Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Former president Rene not present, Candace Roy chaired meeting. Welcome Everyone and welcome to our 2 new board members, Jessica and Veronique. 

   L'ancien président René n'était pas présent, Candace Roy a présidé la réunion. Bienvenue à tous et bienvenue à nos 2 nouveaux membres du conseil d'administration, Jessica et Véronique.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   HNB tickets arrived veronique will take care of organizing and handing them out. Teams are formed for U11 and up and posted on website. 

   Les billets HNB arrivés, Veronique se chargera de les organiser et de les distribuer. Les équipes sont formées pour les U11 et plus et affichées sur le site Web.

5. Schedule

   Horaire

   Campbellton-  22 hours at $110 per hour total of $2420.00

   Scheduling has been a bit of struggle with Gaetan's new position and getting the schedule done on time. The league needs all the available ice times from now until March 22nd by this friday.

   North shore meeting- comp and rec teams are scheduled to start oct 28 and 29th.

   Gaetan’s job is to organize the schedule, time keepers, and refs. On Thursdays if there are no time keepers he will email coaches and managers and tell them they need to find one. He would like Jean to tell managers that at the first Campbellton and Dalhousie home game he wants one parent or team volunteer to go and train for time keeping. 
   Gaetan will send an email to coaches and managers that the first week of Christmas and March break will have no practices. Phil Nazair’s hockey development camp will take these ice times.  If there are some that NEED practices there is some ice time available. 

   Campbellton- 22 heures à 110$ l'heure total de 2420.00$

   La planification a été un peu difficile avec le nouveau poste de Gaétan et la réalisation du calendrier à temps. La ligue a besoin de toutes les périodes de glace disponibles d'ici le 22 mars d'ici vendredi.

   Les équipes de compétition et de loisirs de la Côte-Nord devraient commencer les 28 et 29 octobre.

   Le travail de Gaétan consiste à organiser l’horaire, les chronométreurs et les arbitres. Le jeudi, s'il n'y a pas de chronométreurs, il enverra un e-mail aux entraîneurs et aux managers pour leur dire qu'ils doivent en trouver un. Il aimerait que Jean dise aux gérants que lors du premier match à domicile entre Campbellton et Dalhousie, il souhaite qu'un parent ou un bénévole de l'équipe aille s'entraîner pour le chronométrage.
   Gaétan enverra un courriel aux entraîneurs et aux gestionnaires les informant que la première semaine de Noël et du congé de mars n'aura pas d'entraînement. Le camp de développement du hockey de Phil Nazair prendra ces temps de glace. S’il y en a qui ont BESOIN de s’entraîner, du temps de glace est disponible.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   The Financial report is updated as of September 30th and was shared with the board. 

   Most registrations are paid and a few that still need to be paid in full. 

   Ticket sales will generate $26,450 minus the expenses of having them printed which was approximately $300. 

   We are waiting for a $10,000 cheque from brighter futures, and some cheques from Jumpstart and Hockey Canada Assist Program. 

   Le rapport financier est mis à jour au 30 septembre et a été partagé avec le conseil d'administration.

   La plupart des inscriptions sont payantes, quelques-unes doivent encore être payées en totalité.

   La vente des billets générera 26 450 $ moins les dépenses liées à leur impression, qui s'élevaient à environ 300 $.

   Nous attendons un chèque de 10 000 $ de la part de Brighter Futures, ainsi que quelques chèques de Bon départ et du programme d'aide de Hockey Canada.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Tickets have been handed to most teams, still a few that will be handed out this week. Waiting on U8 to see what's happening there. 
      Collection of tickets will be done by managers as a team. They will ask for them back by the end of november. Jean will share this with managers and Vero will email team managers to let them know.

      Merch sales will happen this year. Restigouche River Outfitters can’t do any embroidery for track suits and jackets. Looking at different companies that can offer that. Thinking the sale will happen on November 4th. Seema will help vero get set up for merch sale and ordering.

      Chuck a puck-  Jessica Savoie will take that over.

      Fundraising at Decoration Beatrice went great. A big thank you to them for funding all of the food. We raised $678.95 

      Les billets ont été remis à la plupart des équipes, quelques-unes encore seront distribuées cette semaine. J'attends U8 pour voir ce qui s'y passe.
      La collecte des billets sera effectuée par les managers en équipe. Ils les réclameront d'ici fin novembre. Jean partagera cela avec les managers et Vero enverra un e-mail aux managers d'équipe pour les en informer.

      Les ventes de produits dérivés auront lieu cette année. La Pourvoirie de la Rivière Restigouche ne peut faire aucune broderie pour les survêtements et les vestes. En regardant différentes entreprises qui peuvent offrir cela. Je pense que la vente aura lieu le 4 novembre. Seema aidera Vero à se préparer à la vente et à la commande de produits.

      Lancez une rondelle – Jessica Savoie prendra le relais.

      La collecte de fonds chez Décoration Béatrice s'est très bien déroulée. Un grand merci à eux pour avoir financé toute la nourriture. Nous avons récolté 678,95 $

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   All of the team coaches are selected. Division directors did a great job with the teams.

   Tous les entraîneurs des équipes sont sélectionnés. Les directeurs de division ont fait un excellent travail avec les équipes.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean is starting to get a few questions from managers. He will do his meeting right after u7 and u9 teams are made.

   First aid kits and ice packs need to be ordered.

   Fixed the wording on the website for the tournament budget per team.
   
   Game sheet- jean worked with patrice last year to add all league rosters in game sheet. Jean will work with him again to make sure all team rosters are added to game sheet.

   A manager can only manage one team. This does not apply to the female teams.
    

   Jean commence à recevoir quelques questions de la part des managers. Il fera sa réunion juste après la constitution des équipes U7 et U9.

   Des trousses de premiers secours et des blocs de glace doivent être commandés.

   Correction du libellé sur le site Web pour le budget du tournoi par équipe.
   
   Feuille de match - Jean a travaillé avec Patrice l'année dernière pour ajouter toutes les équipes de la ligue dans la feuille de match. Jean travaillera à nouveau avec lui pour s'assurer que toutes les équipes soient ajoutées à la feuille de match.

   Un manager ne peut gérer qu’une seule équipe. Ceci ne s'applique pas aux équipes féminines.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Rosters have been started, the rest should be finished by tomorrow. The U7 and U9 will be completed as they come in but these teams take a lot of time. 
   Once all the rosters are in Jenn will work on what coaching staff needs what certifications. 
   Jenn asked Jean to remind managers about travel permits and getting them in right away. 

   Les rosters ont été commencés, le reste devrait être terminé d'ici demain. Les U7 et U9 seront complétés au fur et à mesure de leur arrivée mais ces équipes prennent beaucoup de temps.
   Une fois que toutes les listes seront établies, Jenn déterminera quels entraîneurs ont besoin de quelles certifications.
   Jenn a demandé à Jean de rappeler aux gestionnaires les permis de voyage et de les obtenir immédiatement.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    A complaint came in to mathieu at the u11 level. The board discussed it and made a decision. Mathieu will send an email outlining our decision.  

    Une plainte est arrivée auprès de mathieu au niveau u11. Le conseil d'administration en a discuté et a pris une décision. Mathieu enverra un courriel expliquant notre décision.

11. NSMHL

    LHMCN

    League start date was decided for Oct 28 and 29th. Our numbers here in our association are increasing, Miramichi the opposite is happening. Miramichi has now joined our league. At the u11 rec level there will be 10 teams. The schedule will be arranged to have as little traveling as possible. 

    La date de début de la ligue a été décidée les 28 et 29 octobre. Notre nombre ici dans notre association augmente, à Miramichi, c'est le contraire qui se produit. Miramichi a maintenant rejoint notre ligue. Au niveau récréatif U11, il y aura 10 équipes. L'horaire sera aménagé pour avoir le moins de déplacements possible.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Teams have been formed at most levels. Everything seems to be going well. 

    Des équipes ont été formées à la plupart des niveaux. Tout semble bien se passer.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       We currently have a few U7 coaches that are interested. Chad Furlotte, Marc Savoie, Robert Pelletier and Paul Cormier.

       Stephen is having a meeting with volunteers this wednesday to fill them in on how the season and practices will run. 
       There will be a technical meeting after the teams are formed at this level.  

       U7 teams will be made after the October 27th session. U9 tier 2 will be made Sunday October 22nd. U9 Tier 1 teams will be formed after the October 28th weekend sessions.   

       Nous avons actuellement quelques entraîneurs U7 qui sont intéressés. Chad Furlotte, Marc Savoie, Robert Pelletier et Paul Cormier.

       Stephen a une réunion avec les bénévoles ce mercredi pour les informer du déroulement de la saison et des entraînements.
       Il y aura une réunion technique après la constitution des équipes à ce niveau.

       Les équipes U7 seront constituées après la séance du 27 octobre. Le niveau 2 U9 aura lieu le dimanche 22 octobre. Les équipes U9 Tier 1 seront formées après les séances du week-end du 28 octobre.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Everything is set for u13 level. U11 comp AA and the comp b is all finalized. The selection of the comp B will run a little differently next year. 
       There are some issues with the U11 rec which will hopefully be settled this week. 

       Tout est réglé pour le niveau U13. La comp U11 AA et la comp b sont toutes finalisées. La sélection de la compétition B se déroulera un peu différemment l'année prochaine.
       Il y a quelques problèmes avec la sélection U11 qui, espérons-le, seront résolus cette semaine.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       At the U18 level, we are still waiting on team selection from PRP. We will continue to have id sessions at this level until PRP finalizes which will  hopefully be by this weekend. After this  we will know how many U18 players will be with our association.  The coach of the U18 team will be Billy McCormack. 

        

        

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       Au niveau U18, nous attendons toujours la sélection des équipes du PRP. Nous continuerons à avoir des séances d'identification à ce niveau jusqu'à ce que le PRP soit finalisé, ce qui, espérons-le, aura lieu ce week-end. Après cela, nous saurons combien de joueurs U18 seront présents dans notre association. L'entraîneur de l'équipe U18 sera Billy McCormack.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       5 years ago we had 37 females. We are now up to 65 currently and hoping to be at 70 by the end of Christmas.

       Serge Received $4000 from HNB for female hockey. Jerseys were ordered for U11 and U15.

       Female hockey weekend was last weekend and they had around 45 girls. Thank you to HNB who  gave $500 which was used to order pizza. Superstore and Sports Expert also donated some gift cards for this event.  

       We have enough players to have a U9 traveling team. Serge will contact Tianna Caplin to confirm to see if she will coach. 
       U11, U13, U15 all coaches are selected. John Leblanc offered to come and help on ice with the U13 female. 
       Practices will start next week, and will be every second week on Mondays.

       Serge is looking for some exhibition games vs Edmundston which will probably be held in Kedgewick.

       There is a new Dressing room policy where kids cannot get changed into their under gear in the dressing room unless in a private bathroom or stall. Another option is they need to come already dressed in their under gear. It also states that they need a bathing suit if they are showering. We will wait for more information from HNB about this policy. 

       Il y a 5 ans, nous avions 37 femelles. Nous en sommes actuellement à 65 et espérons en avoir 70 d'ici la fin de Noël.

       Serge a reçu 4 000 $ de HNB pour le hockey féminin. Des maillots ont été commandés pour les U11 et U15.

       Le week-end de hockey féminin a eu lieu le week-end dernier et il y avait environ 45 filles. Merci à HNB qui a donné 500 $ qui ont servi à commander une pizza. Superstore et Sports Experts ont également fait don de cartes-cadeaux pour cet événement.

       Nous avons suffisamment de joueurs pour avoir une équipe itinérante U9. Serge contactera Tianna Caplin pour confirmer si elle sera entraîneur.
       U11, U13, U15 tous les entraîneurs sont sélectionnés. John Leblanc a proposé de venir aider sur la glace avec les femmes U13.
       Les entraînements débuteront la semaine prochaine et auront lieu toutes les deux semaines le lundi.

       Serge est à la recherche de matchs hors-concours contre Edmundston qui auront probablement lieu à Kedgewick.

       Il existe une nouvelle politique dans le vestiaire selon laquelle les enfants ne peuvent pas enfiler leurs sous-vêtements dans le vestiaire, sauf dans une salle de bain ou une cabine privée. Une autre option est qu’ils doivent venir déjà habillés en sous-vêtements. Il indique également qu’ils ont besoin d’un maillot de bain s’ils prennent une douche. Nous attendrons plus d’informations de HNB sur cette politique.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle started getting emails today which were more about the cost of our tournaments.  She refers them to our website.

    She is currently in the process of making the decisions on how many teams she is taking at each level.

    This year she would like to sell merch tournament specific. She will look into this with the fundraising director.  

    Joëlle a commencé à recevoir des e-mails aujourd'hui qui concernaient davantage le coût de nos tournois. Elle les renvoie à notre site Internet.

    Elle est actuellement en train de prendre des décisions sur le nombre d'équipes qu'elle recrutera à chaque niveau.

    Cette année, elle aimerait vendre des produits dérivés spécifiques aux tournois. Elle étudiera la question avec le directeur de la collecte de fonds.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       1 registration at U13 rec from Grand Sault and 1 at U11 B from Miramichi.  

       1 inscription au U13 rec de Grand Sault et 1 au U11 B de Miramichi.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       2 registrations at U11 level.  
       Joelle got $500 from HNB to promote the female tournament. 

       2 inscriptions au niveau U11.
       Joelle a reçu 500 $ de HNB pour promouvoir le tournoi féminin.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. President Nomination

       Nomination du président

       Discussed current nomination. An email vote will be sent.

       Discussion de la candidature actuelle. Un vote par email sera envoyé.

       1. Players from other associations attending our tryouts

          Joueurs d'autres associations présents à nos sélections

          There is a process for players from other associations attending our tryouts. Approval from their association district director needs to be obtained, and they need to register on our website before attending the session.

          Il existe un processus pour que les joueurs d'autres associations participent à nos sélections. L'approbation du directeur de district de leur association doit être obtenue et ils doivent s'inscrire sur notre site Web avant d'assister à la session.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    November 20, 2023 at 7:00 at the Dalhousie Inch Arran Ice Palace 

    Le 20 novembre 2023 à 7h00 au Palais de glace Inch Arran de Dalhousie

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.