Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Rene thanks everyone for taking care of the emergency cancellation situation while he was away. He appreciates how everyone responded quickly to this situation. 

   René remercie tout le monde d’avoir pris soin de la situation d’annulation d’urgence pendant son absence. Il apprécie la façon dont tout le monde a réagi rapidement à cette situation. 

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   Approved. See motion below. 

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   The Town Of Dalhousie contacted us with the possibility of delaying the ice surface.  Waiting on more information on this. 

   La ville de Dalhousie nous a contactés pour nous faire part de la possibilité de retarder la surface de glace.  En attente de plus d’informations à ce sujet. 

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan got the schedule from the NSMHL.  They want Gaetan to fill in our schedule but there is nothing much he can do with this right now because we don't have any teams or a schedule made due to the current situation. 

    

   Gaetan a obtenu le programme de la NSMHL. Ils veulent que Gaetan remplisse notre calendrier, mais il ne peut pas faire grand-chose avec cela pour le moment parce que nous n'avons pas d'équipes ou d'horaire en raison de la situation actuelle.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

    

   Currently $51,633.52.  There are still some cheques such as the ice for Dalhousie from last year and a couple of refunds that need to come out.  Rene has the cheque for Dalhousie and he is holding on to it until everything resumes.  The spreadsheet for the 2021 season is up to date currently.  Rene has added the ability on the website to add refunds to accounts which is a great tool.  The system is now ready to handle any amount of full or partial refund requests.  Rene and Ceilidh are meeting with the bank tomorrow to give Anick signing authorities and also about the banking costs.  We got an email today about a hockey fund that looks like it would be approx 500$ per person for people struggling financially, Ceilidh and Rene will look into this.  

    

    

    

    

   Actuellement 51 633,52 $. Il y a encore des chèques tels que la glace pour dalhousie de l'année dernière et quelques remboursements qui doivent sortir. René a le chèque de Dalhousie et il le garde jusqu'à ce que tout reprenne. La feuille de calcul pour la saison 2021 est à jour actuellement. René a ajouté la possibilité sur le site Web d'ajouter des remboursements aux comptes, ce qui est un excellent outil. Le système est maintenant prêt à traiter tout montant de demandes de remboursement total ou partiel. René et Ceilidh rencontrent la banque demain pour donner à Anick les pouvoirs de signature et également sur les frais bancaires. Nous avons reçu un e-mail aujourd'hui au sujet d'un fonds de hockey qui semble coûter environ 500 $ par personne pour les personnes en difficulté financière, Ceilidh et René examineront la question.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Association tickets- Roger spoke to Gilles quickly about a main prize for the tickets again this season.  He will talk to him again early next week.  Candace had touched base with Tom Simonson contracting and will follow up with him this week to see about his decision.  Having the tickets organized and ready to go is a big priority right now.  Colette will apply for the ticket license and we will have everything ready to go for when the season commences.  

      Clothing- No new prices for this year as of now, Colette reached out to Keith for some different colors this year for hoodies, possibly green.  Colette will get a price on getting a sizing set from Keith.  We need to get an inventory done on the clothing that we have right now and go from there. 

      Jillian mentioned Rest River Outfitters options:

      ball caps 10.35 we need to order 24

      Toques with pom pom - 13.51

      Beanies-12.65 with logo

      Scarf- gray or solid black 18.34 with logo

      Rene will send out a vote with more accurate prices and a total amount requesting to be spent on this. 

      Annik has been working on the sponsorship program.  A program where minor hockey can be sponsored from businesses such as gold level sponsors, silver, bronze etc.  Each level would give different advertising options for the businesses.  Looking at also offering this for specific tournaments.  Possibly even looking at potentially sponsoring a team and having business names on the bottom of the jerseys.  

       

       

       

       

       

       

      Billets d'association - Roger a parlé à Gilles rapidement d'un prix principal pour les billets encore cette saison. Il lui parlera à nouveau au début de la semaine prochaine. Candace avait touché la base avec Tom Simonson contractant et fera un suivi avec lui cette semaine pour voir sa décision. Avoir les billets organisés et prêts à partir est une grande priorité pour le moment. Colette fera une demande de licence de billet et nous aurons tout prêt à partir lorsque la saison commencera.
      Vêtements - Aucun nouveau prix pour cette année pour le moment, Colette a contacté Keith pour des couleurs différentes cette année pour des sweats à capuche, peut-être du vert. Colette obtiendra un prix pour obtenir un ensemble de tailles de Keith. Nous devons faire un inventaire des vêtements que nous avons actuellement et partir de là.
      Jillian a mentionné les options de Rest River Outfitters:
      casquettes 10.35 nous devons commander 24
      Tuques avec pompon - 13.51
      Bonnets - 12,65 avec logo
      Écharpes - gris ou noir uni 18,34 avec logo.

      René enverra un vote avec des prix plus précis et un montant total demandant à être dépensé pour cela.

      Annik a travaillé sur le programme de parrainage. Un programme où le hockey mineur peut être parrainé par des entreprises telles que des sponsors de niveau or, argent, bronze, etc. Chaque niveau offrirait différentes options de publicité pour les entreprises. Vous cherchez également à offrir cela pour des tournois spécifiques. Peut-être même envisager de parrainer une équipe et avoir des noms commerciaux au bas des maillots.

      
       

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Troy discussed that a meeting was held with Troy, Marc Eric and Roger a couple of weeks ago.  They discussed coaches at all the different levels that had applied.  Tryouts were supposed to happen but because of covid that was cancelled.  For the U7, two have been confirmed for Campbellton but we are still missing coaches at this level for the Dalhousie area.  Rene mentioned to Troy to make sure to get the DOB for all new coaches as this makes it easier for Genny and Hockey Canada Registry purposes.   

   Troy a expliqué qu'une réunion avait eu lieu avec Troy, Marc Eric et Roger il y a quelques semaines. Ils ont discuté des entraîneurs à tous les différents niveaux qui s'étaient appliqués. Les essais étaient censés avoir lieu, mais à cause d'un covid qui a été annulé. Pour les U7, deux ont été confirmés pour Campbellton mais il nous manque encore des entraîneurs à ce niveau pour la région de Dalhousie. René a mentionné à Troy de s'assurer d'obtenir la date de naissance pour tous les nouveaux entraîneurs, car cela facilite la tâche aux fins du registre de Genny et de Hockey Canada.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Nothing to report as there has been no managers chosen yet.  Jersey collection is great, only missing a few kids from the Quebec side. There may be approx 5 that are missing.

    

   Rien à signaler car aucun manager n'a encore été choisi. La collection de maillots est géniale, il ne manque que quelques enfants du côté québécois. Il peut y en avoir environ 5 qui manquent.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Currently there is nothing to report because no teams have been made yet.  Genny will be going through the list of players to see what parents need their respect in sport, and she will also be going through the coaches to see if anyone is missing any credentials.  Bench staff and the board has to take the new Covid return to hockey, Rene will check into if parents need this also.

   Actuellement, il n'y a rien à signaler car aucune équipe n'a encore été constituée. Genny parcourra la liste des joueurs pour voir ce que les parents ont besoin de leur respect dans le sport, et elle passera également par les entraîneurs pour voir si quelqu'un manque de justificatifs. Le personnel du banc et le conseil doivent prendre le nouveau retour de Covid au hockey, René vérifiera si les parents en ont également besoin.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Other areas are in the orange phase right now like we are, so we need to find out if the league is moving forward like usual.  We will be behind when we do actually start.  Rene and Roger will reach out to see how the league is going to work as they will have to start without us.  Roger suggested sending an email to the NSMHL asking how the league plans on moving forward with the season, and how this will affect us being still in the orange phase.  Roger mentioned about us starting late and not playing as many games, the way they calculate the standings might have to be different as Restigouche North will not have as many games played. 

    D'autres domaines sont actuellement dans la phase orange comme nous, nous devons donc savoir si la ligue avance comme d'habitude. Nous serons en retard lorsque nous commencerons réellement. René et Roger chercheront à voir comment la ligue va fonctionner car ils devront commencer sans nous. Roger a suggéré d'envoyer un courriel à la NSMHL pour lui demander comment la ligue prévoit de faire avancer la saison et comment cela nous affectera d'être encore dans la phase orange. Roger a mentionné que nous commençons tard et que nous ne jouons pas autant de matchs, la façon dont ils calculent le classement pourrait devoir être différente car Restigouche Nord n'aura pas autant de matchs joués.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    The only coach that has been chosen right now is Atom Comp.  For the other levels, we're not sure what we are going to have for numbers with the current situation so coaches have not been chosen yet.  Genny asked for a list of the coaches so she can start with the hockey registry and confirming all the coaches have what they need so she can be ahead of the game.

    Le seul entraîneur qui a été choisi pour le moment est Atom Comp. Pour les autres niveaux, nous ne savons pas ce que nous allons avoir pour les chiffres avec la situation actuelle, donc les entraîneurs n'ont pas encore été choisis. Genny a demandé une liste des entraîneurs afin qu'elle puisse commencer avec le registre de hockey et confirmer que tous les entraîneurs ont ce dont ils ont besoin pour être en avance sur le match.

    1. IP/Novice Director Report

       Rapport du directeur initiation/novice

       Eric Mockler has the coaches lined up of who he wants to have in charge in each area for the initiation and novice levels.  Right now the only area that is a problem is the initiation Dalhousie as we only had one name for assistant coach submitted.  You need at least 4 coaches to get on the ice with 25 kids.  He asked that if any of us know of anyone who might be interested to let them know and spread the word. 

        

       Eric Mockler fait aligner les entraîneurs qu'il souhaite avoir en charge dans chaque domaine pour les niveaux initiation et novice. À l'heure actuelle, le seul domaine qui pose problème est l'initiation Dalhousie, car nous n'avions qu'un seul nom d'entraîneur adjoint soumis. Vous avez besoin d'au moins 4 entraîneurs pour monter sur la glace avec 25 enfants. Il a demandé que si l'un de nous connaissait quelqu'un qui pourrait être intéressé de le leur faire savoir et de faire passer le mot.

    2. Atom/Peewee Director Report

       Rapport du directeur atom/peewee

       Coaches at the atom level will have to be chosen after the Comp team is made.  A lot of people that applied have selected to coach at whatever level their son or daughter plays, so we will only know this after the comp team is formed.

       Les entraîneurs au niveau atome devront être choisis après la constitution de l'équipe de compétition. Beaucoup de personnes qui ont postulé ont choisi d'entraîner au niveau de jeu de leur fils ou de leur fille, donc nous ne le saurons qu'après la formation de l'équipe de compétition.

    3. Bantam/Midget Director Report

       Rapport du directeur bantam/Midget

       Nothing to report
        

       Rien à signaler

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Denise not present, nothing to report.  Rene reached out to Denise to have a contingency plan in place if tournaments actually do happen.  The applications need to be ready, dates need to be chosen so when the word comes out that tournaments are a go we will be ready.  

     

    Denise pas présente, rien à signaler. René a contacté Denise pour mettre en place un plan d'urgence si des tournois avaient lieu. Les candidatures doivent être prêtes, les dates doivent être choisies, donc quand le mot sera dit que les tournois sont prêts, nous serons prêts.

    1. Ernest Goulette Tournament

       Tournoi Ernest Goulette

       Nothing to report. 

       rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

       Tournoi Boyce Fitzpatrick

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. COVID related issues

       Problèmes liés au COVID

       We need to make sure that even though we are on hold right now we need to stress that we are still collecting payments.  Rene is going to prepare a document for the website detailing this.  Rene stressed that we also need to make sure to refer people to our refund policy before we answer any questions about refunds. 

        

       Nous devons nous assurer que même si nous sommes actuellement en attente, nous devons souligner que nous continuons à percevoir les paiements. René va préparer un document pour le site Web détaillant cela. René a souligné que nous devons également nous assurer de renvoyer les gens à notre politique de remboursement avant de répondre à toute question sur les remboursements.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    November 16,2020 at 7:00 pm   

    16 novembre 2020 à 19h 

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.