Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Welcome everyone, let's get right into the meeting.

   Bienvenue à tous, entrons directement dans la réunion.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   Approved. See motion below. 

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Not much to talk about in this section.  The biggest thing that Rene needs to inquire about is the AGM as Eric pelletier mentioned that we needed to have an AGM.  We have until October to do it but Rene has yet to get an official response from HNB on this. He was positive that it wasn't necessary if we were not a legal entity.  He is going to triple check this to be sure.

   Pas grand chose à dire dans cette section. La plus grande chose sur laquelle René doit se renseigner est l'AGA, car Eric pelletier a mentionné que nous devions avoir une AGA. Nous avons jusqu'en octobre pour le faire, mais René n'a pas encore reçu de réponse officielle de HNB à ce sujet. Il était convaincu que ce n'était pas nécessaire si nous n'étions pas une personne morale. Il va vérifier cela trois fois pour être sûr.

5. Schedule

   Horaire

   Nothing to report. 

    

   rien à signaler. 

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Currently $9955.65 and Ceilidh has two lotto factory cheques to be added a little more than 500$.  The mailbox needs to be paid which is an annual fee $198.00.  Ceilidh is going to look into the banking fees in the very near future. She will make an appointment with someone to check this out; they thought there was to be no fees on our accou. Ceilidh calling tmrw for that.  150$ needs to be sent to HNB for association fee. Ceilidh has access to the new spreadsheet for this year and is going to input all the new numbers.  Rene is going to create separate spreadsheets for each tournament so that it can be shared with tournament directors, these will link to the overall spreadsheet of finances. 

    

    

    

   Actuellement 9955,65 $ et Ceilidh a deux chèques d'usine de loto à ajouter un peu plus de 500 $. La boîte aux lettres doit être payée, soit des frais annuels de 198,00 $. Ceilidh va se pencher sur les frais bancaires dans un très proche avenir. Elle prendra rendez-vous avec quelqu'un pour vérifier cela; ils pensaient qu'il n'y aurait pas de frais sur notre accou. Ceilidh appelle tmrw pour ça. 150 $ doivent être envoyés à HNB pour les frais d'association. Ceilidh a accès à la nouvelle feuille de calcul pour cette année et va saisir tous les nouveaux chiffres. René va créer des feuilles de calcul séparées pour chaque tournoi afin qu'il puisse être partagé avec les directeurs de tournoi, ceux-ci seront liés à la feuille de calcul globale des finances.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Colette ordered masks from Keith at nor shore designs today and Rene sent a new logo to Keith.  There was a  miscommunication between her and Keith and we ended up getting them for around $6.50 with the printing.  Mc atom jerseys have arrived.  Rene found the logo looked bad on the black jersey so he had created a logo just for the black jersey and the company couldn't do two different logos.  He called Keith at the time and he is going to charge around $60-80 to get the black jerseys printed.  Rene will send a vote on this.  

       

      There is a covid emergency fund that can be applied for, Rene would like someone to look into this, he will assign this to Colette and he will help her out with this.  Roger said he can help her out if there is any contact that needs to be made.  

       

      Roger asked if we were going ahead with association ticket sales this season.  There has been no contact made yet for getting a prize, but we can look into it and downgrade it a little bit this year and sell the tickets for a bit less and have a smaller prize.  There probably won't be much money that has to be given out for tournaments and that is what this money is usually used for. We need at least one big prize.  Roger will touch base with Gilles and see if he is interested in doing a prize again. Jill said Scott would donate lobster again and candace will check with tom simonson contracting for a small prize.

       

      Jill asked about clothing and the tracksuits from restigouche river outfitters, she will have an amount soon for the cost of ordering a set of suits to have for teams to try on. Once jill has an estimate we will send out a vote. We would like to get this going so it is ready for christmas.

       

       

       

      Colette a commandé des masques à Keith chez nor shore designs aujourd'hui et René a envoyé un nouveau logo à Keith. Il y a eu un problème de communication entre elle et Keith et nous avons fini par les obtenir pour environ 6,50 $ avec l'impression. Les maillots Mc Atom sont arrivés. René a trouvé que le logo était mauvais sur le maillot noir, il avait donc créé un logo uniquement pour le maillot noir et l'entreprise ne pouvait pas faire deux logos différents. Il a appelé Keith à l'époque et il va facturer entre 60 et 80 $ pour faire imprimer les maillots noirs. René enverra un vote à ce sujet.

      Il y a un fonds d'urgence covid qui peut être demandé, René aimerait que quelqu'un se penche là-dessus, il l'attribuera à Colette et il l'aidera. Roger a dit qu'il pouvait l'aider s'il y avait un contact à prendre.

      Roger a demandé si nous allions de l'avant avec la vente de billets d'association cette saison. Il n'y a pas encore eu de contact pour obtenir un prix, mais nous pouvons l'examiner et le déclasser un peu cette année et vendre les billets pour un peu moins et avoir un prix plus petit. Il n'y aura probablement pas beaucoup d'argent à donner pour les tournois et c'est à cela que cet argent est généralement utilisé. Nous avons besoin d'au moins un gros prix. Roger entrera en contact avec Gilles et verra s'il est intéressé à remettre un prix. Jill a dit que Scott ferait à nouveau don de homard et que Candace vérifiera avec Tom Simonson pour obtenir un petit prix.
       
      Jill a posé des questions sur les vêtements et les survêtements des pourvoiries de la rivière Restigouche, elle aura bientôt un montant pour le coût de la commande d'un ensemble de combinaisons à avoir pour les équipes à essayer. Une fois que jill aura une estimation, nous enverrons un vote. Nous aimerions que cela se fasse pour qu'il soit prêt pour Noël.

      
       

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Some coaches applications came in as of now.  We need to send another email or reminder about that to get more applications.  Roger mentioned that when we do our operational plan that we have something for the coaching certification courses level 1 and level 2 so that if we hold these we will be allowed to do so.  Add a section in operational plan about putting on clinics and how we will follow protocol.  

   Certaines applications d'entraîneurs sont arrivées à partir de maintenant. Nous devons envoyer un autre e-mail ou un rappel à ce sujet pour obtenir plus de candidatures. Roger a mentionné que lorsque nous élaborons notre plan opérationnel, nous avons quelque chose pour les cours de certification des entraîneurs de niveau 1 et 2 afin que, si nous les organisons, nous serons autorisés à le faire. Ajouter une section dans le plan opérationnel sur la mise en place de cliniques et la façon dont nous suivrons le protocole.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jersey collection is going way better than jill expected.  She is just missing atom fontaine.  She contacted him and he is going to start collecting them ASAP. 

    

   La collection de maillots va bien mieux que prévu. Il lui manque juste la fontaine atomique. Elle l'a contacté et il va commencer à les collecter dès que possible.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report, Genny not present.  

   Rien à signaler, Genny absent. 

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Meeting was held Tuesday Sept 8th, a lot of it was about what the teams would look like this season.  Roger will talk about this in the technical director report.

    La réunion a eu lieu le mardi 8 septembre, une grande partie de ce à quoi les équipes ressembleraient cette saison. Roger en parlera dans le rapport du directeur technique.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    We need to make a decision if  we are going to have comp or just rec.  BDC and Bathurst are on the fence on whether or not they want to do comp or not.  We are kind of in the driver's seat with determining their decisions right now.  The one negative Marc Lavigne mentioned was we will obviously have to spread the kids out evenly but the one big drawback will be the strong strong players on the ice with very weak players if we do not go ahead with comp. It's not fun in this sense for the strong players or the weak players. Roger mentioned that what happens is that since in phase 4 only will we play other associations all the games would be inter association games. and it will be the onus of our own coaches to make sure the top players/strong lines of the team will be against strong lines of the other teams.  There is going to be a lot more leniency because of roster movements and HNB may only lock those rosters later this season.  If we go the route of making all house leagues what will most likely happen is that there will be no 1st and 2nd week of tryout camps they will have two weeks of skill drills and skill development where there will be no teams divided at this point.  These two weeks the kids could be evaluated at the same time to see how to separate the teams.  Potentially the first 4 to 5 weeks could be used to group the kids and have them play with each other and reinforce to the parents that teams will not be created until this is completely finished. Marc asked if it would be possible to start your season, have your tryouts, make the comp teams then spread out the other kids.  Then when the rec teams are formed add the comp players on the rec teams until we are in the phase that games and travel can happen.  Roger thinks HNB should have suggested the plan of action here.  If we are having comp we can only start to play against closest association in phase 3.  Rene thinks the issue here would be the legal technical issue because a comp team can't play against a rec team.  What would have to happen would be we would have a comp team but wouldn't register it right away and only register it when it opens up to travel and play against other teams, which won’t work either because the league needs a decision on what we are doing.  Roger would've liked to see HNB step up and make the decision that initially until phase 4 they would have said to have rec teams and then form your comp team when phase 4 happens.  Rene is going to put out a vote to see if we will have comp or just rec at each level.

    Nous devons prendre une décision si nous allons avoir comp ou simplement rec. BDC et Bathurst ne savent pas si elles veulent ou non faire de la comp. Nous sommes en quelque sorte aux commandes de la décision en ce moment. Le seul point négatif mentionné par Marc Lavigne était que nous devrons évidemment répartir les enfants de manière égale, mais le seul gros inconvénient sera les joueurs forts et forts sur la glace avec des joueurs très faibles si nous ne poursuivons pas la compétition. Ce n'est pas amusant dans ce sens pour les joueurs forts ou les joueurs faibles. Roger a mentionné que ce qui se passe, c'est que puisque dans la phase 4 seulement nous jouerons à d'autres associations, tous les jeux seraient des jeux inter-associations. et ce sera la responsabilité de nos propres entraîneurs de s'assurer que les meilleurs joueurs / lignes fortes de l'équipe seront contre les lignes fortes des autres équipes. Il y aura beaucoup plus de clémence en raison des mouvements de liste et HNB ne pourra verrouiller ces listes que plus tard cette saison. Si nous choisissons de faire toutes les ligues maison, ce qui se passera très probablement, c'est qu'il n'y aura pas de 1ère et 2ème semaine de camps d'essai, ils auront deux semaines d'exercices et de développement des compétences où il n'y aura pas d'équipes divisées à ce stade. Ces deux semaines, les enfants pourraient être évalués en même temps pour voir comment séparer les équipes. Potentiellement, les 4 à 5 premières semaines pourraient être utilisées pour regrouper les enfants et les faire jouer les uns avec les autres et insister auprès des parents sur le fait que les équipes ne seront pas créées tant que cela ne sera pas complètement terminé. Marc a demandé s'il serait possible de commencer votre saison, de faire vos essais, de faire des équipes de concours puis de répartir les autres enfants. Ensuite, lorsque les équipes de rec sont formées, ajoutez les joueurs comp sur les équipes de rec jusqu'à ce que nous soyons dans la phase où les jeux et les voyages peuvent avoir lieu. Roger pense que HNB aurait dû suggérer le plan d'action ici. Si nous avons une compétition, nous ne pouvons commencer à jouer contre l'association la plus proche qu'à la phase 3. René pense que le problème ici serait le problème technique juridique parce qu'une équipe de compétition ne peut pas jouer contre une équipe de reconnaissance. Ce qui devrait arriver, c'est que nous aurions une équipe de compétition, mais nous ne l'enregistrerions pas tout de suite et ne l'enregistrerions que lorsqu'elle s'ouvre pour voyager et jouer contre d'autres équipes, ce qui ne fonctionnera pas non plus car la ligue a besoin d'une décision. ce que nous faisons. Roger aurait aimé voir HNB intensifier et prendre la décision qu'au départ, jusqu'à la phase 4, ils auraient dit avoir des équipes de loisirs, puis former votre équipe de composition lorsque la phase 4 se produira.  René va voter pour voir si nous aurons des comp ou simplement des rec à chaque niveau.

    1. IP/Novice Director Report

       Rapport du directeur initiation/novice

       Nothing to report. 

        

       Rien à signaler.

    2. Atom/Peewee Director Report

       Rapport du directeur atom/peewee

       Nothing to report.  

       Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

       Rapport du directeur bantam/Midget

       Nothing to report
        

       Rien à signaler

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Nothing to report. 

     

    Rien à signaler.

    1. Ernest Goulette Tournament

       Tournoi Ernest Goulette

       Nothing to report. 

       rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

       Tournoi Boyce Fitzpatrick

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. COVID operational plan

       Plan opérationnel COVID

       Rene created a covid 19 task list in asana. 

       Rene is in the process of writing the operational plan and he has finished the first draft.  Rene is going to finish this up over the weekend and fine tune some things and contact HNB about the questions he has. Rene had a meeting with Gilles for dalhousie and Donald Downs for campbellton.  The idea is that in terms of entering the building it will be the same at both locations, there will be a self screening place and a sanitization place.  Each team will have a liaison which is a person who will take attendance of the kids and parents.  Rene would like to make sure that both facilities have the same set of rules so parents and kids are not confused.  He thinks it is unreasonable to think that the kids will need to get dressed before coming to the rink all season, maybe the younger kids.  Roger asked if Don and Gilles saw the phase outline from HNB to see where we are heading.  We need to inform the parents that the operational plan is a living document and it will be constantly updated as it needs to be.

       COVID refund policy: 

       We need to have someone responsible to write a refund policy for not only COVID but for any stoppage in play for the future.  Jillian and Candace will sit down together and create a refund policy.  Rene added documents to asana to look at while trying to create this policy.  Gaetean could help with what a week of hockey looks like cost wise.  They will look at percentages of the season and the percentage that would be given back as the season progresses. 

        

       René a créé une liste de tâches covid 19 dans asana.
       René est en train de rédiger le plan opérationnel et il a terminé la première ébauche. René va terminer cela au cours du week-end, peaufiner certaines choses et contacter HNB au sujet des questions qu'il a. René a eu une réunion avec Gilles pour Dalhousie et Donald Downs pour Campbellton. L'idée est qu'en termes d'entrée dans le bâtiment, ce sera la même chose aux deux endroits, il y aura un lieu d'auto-dépistage et un lieu de désinfection. Chaque équipe aura un agent de liaison qui est une personne qui prendra en charge les enfants et les parents. René aimerait s'assurer que les deux installations ont le même ensemble de règles afin que les parents et les enfants ne soient pas confus. Il pense qu'il n'est pas raisonnable de penser que les enfants devront s'habiller avant de venir à la patinoire toute la saison, peut-être les plus jeunes. Roger a demandé si Don et Gilles ont vu le plan de phase de HNB pour voir où nous nous dirigeons. Nous devons informer les parents que le plan opérationnel est un document évolutif et qu'il sera constamment mis à jour comme il se doit.

       Politique de remboursement COVID:

       Nous avons besoin d'une personne responsable pour rédiger une politique de remboursement non seulement pour COVID, mais pour tout arrêt de jeu à l'avenir. Jillian et Candace vont s'asseoir ensemble et créer une politique de remboursement. Rene a ajouté des documents à asana à regarder tout en essayant de créer cette politique. Gaetean pourrait vous aider avec ce à quoi ressemble une semaine de hockey en termes de coût. Ils examineront les pourcentages de la saison et le pourcentage qui serait rendu au fil de la saison.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    September, 21, 2020 at 7:00 pm Virtual Meeting.  

    21 septembre 2020 à 19h réunion virtuelle. 

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.