Meeting Minutes 2019-12-16

Meeting Minutes/Procès-verbal de réunion

Please note that the French minutes are google translated.

Veuillez noter que les minutes en français sont traduites par google.

Memorial Civic Centre

Boardroom

Attendees/Participants

  1. René Haché  —
  2. Candace Roy  —
  3. Ceilidh Sharpe  —
  4. Gaetan McIntyre  —
  5. Colette Ryan  —
  6. Denise Chiasson  —
  7. Marc Lavigne

Minutes/Procès-verbal

  1. Opening Remarks from President

    Mot de bienvenue du président

    Welcome Colette Ryan to the board.  Nothing else to report. 

    Bienvenue Colette Ryan au conseil d'administration. Rien d'autre à signaler.

  2. Approval of agenda

    approbation de l'ordre du jour

    approved.  see motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  3. Approval of minutes

    Approbation du procès-verbal

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  4. Correspondence

    Correspondence

    Rene had a meeting with Lisa and she is in the process to get us formally incorporated.there are various opportunities that can arise with this especially through fundraising.  There is even a 5000$ fund that we qualify for easily but we can’t apply right now until we are incorporated. Being incorporated forces us to have good finances , right now we are ahead of the game with ceilidh’s work and what the accountant has done for us.  Being incorporated means we will have to do taxes every year but Rene thinks this will be money well spent every year. 

    The other thing Lisa is working on is our constitution, it reads badly and Rene would like to revamp this so it reads better. He is getting her to look at the template from HNB and compare and see what we can bring to ours from this. 

    Rene is planning to write an article about what we have achieved this far with the association and how big of a turn around it has been. He also wants to include what challenges we are still facing and encourage people to volunteer. Colette will compile a list of volunteers that we can call on when we need them.

    René a eu une réunion avec Lisa et elle est en train de nous incorporer officiellement. Il y a diverses opportunités qui peuvent se présenter avec cela, en particulier grâce à la collecte de fonds. Il y a même un fonds de 5 000 $ auquel nous sommes admissibles facilement, mais nous ne pouvons pas postuler pour le moment tant que nous ne sommes pas incorporés. Notre incorporation nous oblige à avoir de bonnes finances, en ce moment nous sommes en avance sur le travail de ceilidh et ce que le comptable a fait pour nous. Être incorporé signifie que nous devrons faire des impôts chaque année, mais René pense que ce sera de l'argent bien dépensé chaque année.

    L'autre chose sur laquelle Lisa travaille est notre constitution, elle se lit mal et René aimerait la réorganiser pour mieux la lire. Il lui fait regarder le modèle de HNB et comparer et voir ce que nous pouvons apporter au nôtre à partir de cela.

    René prévoit d'écrire un article sur ce que nous avons accompli jusqu'à présent avec l'association et sur l'ampleur du changement. Il souhaite également inclure les défis auxquels nous sommes toujours confrontés et encourager les gens à faire du bénévolat. Colette dressera une liste de bénévoles auxquels nous pourrons faire appel lorsque nous en aurons besoin.

  5. Schedule

    Horaire

    There is a new ice time available in campbellton and  it opens up 5 more full ice times to teams that do not have them. Gaetan is pleased with this.  
    Gaetan sent an email to managers about shutting down for the holidays and there are three teams that have asked for additional practices during christmas.  He has sent the schedule to rink and it is on site up until January 5th. 

    For Bantam comp, there was a cancellation from peninsula this weekend in tracadie and they asked to play a double header here.  Gaetan gave them all the costs totalling 306$ and they accepted so they will play a double header here. Peninsula has accepted to pay this cost since they cancelled.  Ceilidh to send them a bill.

    Campbellton ice fees $17,600 up to dec 15th
    Dalhousie ice fees $13,737 up to dec 15th 
    Total $31,337

     

     

    Il y a un nouveau temps de glace disponible à Campbellton et il ouvre 5 autres temps de glace complets aux équipes qui n'en ont pas. Gaetan en est satisfait.
    Gaetan a envoyé un e-mail aux managers au sujet de l'arrêt des vacances et trois équipes ont demandé des pratiques supplémentaires pendant Noël. Il a envoyé le programme à la patinoire et il est sur place jusqu'au 5 janvier.

    Pour les compétitions Bantam, il y a eu une annulation de la péninsule ce week-end à Tracadie et ils ont demandé de jouer une double tête ici. Gaetan leur a donné tous les coûts totalisant 306 $ et ils ont accepté de jouer un double en-tête ici. Peninsula a accepté de payer ce coût depuis son annulation. Ceilidh pour leur envoyer une facture.

    Frais de glace de Campbellton 17 600 $ jusqu'au 15 décembre
    Frais de glace à Dalhousie 13 737 $ jusqu'au 15 décembre
    Total 31 337 $

  6. Treasurer's Report

    Rapport du trésorier

    Rene and Ceilidh worked on the new spreadsheet that the accountant made up for the finances.  There is a portion that is live right now. Celidih has a document she works in and as soon as she enters stuff it goes to the live document.  Essentially after every board meeting we will do a pdf for each month that will be posted for the public to see. Some of the referee money needs to be updated to a total of $7400.  As of now it is hard to tell projections but it looks like we may be in a little debt, but below $10,000. This is a huge gain as it is hard to know how bad it was but we were in the hole at about $50,000 in the past.  It is Very hard to know where we were in the beginning of the year as there is no paperwork to go on from last year. The idea is that next year we will have a budget for the year.

    Rene will send an email this week for unpaid registrations which is around $12,000 currently.  Everyone on this list has at least paid their $100 deposit. Rene is hoping to have all arrangements made by mid January.

    As of today 

    $38,467.66 in bank


     

    René et Ceilidh ont travaillé sur le nouveau tableur que le comptable a préparé pour les finances. Il y a une partie qui est en direct en ce moment. Celidih a un document dans lequel elle travaille et dès qu'elle entre des choses, elle va au document en direct. Essentiellement après chaque réunion du conseil d'administration, nous ferons un pdf pour chaque mois qui sera affiché pour que le public puisse le voir. Une partie de l'argent de l'arbitre doit être mise à jour pour un total de 7400 $. Pour l'instant, il est difficile de dire des projections, mais il semble que nous soyons peut-être un peu endettés, mais en dessous de 10 000 $. C'est un gain énorme car il est difficile de savoir à quel point c'était mauvais, mais nous étions dans le trou à environ 50 000 $ par le passé. Il est très difficile de savoir où nous en étions au début de l'année car il n'y a pas de paperasse à faire depuis l'année dernière. L'idée est que l'année prochaine, nous aurons un budget pour l'année.

    René enverra un e-mail cette semaine pour les inscriptions non payées, ce qui représente environ 12 000 $ actuellement. Tout le monde sur cette liste a au moins payé son dépôt de 100 $. René espère que toutes les dispositions seront prises d'ici la mi-janvier.

    À ce jour
    $38 467,66 en banque

    1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      The person who came up with the Association slogan was Guy Arseneault, he is willing to donate his free sweater.  Rene would like to get a picture with him. We have clothing stock now that we will sell and then we will also be taking orders.  Rene will put stock into the square app and we will keep and inventory that way. First clothing sale will be dec 22nd in Dalhousie and jan 4th and 5th in campbellton.  We will need to book boardroom in Campbellton. Candace will send an email to everyone about the sale details. Colette and candace will make form and send it to Rene to check over. 

       

      Tickets-  dec 22nd first round of drop offs for blue tickets and jan 4 and 11th for association tickets

       

      New fundraising idea presented from denise-  a lot of associations around here and other parts of province are offering one of the two weeks during the holidays a holiday hockey school.  The week of dec 30th-jan3rd parents work and Denise thinks it would be a good time to offer a hockey camp. Aiming for novice atom and pee wee anywhere from 3-5 days as a day camp.  This was brought to denise by Perry Kennedy who is interested in doing this. Perry Kennedy has the certification to do it and he has asked Denise to bring this to the table. He said he can find the coaches to help him and he would be looking to be doing it for 4 days starting Monday Dec 30th to the Thursday of that week.  It could be a morning thing and we could charge a fee. 110$ for one hour of ice time split this into two groups of an hour and half, a younger group and an older group. All that would need to be covered by us would be the ice time. Perry is interested in taking two groups of 20. Denise will check with the civic center to see if the ice is available.  Advertisement needs to be done on the site and you would need to have a contact person. Perry does not want money out of this he just wants to give his time. Carlton does this and they seem to get a good revenue from it. Rene mentioned that they would like to put on some goalie clinics during the holidays and they would also like to get some coaches some certification during the holidays where HNB would send up certified people to teach these courses.  We would need to make sure this would not coincide with any of what Roger is trying to plan. If this doesn't take off for Christmas we could definitely look at having something like this during March break. We need to see what perry needs from us and see if we can manage this in a small period of time.

       

      Post 50/50 winners on our facebook page.  Colette will take care of this every week.

       

       

       

       

      La personne qui a proposé le slogan de l'Association était Guy Arseneault, il est prêt à donner son chandail gratuit. René aimerait avoir une photo avec lui. Nous avons maintenant un stock de vêtements que nous vendrons et nous prendrons également des commandes. René mettra du stock dans l'application carrée et nous conserverons et inventorierons de cette façon. La première vente de vêtements aura lieu le 22 décembre à Dalhousie et les 4 et 5 janvier à Campbellton. Nous devrons réserver une salle de conférence à Campbellton. Candace enverra un courriel à tout le monde au sujet des détails de la vente. Colette et Candace feront le formulaire et l'enverront à René pour vérification.

      Billets - 22 décembre premier tour de restitution pour les billets bleus et 4 et 11 janvier pour les billets d'association

      Nouvelle idée de collecte de fonds présentée par Denise - de nombreuses associations d'ici et d'autres parties de la province offrent, pendant les vacances, une école de hockey de vacances. La semaine du 30 décembre au 3 janvier, les parents travaillent et Denise pense que ce serait le bon moment pour offrir un camp de hockey. Visant l'atome novice et pipi entre 3-5 jours comme camp de jour. Cela a été amené à nier par Perry Kennedy qui est intéressé à le faire. Perry Kennedy a la certification pour le faire et il a demandé à Denise de mettre cela sur la table. Il a dit qu'il pouvait trouver les entraîneurs pour l'aider et qu'il chercherait à le faire pendant 4 jours du lundi 30 décembre au jeudi de la semaine. Cela pourrait être une matinée et nous pourrions facturer des frais. 110 $ pour une heure de glace divisée en deux groupes d'une heure et demie, un groupe plus jeune et un groupe plus âgé. Tout ce qui devrait être couvert par nous serait le temps de glace. Perry est intéressé à prendre deux groupes de 20. Denise vérifiera avec le centre civique pour voir si la glace est disponible. La publicité doit être faite sur le site et vous devrez avoir une personne de contact. Perry ne veut pas d'argent de cela, il veut juste donner de son temps. Carlton fait cela et ils semblent en tirer de bons revenus. René a mentionné qu'ils aimeraient mettre en place des cliniques de gardien de but pendant les vacances et qu'ils aimeraient également obtenir des entraîneurs une certification pendant les vacances où HNB enverrait des personnes certifiées pour enseigner ces cours. Nous devons nous assurer que cela ne coïncide pas avec ce que Roger essaie de planifier. Si cela ne décolle pas pour Noël, nous pourrions certainement envisager d'avoir quelque chose comme ça pendant les vacances de mars. Nous devons voir ce que Perry a besoin de nous et voir si nous pouvons gérer cela dans un court laps de temps.

      Affichez les gagnants 50/50 sur notre page Facebook. Colette s'en occupera chaque semaine.

       

       


       

  7. Coaches Committee Report

    Rapport du comité des entraîneurs

    Eric Deschenes not present.  Nothing to report. 

    Eric Deschenes absent. Rien à signaler.

  8. Manager Mentoring Report

    Rapport du mentirait pour les gérants

    Jill not present.  Talked about tickets under fundraising.  Nothing to report. 

    Jill n'est pas présente. Parlé de billets dans le cadre de la collecte de fonds. rien à signaler.

  9. Registrar Report

    Rapport du greffier

    Genny not present, Rene said Genny is on top of things and thanked Candace for sending emails to all parents about missing credentials.

    Genny absent, René a dit qu'elle semblait être au top des choses et a remercié Candace d'avoir envoyé des courriels à tous les parents au sujet des informations d'identification manquantes.. 

  10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Midget rec team incident happened here in Campbellton where there was a fight between two players on the same team.  In the dressing room one of the players threw his jerseys in the garbage and had some choice words. The kid involved has had some issues in past years.  Was suspended last year for a garbage can incident. Hard situation because we want to encourage hockey and sports which is what is helping this player right now but we are not trained to deal with psychological issues like this.  Rene has met with the parents and has another meeting tomorrow evening with the kid and parent and Eric. Rene’s take is that if the kid is not remorseful it tells him that he may do something like this again. The player has been suspended internally by the coach. He did not attend an away tournament this past weekend, and has not gone to some practices.  He has missed 5 or 6 ice times already. There has not been any complaints from other parents about this. These issues have been ongoing with this player. Part of this issue is that the parent feels like they can not control this situation. Eric has a very good relationship with this player but it is overwhelming to have to deal with just this kid all the time as it takes the mindset from the game to just this player.   

    L'incident de l'équipe de midget rec s'est produit ici à Campbellton où il y a eu une bagarre entre deux joueurs de la même équipe. Dans le vestiaire, l'un des joueurs a jeté ses maillots à la poubelle et a eu quelques mots de choix. L'enfant impliqué a eu des problèmes au cours des dernières années. A été suspendu l'année dernière pour un incident de poubelle. Situation difficile parce que nous voulons encourager le hockey et les sports, ce qui aide ce joueur en ce moment, mais nous ne sommes pas formés pour faire face à des problèmes psychologiques comme celui-ci. René a rencontré les parents et a une autre réunion demain soir avec l'enfant et le parent et eric. La position de René est que si l’enfant n’a pas de remords, cela lui dit qu’il peut refaire quelque chose comme ça. Le joueur a été suspendu à l'interne par l'entraîneur. Il n'a pas assisté à un tournoi à l'extérieur le week-end dernier et n'est pas allé à certaines pratiques. Il a déjà raté 5 ou 6 temps de glace. Il n'y a eu aucune plainte des autres parents à ce sujet. Ces problèmes sont en cours avec ce lecteur. Une partie de ce problème est que le parent a l'impression de ne pas pouvoir contrôler cette situation. Eric a une très bonne relation avec ce joueur, mais il est accablant de devoir faire face à ce gamin tout le temps, car cela prend l'état d'esprit du jeu à ce joueur.

  11. NSMHL

    LHMCN

    Nothing to report. 
     

    Rien à signaler .

  12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Roger not present.  Nothing to report. 


     

     

    Roger n'est pas présent. Rien à signaler.

    1. IP/Novice Director Report

      Rapport du directeur initiation/novice

      Eric Mockler not present.  Nothing to report. 

      Eric Mockler n'est pas présent. Rien à signaler.

    2. Atom/Peewee Director Report

      Rapport du directeur atom/peewee

      Everything seems to be going well.  Nothing to report. 

      Tout semble bien se passer. Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

      Rapport du directeur bantam/Midget

      Jason not present.  Nothing to report
       

      Jason n'est pas présent.  Rien à signaler

    4. Female Hockey Director Report

      Rapport du directeur hockey féminin

      Eric not present.  Nothing to report. 

      Eric n'est pas présent. rien à signaler.

  13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    talked about tournament specific info.  See below. 

    parlé d'informations spécifiques au tournoi. Voir ci-dessous.

    1. Ernest Goulette Tournament

      Tournoi Ernest Goulette

      Rene reported that Cindy did a great job and we lost 810$.

      Rene a signalé que Cindy a fait un excellent travail et que nous avons perdu 810 $

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

      Tournoi Boyce Fitzpatrick

      Jill is not present but Denise and jill are talking on a regular basis.  2 registrations so far in the rec division with payment. Another registration that was mentioned about a team from Moncton, Lenny Boudreau's team, not sure if the registration or cheque has came yet, Denise will pressure him about this over the holidays and try to get his registration.  Rene said it would be nice to have at least 6 rec teams to run a little tournament. Right now we are at 4 with our local teams. 

       

      Jill n'est pas présente mais Denise et Jill parlent régulièrement. 2 inscriptions jusqu'à présent dans la division rec avec paiement. Un autre enregistrement qui a été mentionné au sujet d'une équipe de Moncton, l'équipe de Lenny Boudreau, pas sûr que l'inscription ou le chèque soit encore arrivé, denise le mettra la pression pendant les vacances et tentera d'obtenir son inscription. René a dit que ce serait bien d'avoir au moins 6 équipes de recrues pour organiser un petit tournoi. En ce moment, nous sommes à 4 avec nos équipes locales.

    3. Arnold Maisey Tournament

      Tournoi Arnold Maisey

      Ceilidh needs some bantam comp and bantam rec teams.    She has gotten some emails inquiring but nothing official yet. Ceilidh will need help with scheduling part of the tournament. 

      Ceilidh a besoin de quelques équipes bantam comp et bantam rec. Elle a reçu des courriels pour s'enquérir mais rien de officiel pour le moment. Ceilidh aura besoin d'aide pour planifier une partie du tournoi.

    4. Timbits Tournament

      Tournoi Timbits

      3 bathurst and 1 bdc registered as of now.  Candace to send out emails to contacts from last year.

       

      3 bathurst et 1 bdc enregistrés dès maintenant. Candace enverra des courriels à des contacts de l'année dernière.

  14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Clothing Sale

      vente de vêtements

      Talked about in fundraising. 

      parlé dans la collecte de fonds.

    2. Time keeper schedule

      horaire du chronométreur

      Ceilidh went back on site and saw the hours and she verified with Gaetan and the cheques still didn’t add up.  She got a few emails from parents saying their kids are missing some money. Right now the time keepers are paid up until December 8th.  Rene suggests if there is a problem with the time keeper they need to go through Gaetan and he will decipher if there is a discrepancy.

       

      Ceilidh est retournée sur place et a vu les heures et elle a vérifié avec gaetan et les chèques ne correspondaient toujours pas. Elle a reçu quelques courriels de parents disant que leurs enfants manquaient d'argent. Actuellement, les chronométreurs sont payés jusqu'au 8 décembre. René suggère s'il y a un problème avec le chronométreur dont ils ont besoin pour passer par Gaetan et il déchiffrera s'il y a un écart.

  15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    Monday, January 20, 2020 Dalhousie Inch Arran Ice Palace at 7pm. 

    Lundi 20 janvier 2020 Dalhousie Inch Arran Ice Palace à 19h.

  16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.

Motions/Propositions

# Motion/Proposition Proposed by/
Proposé par
Seconded by/
Appuyé par
Vote
1

Approval of agenda

Approbation de l'ordre du jour

Candace Roy Ceilidh Sharpe Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
2

approval of minutes 

approbation du procès-verbal

Gaetan McIntyre Marc Lavigne Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
3

Adjourn meeting

Ajournement de la réunion.

Ceilidh Sharpe Candace Roy Passed Unanimously/Passer à l'unanimité