Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   President's report is attached. 

   Le rapport du Président est ci-joint.

   PDF Upload: president report (605.48 Ko)

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Branding Timbit jerseys - vote has passed, please see email.

   September’s meeting will be in Campbellton and we will start meetings in Dalhousie in October once the rink opens. 

   2 more sets of U9 Timbit jerseys were ordered in case we have more than 4 teams this year.  

   Marquage des maillots Timbit - le vote a été adopté, veuillez consulter le courriel.

   La réunion de septembre aura lieu à Campbellton et nous commencerons les réunions à Dalhousie en octobre une fois la patinoire ouverte.

   Deux autres ensembles de maillots Timbit U9 ont été commandés au cas où nous aurions plus de 4 équipes cette année.

5. Schedule

   Horaire

   Female sessions have been booked.

   Jeff has the contact for Dalhousie rink just needs the contact for Campbellton. Troy will send Jeff the contact for Betty Anne at the civic center. Skip Fowler is the manager at the Civic Center currently. Gaetan will share the templates from the previous season schedule.

   Checking and angling will be around the same dates as female sessions.  Dates for try outs and pre-season have been decided . Pre season first, tryouts will start the week of September 21st.

   Ice in Dalhousie will be ready October 14th. 

   Les séances pour les filles ont été réservées.

   Jeff a le contact pour la patinoire de Dalhousie, il lui manque juste le contact pour Campbellton. Troy enverra à Jeff le contact pour Betty Anne au Civic Center. Skip Fowler est actuellement le gérant du Civic Center. Gaétan partagera les modèles du calendrier de la saison précédente.

   Les vérifications et la pêche à la ligne auront lieu aux mêmes dates que les séances pour les filles. Les dates des essais et de la pré-saison ont été décidées. Les essais de pré-saison commenceront la semaine du 21 septembre.

   La glace à Dalhousie sera prête le 14 octobre.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Registration payments have started. We currently have 83 out of 171 registrations paid in full.

   Only expense since last meeting were the flowers for Marcel Leblanc and the HNB tournament registration fees.

   Current quickbook software  is not going great. Two options in Charity’s opinion are to  scrap the software and do it manually, or pay a bit of money and ask Allan and Paquet to start over and do a backup in case it is ever needed. Troy will also contact Rene about the software. Charity spoke with Rene about starting fresh and he has the contact. Charity feels like we shouldn't switch to another program, we should keep going with quickbooks. She will look into the total cost per year if we were to purchase the software. If we did this a back up would still need to be done before starting fresh. 

   Les paiements d'inscription ont commencé. Nous avons actuellement 83 inscriptions sur 171 payées en totalité.

   Les seules dépenses depuis la dernière réunion ont été les fleurs pour Marcel Leblanc et les frais d'inscription au tournoi HNB.

   Le logiciel Quickbook actuel ne fonctionne pas très bien. Selon Charity, deux options sont de supprimer le logiciel et de le faire manuellement, ou de payer un peu d'argent et de demander à Allan et Paquet de recommencer et de faire une sauvegarde au cas où cela serait nécessaire. Troy contactera également René au sujet du logiciel. Charity a parlé avec René de la possibilité de repartir à zéro et il a le contact. Charity pense que nous ne devrions pas passer à un autre programme, nous devrions continuer avec Quickbooks. Elle examinera le coût total par an si nous devions acheter le logiciel. Si nous faisions cela, une sauvegarde devrait quand même être effectuée avant de repartir à zéro.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Tickets - Christina contacted a few places for missing prizes.  
      Currently we have: 

      • Recreaplex family yearly pass- $1000 
      • Looking for a second place prize- Troy will approach a few places and Christina will make some more calls. 
      • Golf package- $300
      • Fefe photography- $250

      Jeff will also visit the Car dealer association to see if they are interested in giving a sponsorship. 
      We will also look into larger corporations giving sponsorships and Jessica will look into the Scotiabank sponsorship. 

      Clothing: 
      Entripy shop online is ready to go, Jessica will do a launch on facebook. 
      Rene created the logos for the different colored timbit teams. Jean will share with managers about the new branding of the timbit teams. Jessica will add the colored logos to the entripy shop before launching it.  
      Jessica found a lady in Dalhousie that can do track suits. Winter style and spring style. Jessica will organize 2 nights, one in Dalhousie and one in Campbellton. Pricing to come. Jessica will also look into sticker sets that would go through managers.

      Fall Fair night is Saturday September 6th - Troy, Joelle, Christina, Sarah, Jeff, Jenn, Marc, Candace will volunteer. All we need to do is show up, sell the drink tickets and work at the bar. 

       

       

      Billets - Christina a contacté quelques endroits pour les prix manquants.
      Nous avons actuellement :

      • Laissez-passer annuel familial pour le Recreaplex - 1 000 $
      • Nous recherchons un deuxième prix - Troy approchera quelques endroits et Christina fera d'autres appels.
      • Forfait golf - 300 $
      • Photographie Fefe - 250 $

      Jeff visitera également l'association des concessionnaires automobiles pour voir s'ils sont intéressés à offrir un parrainage.
      Nous examinerons également les grandes entreprises qui offrent des parrainages et Jessica examinera le parrainage de la Banque Scotia.

      Vêtements :
      La boutique en ligne Entripy est prête à fonctionner, Jessica fera un lancement sur Facebook.
      Rene a créé les logos pour les différentes équipes de timbit de couleur. Jean partagera avec les gestionnaires la nouvelle image de marque des équipes de timbit. Jessica ajoutera les logos colorés à la boutique Entripy avant de la lancer.
      Jessica a trouvé une dame à Dalhousie qui peut faire des survêtements. Style hivernal et style printemps. Jessica organisera 2 soirées, une à Dalhousie et une à Campbellton. Les prix seront communiqués ultérieurement. Jessica se penchera également sur les ensembles d'autocollants qui pourraient être distribués par les gérants.

      La soirée de la foire d'automne aura lieu le samedi 6 septembre - Troy, Joelle, Christina, Sarah, Jeff, Jenn, Marc et Candace seront bénévoles. Tout ce que nous avons à faire est de nous présenter, de vendre les billets de boisson et de travailler au bar.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Marc said we will probably have to extend the coaching applications for another week as not many applicants came in for these levels. For comp teams we currently only have 
   U11- 1 applicant 
   U13- 3 applicants 
   U15- 2 applicants 
   Candace will do a call out for all coaches to get their applications in before September 1st on facebook. 

   Marc a dit que nous devrons probablement prolonger les candidatures d'entraîneurs d'une semaine supplémentaire, car peu de candidats sont arrivés pour ces niveaux. Pour les équipes comp, nous n'avons actuellement que
   U11 - 1 candidat
   U13 - 3 candidats
   U15 - 2 candidats
   Candace lancera un appel à tous les entraîneurs pour qu'ils déposent leur candidature avant le 1er septembre sur Facebook.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   This year Jean wants to do 2 manager's meetings, one for u7/u9 and one for u11 and up. Last year he had to wait for the u7/u9 teams and it was late to start with the older teams managers.

   He created a document for the clock in Dalhousie and would also like to do one for Campbellton and he would like to do a training night again like he did last year.

   Jean still has first aid kits at home but we will need more ice packs. 
   Joelle would like some ice packs for her tournaments - candace will order some at the same time 10 ice packs.

   Troy asked Jean to mention to managers that any team activities are inclusive to everyone and we are not allowed to do parent vs kids games during association ice times, they have to rent the ice on their own to do that.

   We are still using game sheet this year and Jean will take care of setting it up with our rosters. 
    

   Cette année, Jean veut faire 2 réunions de gérants, une pour les moins de 7 ans et moins de 9 ans et une pour les moins de 11 ans et plus. L'année dernière, il a dû attendre les équipes moins de 7 ans et moins de 9 ans et il était tard pour commencer avec les gérants des équipes plus âgées.

   Il a créé un document pour l'horloge de Dalhousie et aimerait aussi en faire un pour Campbellton et il aimerait faire une soirée d'entraînement à nouveau comme il l'a fait l'année dernière.

   Jean a toujours des trousses de premiers soins à la maison, mais nous aurons besoin de plus de blocs réfrigérants.
   Joelle aimerait avoir des blocs réfrigérants pour ses tournois - Candace en commandera en même temps 10 blocs réfrigérants.

   Troy a demandé à Jean de mentionner aux gérants que toutes les activités d'équipe sont inclusives pour tout le monde et que nous ne sommes pas autorisés à faire des matchs parents contre enfants pendant les heures de glace de l'association, ils doivent louer la glace eux-mêmes pour le faire.

   Nous utilisons toujours la feuille de match cette année et Jean se chargera de la mettre en place avec nos listes.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report. Jenn did the HCR training through HNB for the female rosters. 
    

   Nothing to report. Jenn did the HCR training through HNB for the female rosters. 

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Next meeting is October 8th, 2024.

    La prochaine réunion aura lieu le 8 octobre 2024.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Technical meeting was on August 19th and everything went well. We are going to have some goalie clinics this year from Charles Austin every second Monday. We are going to pay for ice and he will collect registration fees from the kids. $20 per session per goalie. If we get any funding for the goalies we will give back to the parents.

    September 14th we will have a goalie session just for 1 day and it will be free for the kids. It will be like an ID session for our goalies to see what we will have at every level. Mathieu will just need someone to run it, he has someone in mind to ask.

    Checking and Angling clinic will be offered again this year.

    Mathieu did some research for the price of pucks and 4 cases of pucks from sports experts are $900, amazon is half price. Mathieu will buy 4 mini nets and some puck bags from Sports Experts but will look at ordering other things that he needs online asit is cheaper.

    Troy mentioned that there is a document available for evaluations if it is needed.

    Candace spoke about a player who wants to be evaluated. She will get back to the parents and let them know that he will go out for the first time with his regular age and the directors will evaluate him and make a decision.

    We have a female player who is U15 and she wants to try out for U13 comp, this needs to be looked into. Jenn will know more after September 8th Female meeting.  

    We got an email asking if a player could start before the age of 4, Mathieu had checked with HNB and they need to be 4 before December 31st.

    La réunion technique a eu lieu le 19 août et tout s'est bien passé. Nous allons organiser des ateliers de gardiens de but cette année avec Charles Austin tous les deuxièmes lundis. Nous allons payer pour la glace et il collectera les frais d'inscription auprès des enfants. 20 $ par séance par gardien de but. Si nous obtenons du financement pour les gardiens de but, nous le remettrons aux parents.

    Le 14 septembre, nous aurons une séance de gardien de but d'une seule journée et elle sera gratuite pour les enfants. Ce sera comme une séance d'identification pour nos gardiens de but afin de voir ce que nous aurons à chaque niveau. Mathieu aura juste besoin de quelqu'un pour l'organiser, il a quelqu'un en tête à qui demander.

    La clinique de vérification et de pêche à la ligne sera à nouveau proposée cette année.

    Mathieu a fait quelques recherches sur le prix des rondelles et 4 caisses de rondelles de Sports Experts coûtent 900 $, Amazon est à moitié prix. Mathieu achètera 4 mini-filet et quelques sacs de rondelles chez Sports Experts, mais envisagera de commander d'autres choses dont il a besoin en ligne car c'est moins cher.

    Troy a mentionné qu'il existe un document disponible pour les évaluations si nécessaire.

    Candace a parlé d'un joueur qui souhaite être évalué. Elle reviendra vers les parents et leur fera savoir qu'il sortira pour la première fois avec son âge habituel et que les directeurs l'évalueront et prendront une décision.

    Nous avons une joueuse qui a moins de 15 ans et qui veut passer une audition pour la compétition des moins de 13 ans. Il faut examiner cette question. Jenn en saura plus après la réunion des femmes du 8 septembre.

    Nous avons reçu un courriel demandant si un joueur pouvait commencer avant l'âge de 4 ans. Mathieu a vérifié auprès de HNB et ils doivent avoir 4 ans avant le 31 décembre.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Nothing to report. 

        

       Rien à signaler. 

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

        

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 
        

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Currently 44 females registered for the female pre season clinics. Serge sent an email yesterday to remind those who have not yet registered. Possibility of having a U13 regular season female team is low at the moment as there is no goalie and there are 7 players who prefer to play with their co-ed team and play on a female travel team and 11 players who would prefer to play on just a female team for the season.

       Actuellement, 44 joueuses se sont inscrites aux cliniques de pré-saison féminines. Serge a envoyé un courriel hier pour rappeler à celles qui ne se sont pas encore inscrites. La possibilité d'avoir une équipe féminine U13 en saison régulière est faible pour le moment car il n'y a pas de gardienne de but et il y a 7 joueuses qui préfèrent jouer avec leur équipe mixte et jouer dans une équipe féminine de voyage et 11 joueuses qui préféreraient jouer uniquement dans une équipe féminine pour la saison.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Rinks and ice times are booked for the tournament dates. Marauders are priority in Dalhousie but Joelle will work around this. Female tournament and Vikings U11/U13 she cannot put any games Saturday night in Dalhousie or Friday night in Campbellton because of marauders and Tigers.

    Les patinoires et les heures de glace sont réservées pour les dates du tournoi. Les Marauders sont prioritaires à Dalhousie, mais Joelle s'arrangera pour contourner ce problème. Pour le tournoi féminin et les Vikings U11/U13, elle ne peut pas organiser de match le samedi soir à Dalhousie ou le vendredi soir à Campbellton à cause des Marauders et des Tigers.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Jersey Policy

       Politique de Jersey

       Rene Hache, Former President came to share info about jersey ordering for this season.  

       There are currently 2 options:
       1- Keep with sports expert and send them the order we want and they will send to miko for printing. 
       2- Company from Ontario that was an option when we originally started this venture. 3 advantages , they seem very keen and quick to reply, the quality of the jersey is very nice and a bit better, the price is a bit cheaper and they can print the name and number right on the jersey no need to send anywhere else and no extra cost for this. The cost with the new company goes by quantities ordered.

       Disadvantage right now is we are really short on time for both companies, and with the new supplier there is always a risk of taking on something new.

       It was agreed by all that we will place a bulk order, and Candace motioned to order through Serge at sports experts seconded by Sarah. 
       See motion below. 
       Sarah will take care of ordering a bulk order from sports experts and Rene will meet online with Sarah to explain the online system. 
        

       René Hache, ancien président, est venu partager des informations sur la commande de maillots pour cette saison.

       Il existe actuellement 2 options :
       1- Rester avec Sports Expert et leur envoyer la commande que nous voulons et ils l'enverront à Miko pour l'impression.
       2- Entreprise de l'Ontario, c'était une option lorsque nous avons démarré cette entreprise. 3 avantages : ils semblent très enthousiastes et rapides à répondre, la qualité du maillot est très agréable et un peu meilleure, le prix est un peu moins cher et ils peuvent imprimer le nom et le numéro directement sur le maillot, pas besoin d'envoyer ailleurs et aucun coût supplémentaire pour cela. Le coût avec la nouvelle entreprise varie en fonction des quantités commandées.

       L'inconvénient en ce moment est que nous manquons vraiment de temps pour les deux entreprises, et avec le nouveau fournisseur, il y a toujours un risque de prendre quelque chose de nouveau.

       Il a été convenu par tous que nous passerions une commande groupée, et Candace a proposé de passer commande par l'intermédiaire de Serge chez Sports Experts, appuyée par Sarah.
       Voir la motion ci-dessous.
       Sarah s'occupera de commander une commande groupée auprès d'experts sportifs et René rencontrera Sarah en ligne pour lui expliquer le système en ligne.

    2. Diversity, Equity and Inclusion Seminar and Aboriginal Coaching Certification Course Details

       Détails du séminaire sur la diversité, l'équité et l'inclusion et du cours de certification des entraîneurs autochtones

       The Diversity, Equity and Inclusion seminar will be given by Norman Hectar.  Todd Williams will get Jenn an explanation of the seminar and we will share it with U15 and U18 players and parents. It is very important that as many people as possible attend. It is encouraged that all board members attend as well. This will happen October 4th time and details to come. Jenn will share the details with Candace and she will make a post about it. 

       Aboriginal Coaching Certification- with Cline Gideon no date confirmed yet but this is also something that is important for our coaches to attend. 

       Le séminaire sur la diversité, l'équité et l'inclusion sera donné par Norman Hectar. Todd Williams expliquera à Jenn le séminaire et nous le partagerons avec les joueurs et les parents des moins de 15 ans et des moins de 18 ans. Il est très important que le plus grand nombre de personnes possible y participent. Il est recommandé que tous les membres du conseil d'administration y participent également. Cela aura lieu le 4 octobre et les détails seront communiqués ultérieurement. Jenn partagera les détails avec Candace et elle publiera un article à ce sujet.

       Certification d'entraîneur autochtone - avec Cline Gideon, aucune date n'est encore confirmée, mais c'est aussi quelque chose auquel il est important que nos entraîneurs participent.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    September 17, 2024, 7:00, Campbellton Civic Centre 

    17 septembre 2024, 19h00, Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.