Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Welcome Everyone. 

   Bienvenue à tous.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

5. Schedule

   Horaire

   Total ice time to date: 

   Campbellton: 166 hours = $16.977.99

   Dalhousie: 87 = $9,177.05

   Campbellton ice last month was overbilled for 2 hours and Dalhousie did not bill for 2 hours.

   2 x u18 rentals for ID camp were not billed.

   Jeff’s schedules are done until the end of the month. He is posting 2 weeks at a time. 
   Jeff wants to look into team photoshoots. Perhaps all the same time or should be on half ice, very hard to accommodate.

   Candace has mentioned that some people are inquiring about how to get their time keeper cheques. She explained to Jeff that he needs to send a list of the time keepers and amount owing to Charity each month and she will prepare the cheques and leave them at the Civic Center front desk. Candace confirmed with Charity and she will email the time keepers when their cheque has been dropped off. 

   Temps de glace total à ce jour :

   Campbellton : 166 heures = 16 977,99 $

   Dalhousie : 87 = 9 177,05 $

   Le mois dernier, la glace de Campbellton était

   Le mois dernier, la patinoire de Campbellton a été surfacturée pour 2 heures et Dalhousie n'a pas facturé 2 heures.

   2 locations de U18 pour le camp d'identification n'ont pas été facturées.

   Les horaires de Jeff sont terminés jusqu'à la fin du mois. Il publie 2 semaines à la fois.
   Jeff veut se pencher sur les séances photos d'équipe. Peut-être toutes en même temps ou devrait-il être sur la moitié de la glace, très difficile à satisfaire.

   Candace a mentionné que certaines personnes se renseignent sur la façon d'obtenir leurs chèques de chronométreur. Elle a expliqué à Jeff qu'il doit envoyer une liste des chronométreurs et du montant dû à Charity chaque mois et qu'elle préparera les chèques et les laissera à la réception du Civic Center. Candace a confirmé avec Charity et elle enverra un courriel aux chronométreurs lorsque leur chèque aura été déposé.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Registration payments are randomly coming in. A few jerseys still to be paid, reminders have been sent. We were paid from Brighter Futures.
   
   Two remaining registrations to be paid in full. Eight players on a predetermined payment plan.

   $14,000 has been paid out in tournament fees to date. 

   Les paiements d'inscription arrivent au hasard. Il reste quelques maillots à payer, des rappels ont été envoyés. Nous avons été payés par Brighter Futures.

   Il reste deux inscriptions à payer en totalité. Huit joueurs ont un plan de paiement prédéterminé.

   14 000 $ ont été versés en frais de tournoi à ce jour.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Tracksuit profits are being calculated.

      Entripy shop-  22 orders for an amount of $5195  to date.  
      Our earnings to date: $411.96

      Sponsors:  Village Of Belledune, City of Campbellton, Soeurs Filles de Marie-de-l'Assomption, CBDC. Todd Williams gave to Female clinics, Dalhousie Youngtimers paid for nets.  Mark from Scotia bank has been in contact with Christina, when he receives a new budget he is hoping to get us a 1000$ sponsor.  

      Stickers:  $1754.00 raised for minor hockey.  Should be ready this weekend. 

      Les profits des survêtements sont en cours de calcul.

      Boutique Entripy - 22 commandes pour un montant de 5195 $ à ce jour.
      Nos gains à ce jour : 411,96 $

      Commanditaires : Village de Belledune, Ville de Campbellton, Sœurs Filles de Marie-de-l'Assomption, CBDC. Todd Williams a fait un don aux cliniques féminines, les Youngtimers de Dalhousie ont payé pour les filets. Mark de la Banque Scotia a été en contact avec Christina, lorsqu'il recevra un nouveau budget, il espère nous trouver un commanditaire de 1000 $.

      Autocollants : 1754,00 $ collectés pour le hockey mineur. Devraient être prêts ce week-end.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Nothing to report. Marc not present. 
    

   Rien à signaler. Marc absent.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Both manager meetings happened. First Aid kits and ice packs were distributed. Good participation at meetings.  

   Timekeeper training happened in Dalhousie and Campbellton.

   Troy asked Jean about 4 minute penalty on Game Sheet app.  We have to enter two 2 minute back to back penalties on game sheet, but we put 4 minutes on the clock. 

   Les deux réunions des gérants ont eu lieu. Des trousses de premiers soins et des sacs de glace ont été distribués. Bonne participation aux réunions.

   La formation des chronométreurs a eu lieu à Dalhousie et à Campbellton.

   Troy a demandé à Jean à propos de la pénalité de 4 minutes sur l'application Feuille de match. Nous devons inscrire deux pénalités consécutives de 2 minutes sur la feuille de match, mais nous avons mis 4 minutes au chronomètre.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Deadlines: RIS Parent Dec. 1 and Dec 15th for bench staff certification. 

   Dates limites : RIS Parent 1er décembre et 15 décembre pour la certification du personnel de banc.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Referee's and timekeepers need to collaborate and work together. 

    Rien à signaler.

    Les arbitres et les chronométreurs doivent collaborer et travailler ensemble.

11. NSMHL

    LHMCN

    Troy attended the last meeting, no new business to report.

    A bylaw passed when straight time for a penalty, it changed back from 3 minutes to 2 minutes.
    
    Provincials scheduled March 28-30 which is the same time as SEDMHA. Discussion is in place to see if dates will be changed. 
     

    Troy a assisté à la dernière réunion, aucune nouvelle affaire à signaler.

    Un règlement a été adopté lorsque le temps de pénalité est passé de 3 minutes à 2 minutes.

    Les rencontres provinciales sont prévues du 28 au 30 mars, soit à la même heure que celles de la SEDMHA. Des discussions sont en cours pour voir si les dates seront modifiées.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Goalie situation fixed for u13 Arseneault. They are not permitted to cancel any games, the goalie is all dressed to play. They will be suspended if they attempt to cancel, Mathieu warned them.

    Equipment tracking is an issue. Things missing and left everywhere. People not picking up their things, this is a huge problem. Mathieu is over his budget roughly around $200 because of this problem. Often the equipment rooms are left open and/or unlocked and lights on.
    
    Board members spoke about equipment sign out sheets or the idea of having a coaches meeting at the beginning of the year, where each coach would receive their equipment for the year. They are responsible to keep track of their own stuff for the year. With this idea, nobody would need access to equipment rooms. We will make a plan for next year. 

    La situation du gardien de but a été réglée pour les moins de 13 ans d'Arseneault. Ils ne sont pas autorisés à annuler des matchs, le gardien est habillé pour jouer. Ils seront suspendus s'ils tentent d'annuler, a averti Mathieu.

    Le suivi de l'équipement est un problème. Des choses manquent et sont laissées partout. Les gens ne récupèrent pas leurs affaires, c'est un énorme problème. Mathieu a dépassé son budget d'environ 200 $ à cause de ce problème. Souvent, les salles d'équipement sont laissées ouvertes et/ou déverrouillées et les lumières allumées.

    Les membres du conseil d'administration ont parlé de feuilles de signature d'équipement ou de l'idée d'organiser une réunion des entraîneurs au début de l'année, où chaque entraîneur recevrait son équipement pour l'année. Ils sont responsables de suivre leurs propres affaires pour l'année. Avec cette idée, personne n'aurait besoin d'accéder aux salles d'équipement. Nous ferons un plan pour l'année prochaine.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Games and practices are underway. Everything is running good. 

       There was an issue of a team playing full ice, they can only play ¾ ice. Director addressed the situation, which cannot happen moving forward. 

       Les matchs et les entraînements ont commencé. Tout se déroule bien.

       Il y a eu un problème avec une équipe qui jouait sur toute la surface de la patinoire, alors qu'elle ne pouvait jouer que sur les ¾ de la patinoire. Le directeur a abordé la situation, ce qui ne peut plus se produire à l'avenir.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Problem with goaltenders at the u13 level has been solved.  Equipment has been purchased but will be returned to association after the season is over. 

       Le problème des gardiens de buts au niveau U13 a été réglé. L'équipement a été acheté mais sera retourné à l'association une fois la saison terminée.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Everything is running well so far.  We will have to start thinking about goalies for the u15 level for next year, we will run into a problem. All current u15 goalies are moving up to u18. 
        

       Tout se passe bien jusqu'à présent. Il faudra commencer à réfléchir aux gardiens de but pour le niveau U15 pour l'année prochaine, nous allons rencontrer un problème. Tous les gardiens actuels de U15 passent en U18.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Waiting on a few girls from Bathurst if they want to join us for u15 level.

       1 female from kedgewick is interested for u13.

       U13 Sophie Goupil is the head coach. Struggling with a goalie at this level. A few girls are trying the position.

       U11 has been a small group at practice. Serge is sending email for parents to communicate if their child cannot go.

       Female tournament to be determined as the date is the same time as provincials. This date may be changed. We are waiting for confirmation. 

       Nous attendons quelques filles de Bathurst si elles veulent se joindre à nous pour le niveau U15.

       1 femme de Kedgewick est intéressée pour le niveau U13.

       U13 Sophie Goupil est l'entraîneure en chef. Nous avons des difficultés avec un gardien de but à ce niveau. Quelques filles essaient le poste.

       U11 a été un petit groupe à l'entraînement. Serge envoie un courriel aux parents pour qu'ils communiquent si leur enfant ne peut pas y aller.

       Tournoi féminin à déterminer car la date est la même que celle des provinciaux. Cette date peut être modifiée. Nous attendons la confirmation.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    See information for each tournament below. 

    Voir les informations pour chaque tournoi ci-dessous.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       February 13th to 16th - Viking North Tournament (40 teams)

       U11 Rec – 2 spots left (12)
       U11 B – FULL (6)
       U11 Comp - 3 spots left (6)
       U13 Rec – 1 spot left (8)
       U13 Comp - 1 spots left (8)
       Chairperson U11 – Campbellton – Amanda Perron
       Chairperson U13 – Dalhousie – Joëlle Landry

       13 au 16 février - Tournoi Viking North (40 équipes)

       U11 Rec – 2 places restantes (12)
       U11 B – COMPLET (6)
       U11 Comp – 3 places restantes (6)
       U13 Rec – 1 place restante (8)
       U13 Comp – 1 place restante (8)
       Présidente U11 – Campbellton – Amanda Perron
       Présidente U13 – Dalhousie – Joëlle Landry

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       January 30th to February 2nd - Arnold Maisey Tournament (24 teams)

       U15 Rec - 2 spots left (8)
       U15 Comp - 5 spots left (8)
       U18 Rec – FULL (8) (1 team on the waiting list)
       Chairperson - Campbellton : Josée Carrier

       30 janvier au 2 février - Tournoi Arnold Maisey (24 équipes)

       U15 Rec - 2 places restantes (8)
       U15 Comp - 5 places restantes (8)
       U18 Rec – COMPLET (8) (1 équipe sur la liste d'attente)
       Présidente - Campbellton : Josée Carrier

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       March 13th to 16th - Jamboree (32 teams)

       U7 - 6 spots left (16)
       U9 Tier 1 - FULL (8)
       U9 Tier 2 - 4 spots left (8)
       Chairperson – Campbellton – Manon St-Germain

       13 au 16 mars - Jamboree (32 équipes)

       U7 - 6 places restantes (16)
       U9 Tier 1 - COMPLET (8)
       U9 Tier 2 - 4 places restantes (8)
       Présidente – Campbellton – Manon St-Germain

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       We had to cancelled due to lack of registration. They cancelled and I was left
       with 2 teams for the U13 division. We offered exhibitions games at the
       association cost, and they said no.

       Nous avons dû annuler en raison d'un manque d'inscriptions. Ils ont annulé et je me suis retrouvé
       avec 2 équipes pour la division U13. Nous avons proposé des matchs exhibition aux
       frais de l'association, et ils ont dit non.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Equipment Loan Policy

       Politique de prêt d'équipement

       Further discussions will happen regarding equipment loan policy.

       D’autres discussions auront lieu concernant la politique de prêt d’équipement.

    2. Logo/Merchandise Policy

       Politique relative aux logos et aux produits dérivés

       Mathieu suggested each team take care of their own tracksuit, perhaps we can make a deal with Tammy for embroidery, moving forward.  Discussion to be continued. 

       Mathieu a suggéré que chaque équipe s'occupe de son propre survêtement, peut-être pourrions-nous conclure un accord avec Tammy pour la broderie, à l'avenir. Discussion à suivre.

    3. Emergency Goaltender Equipment

       Équipement d'urgence pour gardien de but

       Equipment was purchased and will be returned to association when the season is over. 

       L'équipement a été acheté et sera retourné à l'association une fois la saison terminée.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    December 16, 2024, 6:00 at the Dalhousie Inch Arran Arena

    16 décembre 2024, 18h00 à l'aréna Inch Arran de Dalhousie

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.