Meeting Minutes 2019-04-15

Meeting Minutes/Procès-verbal de réunion

Memorial Civic Centre

Boardroom

Attendees/Participants

  1. Marcel LeBlanc  —
  2. Roger Hickey  —
  3. Gaetan McIntyre  —
  4. Denise Chiasson  —
  5. Glenn Lapointe  —
  6. Bruno Savoie  —
  7. René Haché

Minutes/Procès-verbal

  1. Opening Remarks from President

    Mot de bienvenue du président

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

  2. Approval of Agenda

    Approbation de l'ordre du jour

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  3. Approval of minutes

    Approbation du procès-verbal

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  4. Business arising from the Minutes

    Affaires découlant du procès-verbal

    Marcel LeBlanc waiting for donation from unamed donor. Roger to contact Betty-Anne for similar donor that she mentioned to Rene Hache

    Marcel LeBlanc attend des nouvelles d'une donation anonyme. Roger contactera Betty-Anne pour une donation similaire mentionné à René Hache

  5. Correspondence

    Correspondance

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

  6. Ice Schedule

    Horaire de glace

    From Gaetan McIntyre:

    • Formulate a protocol for team pictures. Many teams waited too late.
    • Create a system for timekeepers to give their availability ahead of time as many kids are busy with their own hockey schedule.
    • Near the end of the season, teams need to arrange exhibition games by Thursday with scheduler and follow clear rules and guidelines

    Denise Chiasson: to contact the job placement center to inquire if any adults could take on the job of timekeeping since young kids are unreliable due to their own hockey schedule.

    Glenn Lapointe: Give better training for timekeepers since referees mentioned that many were unprepared this season.

     

    De Gaetan McIntyre:

    • Formuler un protocole pour les photos d'équipe. Beaucoup d'équipes ont attendu trop tard.
    • Créez un système permettant aux chronométreurs de donner leur disponibilité à l'avance. De nombreux enfants étant occupés par leur propre horaire de hockey.
    • Vers la fin de la saison, les équipes doivent organiser des parties de démonstration le jeudi avant la partie avec le planificateur et suivre des règles et des directives claires.

    Denise Chiasson: contacter le centre de placement pour savoir si des adultes pourraient assumer des tâches de chronométreurs, car les jeunes enfants ne sont pas fiables en raison de leur propre horaire de hockey.

    Glenn Lapointe: Donner une meilleure formation aux chronométreurs puisque les arbitres ont mentionné que beaucoup n’étaient pas bien préparés cette saison.

  7. Treasurer’s Report

    Rapport du trésorier

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

    1. Unpaid Registrations

      Inscriptions non payées

      Rene Hache: emails and letters have been sent out for unpaid registrations, but only a few balances have been paid. 

      Glenn Lapointe:

      • Need to formalize the process for helping those with financial difficulties, so that the procedure and process are the same for everyone. A constitutional amendment will be added for the AGM to formalize the process.
      • Midget AA Registrations
        • True price of registrations is really $1150.
        • Sponsor is currently considered optional by the parents and players
        • Registration should be set at $1150, with the player getting $500 back if they get two sponsors.

       

      René Hache: des courriels et des lettres ont été envoyés pour les inscriptions non-payés, mais seuls quelques soldes ont été payés.

      Glenn Lapointe:

      • Besoin de formaliser le processus d'aide aux personnes en difficulté financières, afin que la procédure et le processus soient identiques pour tous. Un amendement constitutionnel sera ajouté à l’AGA afin de formaliser le processus.
      • Inscriptions Midget AA
        • Le vrai prix des inscriptions est réelement 1150 $.
        • La commandite est actuellement considéré comme optionnel par les joueurs
        • L'inscription devrait être fixée à 1150 $, le joueur récupérant 500 $ s'il reçoit deux commenditaires.
    2. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

  8. Coaches Committee Report

    Rapport du comité des entraîneurs

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

  9. Manager Mentoring Report

    Rapport de mentorat des gestionnaires

    Glenn Lapointe: teams can either bring jerseys at his place or at the end of year banquet. Two midget players did not return their jerseys

    Glenn Lapointe: les équipes peuvent apporter des maillots chez lui ou au banquet de fin d'année. Deux joueurs nains n'ont pas rendu leur maillot

  10. Registrar Report

    Rapport du greffier

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

  11. Disciplinary/Complaints Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plaintes

    Rene Hache sent official complaint response to a complaint regarding Austin Morrison and the Peewee McCormack team. Follow up will be done at the beginning of the season.

    Roger Hickey: Eric Pelletier mentioned possible future repercussions regarding an event that happened in the hotel during Midget AA provincials.

    Rene Hache a envoyé une réponse officielle à la plainte concernant Austin Morrison et l'équipe Peewee McCormack. Un suivi sera effectué en début de saison.

    Roger Hickey: Eric Pelletier a mentionné les répercussions possibles pour un événement qui s'est déroulé dans un hôtel pendant les provinciaux Midget AA.

  12. NSMHL

    LHMCN

    Marcel LeBlanc and Roger Hickey to attend a league meeting on April 16, 2019. Lack of zones for several levels will be looked at. 

    Marcel LeBlanc et Roger Hickey assisteront à une réunion de la ligue le 16 avril 2019. Le manque de zones pour plusieurs niveaux sera examiné.

  13. Technical Director’s Report

    Rapport du directeur technique

    Roger Hickey:

    • Will meet with the Town of Dalhousie and City of Campbellton to audit schedule and billing.
    • Look into getting ice in earlier in Dalhousie to possibly put on hockey school as a money-raising initiative for the association.

    Roger Hickey:

    • Rencontre avec la ville de Dalhousie et Campbellton pour vérifier le calendrier et la facturation.
    • Discuter avec Dalhousie la possibilité de préparer la glace plus tôt afin d'avoir une école de hockey en tant qu'initiative de collecte de fonds pour l'association.
    1. IP Novice Technical Director’s Report

      Rapport du directeur technique novice/initiation

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    2. Atom Peewee Technical Director’s Report

      Rapport du directeur technique atom/peewee

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    3. Bantam Midget Technical Director’s Report

      Rapport du directeur technique Bantam/Midget

      Glenn Lapointe: email was sent regarding an incident with referees in Saint John during provincials.

      Glenn Lapointe: un courriel a été envoyé concernant un incident avec des arbitres à Saint John durant les provinciaux.

    4. Female Hockey Director Report

      Rapport du directeur du hockey féminin

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

  14. Tournament Director’s Report

    Rapport du directeur de tournoi

    Denise Chiasson: website should have a page with regional info.

    Denise Chiasson: le site web devrait avoir une page avec des informations régionales.

    1. Ernest Goulet Tournament

      Tournoi Ernest Goulet

      Denise Chiasson to propose different date for tournament.

      Denise Chiasson proposera une date différente pour le tournoi.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

      Tournoi Boyce Fitzpatrick

      Rene Hache: the financial report was submitted to the treasurer.

      René Hache: rapport financier a été soumis au trésorier.

    3. Arnold Maisey Tournament

      Tournoi Arnold Maisey

      Denise Chiasson: despite reaching to Julie Ouellette, no financial report has been submitted.

      Denise Chiasson: malgré avoir rejoint Julie Ouellette, aucun rapport financier n'a été soumis.

    4. Tim Hortons Initiation/Novice Jamboree

      Jamboree Initiation/Novice Tim Hortons

      Denise Chiasson: the financial report submitted to the treasurer, with $3200 in profits. 

      Denise Chiasson: le rapport financier soumis au trésorier, avec des bénéfices de 3200 $.

  15. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below

    Voir ci-dessous

    1. Banquet

      Banquet

      Discussion on pricing for the banquet. Prices decided as:

      • Initiation/Novice/Atom banquet: $10 for kids, $15 for adults
      • Peewee/Bantam/Midget banquet: $15 for everyone

      Marcel LeBlanc will contact Chez Wes as a possible option for catering the Peewee/Bantam/Midget banquet.

      Rene Hache will:

      • Write an email for managers to be sent by Glenn Lapointe
      • Write masters of ceremonies notes
      • Formalize dates and book catering/location with the help of Nick Doucette
      • Set nights to buy tickets.

      Discussion sur les prix pour le banquet. Prix décidé comme:

      • Banquet initiation / novice / atome: 10 $ pour les enfants, 15 $ pour les adultes
      • Banquet Peewee / Bantam / Midget: 15 $ pour tous

      Marcel LeBlanc contactera Chez Wes comme option possible pour la restauration du banquet Peewee / Bantam / Midget.

      René Hache va:

      • Ecrire un email pour les managers à envoyer par Glenn Lapointe
      • Rédiger des notes de maîtres de cérémonie
      • Formaliser les dates et réserver restauration / lieu avec l'aide de Nick Doucette
      • Définir des dates pour acheter des billets.
    2. Vacant Board Positions

      Postes vacants au conseil

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    3. City of Campbellton user fees

      Frais d'utilisation de la ville de Campbellton

      Need to set up a meeting with the City of Campbellton after the AGM.

      Nécessité d'organiser une réunion avec la ville de Campbellton après l'AGA.

  16. Date of next meeting

    Date de la prochain réunion

    AGM Tuesday May 14th, 2019 at 7pm at the Campbellton Civic Centre

    AGA le 14 mai 2019 à 19h au Centre Civique à Campbellton

  17. Adjournment

    Ajournement

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

Motions/Propositions

# Motion/Proposition Proposed by/
Proposé par
Seconded by/
Appuyé par
Vote
1

Motion to approve agenda

Motion pour approuver l'ordre du jour

Glenn Lapointe Gaetan McIntyre Unanimously approved/Approuvé à l'unanimité
2

Approval of March 25, 2019 Minutes

Approbation du procès-verbal de la réunion du 25 mars 2019

Glenn Lapointe Gaetan McIntyre Unanimously approved/Approuvé à l'unanimité
3

Motion to adjourn

Motion d'ajournement

Bruno Savoie Denise Chiasson Unanimously approved/Approuvé à l'unanimité