Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Former President Rene Hache chaired this meeting. Thank you everyone for being here, Thank You to Jenn for joining us last minute as registrar. Still have a president and vice president to fill right now. Also thank you to Candace Legacy Parent for taking the role of treasurer.

   L'ancien président René Hache a présidé cette réunion. Merci à tous d'être ici, merci à Jenn de nous avoir rejoints à la dernière minute en tant que registraire. Il nous reste encore un président et un vice-président à pourvoir en ce moment. Merci également à Candace Legacy Parent d'avoir assumé le rôle de trésorière.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Rene would like to send an email to parents about filling the positions that are vacant right now. Rene suggested that a possible solution would be for one of the current board members to become president so it would not be as intimidating for someone new coming in. When we open this position up to the public we will do an interview process for anyone who applies and it is up to the board to decide on a good candidate. Jean will talk to everyone at the managers meeting for possible candidates.

   René aimerait envoyer un courriel aux parents pour combler les postes qui sont vacants en ce moment. Rene a suggéré qu'une solution possible serait que l'un des membres actuels du conseil d'administration devienne président afin que ce ne soit pas aussi intimidant pour quelqu'un de nouveau. Lorsque nous ouvrirons ce poste au public, nous organiserons un processus d'entretien pour toute personne qui postule. et c'est au conseil de choisir un bon candidat. Jean parlera à tout le monde lors de la réunion des managers pour les candidats potentiels.

5. Schedule

   Horaire

   Finished week 5 of 29 yesterday. 62.5 hours of ice so far which is $6875. Gaetan sent ice availability for weekends to the league. 

   625$ a year covers the whole season of the Game Sheet app for all rec and comp teams. Candace Roy motioned the budget of $625 for the Game Sheet app, see motion below. 

   Fini la semaine 5 sur 29 hier. 62,5 heures de glace jusqu'à présent, soit 6875 $. Gaetan a envoyé la disponibilité de la glace pour les fins de semaine à la ligue.

   625 $ par an couvre toute la saison de l'application Game Sheet pour toutes les équipes récréatives et comp. Candace Roy a proposé le budget de 625 $ pour l'application Game Sheet, voir la motion ci-dessous.

    

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Ceilidh is no longer with us. We are now set up with quick books, Gaetan, Candace Legacy Parent and Rene are meeting with Eric Doucet on Thursday for training on this. Gaetan and Rene are on board with helping Candace LP to make sure everything is entered and tracked properly moving forward. Rene would like to go back 1 year to make sure everything is entered and tracked correctly. 

   A meeting was held with TD bank to add Candace Roy as a signing authority moving forward. Candace Legacy Parent will be added in the near future. As soon as signing authority is settled there are some cheques that need to go out ASAP.

   A lot of square payments and credit cards came in this year.

   Ceilidh n'est plus parmi nous. Nous sommes maintenant mis en place avec des livres rapides, Gaetan, Candace Legacy Parent et René rencontrent Eric Doucet jeudi pour une formation à ce sujet. Gaetan et René sont à bord pour aider Candace LP à s'assurer que tout est saisi et suivi correctement à l'avenir. René aimerait revenir 1 an en arrière pour s'assurer que tout est saisi et suivi correctement.

   Une réunion a eu lieu avec la banque TD pour ajouter Candace Roy comme signataire autorisé à l'avenir. Candace Legacy Parent sera ajouté dans un proche avenir. Dès que le pouvoir de signature est établi, certains chèques doivent être envoyés dès que possible.

   Beaucoup de paiements carrés et de cartes de crédit sont arrivés cette année.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Sponsorships currently:

      • Village of Charlo - 100$
      • Town of Dalhousie $1000
      • Tide head cheque on the way- $500
      • Dalhousie Lions Club -$500 

      Other places are still waiting to meet and finalize donations. Rene is going to ask if receipts for sponsorship can be done through the new accounting software. 

      Clothing sales 2 weeks ago we sold for $5765.00. Another sale will be happening Oct 29th. 

      Seema will arrange something with Jean for volunteers for chuck a puck and popcorn sales through managers.  

      9 games in the regular season for marauders this year. Seema is hoping to bring in$ 10,000

      Parrainages actuellement :

      • Village de Charlo - 100$
      • Ville de Dalhousie 1 000 $
      • Vérification de la tête de marée sur le chemin- 500 $
      • Club des Lions de Dalhousie- 500 $

      D'autres lieux attendent encore de se réunir et de finaliser les dons. René va demander si les reçus de parrainage peuvent être effectués via le nouveau logiciel de comptabilité.

      Ventes de vêtements il y a 2 semaines, nous avons vendu pour 5765,00 $. Une autre vente aura lieu le 29 octobre.

      Seema organisera quelque chose avec Jean pour que les bénévoles lancent une rondelle et vendent du pop-corn par l'intermédiaire des gestionnaires.

      9 matchs de saison régulière pour les maraudeurs cette année. Seema espère rapporter 10 000 $

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Interviews went fairly well for comp levels. Next year Troy will look at changing some of the questions for the interviews at each level. Troy would like to try and start recruiting for new coaches earlier next season. 

   Troy will reach out to HNB to get full access to the practice plans from hockey canada for the coaching staff. Ice hockey systems is another option that Troy looked at for coaching plans. Rene suggested showing our coaching staff how to use the hockey canada program for practice plans.

   Les entretiens se sont plutôt bien déroulés pour les niveaux comp. L'année prochaine, Troy cherchera à changer certaines des questions des entretiens à chaque niveau. Troy aimerait essayer de commencer à recruter de nouveaux entraîneurs plus tôt la saison prochaine.

   Troy communiquera avec HNB pour obtenir un accès complet aux plans d'entraînement de Hockey Canada pour le personnel d'entraîneurs. Les systèmes de hockey sur glace sont une autre option que Troy a envisagée pour les plans d'entraînement. Rene a suggéré de montrer à notre personnel d'entraîneurs comment utiliser le programme Hockey Canada pour les plans d'entraînement.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean updated the manager page on the website both in french and english. He is waiting for all managers to be assigned so he can have a meeting with them to explain the website and where to go to find certain information. He is thinking of doing a google meet meeting with all managers online.

   Jean a mis à jour la page du manager sur le site en français et en anglais. Il attend que tous les gestionnaires soient assignés afin qu'il puisse avoir une réunion avec eux pour leur expliquer le site Web et où aller pour trouver certaines informations. Il envisage de faire une réunion Google Meet avec tous les managers en ligne.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Jenn did some training with Rene on Thursday for the HCR. U11, 13, 15 and 18’s are all entered in the HCR. She is waiting for a few coaching staff members. She also has some questions about females but will clarify these with Michelle Currie. 

   Hockey Canada now needs every coach or kid to sign a waiver. Jenn is going to send an email saying this is being signed on their behalf and then can sign off on all of them.

   Jenn s'est entraîné avec Rene jeudi pour le HCR. Les U11, 13, 15 et 18 sont tous inscrits au HCR. Elle attend quelques entraîneurs. Elle a également quelques questions sur les femmes mais les clarifiera avec Michelle Currie.

   Hockey Canada a maintenant besoin que chaque entraîneur ou enfant signe une renonciation. Jenn va envoyer un e-mail disant que cela est signé en leur nom et qu'elle peut ensuite signer pour chacun d'eux.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Final report was sent to HNB for both incidents that were ongoing from last season.

    Le rapport final a été envoyé à HNB pour les deux incidents en cours depuis la saison dernière.

11. NSMHL

    LHMCN

    In the by laws there was a $200 fine for visiting teams being no shows. They now added a $200 fine for the home teams who are no shows as well. 

    Start up of league:

    • U11 rec is 3 weeks from first team practice.
    • U13/u15 comp starts oct 22 weekend
    • U13 and up rec teams start Oct 29th/ 30th weekend. 

    End of year tournaments: 

    • U11 AA comp in PANE
    • U11 comp B possibly 4 plus teams and Restigouche North will host the year end tournament.

    Provincials:

    • A and AA march 23-26
    • B and C March 31-April 2nd 

    Dans les règlements, il y avait une amende de 200 $ pour les équipes visiteuses qui ne se présentaient pas. Ils ont maintenant ajouté une amende de 200 $ pour les équipes à domicile qui ne se présentent pas non plus.

    Lancement de la ligue :

    • La rec U11 est à 3 semaines de la pratique de la première équipe.
    • La compétition U13/U15 commence le week-end du 22 octobre
    • Les équipes récréatives U13 et plus commencent le week-end du 29/30 octobre.

    Tournois de fin d'année :

    • U11 AA comp dans PANE
    • U11 comp B possiblement plus de 4 équipes et Restigouche Nord accueillera le tournoi de fin d'année.

    Provinciaux :

    • A et AA du 23 au 26 mars
    • B et C 31 mars-2 avril

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu would like the comp coaches to be chosen 1st week of September moving forward. Mathieu talked to Matt Vautour and he wants to know how many coaches need their certifications, so he can let HNB know and they could possibly come here on Nov 8th or 9th for this. Stephane thinks there will be a lot at the U7, U9 level.

    Gaetan, Ryan Court and Rene spoke and  we will host goalie clinics Mondays at 5:45.

    Mathieu aimerait que les entraîneurs comp soient choisis la 1ère semaine de septembre à l'avenir. Mathieu a parlé à Matt Vautour et il veut savoir combien d'entraîneurs ont besoin de leurs certifications, alors il peut le faire savoir à HNB et ils pourraient éventuellement venir ici le 8 ou le 9 novembre pour cela. Stéphane pense qu'il y en aura beaucoup au niveau U7, U9.

    Gaetan, Ryan Court et Rene ont pris la parole et nous tiendrons des cliniques pour les gardiens de but les lundis à 17 h 45.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Groups are made for the evaluations. Stephane is having a meeting tomorrow with anyone interested in volunteering on the ice at this level. He has one main coach at each level right now that will be the leader. Candace will make stickers for each group and Stephane will hand out at evaluations.

       Des groupes sont constitués pour les évaluations. Stéphane a une réunion demain avec toute personne intéressée à faire du bénévolat sur la glace à ce niveau. Il a un entraîneur principal à chaque niveau en ce moment qui sera le leader. Candace fabriquera des autocollants pour chaque groupe et Stéphane les distribuera lors des évaluations.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       U15 comp team is completed.

       U18 coach is selected just waiting on bench staff.

       L'équipe comp U15 est complète.

       L'entraîneur des U18 est sélectionné juste en attente sur le personnel de banc.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       We ran a female hockey day and there were lots of girls and volunteers present. It was a successful, fun day. 

       U15 and U11 will have a traveling team. U13 not enough players, but the second year u13 are going up to u15. 

       Serge is trying to get 4 exhibition games. He needs to wait to see the schedules for the league's first. 

       Females only will register as normal and we will apply a rebate so they only pay the $150.

       Nous avons organisé une journée de hockey féminin et il y avait beaucoup de filles et de bénévoles présents. Ce fut une journée amusante et réussie.

       U15 et U11 auront une équipe itinérante. U13 pas assez de joueurs, mais la deuxième année les u13 montent en u15.

       Serge essaie d'obtenir 4 matchs d'exhibition. Il doit attendre de voir les horaires de la première de la ligue.

       Seules les femmes s'inscriront normalement et nous appliquerons un rabais afin qu'elles ne paient que 150 $.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Website is all updated for tournaments and the poster was sent to most of the associations. Joelle needs to upload the spreadsheets for the tournaments to the drive. She received a lot of questions that were able to be redirected to the website for info. 

    Joelle would like to know the best way to confirm that the payments for tournament registrations were made. She also asked how many teams she should take at each level. 24 teams across all levels of the tournament.

    Le site Web est entièrement mis à jour pour les tournois et l'affiche a été envoyée à la plupart des associations. Joelle doit télécharger les feuilles de calcul des tournois sur le lecteur. Elle a reçu beaucoup de questions qui ont pu être redirigées vers le site internet pour info.

    Joelle aimerait connaître la meilleure façon de confirmer que les paiements pour les inscriptions aux tournois ont été effectués. Elle a également demandé combien d'équipes elle devrait prendre à chaque niveau. 24 équipes à tous les niveaux du tournoi.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       première présence

       First Shift is huge this year, we currently have 46 kids registered. Rene suggested having the first shift only practice in Campbellton as the ice surface is much bigger.

       First Shift est énorme cette année, nous avons actuellement 46 enfants inscrits. René a suggéré d'avoir le premier quart de travail uniquement à Campbellton car la surface de la glace est beaucoup plus grande.

    2. Hockey Development Day Nov 5th

       Journée de développement du hockey 5 novembre

       • u7/u9- 5 players from the tigers will be at each practice.
       • U11-U13 - would like to get some marauders players out to practices. 
       • Goalie clinic with Ryan Court - he will ask some of the tigers goalies to come out too.

       • u7/u9- 5 joueurs des tigres seront à chaque pratique.
       • U11-U13 - aimerait amener certains joueurs maraudeurs à s'entraîner.
       • Clinique de gardien de but avec Ryan Court - il demande à certains des gardiens de but des tigres de venir aussi.

    3. Equipment Rooms

       Salles d'équipement

       Marc asked for permission to clear out the player equipment from both equipment rooms. Candace will ask the civic center if we can put a permanent bin of equipment for take and donate.

       Marc a demandé la permission de retirer l'équipement des joueurs des deux salles d'équipement. Candace demandera au centre civique si nous pouvons mettre un bac permanent de matériel à emporter et à donner.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    November 21, 2022 7:00 Inch Arran Arena, Dalhousie 

    21 novembre 2022 7:00 Inch Arran Arena, Dalhousie

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.