Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Hopefully everyone had a good summer and is looking forward to starting up

   J'espère que tout le monde a passé un bon été et a hâte de commencer

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   This will be Renes last meeting, he will be finishing up a few last minute tasks this week. He will send out another email encouraging people to step up and fill some of the board positions.

   Ce sera la dernière réunion de René, il terminera quelques tâches de dernière minute cette semaine. Il enverra un autre e-mail encourageant les gens à intervenir et à pourvoir certains des postes du conseil d'administration.

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan scheduled 4 double ice times for the female sept 12, 14, 19, and 21st. Serge asked whether we should charge or not.  

   • Pre season practices could go from sept 24th to october 7th
   • Try outs/evaluations oct 8th-Oct 23th 
   • All teams made by Oct 24th
   • League starts the weekend of Oct 29th 
   • U18 ID camp- if the two high school teams are a go there will be no need for a u 18 ID camp.

   Gaétan a prévu 4 temps de double glace pour les femmes les 12, 14, 19 et 21 septembre.

   • Serge a demandé si nous devions facturer ou non.
   • Les pratiques pré-saison pourraient se dérouler du 24 septembre au 7 octobre
   • Essais/évaluations du 8 octobre au 23 octobre
   • Toutes les équipes formées avant le 24 octobre
   • La ligue commence le week-end du 29 octobre
   • Camp d'identification U18 - si les deux équipes du secondaire s'y mettent, il n'y aura pas besoin d'un camp d'identification U18.

    

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   We are missing some refund cheques from tournaments that teams did not attend. Rene suggests we look at  purchasing an expense software such as quicken.

   Registrations will be coming in shortly, and there are a few pieces of revenue missing that Celildh and Rene will follow up on in the start of the season.

   Il nous manque certains chèques de remboursement de tournois auxquels les équipes n'ont pas participé. René suggère d'envisager l'achat d'un logiciel de dépenses tel que Quicken.

   Les inscriptions arriveront sous peu, et il manque quelques revenus que Celildh et Rene suivront au début de la saison.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      • Seema would like to get the sponsorship program up and running. Her goal is to get this going for September and October and have it wrapped up mid October. 
      • Clothing sales was huge last year. Seema would like to find a way to streamline it with some sort of online store. 
      • Marauders popcorn and chuck a puck sales- finding volunteers is hard. Rene will look at adding a spot on registrations to check off if interested in volunteering. 
      • Seema would like to scrap the online 50/50. Decision was made to cancel this software. 
      • Selling of tickets will be replaced by the sponsorship package. 
         

      • Seema aimerait mettre en place le programme de parrainage. Son objectif est de mettre cela en marche pour septembre et octobre et de le terminer à la mi-octobre.
      • Les ventes de vêtements ont été énormes l'année dernière. Seema aimerait trouver un moyen de le rationaliser avec une sorte de boutique en ligne.
      • Les maraudeurs vendent du maïs soufflé et lancent une rondelle - il est difficile de trouver des bénévoles. Rene cherchera à ajouter une place sur les inscriptions à cocher si elle est intéressée à faire du bénévolat.
      • Seema aimerait supprimer le 50/50 en ligne. La décision a été prise d'annuler ce logiciel.
      • La vente de billets sera remplacée par le forfait de parrainage.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Coaching applications and registrations will be opened at the same time hopefully by Thursday of this week.  Rene will send out a mass email about this. Coaching applications will be due by september 21st. Coaches should be chosen by the following week. 

   Interview committee will consist of a level director, technical director and coaching director. No interviews should be done alone this season. Marc suggested doing coaching interviews in person this year. The applicants will be shared with the board before the interviews take place. 

   Mathieu will take care of the evaluators for the try outs. He will be there and he would like the director of each level to be part of it also and someone from outside of minor hockey.

   Les candidatures et les inscriptions pour les entraîneurs seront ouvertes en même temps, espérons-le, d'ici jeudi de cette semaine. René enverra un e-mail de masse à ce sujet. Les candidatures pour les entraîneurs seront dues avant le 21 septembre. Les entraîneurs devraient être choisis la semaine suivante.

   Le comité d'entrevue sera composé d'un directeur de niveau, d'un directeur technique et d'un directeur d'entraînement. Aucune entrevue ne devrait être faite seul cette saison. Marc a suggéré de faire des entrevues de coaching en personne cette année. Les candidats seront partagés avec le conseil avant les entretiens.

   Mathieu s'occupera des évaluateurs pour les essais. Il sera là et il aimerait que le directeur de chaque niveau en fasse partie aussi et quelqu'un de l'extérieur du hockey mineur.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean Roy submitted his name for this position. Candace motioned to elect Jean Roy and was seconded by lisa. Motion passed unanimously.

   Jean Roy a soumis sa candidature pour ce poste. Candace propose d'élire Jean Roy et est appuyée par lisa. Motion adoptée à l'unanimité.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Lisa’s only concern is about replying to emails before she gets to them and then she may miss them. Rene stresses that when we reply to an email make sure we think about who else needs to know and be sure to forward to them as well.

    

   On the website rene has added the capacity to change the late fee by division. The reason he made this change is because u7 and u9 starts at different times. Rene motioned changing the late fee amounts to approx 15% rounded to the nearest tenth for each division. We will change the wording that the late fees apply as soon as teams are formed per division and posted on the website. Seconded by Lisa. Passed unanimously.

   La seule préoccupation de Lisa est de répondre aux e-mails avant qu'elle ne les reçoive, sinon elle risque de les manquer. Rene souligne que lorsque nous répondons à un e-mail, assurez-vous de penser à qui d'autre a besoin de savoir et assurez-vous de leur transmettre également.

   Sur le site rene a ajouté la possibilité de modifier les frais de retard par division. La raison pour laquelle il a fait ce changement est que u7 et u9 commencent à des moments différents. René propose de modifier les montants des frais de retard à environ 15 % arrondis au dixième le plus proche pour chaque division. Nous modifierons le libellé indiquant que les frais de retard s'appliquent dès que les équipes seront formées par division et affichées sur le site Web. Secondé par Lisa. Passé à l'unanimité.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Lisa suggested that when a complaint is submitted we need to provide a follow up to the person who submitted the complaint.

    Lisa a suggéré que lorsqu'une plainte est soumise, nous devons fournir un suivi à la personne qui a soumis la plainte.

11. NSMHL

    LHMCN

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Stephane talked about tiering the novice group. Rene told Stephane that if the technical group is comfortable with tiering the novice level then they should go ahead with it. It is not something that needs to be voted on. Mathieu and Stephane will discuss this more and Mathieu would like to have a meeting to go through more of this with just the directors.

       Stéphane a parlé de la hiérarchisation du groupe novice. René a dit à Stéphane que si le groupe technique est à l'aise avec l'échelonnement du niveau novice, il devrait le faire. Ce n'est pas quelque chose qui doit être voté. Mathieu et Stéphane en discuteront davantage et Mathieu aimerait avoir une réunion pour en discuter davantage avec seulement les réalisateurs.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       4 sessions to happen before the hockey season starts. They will have 2 or 3 games during the season and hopefully 2 tournaments throughout the season. Serge will distribute posters for the schools and other areas.

       4 séances avant le début de la saison de hockey. Ils auront 2 ou 3 matchs au cours de la saison et, espérons-le, 2 tournois tout au long de la saison. Serge distribuera des affiches pour les écoles et d'autres secteurs.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       première présence

       Rene needs someone to take this over soon. It consists of 6 practices.  Right now we are at 24 and registration just opened yesterday. November 12th is the welcome event where they get the equipment. Moving forward any emails that come in for the first shift through the main email forward to Rene and Stephane they will take care of it. Stephane will help with the planning.

       René a besoin de quelqu'un pour s'en occuper bientôt. Il se compose de 6 pratiques. En ce moment nous sommes à 24 et les inscriptions viennent d'ouvrir hier. Le 12 novembre est l'événement de bienvenue où ils reçoivent l'équipement. Transférer tous les e-mails qui arrivent pour le premier quart de travail via l'e-mail principal à René et Stéphane, ils s'en occuperont. Stéphane aidera à la planification.

    2. Promoting other hockey agencies/

       Promouvoir d'autres agences de hockey

       We have always had a policy to not touch this kind of thing. At what point do you stop this and where do you draw the line as far as promoting goes? Candace motioned to promote hockey clinics, schools or activities happening in the Restigouche region. Seema seconded. Passed unanimously.

       Nous avons toujours eu pour politique de ne pas toucher à ce genre de choses. À quel moment arrêtez-vous cela et où tracez-vous la ligne en ce qui concerne la promotion ? Candace a proposé de promouvoir les cliniques de hockey, les écoles ou les activités qui se déroulent dans la région de Restigouche. Sema secondé. Passé à l'unanimité.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    September 19 7:00 Inch Arran Ice Palace

    19 septembre 19h00 Palais de glace d'Inch Arran

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.