Meeting Minutes 2019-05-14

Meeting Minutes/Procès-verbal de réunion

2019 AGM - AGA 2019

Memorial Civic Centre

Boardroom

Attendees/Participants

  1. René Haché  —
  2. Marcel LeBlanc  —
  3. Roger Hickey  —
  4. Gaetan McIntyre  —
  5. Denise Chiasson  —
  6. Glenn Lapointe  —
  7. Josée Paradis

Minutes/Procès-verbal

  1. President's Word of Welcome

    President's Word of Welcome

    On behalf of the Restigouche North Minor Hockey Association, welcome to the board members and the public. 

    Au nom de l'Association de hockey mineur du Restigouche Nord, bienvenue aux membres du conseil d'administration et au public. 

  2. Approval of minutes

    Approbation du procès-verbal

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

  3. President's Report

    Rapport du président

    I would like to take this moment to thank the members of the board for all the help during my term in office. While I enjoyed working we all you, I will not seek another term as president. However, I look forward to working with you as you past-president and as the new president of the NSMHL. 

    Je voudrais profiter de ce moment pour remercier les membres du conseil d’administration avec le temps que vous avez consacré à l'association pendant mon mandat. Bien que j'ai aimé travailler avec vous tous, je ne chercherai pas un autre mandat en tant que président. Cependant, j'aurai encore l'occasion de travailler avec vous en tant qu'ancien-président sortant et en tant que nouveau président de la LHMCN.

  4. Treasurer's Report

    Rapport de la trésorière

    Josée Paradis present financial report:

    • Revenue and expenses increased from last year.
    • Currently a lot of uncashed cheques in circulation, including a large one for the Town of Dalhousie. 
    • Some uncashed cheques have to be verified as they might be voided 
    • Invoice from Midget AA team bus still missing. Glenn Lapointe resent it to the bus company due to errors on the invoice and waiting for replacement invoice.

    Josée Paradis présente le rapport financier:

    • Les revenues et les dépense ont augmenté par rapport à l’année dernière.
    • Il y a actuellement beaucoup de chèques non encaissés en circulation, dont un pour important montant pour la ville de Dalhousie.
    • Certains chèques non encaissés doivent être vérifiés car ils pourraient être annulés.
    • La facture de l'autobus pour l'équipe Midget AA est toujours manquante. Glenn Lapointe l'a renvoyé à la compagnie d'autobus en raison d'erreurs sur la facture et il l'attends une nouvelle facture.
  5. Amendments to the Constitution

    Amendements à la Constitution

    See individual motions below.

    Voir les propositions individuelles ci-dessous.

    1. Special Financial Arrangements

      Arrangements financiers spéciaux

      To be inserted between By-laws 2.4 & 2.5 in Section IV:

      Any families that need additional financial accommodations must make a formal request with the Finance Committee and abide by the policy drafted by the Finance Committee and approved by council.

      Unanimously approved

      À insérer dans la partie IV entre les règlements 2.4 et 2.5:

      Toute famille ayant besoin de mesures d'adaptation financières supplémentaires doit en faire la demande auprès du comité des finances et se conformer à la politique élaborée par celui-ci et approuvée par le conseil.

      Approuvé à l'unanimité

    2. Limit board positions for executive committee members

      Limiter les postes au conseil d'administration pour les membres du comité exécutif

      To be inserted between Article 15.4 and 15.5 in Section III:

      No member currently serving on the executive committee shall hold two positions simultaneously, except when appointed on an interim basis by the executive committee until the vacancy has been filled. This interim position does not give an executive committee member an additional vote.

      Unanimously approved

      À insérer entre les articles 15.4 et 15.5 dans la section III:

      Aucun membre qui siège actuellement au comité exécutif ne peut occuper deux postes simultanément, sauf s'il est nommé à titre intérimaire par le comité exécutif jusqu'à ce que le poste soit vacant. Cette position intérimaire ne donne pas un vote supplémentaire à un membre du comité exécutif.

      Approuvé à l'unanimité

    3. Division of teams by region/territories

      Division des équipes par région ou territoire

      Insert Article 11.5 in Section II:

      The Executive Committee reserves the right to divide or group recreational and competitive teams from all levels by regions within its territory as outlined in 11.2.

      Unanimously approved

      Insérer Article 11.5 dans la section II:

      Le comité exécutif se réserve le droit de diviser ou de grouper les équipes récréative et compétitives à tous les niveaux par régions dans son territoire, comme indiqué à la section 11.2.

      Approuvé à l'unanimité

    4. Remove clause for board members per territory

      Supprimer la clause pour les membres du conseil d'administration par territoire

      Change to Article 15.1 in Section III:

      The elected officers of the Association shall be a President, a Past-President, a Vice-President or operations, Vice President of Technical Affairs a Secretary, a Treasurer and ten (10) directors. Nominations can be made for anyone residing in the RNMHA territory in accordance with Article 11.2.

      Amendment is approved with 1 objection

      Modification de l'article 15.1 dans la section III:

      Les dirigeants élus de l’Association sont un président, un ancient-président, un vice-président des opérations, un vice-président des affaires techniques, un secrétaire, un trésorier et dix (10) administrateurs. Les candidatures peuvent être faites pour toute personne résidant sur le territoire de l'AHMRN conformément à l'article 11.2.

      L'amendement est approuvé avec une objection

    5. Equal ice time per facility

      Temps de glace égal par facilité

      Insert Article 16.7 in Section III:

      Scheduler

      a) To maintain relatively similar ice rental costs between available facilities in RNMHA's territory during a season unless a decision made by the Executive Committee in order to accomodate special or unforseen circumstances.

      Unanimously approved

      Insérer Article 16.7 dans la section III:

      Planificateur

      a) Maintenir des coûts de location de glace relativement similaires entre les facilités disponibles sur le territoire de l'AHMRN pendant une saison, à moins d'une décision prise par le comité exécutif afin de tenir compte de circonstances spéciales ou non-prévus.

      Approuvé à l'unanimité

    6. Registration Rebate for board members

      Rabais d'inscription pour les membres du conseil

      To be inserted at the end of Financial By-laws in Section IV:

      All members of the executive committee and board of directors will receive a 50% discount for the registration of there youngest child in Restigouche North Minor Hockey Assocation at the end of hockey season (as outlined in Article 8). Discount can be applied to the youngest child's registration the following season or as a reimbursment at the end of the season.

      Amendment is approved with 1 objection

      À insérer à la fin des règlements financiers à la section IV:

      Tous les membres du comité exécutif et du conseil d'administration recevront un rabais de 50% pour l'inscription de leur plus jeune enfant à l'Association de Hockey Mineur du Restigouche Nord à la fin de la saison de hockey (comme indiqué à l'article 8). Le rabais peut être appliqué à l'inscription du plus jeune enfant la saison suivante ou à titre de remboursement à la fin de la saison.

      L'amendement est approuvé avec une objection

  6. Nomination Committee Report

    Rapport du comité de nominations

    See individual nominations below.

    Voir les nominations individuelles ci-dessous.

    1. President

      Président

      Marcel Leblanc is not re-offering. René Haché is nominated by Roger Hickey. René Haché accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Marcel Leblanc ne réoffre pas. René Haché est nommé par Roger Hickey. René Haché accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    2. Secretary

      Secrétaire

      Candace Roy is nominated by René Haché. Candace Roy accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Candace Roy est nommée par René Haché. Candace Roy accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    3. VP of Technical Affairs

      VP des affaires techniques

      Roger Hickey is re-offering. Roger Hickey accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Roger Hickey ré-offre. Roger Hickey accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    4. Treasurer

      Trésorier

      Ceilidh Sharpe is nominated by René Haché. Ceilidh Sharpe accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Ceilidh Sharpe est nommée par René Haché. Ceilidh Sharpe accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    5. Registrar

      Greffier

      Genny Beckingham is nominated by Roger Hickey. Genny Beckingham accepts the nomination via a SMS text message sent to Roger Hickey. All in favor, motion carried.

      Genny Beckingham est nommée par Roger Hickey. Genny Beckingham accepte la candidature par SMS envoyé à Roger Hickey. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    6. Atom/Peewee Director

      Directeur Atom/Peewee

      Marc Lavigne is nominated by René Haché. Marc Lavigne accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Marc Lavigne est nommée par René Haché. Marc Lavigne accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    7. Coaching Committee Director

      Directeur du comité des entraîneurs

      Bruno Savoie is not re-offering. No nominations and position remains vacant.

      Bruno Savoie ne réoffre pas. Aucune nomination et poste reste vacant.

    8. Tournament Director

      Directeur des tournois

      Denise Chiasson is re-offering. Denise Chiasson accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Denise Chiasson ré-offre. Denise Chiasson accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    9. Fundraising Director

      Directeur de levée de fonds

      Nick Doucette is re-offering. Nick Doucette accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Nick Doucette ré-offre. Nick Doucette accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

    10. Manager Mentor

      Mentor des gérants

      Jillian Labillois is nominated by René Haché. Jillian Labillois accepts the nomination. All in favor, motion carried.

      Jillian Labillois est nommée par René Haché. Jillian Labillois accepte la nomination. Tous sont en faveur, la motion est adoptée.

  7. New Business

    Nouvelles entreprises

    NSMHL

    • Marcel LeBlanc elected President
    • Mike Bérubé elected Vice-President
    • Lori McNair elected Secretary

    Changes for NSMHL

    • Zones for all recreational levels
    • Potential of having Atom B team
    • Zones will be spread around the league with two members of each associations getting a vote.

    HNB AGM

    Roger Hickey and René Haché to attend the conference in Saint John on June 7-9, 2019.

     

    LHMCN

    • Marcel LeBlanc élu président
    • Mike Bérubé élu vice-président
    • Lori McNair élue secrétaire

    Changements pour LHMCN

    • Zones pour tous les niveaux de loisirs
    • Potentiel d'avoir une équipe Atom B
    • Les zones seront réparties autour de la ligue avec deux membres de chaque association obtenant un vote.

    AGA HNB

    Roger Hickey et René Haché assisteront à la conférence à Saint John du 7 au 9 juin 2019.

  8. Adjournment

    Ajournement

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

Motions/Propositions

# Motion/Proposition Proposed by/
Proposé par
Seconded by/
Appuyé par
Vote
1

Motion to approved minutes of 2018 AGM and of April 15, 2019 meeting.

Motion d’approuver le procès-verbal de l’AGA de 2018 et de la réunion du 15 avril 2019.

Josée Paradis Glenn Lapointe Unanimously approved/Approuvé à l'unanimité
2

Motion to adjourn.

Motion d'ajournement

René Haché Glenn Lapointe Unanimously approved/Approuvé à l'unanimité