Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Former president Rene not present, Candace Roy chaired meeting. Welcome Everyone and hats off to our tournament director Joelle Landry for 2 successful tournaments so far. 

   L'ancien président René n'est pas présent, Candace Roy a présidé la réunion. Bienvenue à tous et chapeau à notre directrice de tournoi Joelle Landry pour 2 tournois réussis jusqu'à présent.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Esso medals and association medals ordered and hopefully ready for march 6th. Banquet needs to be decided on and will be discussed in new business. 

   Médailles Esso et médailles de l'association commandées et espérons-le prêtes pour le 6 mars. Le banquet doit être décidé et sera discuté dans les affaires nouvelles.

5. Schedule

   Horaire

   Entering week 24 in hockey season. The month of February has been the busiest ever since Gaetan has been doing the job. After next weekend we will have played 130 games including tournaments in the month of February.  
   Campbellton ice time- 393 hrs=$4490 
   Dalhousie ice time-243= $27,702  
   Total 636 hours= $ 72,692

   These amounts do not include ice time for the tournaments.  
   There are 2 make-up games to add to the schedule, Gaetan will take care of this.

   Début de la semaine 24 de la saison de hockey. Le mois de février a été le plus chargé depuis que Gaétan fait le boulot. Après le week-end prochain, nous aurons joué 130 matchs, dont des tournois au mois de février.
   Temps de glace de Campbellton - 393 heures = 4490 $
   Temps de glace Dalhousie-243 = 27 702 $
   Total 636 heures = 72 692 $.

   Ces montants n'incluent pas le temps de glace pour les tournois.
   Il y a 2 jeux de rattrapage à ajouter au programme, Gaétan s'en chargera.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Statement of revenue and expenditures was shared by Candace LP.

   11/U13 tournament happened this weekend and raised a total of $8,357.50

    

   Candace Roy motioned to purchase 2 small drawer safes seconded by Joelle Landry.
   Candace LP is going to look into a nighttime deposit bag and safes will be emptied nightly. 
   Always put a message in the slack app if anyone leaves money in any drawer or cash box for candace LP so she can pick up the money ASAP.  

   L'état des revenus et des dépenses a été partagé par Candace LP.

   Le tournoi 11/U13 a eu lieu ce week-end et a rapporté un total de 8 357,50 $

   Candace Roy propose l'achat de 2 petits coffres-forts à tiroir appuyée par Joëlle Landry.
   Candace LP va chercher dans un sac de dépôt de nuit et les coffres-forts seront vidés tous les soirs.
   Mettez toujours un message dans l'application Slack si quelqu'un laisse de l'argent dans un tiroir ou une caisse pour Candace LP afin qu'elle puisse récupérer l'argent dès que possible.

    

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      New Sponsorships:

      CBDC- $200
      IGA- $150 gift card for Arnold Maisey
      Denis Leblanc- $100

       Seema mentioned for next year that each team get 2 tournaments paid and the 3rd only gets paid after they have volunteered their time. She would like to do a survey at the end of the season asking parents what they would rather volunteering their time or selling tickets.
      Seema talked about a larger fundraiser for next season to avoid having to search for volunteers so often. She talked about hosting some kind of golf tournament possibly and to try and make a deal of some sort with the golf course where both parties could benefit.  

      Nouveaux parrainages :

      CBDC - 200 $
      IGA - Carte-cadeau de 150 $ pour Arnold Maisey
      Denis Leblanc – 100 $

       Seema a mentionné pour l'année prochaine que chaque équipe reçoit 2 tournois payés et que le 3e n'est payé qu'après avoir donné de son temps. Elle aimerait faire un sondage à la fin de la saison pour demander aux parents ce qu'ils préféreraient donner de leur temps ou vendre des billets.
      Seema a parlé d'une collecte de fonds plus importante pour la saison prochaine afin d'éviter d'avoir à rechercher si souvent des bénévoles. Elle a parlé d'organiser éventuellement une sorte de tournoi de golf et d'essayer de conclure une sorte d'entente avec le terrain de golf où les deux parties pourraient en bénéficier.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Game sheet 4 minute penalty discussion:
   It can be added as a custom penalty on our game sheet app. Right now it is being inputted as 2 x 2 minute penalties which sometimes gets confusing. It was discussed with the board and Jean is going to add the 4 minute penalty. I will show up in the game sheet app shortly

   Feuille de match Discussion sur les pénalités de 4 minutes :
   Il peut être ajouté comme pénalité personnalisée sur notre application de feuille de match. À l'heure actuelle, il est saisi sous forme de pénalités de 2 x 2 minutes, ce qui devient parfois déroutant. Cela a été discuté avec le conseil d'administration et Jean va ajouter la pénalité de 4 minutes. Je vais apparaître dans l'application feuille de match sous peu.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    A complaint came in at the U13 level. Mathieu and Steve, through phone, met with the coaches and then met with the parents and everything seems ok now. 
    Marc received an email from Eric about the u11/u13 tournament about a ref putting on ear canceling headphones during a game. It was kind of laughed off but the team that it was intended for usually wins all season and they got beat at this game and the coach was upset and put a complaint in. The coach said it had nothing to do with the tournament or the association but Eric P needed to follow up so he needed to inquire. Nothing for the Association to deal with in this situation. 

    Une plainte est arrivée au niveau U13. Mathieu et Steve, par téléphone, ont rencontré les entraîneurs puis rencontré les parents et tout semble ok maintenant.
    Marc a reçu un e-mail d'Eric concernant le tournoi u11/u13 à propos d'un arbitre mettant des écouteurs anti-bruit pendant un match. C'était un peu ri, mais l'équipe à laquelle il était destiné gagne généralement toute la saison et ils ont été battus à ce match et l'entraîneur était bouleversé et a déposé une plainte. L'entraîneur a dit que cela n'avait rien à voir avec le tournoi ou l'association mais Eric P devait faire un suivi, il devait donc se renseigner. Rien à faire pour l'Association dans cette situation.

11. NSMHL

    LHMCN

    Last meeting was held January 17th.  
    Everything is going good with scoresheet app.
    U11 comp A and B-  year end tournament march 24-26th in Lameque  cost is $400
    U11 rec- year end tournament March 17-19th in Bathurst cost is $475 per team.
    Make up games were discussed and Gaetan will take care of these.  
    They talked about intimidation and if it's a member of HNB it goes to Hockey Canada if it's not a member of HNB involved it goes to the RCMP. 
    Number of players per game is 17 skaters max and 2 goalies. You can’t split these numbers any other way.
    Patrice and Marcel will be creating an account for the league so that E Transfers will be able to be made to pay league fees and other payments needed.  

    La dernière réunion a eu lieu le 17 janvier.
    Tout se passe bien avec l'application de feuille de match.
    Tournoi de fin d'année U11 comp A et B du 24 au 26 mars à Lameque coûte 400$
    Le tournoi de fin d'année U11 récréatif du 17 au 19 mars à Bathurst coûte 475 $ par équipe.
    Des jeux de maquillage ont été discutés et Gaetan s'en chargera.
    Ils ont parlé d'intimidation et si c'est un membre de HNB, ça va à Hockey Canada si ce n'est pas un membre de HNB impliqué, ça va au GRC .
    Le nombre de joueurs par match est de 17 patineurs maximum et 2 gardiens. Vous ne pouvez pas diviser ces nombres d'une autre manière.
    Patrice et Marcel créeront un compte pour la ligue afin que les transferts E puissent être effectués pour payer les frais de ligue et autres paiements nécessaires.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Thanks to all the directors, everyone is doing a great job. Mathieu asked if there was a list of rules for the upcoming jamboree, he would like to add to all tournament rules that a player cannot be rostered on 2 teams in the same tournament. Once your own team is finished in the tournament then they can play on another team. Joelle will send the timbit jamboree rules to stephane and Mathieu.
     

    Merci à tous les directeurs, tout le monde fait un excellent travail. Mathieu a demandé s'il y avait une liste de règles pour le prochain jamboree, il aimerait ajouter à toutes les règles du tournoi qu'un joueur ne peut pas être aligné sur 2 équipes dans le même tournoi. Une fois que votre propre équipe a terminé le tournoi, elle peut jouer dans une autre équipe. Joelle enverra les règles du timbit jamboree à stephane et Mathieu.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       First shift players have all been assigned. So far the new u7 teams are going good. Games have been pretty even with these 2 new teams. No complaints came to Stephane about any of the players or teams. Coaches say things are running good. 

       There was one parent whose kids joined the u7 practices and are actually u9 age. She wanted to know if her kids could go to the u9 teams practices too. Stephane told her that she would need to find more volunteers to get on the ice with them because these U9 teams are at capacity. Basically this can’t happen because it would open a can of worms.  
        

       Les joueurs de la première équipe ont tous été affectés. Pour l'instant les nouvelles équipes U7 vont bien. Les matchs ont été assez équilibrés avec ces 2 nouvelles équipes. Aucune plainte n'a été adressée à Stéphane concernant aucun des joueurs ou des équipes. Les entraîneurs disent que tout va bien.

       Il y avait un parent dont les enfants ont rejoint les entraînements u7 et ont en fait u9 ans. Elle voulait savoir si ses enfants pouvaient aussi aller aux entraînements des équipes U9. Stéphane lui a dit qu'elle aurait besoin de trouver plus de bénévoles pour aller sur la glace avec eux parce que ces équipes U9 sont à pleine capacité. Fondamentalement, cela ne peut pas arriver car cela ouvrirait une boîte de Pandore.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Marc talked with Eric P in the last few weeks about the Provincials for comp level. Your standings sends you to whatever provincials you qualify in. waiting to see where our u13 comp places to determine where we are going.

       U13 rec- in the past your top team in the league would advance to the zones and then go to provincials. Last year it changed and every district sent a team, which is what they will follow this year. We need to determine a winner from our district in Restigouche. Last year we went with league standings and head to head matchups and this year U13 rec Tremblay are going to zones. Provincials at this level will happen from March 31st to April 2nd in Sussex. You may hear that Bathurst does it differently but it is because they have two associations in their district so they do playoff style to determine the winner that goes to their zones. 

       U15 rec will do the same thing,  go to zones and a chance to go provincials. 

       U11 Rec and Comp teams just do an end of year tournament.

       Thank you everyone for the u11 u13 tournament . 

       Marc a parlé avec Eric P au cours des dernières semaines au sujet des Provinciaux pour le niveau comp. Votre classement vous envoie à n'importe quelle compétition provinciale dans laquelle vous vous qualifiez. Nous attendons de voir où se situe notre composition U13 pour déterminer où nous allons.

       U13 rec- dans le passé, votre meilleure équipe de la ligue se qualifiait pour les zones, puis pour les provinces. L'année dernière, cela a changé et chaque district a envoyé une équipe, ce qu'ils suivront cette année. Nous devons déterminer un gagnant de notre district de Restigouche. L'année dernière, nous sommes allés avec les classements de la ligue et les affrontements en tête-à-tête et cette année, les U13 rec Tremblay vont dans les zones. Les Provinciaux à ce niveau auront lieu du 31 mars au 2 avril à Sussex. Vous entendrez peut-être que Bathurst le fait différemment, mais c'est parce qu'ils ont deux associations dans leur district, alors ils font des séries éliminatoires pour déterminer le gagnant qui va dans leurs zones.

       U15 rec fera la même chose, ira dans les zones et une chance d'aller aux provinciaux.

       Les équipes U11 Rec et Comp viennent de faire un tournoi de fin d'année.

       Merci à tous pour le tournoi u11 u13 .

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Steve Hache not present. Gaetan shared a few scheduling items at this level. 
       U15 rec has a make up game to do as they had to cancel because there were no refs available, Gaetan will figure that out.
       U15 comp had to cancel an away game because of sickness and not enough players, it is currently being organized to reschedule. 

       Steve Hache n'est pas présent. Gaetan a partagé quelques éléments de planification à ce niveau.
       La récré U15 a un jeu de rattrapage à faire car ils ont dû annuler car il n'y avait pas d'arbitres disponibles, Gaetan s'en chargera.
       La compo U15 a dû annuler un match à l'extérieur pour cause de maladie et pas assez de joueurs, elle s'organise actuellement pour reprogrammer.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Global Girls game was a great success girls had fun and it drew a big crowd.  
       U15 girls played in petit rocher today February 21st for an exhibition game. We tried to find a spot to play against Miramichi but Serge thinks it will be hard this time of year. Tournament coming in April for U11 and U15.  

       Le jeu Global Girls a été un grand succès, les filles se sont amusées et ont attiré une foule nombreuse. 
       Les filles U15 ont joué à petit rocher aujourd'hui 21 février pour un match hors concours. Nous avons essayé de trouver une place pour jouer contre Miramichi mais Serge pense que ce sera difficile à cette période de l'année. Tournoi à venir en avril pour les U11 et U15.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Tournament details explained in sections below. 

    Joelle mentioned having a female tournament here next season. She would like to look at dates and talk with Serge more about it. 

    Les détails du tournoi sont expliqués dans les sections ci-dessous.

    Joelle a mentionné avoir un tournoi féminin ici la saison prochaine. Elle aimerait regarder les dates et en parler davantage avec Serge.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Report is not ready yet as it just happened this weekend. Joelle will get it together for the next meeting. Thank you to everyone who helped. It was very appreciated. Money collection at the end of tournament days was dsicussed and Candace LP will collect money every evening from the tournaments moving forward. 

       Le rapport n'est pas encore prêt car cela vient de se passer ce week-end. Joëlle s'en chargera pour la prochaine réunion. Merci à tous ceux qui ont aidé. C'était très apprécié. La collecte d'argent à la fin des jours de tournoi a été discutée et Candace LP collectera de l'argent tous les soirs des tournois à venir.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Profit of $4469.49,
       Income was $15,041.00 
       Cost for all items including ice and game sheet was $10,571.57 

       Bénéfice de 4469,49 $,
       Le revenu était de 15 041,00 $
       Le coût de tous les articles, y compris la glace et la feuille de match, était de 10 571,57 $

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       27 teams in total:
       14- u7
       13- u9 
       Jessica Savoie asked if she could have a space for a games room and a place for teams to hang out between games. Joelle will ask the rink if the lounge is available and how much it would cost.  

       27 équipes au total :
       14- u7
       13- u9
       Jessica Savoie a demandé si elle pouvait avoir un espace pour une salle de jeux et un endroit pour que les équipes se retrouvent entre les matchs. Joelle demandera à la patinoire si le salon est disponible et combien cela coûterait.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       première présence

       Rene shared through slack a report on the first shift program:

       He submitted the application for next season. He would like to propose that we keep them together as a group next year for a small fee, as opposed to trying to move them into U7/U9 teams. His suggestion for a cost is between $50-100 for two sessions each weekend after the first shift is done. He would like the board to discuss and come up with a reasonable amount so he can update the website with the new plan. He suggested that Gaetan may have some insight on the right amount to cover ice costs. 

       Gaetan said they will have 12 ice times after their first shift sessions end next season at $114 per ice time, which comes to $1368. Two teams each division go to year end tournaments which would come to $2008. Gaetans recommendation is 100$ per player who wants to move forward after the first shift program. 
       Everyone agreed with keeping them together like we did this year and everyone agreed to charging $100 per player. 

       Jenn also mentioned that they need to do respect in sport next season when they first sign up for the first shift program.

       René a partagé via Slack un rapport sur le programme du premier quart :

       Il a soumis la candidature pour la saison prochaine. Il aimerait proposer que nous les gardions ensemble en tant que groupe l'année prochaine pour une somme modique, au lieu d'essayer de les déplacer dans des équipes U7/U9. Sa suggestion pour un coût se situe entre 50 et 100 $ pour deux sessions chaque week-end après la fin du premier quart de travail. Il aimerait que le conseil discute et propose un montant raisonnable afin qu'il puisse mettre à jour le site Web avec le nouveau plan. Il a suggéré que Gaétan pourrait avoir une idée du montant approprié pour couvrir les frais de glace.

       Gaetan a déclaré qu'ils auront 12 temps de glace après la fin de leurs premières séances de quart de travail la saison prochaine à 114 $ par temps de glace, ce qui revient à 1368 $. Deux équipes de chaque division participent à des tournois de fin d'année qui rapporteraient 2008 $. La recommandation de Gaetan est de 100$ par joueur qui veut avancer après le programme du premier quart de travail.
       Tout le monde était d'accord pour les garder ensemble comme nous l'avons fait cette année et tout le monde a accepté de facturer 100 $ par joueur.

       Jenn a également mentionné qu'ils devaient faire preuve de respect dans le sport la saison prochaine lorsqu'ils s'inscriraient pour la première fois au programme du premier quart de travail.

    2. Board Member Discount

       Rabais pour les membres du conseil d'administration

       Board member discount has been discussed at a few prior meetings. It was decided that we needed to come up with a better formula for discount as everyone is getting a different discount currently, but all are putting in the same amount of time and work. These are the options that were discussed at last meeting and Candace ran the numbers and came up with the following information. 

       Option # 1- Leave as is 50% of lowest registration 
       Association total- $3147.50

       Option # 2- Flat rate of $250 
       Association total- $3,250

       Option # 3- 50% off total registration (not including try out fees) 
       Association total-  $5170.00

       Option # 4- 50% off highest registration 
       Association total- $3567.50

       Option # 5- Free registration of lowest child (would only apply to 1 board member of a family)
       Association total- $5225.00

       Please note all estimated totals are for 13 board members and amounts are based on this year's registrations. They do not include Rene Hache, former president, or Eric Doucet (no child in minor hockey) and are per member unless stated above (for those with 2 board members in 1 family.)

       I did not include free registration in the options as the cost is a drastic change from what we are covering now. Here is the cost of free registration just so you can have a comparison! 
       Free registration (would only apply to 1 board member of a family) 
       Association total- $7565.00

       Other Association board member discounts:
       BDC- 50% off their total registration (not including their fundraising cost which is $200, they sell tickets and keep the money from the tickets but are charged the $200 up front on their registration) 
       Option 2 flat rate of $250 per member starting this season was motioned by Gaetan, seconded by Joelle. 
       Passed unanimously.  
        

       La remise des membres du conseil d'administration a été discutée lors de quelques réunions précédentes. Il a été décidé que nous devions trouver une meilleure formule de remise car tout le monde bénéficie actuellement d'une remise différente, mais tous consacrent le même temps et le même travail. Ce sont les options qui ont été discutées lors de la dernière réunion et Candace a couru les chiffres et a trouvé les informations suivantes.

       Option # 1- Laisser tel quel 50% de l'inscription la plus basse
       Total de l'association - 3147,50 $

       Option # 2- Taux forfaitaire de 250$
       Total de l'association - 3 250 $

       Option # 3 - 50 % de réduction sur le total de l'inscription (sans compter les frais d'essai)
       Total de l'association - 5170,00 $

       Option # 4 - 50% de réduction sur l'inscription la plus élevée
       Total de l'association - 3567,50 $

       Option # 5- Inscription gratuite de l'enfant le plus bas (ne s'appliquerait qu'à 1 membre du conseil d'administration d'une famille)
       Total de l'association - 5225,00 $

       Veuillez noter que tous les totaux estimés sont pour 13 membres du conseil d'administration et que les montants sont basés sur les inscriptions de cette année. Ils n'incluent pas René Hache, ancien président, ni Éric Doucet (aucun enfant au hockey mineur) et sont par membre sauf indication ci-dessus (pour ceux qui ont 2 membres du conseil dans 1 famille.)

       Je n'ai pas inclus l'inscription gratuite dans les options car le coût est un changement radical par rapport à ce que nous couvrons actuellement. Voici le coût de l'inscription gratuite juste pour que vous puissiez avoir une comparaison !
       Inscription gratuite (ne s'appliquerait qu'à 1 membre du conseil d'administration d'une famille)
       Total de l'association - 7565,00 $

       Autres réductions pour les membres du conseil d'administration :
       BDC - 50% de réduction sur leur inscription totale (sans compter leur coût de collecte de fonds qui est de 200 $, ils vendent des billets et gardent l'argent des billets mais sont facturés 200 $ à l'avance sur leur inscription)
       Option 2 tarif forfaitaire de 250$ par membre à partir de cette saison a été proposé par Gaétan, appuyé par Joelle.
       Passé à l'unanimité.

    3. Year End Banquet

       Banquet de fin d'année

       Candace shared the details of how the banquet has worked in the past. Most members agreed that this requires a lot of volunteers which is something we have been struggling with all season.  
       Candace motioned to follow the same process as last year, giving medals to managers and them doing their own thing. Seconded by marc. 
       If the association is questioned about this decision, people will be told that we struggle with volunteers and this is why we decided to continue this way. 

       Candace a partagé les détails de la façon dont le banquet a fonctionné dans le passé. La plupart des membres ont convenu que cela nécessite beaucoup de bénévoles, ce avec quoi nous avons lutté toute la saison.
       Candace a proposé de suivre le même processus que l'année dernière, en donnant des médailles aux managers et en les faisant faire leur propre truc. Secondé par Marc.
       Si l'association est interrogée sur cette décision, on dira aux gens que nous avons du mal avec les bénévoles et c'est pourquoi nous avons décidé de continuer dans cette voie.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    March 20, 2023 7:00 at the Dalhousie Inch Arran Arena. 

    Le 20 mars 2023 à 19 h 00 à l'aréna Dalhousie Inch Arran.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.