Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Former president Rene not present, Candace Roy chaired meeting. Welcome Everyone, I hope we are all excited to get the 23-24 season started. 

   L'ancien président René n'était pas présent, Candace Roy a présidé la réunion. Bienvenue à tous, j'espère que nous sommes tous impatients de commencer la saison 23-24.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   League application and association fees have all been submitted to HNB. Tournament applications will be sent in the next week. 

   Hockey New Brunswick is hosting NCCP Goaltending Level 1 courses across the province. Clinics are limited to 20 participants. 

   Les frais d’inscription à la ligue et d’association ont tous été soumis à HNB. Les candidatures au tournoi seront envoyées la semaine prochaine.

   Hockey Nouveau-Brunswick organise des cours de niveau 1 pour gardiens de but du PNCE partout dans la province. Les cliniques sont limitées à 20 participants.

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan not present.

   Schedule is posted on our website starting September 11th until October 1st. Female clinics, pre season sessions, checking and angling clinics and try out's have all been added to the schedule.

   Gaétan absent.

   L'horaire est affiché sur notre site Web du 11 septembre au 1er octobre. Des cliniques pour femmes, des séances de pré-saison, des cliniques de mise en échec ainsi que des essais ont tous été ajoutés à l'horaire.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   4 withdrawals totaling $417.59 have come out of the account since the beginning of August. 

   Deposit made for last years female ice times- $1328

   Volunteering at the Bon Ami Lumberjack Den event made $580.10.

   4 retraits totalisant 417,59 $ ont été effectués sur le compte depuis début août.

   Dépôt effectué pour les temps de glace féminins de l'année dernière - 1328 $

   Le bénévolat lors de l'événement Bon Ami Lumberjack Den a rapporté 580,10 $.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Tickets are up and running, the fee will be included in registration so we are not chasing money. A date will be picked for the draw shortly. Projected revenue for tickets is $25,000 minus expenses for printing. The plan is to profit approximately $23,000. Board agreed on the amount of tickets for single players and families of more than one player. Capped at 15 max per family and 10 per individual player. Parents will be informed that the ticket cost will be included in their registration. 

      
      Merch and clothing sales will be a go again this year. Seema will look into some different merch such as bottles. Dates of sales will be decided on shortly.  
       

      Sponsorship will only be done if Seema has help with it, she finds it is too difficult along with the other tasks to do alone. The 1st year of the sponsorship program was 2021/22 and it generated $3000. 2022/23 generated $6000 and 2023/24 goal is $12,000. 
      She would like help with: getting the information out to the businesses. She would like for each board member to take a few businesses to deliver letters and ask for sponsorship. The packages are all ready and together they just need to be delivered. The board agreed to all take on 10 or so businesses each.

      
      Seema is in the process of creating a projection of how much we should fundraise. She wanted to know how much we would need for clinics and other things so she can be sure the funds are raised to cover those expenses. 
       

      Popcorn and Chuck a puck: Caryn Bernard offered to do chuck a puck all season on her own. Candace R will reach out to Caryn Bernard and ask her to take care of scheduling kids to collect as well. Board voted to give up popcorn and it passed unanimously.  

      Les billets sont opérationnels, les frais seront inclus dans l'inscription donc nous ne courons pas après l'argent. Une date sera fixée prochainement pour le tirage. Les revenus projetés pour les billets sont de 25 000 $ moins les dépenses d'impression. Le plan est de générer un bénéfice d'environ 23 000 $. Le conseil d'administration s'est mis d'accord sur le nombre de billets pour les joueurs seuls et les familles de plus d'un joueur. Plafonné à 15 maximum par famille et 10 par joueur individuel. Les parents seront informés que le coût du billet sera inclus dans leur inscription.

      
      Les ventes de produits dérivés et de vêtements reprendront cette année. Seema examinera différents produits tels que des bouteilles. Les dates de ventes seront décidées prochainement.

      Le parrainage ne se fera que si Seema est aidée, elle trouve que c'est trop difficile à faire seule avec les autres tâches. La première année du programme de parrainage était 2021/22 et a généré 3 000 $. 2022/23 a généré 6 000 $ et l’objectif 2023/24 est de 12 000 $.
      Elle aimerait de l'aide pour : transmettre l'information aux entreprises. Elle aimerait que chaque membre du conseil d'administration emmène quelques entreprises pour remettre des lettres et demander un parrainage. Les colis sont tous prêts et il ne reste plus qu’à les livrer ensemble. Le conseil d'administration a accepté que chacun prenne en charge une dizaine d'entreprises.
      
      Seema est en train de créer une projection du montant que nous devrions collecter. Elle voulait savoir de combien nous aurions besoin pour les cliniques et autres choses afin d'être sûre que les fonds seront collectés pour couvrir ces dépenses.

      
      Popcorn et Chuck a puck : Caryn Bernard a proposé de lancer elle-même une rondelle toute la saison. Candace R contactera Caryn Bernard et lui demandera de s'occuper également de la planification de la collecte des enfants. Le conseil d'administration a voté en faveur de l'abandon du pop-corn et cela a été adopté à l'unanimité.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Troy shared with us coaching applications that have been submitted so far. U13 comp has no applications right now and we may fall short in U11 rec if we go by the amount of teams from last year.  Mathieu mentioned there are some waiting to see how the comp tryouts go before applying.  
   Candace will send a reminder that the cut off is August 31st to submit applications. Troy will send out an email. 
   
   Mathieu will have a technical meeting with the technical team some time soon to discuss teams and coaches. Head coaches will be chosen for comp before try outs start. Interview committee will consist of Troy, Mathieu and the level director. 

   We need to make a decision about coaches being a head coach on multiple teams. It has been agreed that they will have to choose one head coach position and can assist at other teams if needed or wanted. We will not allow someone to be the head coach of more than one team this year. It causes issues as they may need to be away with one of their teams for games or tournaments and it leaves the other team without a head coach.

   Troy a partagé avec nous les candidatures de coaching qui ont été soumises jusqu'à présent. La compétition U13 n'a aucune candidature pour le moment et nous pourrions ne pas être à la hauteur en récréation U11 si nous nous basons sur le nombre d'équipes de l'année dernière. Mathieu a mentionné que certains attendent de voir comment se déroulent les essais avant de postuler.
   Candace enverra un rappel que la date limite est le 31 août pour soumettre les candidatures. Troy enverra un e-mail.
   
   Mathieu aura bientôt une réunion technique avec l'équipe technique pour discuter des équipes et des entraîneurs. Les entraîneurs en chef seront choisis pour la compétition avant le début des essais. Le comité d'entrevue sera composé de Troy, Mathieu et du directeur de niveau.

   Nous devons décider si les entraîneurs seront entraîneurs-chefs de plusieurs équipes. Il a été convenu qu'ils devront choisir un poste d'entraîneur-chef et pourront aider d'autres équipes si nécessaire ou souhaité. Nous ne permettrons à personne d’être entraîneur-chef de plus d’une équipe cette année. Cela pose des problèmes car ils peuvent devoir s'absenter avec l'une de leurs équipes pour des matchs ou des tournois et cela laisse l'autre équipe sans entraîneur-chef.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report.

   Rien à signaler.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. There is still a complaint that was put in at the end of last year, a decision needs to be made on this situation moving forward.

    Rien à signaler. Il y a encore une plainte qui a été déposée à la fin de l'année dernière, une décision doit être prise sur cette situation à l'avenir.

11. NSMHL

    LHMCN

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    U9 is going to tier this year. We just need the approval from HNB. Our association will have 3 teams at tier 1 that will not travel and there will be 1 tier 2 team and they will travel similar to u11 comp. Bathurst, Beresford and Miramichi are making a decision shortly so our tiering really depends on this as we need teams to play against.  This should be decided on at the next NSMHL meeting. Acadian pen is also tiering but parents do not want to travel.

    North shore hockey development wants to do a hockey camp here Dec 27-30 and march break and asked if we weren't using our ice times then if they could have them from us. They will in turn give us some equipment for the association. Mathieu will reach out to Gaetan about this to see if teams will use practice time during this time frame.

    U7 will practice more this season. More practice time for this age group was discussed at the last HNB meeting. They feel that they need more development time in practice than game play.

    U9 va passer au niveau cette année. Nous avons juste besoin de l'approbation de HNB. Notre association aura 3 équipes de niveau 1 qui ne voyageront pas et il y aura 1 équipe de niveau 2 et elles voyageront de la même manière que la compétition U11. Bathurst, Beresford et Miramichi prendront une décision sous peu, donc notre classement en dépend vraiment car nous avons besoin d'équipes contre lesquelles jouer. Cela devrait être décidé lors de la prochaine réunion de la NSMHL. La plume acadienne est également hiérarchisée mais les parents ne veulent pas voyager.

    Le développement du hockey sur la Côte-Nord souhaite organiser un camp de hockey ici du 27 au 30 décembre et pendant les vacances de mars et a demandé si nous n'utilisions pas notre temps de glace, puis s'ils pouvaient les obtenir de notre part. Ils nous donneront à leur tour du matériel pour l'association. Mathieu contactera Gaétan à ce sujet pour voir si les équipes utiliseront le temps d'entraînement pendant cette période.

    Les U7 s'entraîneront davantage cette saison. Plus de temps de pratique pour ce groupe d'âge a été discuté lors de la dernière réunion de HNB. Ils estiment qu’ils ont besoin de plus de temps de développement dans la pratique que dans le jeu.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Timbit jerseys have arrived. Stephane had nothing to report. 

       Les maillots Timbit sont arrivés. Stéphane n'avait rien à signaler.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       If there are no high school teams at AQV and PRP we will try to do a u18 comp team. This could open ice time also.

       There will be 2 checking and angling clinics this year and they are scheduled already. Candace will share a post that it will be $10 a session paid by e transfer or cash the day of. 

       S'il n'y a pas d'équipes de lycées à l'AQV et au PRP nous essaierons de faire une équipe comp U18. Cela pourrait également ouvrir la période de glace.

       Il y aura 2 cliniques de contrôle et de pêche à la ligne cette année et elles sont déjà programmées. Candace partagera un message indiquant que ce sera 10 $ par séance payé par virement électronique ou en espèces le jour même.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Not much to report. We received a $4000 grant. $3000 to order 2 sets of jerseys and $1000 to do some promotions for female hockey.

       We have some ice times reserved for some female ice sessions starting in early September. They have already been posted on the schedule. We will charge 10$ per session. Last year we made $1200 that will be put back towards end of year tournaments. 

       Pas grand chose à signaler. Nous avons reçu une subvention de 4 000 $. 3000$ pour commander 2 ensembles de maillots et 1000$ pour faire des promotions pour le hockey féminin.

       Nous avons des temps de glace réservés pour certaines séances sur glace féminines à partir du début septembre. Ils sont déjà affichés sur le planning. Nous facturerons 10$ par séance. L'année dernière, nous avons gagné 1 200 $ qui seront réinvestis dans les tournois de fin d'année.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Tournament request form is being submitted this week. Joelle wants to know if we should up the tournament fees this year. Board agreed no, keep things as is and see how this year goes finance wise as it is our first year bringing back ticket sales.  

    Joelle wants to know what the price for the female tournament should be. Joelle estimated that one game will cost approximately $300 which is $150 per team.  She would like to know if we should offer a special rate this year since it's the first year. 

    Motioned 650$ per team for registration at u11-u15 
    $350 for u9 since its half ice 

    See motion below. 

    Le formulaire de demande de tournoi est soumis cette semaine. Joëlle veut savoir si nous devrions augmenter les frais de tournoi cette année. Le conseil d'administration a accepté non, gardez les choses telles quelles et voyez comment cette année se déroulera du point de vue financier, car c'est notre première année à ramener la vente de billets.

    Joëlle veut savoir quel devrait être le prix du tournoi féminin. Joelle estime qu'un match coûtera environ 300 $, soit 150 $ par équipe. Elle aimerait savoir si nous devrions offrir un tarif spécial cette année puisque c'est la première année.

    Proposé 650$ par équipe pour l'inscription chez u11-u15
    350 $ pour U9 depuis sa moitié de glace

    Voir la motion ci-dessous.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. HNB Funding Ideas

       Idées de financement HNB

       Jenn mentioned that there is funding available through HNB, but we need to brainstorm ideas to ask for. 

       We discussed it a bit and will try to get some funding to cover ice time for the female tournament to start. 

       Jenn a mentionné qu'il existe du financement disponible via HNB, mais que nous devons réfléchir à des idées à demander.

       Nous en avons discuté un peu et allons essayer d'obtenir des fonds pour couvrir le temps de glace nécessaire au début du tournoi féminin.

       1. Goalie/Female Development

          Gardien de but/Développement féminin

          We need to decide if  we want to recruit Marlene Boissenault. We need to see if she is around and reach out to her.

          The board agreed not to pay for a goalie clinic coach but to offer a budget if it is needed to run the actual clinics.  

          The board would also like to put a post out looking for a goalie director. Candace will talk to Rene about details. Marc will discuss the funding for goalie clinics with Rene to clarify. 

          Il faut décider si on veut recruter Marlène Boissenault. Nous devons voir si elle est là et la contacter.

          Le conseil d'administration a convenu de ne pas payer les services d'un entraîneur pour les cliniques de gardiens de but, mais d'offrir un budget si cela est nécessaire pour gérer les cliniques elles-mêmes.

          Le conseil d'administration aimerait également publier un message à la recherche d'un directeur de gardien de but. Candace parlera à René des détails. Marc discutera du financement des cliniques de gardiens de but avec René pour clarifier.

       2. Financial Committee Director

          Directeur du Comité Financier

          This position is currently vacant and Seema may be interested in taking this if we could find a fundraising director. Candace will talk with Rene about the process for this.
           

          Ce poste est actuellement vacant et Seema pourrait être intéressée à le prendre si nous parvenons à trouver un directeur de collecte de fonds. Candace parlera avec René du processus à suivre.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    September 18, 2023 at 7:00 at the Inch Arran Ice Palace.

    Le 18 septembre 2023 à 7h00 au Palais de Glace Inch Arran.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.