Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Welcome back to everyone. I hope everyone has had a decent summer despite the circumstances.  We are going to have some fun coming up to get prepared for the upcoming season.

   Bienvenue à tous. J'espère que tout le monde a passé un été décent malgré les circonstances. Nous allons nous amuser à venir pour nous préparer pour la saison à venir.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   Rene added operational plan item 14.6 in new business. approved, see motion below. 

   René a ajouté le point 14.6 du plan opérationnel dans les affaires nouvelles. approuvé, voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous

4. Correspondence

   Correspondence

   There has been some emails coming in from HNB regarding start up and operational plans.  Rene has attended HNB meetings online regarding the crisis.  The first few meetings didn't have a whole lot of information to act on.  The third meeting they discussed the operational plan which we will discuss further down in the meeting.

   Roger asked if there was any talk about financial relief.  HNB mentioned that they will be giving 15% deduction on MHA registration invoice because they are expecting some decline in numbers and do not want to charge pertaining to last years numbers considering the circumstances with COVID.  Rene discussed crunching our financial numbers to see what the reality is going to be like financially this season.  We will not have the support from businesses like we usually do because of businesses suffering from the COVID pandemic. 

   Il y a eu quelques courriels provenant de HNB concernant les plans de démarrage et d'exploitation. René a assisté à des réunions en ligne de HNB concernant la crise. Les premières réunions n'avaient pas beaucoup d'informations sur lesquelles agir. Lors de la troisième réunion, ils ont discuté du plan opérationnel dont nous discuterons plus loin dans la réunion.

   Roger a demandé s'il était question d'allégement financier. HNB a mentionné qu'il accorderait une déduction de 15% sur la facture d'enregistrement du MHA car il s'attend à une certaine baisse du nombre et ne veut pas facturer les chiffres de l'année dernière compte tenu des circonstances du COVID. René a discuté du resserrement de nos chiffres financiers pour voir à quoi ressemblera la réalité financièrement cette saison. Nous n'aurons pas le soutien des entreprises comme nous le faisons habituellement à cause des entreprises souffrant de la pandémie COVID.

5. Schedule

   Horaire

   Nothing to report. 

    

   rien à signaler. 

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   currently $534.60 in the bank

   Dalhousie ice has not been paid out of this which is approximately $10,000.  We were in the hole much more than this when we started and we have come back from that quite well.  Rene is very proud of the work we have done.  Had the season not ended so abruptly and we would've been able to host our last tournaments we would have probably only been in the hole around 2000$.  

   We will be getting a refund from Campbellton because of the early closure.  We should be getting back the last month of ice time which could possibly be around $2000.00

    

    

    

   actuellement 534,60 $ en banque

   La glace de Dalhousie n'a pas été payée sur cette somme, soit environ 10 000 $. Nous étions bien plus dans le trou quand nous avons commencé et nous en sommes assez bien revenus. René est très fier du travail que nous avons accompli. Si la saison ne s'était pas terminée si brusquement et que nous aurions pu accueillir nos derniers tournois, nous n'aurions probablement été dans le trou qu'aux alentours de 2000 $.
   Nous allons obtenir un remboursement de Campbellton en raison de la fermeture anticipée. Nous devrions récupérer le dernier mois de glace, qui pourrait être d'environ 2000,00 $

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Colette mentioned that we were supposed to get together and talk about jackets and clothing.  This didn't happen because of covid and she's wondering where we should go with this.  Rene is concerned because of covid that the orders may not be as plentiful.  Denise suggested maybe letting the teams do their clothing orders on a team by team basis.  Candace suggested sending out something once teams are formed that managers could touch base with Colette our fundraising director, to place “team” orders.  Have the manager meet with Colette about their specific orders.  It was suggested to look into selling masks.  Colette will look into this.  Rene is concerned about this department as it may be difficult to fundraise with covid.

       

       

      Colette a mentionné que nous devions nous réunir et parler de vestes et de vêtements. Cela ne s'est pas produit à cause de Covid et elle se demande où nous devrions aller avec cela. René est préoccupé à cause du fait que les commandes ne sont peut-être pas aussi abondantes. Denise a suggéré de laisser peut-être les équipes faire leurs commandes de vêtements équipe par équipe. Candace a suggéré d'envoyer quelque chose une fois les équipes formées que les gestionnaires pourraient contacter Colette, notre directrice de la collecte de fonds, pour passer des ordres «d'équipe». Demandez au responsable de rencontrer Colette au sujet de leurs commandes spécifiques. Il a été suggéré de se pencher sur la vente de masques. Colette se penchera sur cela. René est préoccupé par ce département car il peut être difficile de collecter des fonds avec covid.

      
       

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Eric D not present.  Eric was only supposed to be part of the board for last season.  Rene has a good feeling that he may potentially stay on the board as there may be more u18 players this year due to no high school hockey.  Rene will discuss with him in the near future. For coaches application rene will put out a new simplified form online.  He is going to add different positions so it's not specific just to coaches.  He will add managers, assistants and so on. 

   Eric D absent. Eric n'était censé faire partie du conseil d'administration que la saison dernière. René a le bon sentiment qu'il pourrait potentiellement rester sur le plateau car il pourrait y avoir plus de joueurs de moins de 18 ans cette année en raison de l'absence de hockey au secondaire. René discutera avec lui dans un proche avenir. Pour les entraîneurs, rene publiera un nouveau formulaire simplifié en ligne. Il va ajouter différents postes donc ce n'est pas spécifique aux entraîneurs. Il ajoutera des gestionnaires, des assistants et ainsi de suite.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jill discussed jersey collection from last season.  As of now Jill has made contact with every team except for midget that hasn't responded back as of now.  There is really not a lot missing that Jill is concerned about at this point.  Most of the arrangements for drop off or pick up have been made except for midget.

    

   Jill a parlé de la collection de maillots de la saison dernière. À partir de maintenant, Jill a pris contact avec toutes les équipes, à l'exception du midget qui n'a pas répondu pour le moment. Il ne manque vraiment pas grand-chose qui préoccupe Jill à ce stade. La plupart des arrangements pour le dépôt ou le ramassage ont été faits, sauf pour le midget.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report, Genny not present.  Genny is staying for another year.  We should look at starting to train another person for when she decides to finish, this is a big big job.  Genny does an excellent job at this; she knows all the ins and outs.

   Rien à signaler, Genny absent. Genny reste encore un an. Nous devrions envisager de commencer à former une autre personne car quand elle décide de terminer, c'est un gros travail. Genny fait un excellent travail dans ce domaine; elle connaît tous les tenants et aboutissants.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Nothing to report. 

    rien à signaler

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Roger has nothing to report.  His main concern at this point is getting the operational plan in place.

     

    Roger n'a rien à signaler. Sa principale préoccupation à ce stade est de mettre en place le plan opérationnel.

    1. IP/Novice Director Report

       Rapport du directeur initiation/novice

       Eric Mockler not present.  Nothing to report. 

       This position is up for renewal, Rene will reach out to eric to see what his intentions are, he did a great job and we would like to see him stay. 

        

       Eric Mockler n'est pas présent. Rien à signaler.

       Ce poste est à renouveler, René contactera Eric pour voir quelles sont ses intentions, il a fait un excellent travail et nous aimerions le voir rester.

    2. Atom/Peewee Director Report

       Rapport du directeur atom/peewee

       Nothing to report.  

       Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

       Rapport du directeur bantam/Midget

       Jason not present.  Nothing to report
        

       Jason n'est pas présent.  Rien à signaler

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    The association membership needs to be applied for by october 1st.  HNB is not accepting tournament applications as of now due to COVID.

     

    L'adhésion à l'association doit être demandée avant le 1er octobre. HNB n'accepte pas les demandes de tournois pour le moment en raison du COVID.

    1. Ernest Goulette Tournament

       Tournoi Ernest Goulette

       Nothing to report. 

       rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

       Tournoi Boyce Fitzpatrick

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Eel River Bar Chase the Ace

       Eel River Bar Chase the Ace

       something to look into for the future but as of now these funds will go towards another cause for the next few months.

       quelque chose à examiner pour l'avenir, mais à partir de maintenant, ces fonds iront à une autre cause au cours des prochains mois.

    2. Restigouche River Outfitters Bill

       Projet de loi sur les pourvoiries de la rivière Restigouche

       we had discussed two track suits that RRO had left on hand she embroidered them and we bought them to sell.  We owe them $207.00 currently.  Ceilidh will hold off on that for a little bit. She also wanted to know if we would be interested in buying a set of suits that we could keep for sizing and trying. Every year they give us a new set of suits and we only pay once.  Rene thinks this is a good idea.  Jill will look into the total cost for this. 

        

        

        

       nous avions discuté de deux survêtements que RRO avait laissés sous la main, elle les a brodés et nous les avons achetés pour les vendre. Nous leur devons 207,00 $ actuellement. Ceilidh va attendre un peu. Elle voulait également savoir si nous serions intéressés par l'achat d'un ensemble de costumes que nous pourrions garder pour le dimensionnement et l'essai. Chaque année, ils nous donnent un nouvel ensemble de costumes et nous ne payons qu'une seule fois. René pense que c'est une bonne idée. Jill examinera le coût total pour cela.

    3. Timbits jerseys

       Maillots Timbit

       Candace wanted to know if we should take the same route as last year for the number or jerseys to order it was agreed yes.  Candace will order the same amounts as last year and will go on the account to see what was ordered.

       candace voulait savoir si on devait emprunter le même chemin que l'an dernier pour le numéro ou les maillots à commander, il était convenu oui. Candace commandera les mêmes montants que l'an dernier et ira sur le compte pour voir ce qui a été commandé.

    4. Jersey cheques

       chèques pour les maillots

       Jill doesn't think she will have to cash cheques it is looking like she will be able to collect most of the jerseys from last season.

       Jill ne pense pas qu'elle devra encaisser les chèques, on dirait qu'elle sera en mesure de récupérer la plupart des maillots de la saison dernière.

    5. AGM

       AGA

       One thing that HNB was quite clear about is usually you have to have your AGM at the end of the year.  The way it works is that if we were a registered entity we would have to have it for legal matters.  We are not so we do not technically have to have one.  Rene would rather not have one because of the circumstances.  He would like to send an email out with the open positions and have a vote within the board for these positions.  He would like to focus on getting the ball rolling for the season instead of hosting an AGM.  Roger motioned we don't hold an AGM and Gaetan seconded it See motion below.  motion passed unanimously.

       Une chose sur laquelle HNB a été très clair est que vous devez généralement tenir votre AGA à la fin de l'année. La façon dont cela fonctionne est que si nous étions une entité enregistrée, nous devrions l'avoir pour des questions juridiques. Nous ne le sommes pas, nous n'avons donc pas techniquement besoin d'en avoir un. René préfère ne pas en avoir à cause des circonstances. Il aimerait envoyer un courriel avec les postes vacants et avoir un vote au sein du conseil pour ces postes. Il aimerait se concentrer sur la mise en route de la saison plutôt que sur l'organisation d'une AGA. Roger a proposé de ne pas tenir une AGA et Gaetan l'a appuyée Voir la motion ci-dessous. motion adoptée à l'unanimité.

    6. Registration process

       Processus d'inscription

       Last year we collected everyone's information and now everyone is entered into the system.  The way it will work this year when registrations open, all of their information is saved and it will automatically calculate their age and appropriate level for this season.  It also calculates the amount owing and will send you an email.  What's nice about this is that for people who have outstanding registrations,  Rene will enter these outstanding amounts and when they come to register it will show their outstanding balance from last year and this will be added onto their current registration.  This info will follow for every season. Rene is thinking of making a video to explain the process to everyone.  Rene would like to strongly suggest e transfer payment especially with covid.  Jill mentioned about not being able to pay with a credit card. Rene is going to look into using the square reader to set up the option of paying by credit card online. 

        

       L'année dernière, nous avons recueilli les informations de tout le monde et maintenant tout le monde est entré dans le système. La façon dont cela fonctionnera cette année lorsque les inscriptions ouvriront, toutes leurs informations sont sauvegardées et il calculera automatiquement leur âge et leur niveau approprié pour cette saison. Il calcule également le montant dû et vous enverra un e-mail. Ce qui est bien, c'est que pour les personnes qui ont des inscriptions en suspens, René saisira ces montants impayés et lorsqu'ils viendront s'inscrire, il affichera leur solde de l'année dernière et cela sera ajouté à leur inscription actuelle. Cette information suivra pour chaque saison. René envisage de faire une vidéo pour expliquer le processus à tout le monde. René aimerait fortement suggérer le paiement par transfert électronique, en particulier avec covid. Jill a mentionné ne pas pouvoir payer avec une carte de crédit. René va se pencher sur l'utilisation du lecteur carré pour mettre en place l'option de paiement par carte de crédit en ligne.

    7. Operational plan

       Rene discussed some of the components of the HNB operational plan. 

       • We need to add a communication officer position on the board.
       • First section is about all physical distancing and how we are going to approach it.  We need to talk to the rinks and see what the procedures will be for each facility.  How to enter the building and how to exit.  Rene feels like the reality here is that we need to get the ball rolling with plans and bring them to the rink mangers to see what they think of them.  We need to discuss with Gilles Legacy and Andre Robichaud about this component.  We will meet with the facility managers in the near future with the HNB operational plan and come up with our specifics. 
       • There are various sections in the operational plan and Rene is thinking of splitting it up between board members to complete a section each. 
       • Rene is going to be writing up a large write up for social media outlining a lot of important information moving forward.  An important part of this will be the refund policy pertaining to covid. 
       • The details for each section in the operational plan from HNB can be found on the HNB website. 

       René a discuté de certains des éléments du plan opérationnel de HNB.

        

       • Nous devons ajouter un poste d'agent de communication au conseil.
       • La première section traite de toute distanciation physique et de la façon dont nous allons l'aborder. Nous devons parler aux patinoires et voir quelles seront les procédures pour chaque installation. Comment entrer dans le bâtiment et comment sortir. René a l'impression que la réalité ici est que nous devons lancer le bal avec des plans et les amener aux responsables de la patinoire pour voir ce qu'ils en pensent. Nous devons discuter avec Gilles Legacy et André Robichaud de ce volet. Nous rencontrerons prochainement les gestionnaires des installations avec le plan opérationnel de HNB et présenterons nos spécificités.
       • Il y a différentes sections dans le plan opérationnel et René envisage de le répartir entre les membres du conseil pour en compléter une section chacun.
       • René va rédiger un grand article pour les médias sociaux décrivant de nombreuses informations importantes pour l'avenir. Une partie importante de ceci sera la politique de remboursement relative à covid.
       • Les détails de chaque section du plan opérationnel de HNB se trouvent sur le site Web de HNB.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    September, 2nd, 2020 at 7:00 pm Virtual Meeting.  

    2 septembre 2020 à 19h réunion virtuelle. 

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.