Minutes/Procès-verbal

1. President's Word of Welcome

   President's Word of Welcome

   Welcome everyone, thank you for a great season. 

   Bienvenue à tous, merci pour cette belle saison.

2. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

3. President's Report

   Rapport du président

   No President report as we currently do not have a President. Rene Hache was present as former President. 

   Aucun rapport du président car nous n'avons actuellement pas de président. René Hache était présent en tant qu'ancien président.

4. Treasurer's Report

   Rapport de la trésorière

   Treasurer report is attached as a PDF file. 

   This year we have spent more funds than we brought in. Seema suggested a few things pertaining to fundraising moving forward to bring in more revenue. 

   • Bring tickets back
   • Keep clothing sales
   • Amp up sponsorship package

   Le rapport du trésorier est joint en fichier PDF.

   Cette année, nous avons dépensé plus de fonds que nous n'en avons rapportés. Seema a suggéré quelques éléments concernant la collecte de fonds pour aller de l'avant afin de générer plus de revenus.

   • Ramener des billets
   • Conserver les ventes de vêtements
   • Améliorer le package de parrainage

   PDF Upload: Treasurer's report (1.24 MB)

5. Amendments to the Constitution

   Amendements à la Constitution

   There were no amendments to the constitution this year. 

   Il n'y a pas eu d'amendements à la constitution cette année.

6. Nomination Committee Report

   Rapport du comité de nominations

   See individual nominations below.

   Voir les nominations individuelles ci-dessous.

   1. Fundraising Committee Director

      Directeur du comité de financement

      Seema Poirier is has re-offered by proxy. No other nominations. All in favor, passed unanimously.  

      Seema Poirier s'est re-offert par procuration. Pas d'autres candidatures. Tout pour, adopté à l'unanimité.

   2. Manager Mentor

      directeur mentor

      Jean Roy is re-offering. No other nominations. All in favor, passed unanimously.

      Jean Roy se ré-offre. Pas d'autres candidatures. Tout pour, adopté à l'unanimité.

   3. Financial Committee Director

      Directeur du comité financier

      Eric Doucet is not re-offering. No other nominations. This position is currently vacant. 

      Eric Doucet ne réoffre pas. Pas d'autres candidatures. Ce poste est actuellement vacant.

7. New Business

   Nouvelles entreprises

   Ticket Sales:

   We discussed the option of adding the cost of the tickets onto the registration so that we could avoid having tickets not returned or sold. Other associations follow this exact process. 

   We also discussed multi player ticket sales which would cap the amount of tickets at 20 per family if they have more than one player. 

   Gatean talked about possibly having a prize sponsored, meaning a few businesses could give a monetary donation and we could buy a large prize with this as the main prize. 

   Once details for tickets are ironed out an email will be sent for a vote to move forward with ticket sales. 

   Rene would like to schedule a fundraising meeting asap to iron out some of the fundraising details moving forward. Jeff Paradis had a lot of great ideas he would like to share. 

    

   La vente de billets:

   Nous avons discuté de la possibilité d'ajouter le coût des billets à l'inscription afin d'éviter que des billets ne soient retournés ou vendus. D'autres associations suivent exactement ce processus. Nous avons également discuté des ventes de billets multi-joueurs qui plafonneraient le nombre de billets à 20 par famille s'ils ont plus d'un joueur.

   Gatean a parlé de la possibilité de sponsoriser un prix, ce qui signifie que quelques entreprises pourraient faire un don en argent et nous pourrions acheter un gros prix avec celui-ci comme prix principal.

   Une fois les détails des billets réglés, un e-mail sera envoyé pour un vote afin de poursuivre la vente des billets.

   René aimerait planifier une réunion de collecte de fonds dès que possible pour régler certains des détails de la collecte de fonds à l'avenir. Jeff Paradis avait beaucoup de bonnes idées qu'il aimerait partager.

8. Adjournment

   Ajournement

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.