Meeting Minutes 2019-09-16

Meeting Minutes/Procès-verbal de réunion

due to the arena being closed we held the meeting at a board members home. 

Inch Arran Ice Palace

Boardroom

Attendees/Participants

  1. René Haché  —
  2. Roger Hickey  —
  3. Candace Roy  —
  4. Ceilidh Sharpe  —
  5. Genny Beckingham  —
  6. Gaetan McIntyre  —
  7. Jillian Labillois  —
  8. Eric Deschenes  —
  9. Marc Lavigne

Minutes/Procès-verbal

  1. Opening Remarks from President

    Mot de bienvenue du président

    Welcome eric to the board a great new addition thank you

    Thank you to everyone who helped for registration candace ceilidh and jillian, went well 

    People who read loved it and thought everything was great, those who didn't read didn't know!

    Bienvenue Eric Deschenes au conseil une bonne addition géniale

    Merci à tous ceux qui ont aidé aux l’inscriptions, en particulier Candace, Ceilidh et Jillian, se sont bien déroulé

    Les gens qui ont lu les instructions on aimé les changement, la plupart des plaintes est des gens ne ce sont pas informé!

  2. Approval of minutes

    Approbation du procès-verbal

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  3. Correspondence

    Correspondence

     HNB meeting: 

    Sponsorship programs discussed

    AA for atom for next year try to standardize how many teams trying to make it so competition between the teams is standardized doesn't affect us much because we are one small association

    Different policies of hockey NB - minor changes in constitution

    Discussed fees and reasoning for charging per previous year enrollment numbers  

    HNB tickets to be given out at managers meeting

    Discussion on small ice games, they want to push the small ice games in the novice level too.  

    Novice will be half ice most of the year possible sometime in February towards the end of the year full ice. This is not debatable 

    Roger suggested that Tournament in Quebec end of year prepares the second year kids for atom

    Discussed novice full ice rules-  offside, change ups these types of rules would be decided on

    Réunion HNB:

    Programmes de parrainage discutés

    AA pour atome pour l’année prochaine, essayez de normaliser le nombre d’équipes qui tentent de le faire de manière à normaliser la concurrence entre les équipes ne nous affecte pas beaucoup, car nous sommes une petite association.

    Différentes politiques de hockey NB - modifications mineures de la constitution

    Discuté des frais et des raisons de facturer les numéros d'inscription de l'année précédente

    Les billets HNB seront distribués à la réunion des directeurs

    En discutant de petits jeux sur glace, ils veulent aussi pousser les petits jeux sur glace au niveau novice.

    Novice sera en demi-glace presque toute l’année possible en février, vers la fin de l’année, en pleine glace. Ce n'est pas discutable

    Roger a suggéré que ce tournoi au Québec, en fin d’année, prépare les enfants de deuxième année à l’atome.

    discussion sur les règles de la glace totale pour les novices - hors-jeu, les modifications de ces types de règles seraient décidées

  4. Schedule

    Horaire

    Try outs- all levels have four  finished in a week or so. Start monday finish sunday 

    11 registered is higher for midget numbers because last year only around 4 were registered. 

    Two id camps for midgets hoping for the end of this week. (wednesday saturday and sunday) 

    Monday starts regular try outs atom peewee bantam and midget if the need is there 

    Gaetan to arrange ice times. Gaetan to communicate with candace the dates so she can arrange someone to be there for registrations. 

    Rene is going to contact edza regarding AAA schedule and conflicts with our registration.

    The NSMHL wants ice times for scheduling purposes.  Gaetan will send them available ice by the 1st of october. 

    Time keepers:  

    There are a few, gaetan to give rene some dates to get a time keepers course going Possibly mid october will hold off until the teams are made.  We need to get the message out there that this is available, Possibly contact the schools to see if we can advertise it through them. A parent on every team should be trained, Jillian to add this to the managers meeting information.  

    Essayez les outs - tous les niveaux ont quatre finis en une semaine environ. Début lundi arrivée dimanche
    11 inscrits est plus élevé pour les numéros midget parce que l'année dernière, environ 4 seulement étaient enregistrés.
    Deux camps id pour nains espérant la fin de cette semaine. (mercredi samedi et dimanche)
    Lundi commence régulièrement des essais d'atomes peewee atome bantam et nain si le besoin est là
    Gaetyan pour organiser les temps de glace.
    Gaean communiquera à candace les dates afin qu'elle puisse organiser la présence de quelqu'un pour les inscriptions
    René va contacter edza à propos du programme AAA et des conflits avec notre registratio.n
    Le NSMHL veut des temps de glace à des fins de planification. Gaétan leur enverra de la glace disponible avant le 1er octobre.

    Chronométreurs:
    Il y en a quelques uns, gaetan à donner à quelques dates pour que les chronométreurs puissent suivre
    Peut-être à la mi-octobre, attendre que les équipes soient formées
    Nous devons faire passer le message que cela est disponible
    Peut-être contacter les écoles pour voir si nous pouvons en faire la publicité par leur intermédiaire.
    Un parent de chaque équipe devrait être formé. Jillian d’ajouter cela aux informations de la réunion des directeurs.

  5. Treasurer's Report

    Rapport du trésorier

    Ceilidh created a spreadsheet

    • Cash and cheques written from registration was 28,442$
    • In the bank to date 79,243.55$
    • From now until end of November we have 25,474.49 post dated cheques 
    • Float at office 188.75$
    • All invoices to date: including city of dalhousie and hnb invoice , bus rental from midget comp, city for the leisure cards (do this asap)- 64,000$  
    • Bus invoice - 10,582.50$

    At this point pay everything but HNB.   Pay town of dalhousie and we will arrange to meet with them. 
    City of campbellton, LMG and town of dalhousie cheques have been written tonight. 
    6 invoices for midget bus , spot on invoices dates and per km.


    We inherited a bad financial situation for a variety of reasons,no paper trail in previous years for midget sponsors and money.  At the end of the day we need to pay this debt.

    Rene is meeting an accountant from alain paquet, marc savoie.  Roger may have another accountant who make take on our financial committee director who will essentially help ceilidh.  

    Rene would like to find an online accounting solution/system for ease in years to come, and everything can be entered and tracked easily. 

    Not much paperwork from previous years which makes it difficult.    

    Rene talked to HNB about us not being incorporated. Essentially potential to get money back from taxes and services that we can use online for free if we are an official non profit organization. 
     

    Ceilidh a fait un tableur
    L’argent comptant et les chèques reçus au moment de l’enregistrement étaient de 28 442
    Dans la banque à ce jour 79.243.55
    D'ici à la fin novembre, nous avons 25 474,49 chèques postdatés
    Flotteur au bureau 188.75
    Toutes les factures à jour: y compris la facture de la ville de Dalhousie et de la BNB, la location d’autobus auprès de midget comp, la ville pour les cartes de loisirs (faites-le au plus vite) - 64 000 $
    Facture d'autobus - 10,582,50 $
    À ce stade, payez tout sauf HNB. Payez la ville de Dalhousie et nous organiserons une rencontre avec eux.
    Les chèques de la ville de campbellton, de la LMG et de la ville de Dalhousie ont été remplis ce soir.
    6 factures pour bus midget, avec indication des dates de facturation et par km.
    Nous avons hérité d'une mauvaise situation financière pour diverses raisons: pas de traces écrites au cours des années précédentes pour les sponsors de taille moyenne et l'argent.
    En fin de compte, nous devons payer cette dette.
    René rencontre un comptable d'Alain Paquet, Marc Savoie. Roger peut avoir un autre comptable qui fait embaucher notre directeur du comité financier qui aidera essentiellement ceilidh.
    René aimerait trouver une solution / système de comptabilité en ligne facile à utiliser dans les années à venir, et tout peut être saisi et suivi facilement.
    Pas beaucoup de paperasse des années précédentes, ce qui rend les choses difficiles.
    René a parlé à HNB de la non-incorporation de notre société. Essentiellement le potentiel de récupérer de l’impôt et des services que nous pouvons utiliser gratuitement en ligne si nous sommes une organisation officielle à but non lucratif.

    1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Nick was not able to attend but Rene has made contact with Nick recently and is waiting to hear back from him.  Communication is key so we all know what is taking place. 

      Mc atom sponsorship program for atom needs to be figured out, contact made with Nick about this. 

      Fundraising is an area this year that we really need to tackle, top priority. 

      Nick n'a pas pu assister à la réunion mais Rene a pris contact avec Nick récemment et attend d'avoir de ses nouvelles. La communication est essentielle pour que nous sachions tous ce qui se passe.

      Le programme de parrainage de Mc Atom pour Atom doit être défini, contactez Nick à ce sujet.

      La collecte de fonds est un domaine auquel nous devons vraiment nous attaquer cette année, une priorité absolue.

    2. unpaid registrations

      inscriptions non payées

      Rene to send email to collect unpaid fees and they will not be allowed to step foot on ice until it is paid.  

      Last year between 15-20 with unpaid or partially unpaid.  Close to 5000$ currently still waiting to be paid. Was up as high as 9 thousand but some got paid. 

      Ceilidh has a list from kidpsort who got funding last year, and will follow up with the funding for this year. 

      Exploring options of small claims court if some of the unpaid registrations are not taken care of.  

      President is comfortable making the call to not put kids on the ice if it comes to this. 

      Confidentiality concerning who has unpaid registrations is very important.  Confidentiality in general is important to the association

      rene envoyer un e-mail pour collecter les frais impayés et ils ne seront pas autorisés à marcher sur la glace tant qu’ils n’auront pas été payés.
      L'année dernière, entre 15 et 20 ans non payés ou partiellement non payés. Près de 5000 $ attendent toujours d'être payés. Était jusqu'à 9 mille mais certains ont été payés.
      Ceilidh a une liste de kidpsort qui a reçu un financement l’année dernière et fera un suivi avec le financement de cette année.
      Explorer les options de la cour des petites créances si certaines des inscriptions impayées ne sont pas prises en charge.
      Le président est à l'aise pour appeler à ne pas mettre les enfants sur la glace si cela se produit.
      La confidentialité concernant les inscriptions non payées est très importante. La confidentialité en général est importante pour l'association
       

  6. Coaches Committee Report

    Rapport du comité des entraîneurs

    Eric deschenes is the new coaching director, Thank you goes to him for joining the team. 

    Rene will get him up to speed on our apps used and things he needs to proceed with such as coaches applications. 

    Coaches applications to be reviewed this week. 

    Eric to get working on coaches corner of the webpage and translate things. 

    Genny to check on coaches credentials

    Eric deschenes est le nouveau directeur de l'entraînement. Merci à lui de faire partie de l'équipe.
    René le mettra au courant de nos applications utilisées et des choses dont il a besoin pour continuer, telles que les applications pour entraîneurs.
    Les demandes des entraîneurs seront examinées cette semaine.
    Eric va travailler sur le coin des entraîneurs de la page Web et traduire les choses.
    Genny vérifiera les compétences des entraîneurs

  7. Manager Mentoring Report

    Rapport du mentirait pour les gérants

    Waiting for mcatom update from Nick. 

    Organization of jerseys will be happening soon. 

    Create a spreadsheet for inventory(socks and jerseys)- jill will do that during try outs

    En attente de la mise à jour du micratom de Nick.
    L'organisation des maillots aura lieu bientôt.
    Créez un tableur pour l'inventaire (chaussettes et jerseys) - Jill le fera lors des essais

  8. Registrar Report

    Rapport du greffier

    Genny will be tackling some jobs this week and will meet with rene for crash course on the technology being used. 

    Goal is for this week that players who are registered into hockey registry and coaches will be verified for credentials.

    Genny se penchera sur certains emplois cette semaine et rencontrera de nouveau un cours intensif sur la technologie utilisée.
    L’objectif est pour cette semaine que les joueurs qui sont inscrits au registre du hockey et les entraîneurs soient vérifiés pour leurs qualifications.

  9. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    rien à signaler

  10. NSMHL

    LHMCN

    Roger and Marc attended the last meeting,  some members were not present. 

    Next meeting october 8th in bathurst at 7pm

    October 8th meeting they  will be having a vote on atom B. 

    Problem with this is tracadie and miramichi needs to get on board because they have their own house leagues.  

    We need to decide by Oct 8 if we will be applying to any end of season tournaments. 

    Roger motioned at the meeting that there is always an end of season tournament, it is currently on the table. 

    Discussed which tournaments we would like to apply to have here,  atom and pee wee may bring in more revenue we should push for these ones.  

    The league covers the officials and banners we cover the ice time. 

    We will apply for all but will try for the lower levels as they are more financially lucrative. 

    Last year gaetan mentioned that he was able to go online after league meeting and read the minutes, this is not there this year would be nice to have them back.  Roger will bring this up at next meeting. 

    Roger et Marc ont assisté à la dernière réunion, certains membres n'étaient pas présents.
    Prochaine réunion le 8 octobre à Bathurst à 19h
    Le 8 octobre, ils voteront sur l'atome B.
    Le problème, c’est que Tracadie et Miramichi doivent participer, car ils ont leurs propres ligues internes.
    Nous devons décider avant le 8 octobre si nous allons postuler à des tournois de fin de saison.
    Roger a fait remarquer à la réunion qu'il y avait toujours un tournoi de fin de saison, il est actuellement sur la table.
    Nous avons discuté des tournois auxquels nous souhaiterions participer ici. Atom et pee wee pourraient générer plus de revenus que nous devrions encourager pour ceux-ci.
    La ligue couvre les officiels et les bannières nous couvrons le temps de glace.
    Nous allons appliquer pour tous, mais nous allons essayer pour les niveaux inférieurs, car ils sont plus lucratifs.
    L'année dernière, gaetan a mentionné qu'il était capable de se connecter après la réunion de la ligue et de lire le procès-verbal. Ce n'est pas là cette année. Ce serait bien de pouvoir les récupérer. Roger en parlera à la prochaine réunion.

  11. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Roger has been discussing with Matt Vatour trying to get hockey development weekend november 2 and 3rd and have all coaches do their certification, possibly getting some instructors up and a girls weekend that same time with their girls program.  

    Roger told matt we will take whatever he can give us.  

    Coaches who are taking the course could do the on ice part with the kids on the ice as part of the development weekend.

    Roger a discuté avec Matt Vatour pour tenter d'organiser le week-end de développement du hockey les 2 et 3 novembre et demander à tous les entraîneurs de passer leur certification. Certains instructeurs et un week-end féminin pourraient être à la même heure avec leur programme pour filles.
    Roger a dit à Matt que nous prendrions tout ce qu'il peut nous donner.
    Les entraîneurs qui suivent le cours pourraient faire la partie sur glace avec les enfants sur la glace dans le cadre de la fin de semaine de développement.

    1. IP/Novice Director Report

      Rapport du directeur initiation/novice

      Discussed the possibility of getting Eric Mockler to fill this position.  Rene has made contact. 

      discuté de la possibilité de faire appel à Eric Mockler pour pourvoir ce poste. René a pris contact.

    2. Atom/Peewee Director Report

      Rapport du directeur atom/peewee

      Marc would like to see something set up for the goalies development.

      Marc aimerait voir quelque chose mettre en place pour le développement des gardiens.

    3. Bantam/Midget Director Report

      Rapport du directeur bantam/Midget

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

      Rapport du directeur hockey féminin

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

  12. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Nothing to report. 

    rien à signaler

    1. Ernest Goulette Tournament

      Tournoi Ernest Goulette

      Committee meetings have begun.  It is off to a good start. 

      Les réunions de comité ont commencé. C'est un bon début.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

      Tournoi Boyce Fitzpatrick

      nothing to report. 

      rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

      Tournoi Arnold Maisey

      nothing to report.

      rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

      Tournoi Timbits

      nothing to report. 

       

      rien à signaler.

  13. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. registrations

      inscriptions

      as of tonight sept 16, 2019: 

      249 total 

      Novice 43

      Atom 60/26 for try outs

      Pee wee 31 total 6 for tryouts

      Bantam 29 16 tryouts

      Midget 20 total 11 for try outs

      Candace will plan registrations for try out nights and to have someone present 

      For kids trying out for peewee aaa suggest that they pre register and pay a deposit and then it will be refunded should it need to be

      Inscriptions:
      à partir de ce soir 16 septembre 2019
      249 au total
      Novice 43
      Atome 60/26 pour les essais
      Pee wee 31 total 6 pour les essais
      Bantam 29 16 essais
      Midget 20 au total 11 pour les essais

      Candace planifiera les inscriptions pour les soirées d'essai et la présence de quelqu'un
      Pour les enfants essayant de peewee, aaa leur suggère de s’inscrire préalablement et de verser un acompte, qui sera remboursé si nécessaire.

    2. Clean up of girls dressing room at civic center

      nettoyage de la chambre des filles au centre civique

      6 pm sept 17/2019 

      Marc, rene, genny, jillian, eric will be present 

      Candace will create an event 

      18h sept 17/2019
      Marc, René, Genny, jillian will be present 
      Candace va créer un événement

    3. Open Board Position- vp of operations

      Position ouverte sur le conseil- vp d'opérations

      Rene suggested Lisa Arseneault-  We need a detailed person for this position and rene thinks she would be really good at this.  We need standardized information for years to come.

      Rene to send a vote out on this

      René a suggéré Lisa Arseneault - Nous avons besoin d'une personne détaillée pour ce poste et pense qu'elle serait vraiment bonne à cet égard. Nous avons besoin d'informations standardisées pour les années à venir.
      René d'envoyer un vote à ce sujet

    4. Offices in Campbellton and Dalhousie

      bureaux à campbellton et dalhousie

      Keeping both offices- they are free of charge

      Ceilidh will make official office hours for the treasurer office in campbellton

      Garder les deux bureaux - ils sont gratuits
      Ceilidh fera les heures officielles du bureau du trésorier à campbellton

  14. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    Monday, October 21, 2019 Campbellton Civic Center 7 p.m. 

    Le lundi 21 octobre 2019, Centre civique de Campbellton

  15. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.

Motions/Propositions

# Motion/Proposition Proposed by/
Proposé par
Seconded by/
Appuyé par
Vote
1

Approval of agenda

Approbation de l'ordre du jour

Genny Beckingham Ceilidh Sharpe Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
2

approval of minutes 

approbation du procès-verbal

Gaetan McIntyre Jillian Labillois Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
3

Adjourn meeting

Ajournement de la réunion.

Eric Deschenes Jillian Labillois Passed Unanimously/Passer à l'unanimité