

          Le conseil d'administration a décidé que nous n'aurions pas de banquet cette saison. Cela fonctionnait bien dans le passé sans qu'il n'y en ait pas. Candace Roy suivra le même format que les années précédentes pour remettre les médailles de fin d'année aux gérants d'équipe et aux entraîneurs pour qu'ils les distribuent.

    2. AGM Date

       Date de l'AGA

       The board decided to do the AGM on the same date as last year. April 25, 2024. Candace Roy will advertise. 

       Le conseil d'administration a décidé de tenir l'AGA à la même date que l'année dernière. 25 avril 2024. Candace Roy fera de la publicité.

    3. HNB Virtual Meeting

       Réunion virtuelle de HNB

       Troy Arseneault attended the HNB virtual meeting where they discussed a variety of topics. He shared the documents from this meeting through email to all board members. 

       Troy Arseneault a assisté à la réunion virtuelle de HNB où ils ont discuté de divers sujets. Il a partagé les documents de cette réunion par courrier électronique à tous les membres du conseil d'administration.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    March 18, 2024 at 7:00 at the Dalhousie Inch Arran Arena. 

    Le 18 mars 2024 à 19h00 à l'aréna Dalhousie Inch Arran.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.