Meeting Minutes 2020-01-20

Meeting Minutes/Procès-verbal de réunion

Please note that the French minutes are google translated.

Veuillez noter que les minutes en français sont traduites par google.

Inch Arran Ice Palace

Boardroom

Attendees/Participants

  1. René Haché  —
  2. Lisa Arseneault  —
  3. Roger Hickey  —
  4. Candace Roy  —
  5. Genny Beckingham  —
  6. Gaetan McIntyre  —
  7. Colette Ryan  —
  8. Denise Chiasson  —
  9. Jillian Labillois  —
  10. Marc Lavigne

Minutes/Procès-verbal

  1. Opening Remarks from President

    Mot de bienvenue du président

    Thank you for everyone's hard work.   Nothing else to report. 

    Merci pour le travail acharné de tout le monde. Rien d'autre à signaler.

  2. Approval of agenda

    approbation de l'ordre du jour

    approved.  see motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  3. Approval of minutes

    Approbation du procès-verbal

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  4. Correspondence

    Correspondence

    League meeting tomorrow night, Rene asked who would like to join him.  There was an email sent to Rene personally regarding end of year tournament guidelines.  Protocol is the end of year, zones, provincials. We got an email asking if we want to host peewee provincials, we are thinking yes we should host.  March 12-15 Peewee rec year end tournament in Beresford. Provincials March 27-29th.

    Réunion de la Ligue demain soir, René a demandé qui aimerait le rejoindre. Un e-mail a été envoyé à René personnellement concernant les directives du tournoi de fin d'année. Le protocole est la fin de l'année, les zones, les provinciaux. Nous avons reçu un courriel nous demandant si nous voulons accueillir des provinciaux peewee, nous pensons que oui, nous devrions accueillir. Du 12 au 15 mars, tournoi de fin d'année de Peewee rec à Beresford. Provinciaux 27-29 mars.

  5. Schedule

    Horaire

    Gaetan wants to know about league tournaments, Rene will get all of the dates and forward the document from the league to Gaetan.  For March break we will do the same as Christmas and not schedule any ice times unless they request it. Total ice time not calculated this month as Gaetan was very busy.

     

     

    Gaetan veut connaître les tournois de ligue, Rene obtiendra toutes les dates et transmettra le document de la ligue à Gaetan. Pour les vacances de mars, nous ferons la même chose que Noël et ne planifierons pas de périodes de glace à moins qu'ils le demandent. Le temps de glace total n'a pas été calculé ce mois-ci, car Gaetan était très occupé.

  6. Treasurer's Report

    Rapport du trésorier

    Ceilidh not present 

    Rene shared:

    Income statement- $32,750 not sure if fundraising events are included in this.  

    In bank currently-  $25,000 and a deposit still needs to be made with ticket money around $19,000. 

    Some money came back from people who had outstanding amounts.  Rene is a little concerned that out of the people he emailed with outstanding balance, only 10 have made an effort to reply. He is worried about the ones who are not responding, he thinks we will need to make some phone calls or show up to practices. The outstanding amount as of now is about $10,000.  Colette talked to the association in Miramichi to see what they do about unpaid registration, struggling families they make arrangements for, others have to pay in full before they get on the ice. We need to look at adding a direct date for payment to the constitution for next year. Colette suggested setting something up with automatic debit at credit union where we can start taking payment plans for next season early, pre register and start making payments before the season even starts.


     

    Ceilidh absent
    René a partagé:


    Compte de résultat - 32 750 $ Je ne sais pas si les événements de collecte de fonds sont inclus dans cela.


    En banque actuellement - 25 000 $ et un dépôt doit encore être effectué avec un ticket d'environ 19 000 $.


    Un peu d'argent est revenu de personnes qui avaient des montants en souffrance. René est un peu inquiet du fait que parmi les personnes qu'il a envoyées par e-mail avec un solde impayé, seules 10 ont fait un effort pour répondre. Il s'inquiète pour ceux qui ne répondent pas, il pense que nous devrons passer quelques coups de fil ou nous présenter aux pratiques. L'encours est actuellement d'environ 10 000 $. Colette a parlé à l'association de Miramichi pour voir ce qu'elle fait au sujet de l'inscription non rémunérée, des familles en difficulté pour lesquelles elles prennent des dispositions, d'autres doivent payer en entier avant de monter sur la glace. Nous devons envisager d'ajouter une date directe de paiement à la constitution pour l'année prochaine. Colette a suggéré de mettre en place quelque chose avec le débit automatique à la caisse populaire où nous pouvons commencer à prendre des plans de paiement pour la saison prochaine plus tôt, pré-enregistrer et commencer à effectuer les paiements avant le début de la saison.

    1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Marauders games are going really well.  Gaetan suggested we buy more pucks for big games such as the play offs.  See motion below.  

      Candace asked Gaetan about printing some large signs advertising the 50/50 to hang in the rink and at local businesses.  

      Jill mentioned that at the beginning of next year the association should donate 2 dollars for every parent who has paid registration towards the purchase of 50/50 for them.  Rene is going to check into a paper version of 50/50 tickets to see if it exists with the program we are using. 

      Candace mentioned eel river bar is doing a chase the ace fundraiser and 10 % goes to non profit organization a letter needs to be put in.  Colette will take care of this.

      Colette will eventually create a poll to see what people want for clothing next season and we are going to amp this area up for next year. 

      Colette talked about association tickets and that we should add the 100$ like hnb tickets to our registration and have the tickets ready for registration night.  Rene suggested another option is to not give teams money for tournaments and then we wouldn’t have to do the association ticket sales. The ticket sales just cover tournaments.  If this was the case the registration would go down a bit. This would make the manager’s job a bit bigger. Roger said in the past it was passed and motioned that anyone who did not pay there tickets that the parents would charged and had to pay the balance.

      Another option Rene mentioned is have a waiver added on the registration that it is an obligation to sell tickets.  Rene thinks this is probably the simplest idea for now. These options can be discussed more in the summer. Rene will send another email wording it very strongly that the ticket money and registration fees need to be paid.

       

       

       

       

      Les matchs des Maraudeurs se passent très bien. Gaetan a suggéré que nous achetions plus de rondelles pour les gros matchs tels que les play-offs. Voir le mouvement ci-dessous.

      Candace a demandé à Gaetan d'imprimer de grandes enseignes annonçant le 50/50 à accrocher dans la patinoire et dans les commerces locaux.
      Jill a mentionné qu'au début de l'année prochaine, l'association devrait donner 2 dollars pour chaque parent qui a payé l'inscription pour l'achat de 50/50 pour eux. René va vérifier dans une version papier de billets 50/50 pour voir si elle existe avec le programme que nous utilisons.

      Candace a mentionné que l'anguille barrait la chasse aux fonds et 10% va à une organisation à but non lucratif dans laquelle une lettre doit être envoyée. Colette s'en chargera.

      Colette finira par créer un sondage pour voir ce que les gens veulent pour les vêtements la saison prochaine et nous allons amplifier cette zone pour l'année prochaine.

      Colette a parlé des billets d'association et que nous devrions ajouter les 100 $ comme billets hnb à notre inscription et avoir les billets prêts pour la soirée d'inscription. René a suggéré une autre option est de ne pas donner d'argent aux équipes pour les tournois et nous n'aurions alors pas à vendre les billets de l'association. Les ventes de billets ne couvrent que les tournois. Si tel était le cas, l'enregistrement diminuerait un peu. Cela rendrait le travail du manager un peu plus gros. Roger a déclaré dans le passé qu'il avait été adopté et a fait signe à quiconque n'y paierait pas de billets que les parents factureraient et devaient payer le solde.
      Une autre option mentionnée par Rene est d'avoir une renonciation ajoutée lors de l'inscription qu'il s'agit d'une obligation de vendre des billets. René pense que c'est probablement l'idée la plus simple pour l'instant. Ces options peuvent être discutées plus en été. René enverra un autre e-mail en précisant très fortement que l'argent du billet et les frais d'inscription doivent être payés.

       

       


       

  7. Coaches Committee Report

    Rapport du comité des entraîneurs

    Eric not present.  He emailed his concerns.  He has some ideas about another goalie clinic, as there was not much interest in the last one.  He has some information for the coaching page he is working on currently, he took some stuff from the Fredericton page with permission.

    Eric n'est pas présent. Il a envoyé ses préoccupations par courrier électronique. Il a des idées sur une autre clinique de gardien de but, car il n'y avait pas beaucoup d'intérêt pour la dernière. Il a quelques informations pour la page de coaching sur laquelle il travaille actuellement, il a pris des trucs de la page de Fredericton avec permission.

  8. Manager Mentoring Report

    Rapport du mentirait pour les gérants

    Nothing major to report from Jillian.  Things seem to be quiet other than a few questions about weather cancellations.

    Rien de grave à signaler de Jillian. Les choses semblent être calmes à part quelques questions sur les annulations météorologiques.

  9. Registrar Report

    Rapport du greffier

     Genny is only having one issue with one Atom level team that did not bring the vulnerable sector check in.  Roger will double check in the office in Campbellton tomorrow. We have until February 10th to make any changes to the rosters.  After this date we only have read only rights.

    Genny n'a qu'un seul problème avec une équipe de niveau Atom qui n'a pas amené l'enregistrement du secteur vulnérable. Roger vérifiera demain au bureau de Campbellton. Nous avons jusqu'au 10 février pour apporter des modifications aux listes. Après cette date, nous n'avons que des droits en lecture seule.

  10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

     A step father from an Atom team sent in an official complaint about ice time.  Rene got a phone call from the same family's grandfather and he suggested he make an official complaint.  The manager had asked Rene to contact the mother about missing practices and the consequences of missing practices.  It did not go well when Rene reached out. The step father spoke to Marc on the weekend apologizing and stated that it was causing friction and Roger was at their tournament this weekend and everything seemed to be ok and quiet.  The step-father seemed happy this weekend, his kid played and he excused himself because he overreacted.

    Un beau-père d'une équipe Atom a envoyé une plainte officielle au sujet du temps de glace. René a reçu un appel téléphonique du grand-père de la même famille et il lui a suggéré de déposer une plainte officielle. Le directeur avait demandé à René de contacter la mère au sujet des pratiques manquantes et des conséquences des pratiques manquantes. Cela ne s'est pas bien passé lorsque René a tendu la main. Le beau-père a parlé à Marc le week-end en s'excusant et a déclaré que cela causait des frictions et Roger était à leur tournoi ce week-end et tout semblait bien et calme. Le beau-père semblait heureux ce week-end, son enfant a joué et il s'est excusé parce qu'il a réagi de manière excessive.

  11. NSMHL

    LHMCN

    everything was covered in correspondence.

    tout était couvert de correspondance.

  12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Roger said everything seems to be going fairly well with all the programs, directors and coaches are doing great. 

    We had the level 1 power skating and level 1 skills last week and hockey NB was very satisfied with the turnouts as we are getting more than in Fredericton and St. John areas.  There were over 20 coaches for each one clinic. Hnb says we are doing something right and we are certifying lots of coaches. HNB followed up and asked if we wanted the checking clinic to come and  Roger said hold off until around march break time, he would like to involve peewee AAA in this. HNB said maybe they will send the info to roger and he could do the checking one since he is certified.  The checking skills would be more focused on peewee because they need these skills.

    Roger spoke to Todd Williams and he has money for development.


     

     

    Roger a dit que tout semble aller assez bien avec tous les programmes, les directeurs et les entraîneurs se portent très bien.

    Nous avons eu le patinage de puissance et les habiletés de niveau 1 la semaine dernière et Hockey NB était très satisfait des taux de participation, car nous obtenons plus que dans les régions de Fredericton et de St. John. Il y avait plus de 20 entraîneurs pour chaque clinique. Hnb dit que nous faisons quelque chose de bien et que nous certifions de nombreux entraîneurs. HNB a fait un suivi et a demandé si nous voulions que la clinique de contrôle vienne et Roger a dit de patienter jusqu'à l'heure de la pause de mars, il aimerait impliquer le peewee AAA. HNB a dit qu'ils enverraient peut-être les informations à Roger et qu'il pourrait faire la vérification car il est certifié. Les compétences de vérification seraient plus axées sur les peewee car ils ont besoin de ces compétences.

    Roger a parlé à Todd Williams et il a de l'argent pour le développement.

    1. IP/Novice Director Report

      Rapport du directeur initiation/novice

      Eric Mockler not present.  Nothing to report. 

      Eric Mockler n'est pas présent. Rien à signaler.

    2. Atom/Peewee Director Report

      Rapport du directeur atom/peewee

      Everything seems to be going well.  Nothing to report. 

      Tout semble bien se passer. Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

      Rapport du directeur bantam/Midget

      Jason not present.  Nothing to report
       

      Jason n'est pas présent.  Rien à signaler

    4. Female Hockey Director Report

      Rapport du directeur hockey féminin

      Eric not present.  Nothing to report. 

      Eric n'est pas présent. rien à signaler.

  13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    talked about tournament specific info.  See below. 

    parlé d'informations spécifiques au tournoi. Voir ci-dessous.

    1. Ernest Goulette Tournament

      Tournoi Ernest Goulette

      Nothing to report. 

      rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

      Tournoi Boyce Fitzpatrick

      Debating cancelling this tournament.  Breaks Jills heart as she wants this tournament but when we factored in the costs of ice and everything we would be losing money.  We are not busting ourselves at chuck a puck and popcorn sales to pay for this tournament.  We need to look at changing the timing of this tournament so it is not during March break and we need to put atom peewee together for the future.  Both locations together and one big tournament.  We need to try and get the pee wee rec provincials here since this tournament is not happening. Peewee Rec Labillois will host. 

      Débat sur l'annulation de ce tournoi. Brise le cœur de Jills car elle veut ce tournoi mais quand nous avons pris en compte les coûts de la glace et tout ce que nous perdrions de l'argent. Nous ne nous efforçons pas de vendre des rondelles et du pop-corn pour payer ce tournoi. Nous devons envisager de changer le calendrier de ce tournoi afin qu'il ne soit pas pendant les vacances de mars et nous devons mettre ensemble peewee atom pour l'avenir. Les deux endroits ensemble et un grand tournoi. Nous devons essayer de faire venir les provinciaux de reconnaissance pee wee ici car ce tournoi n'a pas lieu. Peewee Rec Labillois sera l'hôte.

    3. Arnold Maisey Tournament

      Tournoi Arnold Maisey

      There are 19 teams in all,  5 bantam rec, 4 bantam comp, and 10 midget rec teams registered.  Rene says we are a bit behind with tournament planning but it is coming together.  Denise will check the to do list on slack and see what she can help out with. All registrations are paid about $9000.  Looking at doing a meeting on Wednesday in Campbellton. Things are going well but they have not approached sponsors as of now. It may be too late for that.

      Gaetan gave costs of  $6100 for ice and for refs $80 at bantam level and 150$ at midget level.

      19 games midget rec- 2850$ and 18 games bantam - 1440$   

      Il y a 19 équipes en tout, 5 équipes bantam rec 4 bantam comp et 10 midget rec équipes enregistrées. René dit que nous sommes un peu en retard dans la planification des tournois, mais cela se concrétise. Denise vérifiera la liste des tâches à faire et verra ce qu'elle peut vous aider. Toutes les inscriptions sont payées environ 9000 $.
      Envisager de faire une réunion mercredi à Campbellton. Les choses vont bien mais ils n'ont pas encore approché de sponsors. Il est peut-être trop tard pour cela.

      Gaetan a donné des coûts de 6100 $ pour la glace et pour les refs 80 $ au niveau bantam et 150 $ au niveau midget.

      19 matchs midget rec - 2850 $ et 18 matchs bantam - 1440 $

    4. Timbits Tournament

      Tournoi Timbits

      5 novice registered 3 confirmed payments from the 3 Bathurst teams.  Possibility for one more novice waiting on parents' decision . First committee meeting is happening tomorrow Tuesday Jan 21 at 7 in Dalhousie.  Sponsor letters will be handed out shortly. Candace sent out email to all associations requesting their presence at the jamboree. Also mentioned getting the matt simonson classic sanctioned as maybe an initiation jamboree as there has not been a lot of interest in the initiation level, could be a possibility of hosting a one day initiation jamboree at a different time in the season.

       

      5 novices ont enregistré 3 paiements confirmés des 3 équipes de Bathurst. Possibilmité pour un novice de plus d'attendre la décision des parents. La première réunion du comité aura lieu demain ardi 21 janvier à 7 h à Dalhousie. Des lettres de parrainage seront distribuées sous peu. Candace a envoyé un courriel à toutes les associations demandant leur présence au jamboree. On a également mentionné que le classique simonson mat soit sanctionné comme peut-être un jamboree d'initiation car il n'y avait pas beaucoup d'intérêt pour le niveau d'initiation, il pourrait être possible d'organiser un jamboree d'initiation d'une journée à un moment différent de la saison.

  14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Year end tournament/Zones

      Tournoi de fin d'année / Zones

      Atom rec will host end of year tournament and all 6 atom rec teams in the league attend.  All this gives is a banner and ends the season. Atom comp is being held elsewhere. Pee wee bantam and midget has year end tournament, zones, and provincials. 

      Atom rec accueillera le tournoi de fin d'année et les 6 équipes atom rec de la ligue y assisteront. Tout cela donne une bannière et met fin à la saison. La composition d'Atom se tient ailleurs. Pee wee bantam and midget a un tournoi de fin d'année, des zones et des provinciaux.

    2. Lady Vikings jerseys

      Maillots Lady Vikings

      Roger has a serious issue with the lady vikings jerseys that were donated to minor hockey when we had a lady team.  Benji had them and he moved away, they were put in the minor hockey room and now the Wednesday night girls are using them as “new” jerseys for their Wednesday night hockey.  Roger questioned asking if they “bought” jerseys as he saw this on a facebook post. We need to figure out how they got them. Those jerseys are 3000$ for a set we need to figure this out. If we had enough girls which we do at some levels we should be using them for the girls teams going to tournaments which can happen in the future.

       

      Roger a un sérieux problème avec les chandails de femmes vikings qui ont été donnés au hockey mineur lorsque nous avions une équipe féminine. Benji les avait et il s'est éloigné, ils ont été placés dans la salle de hockey mineur et maintenant les filles du mercredi soir les utilisent comme «nouveaux» maillots pour leur hockey du mercredi soir. Roger a demandé s'ils avaient «acheté» des maillots alors qu'il le voyait sur un post Facebook. Nous devons comprendre comment ils les ont obtenus. Ces maillots coûtent 3000 $ pour un ensemble dont nous avons besoin pour comprendre cela. Si nous avions suffisamment de filles, ce que nous faisons à certains niveaux, nous devrions les utiliser pour les équipes féminines qui participeront à des tournois, ce qui peut se produire à l'avenir.

  15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    Tuesday, February 18, 2020 Campbellton Civic Center at 7 p.m. 

    Mardi 18 février 2020 Campbellton Civic Centre à 19 h

  16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.

Motions/Propositions

# Motion/Proposition Proposed by/
Proposé par
Seconded by/
Appuyé par
Vote
1

Approval of agenda

Approbation de l'ordre du jour

Denise Chiasson Genny Beckingham Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
2

approval of minutes 

approbation du procès-verbal

Genny Beckingham Gaetan McIntyre Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
3

Adjourn meeting

Ajournement de la réunion.

Marc Lavigne Candace Roy Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
4

Purchase 100 more chuck a pucks. 

Achetez 100 autres mandrins.

Genny Beckingham Jillian Labillois Passed Unanimously/Passer à l'unanimité