Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Sad end to our season but totally out of our control and decision is for the good of the public's health.  This will be the last meeting before our AGM.

   Triste fin de saison mais totalement hors de notre contrôle et la décision est pour le bien de la santé publique. Ce sera la dernière réunion avant notre AGA.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   approved.  see motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous

4. Correspondence

   Correspondence

   Rene got an interesting email from a Fredericton team that tried to get a refund for the Arnold Maisey.  They went directly to the president of HNB and they were very one sided with their information.  Rene responded and gave the details from our end and that what they did was unacceptable

   René a reçu un courriel intéressant d'une équipe de Fredericton qui a tenté d'obtenir un remboursement pour l'Arnold Maisey. Ils sont allés directement au président de HNB et ils étaient très partiaux avec leurs informations. René a répondu et a donné les détails de notre fin et que ce qu'ils ont fait était inacceptable

5. Schedule

   Horaire

   costs are pretty well even with Dalhousie and Campbellton rinks. 

   Dalhousie $32,262

   Campbellton $32,839 

   Total $65,101 plus the $23,000 from the roll over at the beginning of the year.  This is for practice games and events, not tournaments.  Ceildih and Rene will have to look at the spreadsheet together to verify that everything is in the right place and nothing overlaps. Gaetan has on google docs every date and time that the ice time was rented.  Ceilidh and Rene can use this to reference.  Todd Williams was billed from the town for female ice time Feb 15h and march 1st, so we need to be sure we don’t double pay this.  Ceilidh will be in touch with Gaetan to sort this issue out.

    

    

   les coûts sont assez bien, même avec les patinoires dalhousie et campbellton.
   Dalhouse 32 262 $
   Campbellton 32 839 $
   Total 65 101 $ plus les 23 000 $ du roulement au début de l'année. C'est pour les jeux d'entraînement et les événements, pas pour les tournois. Ceildih et René devront regarder ensemble la feuille de calcul pour vérifier que tout est au bon endroit et que rien ne se chevauche. Gaetan a sur Google Docs toutes les dates et heures de location du temps de glace. Ceilidh et René peuvent l'utiliser comme référence. Todd Williams a été facturé par la ville pour le temps de glace féminin le 15 février et le 1er mars, nous devons donc nous assurer de ne pas payer deux fois cela. Ceilidh sera en contact avec Gaetan pour régler ce problème.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   currently in the bank $4,043 plus whatever petty cash we have.  Rene also has about $2500 in outstanding registrations that he is going to follow up on this week with phone calls. 

    

    

   actuellement à la banque 4 043 $ plus la petite caisse dont nous disposons. René a également environ 2500 $ en inscriptions en suspens qu'il va suivre cette semaine avec des appels téléphoniques.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

       Last marauders game raised $ 612.75.  Total to date is $4700.

       

       

      La dernière partie des maraudeurs a permis de récolter 612,75 $. Le total à ce jour est de 4700 $.

       

      
       

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

    A goalie clinic was held for the younger kids, there were 6 kids and it went really well, eric had a good plan and everything worked out great.  

   Une clinique de gardien de but a été organisée pour les plus jeunes, il y avait 6 enfants et ça s'est très bien passé, Eric avait un bon plan et tout s'est bien passé.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   We will talk about jerseys in new business.  Rene would like Jillian to send an email to managers that there are to be no off ice activities until further notice.

    

   Nous parlerons des maillots dans les nouvelles affaires. René aimerait que Jillian envoie un courriel aux gestionnaires indiquant qu'il n'y aura pas d'activités hors glace jusqu'à nouvel ordre.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Genny absent.  Nothing to report. 

   Genny absent. Rien à signaler.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Complaint came in from a parent but it is the players last season and the season is now finished.  Eric and the complainant will not be involved next year.

    La plainte est venue d'un parent mais ce sont les joueurs la saison dernière et la saison est maintenant terminée. Eric et le plaignant ne seront pas impliqués l'année prochaine.

11. NSMHL

    LHMCN

    An emergency meeting was held by phone a couple of weeks ago to decide whether or not to have end of year tournaments, which was decided yes.  There was only midget that didn’t do one and pee wee and bantam were going to have them.  The league needs to look at restructuring this as it causes some complications.

    Une réunion d'urgence a eu lieu par téléphone il y a quelques semaines pour décider s'il y avait ou non des tournois de fin d'année, ce qui a été décidé oui. Il n’y avait que des nains qui n’en faisaient pas un et des pipi et des bantam allaient les avoir. La ligue doit envisager de restructurer cela car cela entraîne des complications.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Female clinic was held and successful.  There was supposed to be a checking clinic which will not happen now because of cancellations.

     

    Une clinique pour femmes a été organisée et a réussi. Il était censé y avoir une clinique de contrôle qui ne se produira pas maintenant à cause des annulations.

    1. IP/Novice Director Report

       Rapport du directeur initiation/novice

       Eric Mockler not present.  Nothing to report. 

       Eric Mockler n'est pas présent. Rien à signaler.

    2. Atom/Peewee Director Report

       Rapport du directeur atom/peewee

       Nothing to report.  

       Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

       Rapport du directeur bantam/Midget

       Jason not present.  Nothing to report
        

       Jason n'est pas présent.  Rien à signaler

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Ice time was held for females and was successful. 

       Le temps de glace a été organisé pour les femmes et a été un succès.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Tim Hortons Jamboree, zones and provincials that were cancelled due to COVID:

    Refunding sponsors- Rene would like to give the sponsors the option to return the money to them or see if they would like to still donate the money to minor hockey.  Tangible donations will have to be done the same way. 

    Refunding teams who registered for tournaments- Roger suggested that Rene reach out to Eric Pelletier to touch base with hnb about how to go about tournament registrations, maybe a percentage of registration be kept for expenses that were already incurred but this decision and email needs to come from HNB. Rene would like to have a total for each tournament registration in terms of how much money needs to be refunded.

     

    Jamboree Tim Hortons, zones et provinciaux annulés en raison du COVID:

    rembourser les sponsors - René aimerait donner aux sponsors la possibilité de leur rendre l'argent ou de voir s'ils aimeraient continuer à faire un don au hockey mineur. Les dons tangibles devront se faire de la même manière.

    
    Remboursement des équipes qui se sont inscrites aux tournois - Roger a suggéré à René de contacter Eric Pelletier pour contacter hnb sur la façon de procéder pour les inscriptions aux tournois, peut-être qu'un pourcentage d'inscription sera conservé pour les dépenses déjà engagées, mais cette décision et cet e-mail doivent venir de HNB. René aimerait avoir un total pour chaque inscription au tournoi en termes de montant d'argent à rembourser.

    1. Ernest Goulette Tournament

       Tournoi Ernest Goulette

       Nothing to report. 

       rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

       Tournoi Boyce Fitzpatrick

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Cancelled due to COVID 19.  See tournament directors report for information about refunds for sponsors and registrations for jamborees and tournaments that had to be cancelled. 

       Annulé en raison du COVID 19. Voir le rapport des directeurs de tournois pour obtenir des informations sur les remboursements des sponsors et les inscriptions aux jamborees et tournois qui ont dû être annulés.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Team Hoodies

       hoodies d'équipe

       Team vautour requested to get team hoodies made from Keith Pettigrew and asked permission from us.  We need to decide that when people ask us to use the logo we keep a certain percent. For this year we will let him order but starting fresh next season any orders for vikings apparel has to go through us.

       L'équipe vautour a demandé à obtenir des sweats à capuche de l'équipe de Keith Pettigrew et nous a demandé la permission. Nous devons décider que lorsque les gens nous demandent d'utiliser le logo, nous gardons un certain pourcentage. Pour cette année, nous le laisserons commander, mais à partir de la saison prochaine, toute commande de vêtements vikings doit passer par nous.

    2. Jersey Collection

       Collection de jersey

       Jill is worried about this because there is no “last game” happening now.  At the end of the day it is still managers responsibility to get them but it is going to be tough to gather them as a manager with everything cancelled so abruptly.  Jill will send out an email with a date that all jerseys need to be collected by and Jill will pick them up ONLY as team sets.  

       An Exchange student wanted to keep his jersey from midget Deschenes, he wants his number 25 but we can’t give him this number.  At this point we say yes to giving him a random jersey but we can’t do number 25. 

        

        

       Jill s'inquiète à ce sujet car il n'y a pas de «dernier match» en cours. En fin de compte, il incombe toujours aux gestionnaires de les obtenir, mais il sera difficile de les rassembler en tant que gestionnaire avec tout annulé si brusquement. Jill enverra un e-mail avec une date à laquelle tous les maillots doivent être récupérés et Jill les récupérera UNIQUEMENT en tant qu'ensemble d'équipe.

       
       Un étudiant d'échange voulait garder son maillot du midget Deschenes, il veut son numéro 25 mais on ne peut pas lui donner ce numéro. À ce stade, nous disons oui à lui donner un maillot au hasard, mais nous ne pouvons pas faire le numéro 25.

       1. Thank You for Jean Pelletier Home Hardware

          Merci pour Jean Pelletier Home Hardware

          Since our previous plan will not be a go because of cancellations due to COVID Rene will contact Robert Pelletier and Colette suggested putting a post on our facebook page with our totals and thanking them for their help towards raising this amount, and also to the truck stop for their gift certificate donations.

          Puisque notre plan précédent ne sera pas une chance en raison des annulations dues au COVID, René contactera Robert Pelletier et Colette a suggéré de mettre un message sur notre page facebook avec nos totaux et de les remercier pour leur aide à augmenter ce montant, ainsi qu'à l'arrêt du camion pour leurs dons de chèques-cadeaux.

    3. RNMHA Banquet and awards

       Banquet et récompenses RNMHA

       We need to decide if the banquet will still be a go with all of the cancellations due to COVID.  Rene doesn’t think that at this point it is financially do-able as there are quite a few refunds that need to go back.  Rene’s opinion is cancelling the banquet and giving the individual coaches those medals and they can be handed out at their team party wherever they take place.  Proposal is that right now we are not sure what is happening and we are not sure if we will even have a banquet.  If the situation solves itself fairly quickly and we are able to have the time to do a banquet we will have something that is financially sustainable for this year.

       Nous devons décider si le banquet sera toujours possible avec toutes les annulations dues à COVID. René ne pense pas qu’à ce stade, ce soit financièrement possible car il y a pas mal de remboursements qui doivent être remboursés. L’opinion de René est d’annuler le banquet et de donner aux entraîneurs individuels ces médailles et elles peuvent être distribuées lors de leur fête d’équipe où qu’elles aient lieu. La proposition est que pour le moment, nous ne sommes pas sûrs de ce qui se passe et nous ne savons pas si nous allons même organiser un banquet. Si la situation se résout assez rapidement et que nous pouvons avoir le temps de faire un banquet, nous aurons quelque chose de financièrement viable pour cette année.

    4. AGM Date

       Date de l'AGA

       Rene would like to hold it a little earlier this year as he found last year was a little late.  Suggested the first Monday of May, May 4th. Constitution changes have to be in by April 4.  

        

       René aimerait le tenir un peu plus tôt cette année car il a constaté que l'année dernière était un peu en retard. Suggéré le premier lundi de mai, 4 mai. Les modifications de la constitution doivent être apportées avant le 4 avril.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    April 14, 2020 7:00 pm at the Campbellton Civic Center 

    14 avril 2020 19 h 00 au Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.