Meeting Minutes 2019-03-25

Meeting Minutes/Procès-verbal de réunion

Inch Arran Ice Palace

Boardroom

Attendees/Participants

  1. Marcel LeBlanc  —
  2. Roger Hickey  —
  3. Josée Paradis  —
  4. Nick Doucette  —
  5. Denise Chiasson  —
  6. Glenn Lapointe  —
  7. Bruno Savoie  —
  8. René Haché

Minutes/Procès-verbal

  1. Opening Remarks from President

    Mot de bienvenue du président

    Good luck to our teams in Provincials and let's finish the year strong.

    Bonne chance à nos équipes aux championats provinciaux et terminons l’année en force.

  2. Approval of minutes

    Approbation du procès-verbal

    Approved. See motion below.

    Approuvé. Voir proposition ci-dessous

  3. Correspondence

    Correspondence

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

  4. Schedule

    Horaire

    Rene Hache & Roger Hickey calculated hours per week that we used this year so that we can double check whether the arenas over-charged us or not. 

    Josée Paradis to get weekly bills to Roger Hickey so that he can cross-check against the ice time used.

    Initially filed under "New Business 11.6" in agenda.

    René Hache et Roger Hickey ont calculé les heures hebdomadaires que nous avons utilisées cette année afin déterminer si les arénas nous ont surchargés ou non.

    Josée Paradis remettra les factures hebdomadaires à Roger Hickey afin qu'il puisse comparé avec le temps de glace utilisé.

    Initialement classé sous "New Business 11.6" dans l'ordre du jour.

  5. Treasurer's Report

    Rapport du trésorier

    No official report but approximately $23,000 in the bank account with approximately $17,000 in unpaid bills, with a fair amount of cheques in circulation.

    Pas de rapport officiel, mais environ 23 000 $ dans le compte banque avec environ 17 000 $ de factures impayées, ainsi qu'un bon nombre de chèques en circulation.

    1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

      1. Canadian Tire First Shirt

        Canadian Tire First Shirt

        Done and completed by Nick Doucette.

        Fait et complété par Nick Doucette.

      2. MacDonalds Atom Level Sponsorship

        Commandite McDonalds pour niveau atom

        Nick Doucette to look into it. 

        Nick Doucette à examiner.

      3. Master sponsor list

        Liste de commanditaires

        Raised by René Haché. Would like to see a master sponsors list so that tournaments do not have to re-invent the wheel to find and contact sponsors. Would also like to see more coordination between tournaments to minimize contacting of sponsors.

        René Haché to help Nick Doucette in creating a master list. Will utilize the contacts used for the peewee and initiation/novice tournaments.

        Mentionné par René Haché. J'aimerais voir une liste de commanditaires afin que les tournois n'aient pas à réinventer la roue pour trouver et contacter des commanditaires. Voudrais aussi voir plus de coordination entre les tournois pour minimiser les contacts avec les commanditaires.

        René Haché aidera Nick Doucette à créer une liste maîtresse. Utilisera les contacts utilisés pour les tournois peewee et d’initiation / novice.

      4. Other Activities

        Autres activités

        Nothing to report.

        Rien à signaler.

  6. Coaches Committee Report

    Rapport du comité des entraîneurs

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

  7. Manager Mentoring Report

    Rapport du mentirait pour les gérants

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

  8. Registrar Report

    Rapport du greffier

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

  9. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    René Haché discussed an on-going complaint against players on the Peewee Rec McCormack team, notably Austin Morrison and Connors Firth. 

    After discussing the incident, a consensus was reached that no discipline to be handed out. However, a letter will be sent to Austin Morrison's parents at the beginning of next season warning that any similar conduct will not be tolerated and quickly dealt with next season. 

    René Haché to also send a letter to Stephane Landry explaining the committee's decision.

    René Haché a discuté d'une plainte en cours contre des joueurs de l'équipe de Peewee Rec McCormack, notamment Austin Morrison et Connors Firth.

    Après avoir discuté de l'incident, un consensus s'est dégagé sur le fait qu'aucune discipline ne devait être infligée. Cependant, une lettre sera envoyée aux parents d’Austin Morrison au début de la saison prochaine, avertissant que toute conduite similaire ne sera pas tolérée et sera rapidement traitée la saison prochaine.

    René Haché enverra également une lettre à Stéphane Landry expliquant la décision du comité.

  10. NSMHL

    LHMCN

    Roger Hickey attended a meeting at the end of February:

    • Currently, HNB zone directors represent and run the league
    • Next AGM new board will be elected.
    • We need to promote locally since our region is under-represented in the league and we often get outvoted on key issues.

    Roger Hickey also outlined an incident with Atom Comp zones:

    • Director Foulem stepped-in and decided that game between Bathurst and Restigouche North should be played in Petit-Rocher, but did not fully explore other options, since organizers were able accommodations. However, by that time Bathurst refused to travel back to Caraquet. 
    • The game was finally moved to March 24 (originally scheduled March 16).
    • The issue will be discussed during the next league meeting

    Also discussion about lack of zone for certain levels even though plenty of ice is available.

    Roger Hickey a assisté à une réunion à la fin du mois de février:

    • Actuellement, les directeurs de zone HNB représentent et dirigent la ligue
    • La prochaine assemblée générale annuelle sera élue.
    • Nous devons promouvoir localement car notre région est sous-représentée dans la ligue et nous sommes souvent mis aux voix sur des questions clés.

    Roger Hickey a également décrit un incident avec les championats de zone Atom Comp:

    • Le directeur Foulem est intervenu et a décidé que le match entre Bathurst et Restigouche Nord devrait se dérouler à Petit-Rocher, sans toutefois explorer d'autres options disponible, car les organisateurs avaient trouvé une solution. Cependant, à ce moment-là, Bathurst avait refusé de revenir à Caraquet.
    • La partie a finalement été déplacé au 24 mars (initialement prévu le 16 mars).
    • La question sera discutée lors de la prochaine réunion de la ligue

    Également discussion sur le manque de championats de zone pour certains niveaux, même s'il y a beaucoup de glace disponible.

  11. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Roger Hickey working with HNB to set up hockey clinics (bodychecking and skating) early next year. Also looking into the possibility of setting up a hockey school before the season starts (Novice to Midget) in order to raise funds for the association. 

    Roger Hickey travaille avec HNB pour mettre sur pied des cliniques de hockey au début de la prochaine saison. Nous examinons également la possibilité de créer une école de hockey avant le début de la saison (novice à midget) afin de collecter des fonds pour l’association.

    1. IP/Novice Director Report

      Rapport du directeur initiation/novice

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    2. Atom/Peewee Director Report

      Rapport du directeur atom/peewee

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

      Rapport du directeur bantam/Midget

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

      Rapport du directeur hockey féminin

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

  12. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Rene Hache will work Denise Chiasson to create a "template" that tournaments can follow so that organizing tournaments will be simpler for new volunteers. 

    Roger Hickey also mentioned assigning 2019/20 tournament directors right away to avoid the confusion of this season. Denise Chiasson will contact the potential nominees and try to get confirmation.

    René Hache travaillera avec Denise Chiasson pour créer un «modèle» que les tournois peuvent suivre afin que l'organisation de tournois soit plus simple pour les nouveaux volontaires.

    Roger Hickey a également mentionné l’affectation immédiate des directeurs des tournois 2019/20 afin d’éviter la confusion qui a affecté les tournois cette année. Denise Chiasson contactera les candidats potentiels et essaiera d'obtenir une confirmation pour chaque tournoi.

    1. Ernest Goulette Tournament

      Tournoi Ernest Goulette

      Nothing to report.

      Rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

      Tournoi Boyce Fitzpatrick

      From Rene Hache/Denise Chiasson: tournament went well although due to a discount for two teams and one team not showing, a small loss was made (- $570).

      Rene Hache will forward the financial spreadsheet to Denise Chiasson and Josée Paradis.

      De René Hache / Denise Chiasson: le tournoi s’est bien déroulé, mais en raison d’une réduction de prix pour deux équipes et q’une des équipes ne sait pas présenté, une petite perte a été enregistrée (- 570 $).

      René Hache transmettra le tableur financier à Denise Chiasson et à Josée Paradis.

    3. Arnold Maisey Tournament

      Tournoi Arnold Maisey

      From Denise Chiasson:

      • Still waiting for the financial report and very few details given. 
      • Apparently, everything is the Campbellton office but needs to be sorted
      • The only certainty is that registrations were paid.

      De Denise Chiasson:

      • J'attends toujours le rapport financier et très peu de détails jusqu'à présent.
      • Apparemment tout est au bureau de Campbellton mais doit être trié/organisé
      • La seule certitude est que les inscriptions pour le tournoi ont été payées.
    4. Timbits Tournament

      Tournoi Timbits

      From Denise Chiasson: Tournament went well and was the best-organized tournament this year. Final tournament profits: $3,199.07.

      Candace Roy asked for storage space for tournament surplus. Space in the Dalhousie minor hockey room will be allocated.

       

      De Denise Chiasson: Le tournoi s'est bien déroulé et a été le tournoi le mieux organisé cette année. Profit amassé: 3 199,07 $.

      Candace Roy a demandé un espace de stockage pour le surplus du tournoi. De la place sera allouée dans la salle de hockey mineur à Dalhousie.

  13. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Banquet

      Banquet

      Need to determine logistics for this year's banquets. Nick Doucette to investigate possible locations and caterer. Possible locations are Dalhousie & Campbellton Lions Club. Also looking into Smoke on the Water as a possible caterer.

      Rene Hache to contact Natacha Landry to see if any details from last year are available and will also search association email.

      Nick Doucette also looking into Tigers players coming for the banquet.

      To be held in the first week of May. 

      Besoin de déterminer la logistique pour les banquets de cette année. Nick Doucette pour enquêter sur les endroits possibles et fournisseurs. Les emplacements possibles sont le Club des Lions de Dalhousie et de Campbellton. Aussi un potentiel d'avoir Smoke on the Water en tant que fournisseur possible.

      René Hache doit contacter Natacha Landry pour savoir si des détails de l’année dernière sont disponibles.

      Nick Doucette étudie également la possibilité que les joueurs des Tigers se rendent au banquet.

      Se tiendra dans la première semaine de mai.

    2. Unpaid Registration

      Inscription non payée

      Roger Hickey and Rene Hache wrote an email/letter to send out to parents with kids that still have unpaid registrations. 

      Josee Paradis to send direct deposit email and Rene Hache to send an email to parents during the week.

      Roger Hickey et René Hache ont écrit un courrie et lettre pour envoyer aux parents d’enfants ayant des inscriptions encore non payées.

      Josée Paradis doit envoyer le courriel pour dépôt direct et René Hache va envoyer un courriel au cours de la semaine aux parents.

    3. Open Board Position

      Position ouverte sur le conseil

      Discussion regarding the open positions on the board, including positions for members who are ending once their term is up.

      Positions that are empty or up for renewal at the next AGM:

      • President
      • Secretary (empty)
      • VP of technical affairs
      • Treasurer
      • Registrar (empty)
      • Atom Peewee Director
      • Coaching Committee Director
      • Financial Committee Director
      • Tournament Director
      • Fundraising Director
      • Manager Mentor

      Rene Hache to promote AGM and open positions on the website and social media.

      Also passed a motion for Jamie Gallant's leave of absence.

      Discussion sur les positions ouvertes au conseil, y compris les positions des membres qui ont terminer une fois leur mandat achevé.

      Positions vides ou en cours de renouvellement à la prochaine AGA:

      • Président
      • Secrétaire (vide)
      • VP des affaires techniques
      • Trésorier
      • Registrar (vide)
      • Directeur Atom Peewee
      • Directeur du comité des entraîneurs
      • Directeur du comité financier
      • Directeur des tournois
      • Directeur de la collecte de fonds
      • Mentor pour les gérants

      René Hache va promouvoir l'AGA et aussi les positions ouvertes sur le site Web et les médias sociaux.

      Également adopté une motion pour la permission de Jamie Gallant.

    4. Campbellton User Fees

      Frais d'utilisation de Campbellton

      Roger Hickey proposes that we suggest to Campbellton:

      1. That we should have family packages so families with more than 2 kids can save some money
      2. Regionalize leisure cards according to zones. For example, Charlo should not pay user fees to Campbellton as they will be in the Dalhousie region in our constitution.

      Roger Hickey propose de suggérer à Campbellton:

      1. Que nous devrions avoir des forfaits familiaux pour que les familles avec plus de 2 enfants puissent économiser de l'argent.
      2. «Régionaliser» les cartes de loisirs en fonction des zones. Par exemple, Charlo ne devrait pas payer de frais d’utilisation à Campbellton, car ils seront dans la région de Dalhousie dans notre constitution.
    5. Date for Annual General Meeting

      Date de l'assemblée générale annuelle

      May 14th, 2019

      Le 14 mai 2019

  14. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    Monday, April 15th, 2019 in Campbellton.

    Lundi le 15 avril 2019 à Campbellton.

  15. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.

Motions/Propositions

# Motion/Proposition Proposed by/
Proposé par
Seconded by/
Appuyé par
Vote
1

Approval of agenda

Approbation de l'ordre du jour

Bruno Savoie Roger Hickey Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
2

For Jamie Gallant to be given temporary leave of absence from his position as Vice President of Operations until the start of the next season.

Pour que Jamie Gallant bénéficie d'un congé temporaire de sa position de Vice président des opérations jusqu'au début de la saison suivante.

Marcel LeBlanc Bruno Savoie Passed Unanimously/Passer à l'unanimité
3

Adjourn meeting

Ajournement de la réunion.

Bruno Savoie Nick Doucette Passed Unanimously/Passer à l'unanimité