Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   First meeting for our new President, Troy Arseneault. His report is attached, he also asked everyone to review the Robert's Rules of Order Guide and sent a cheat sheet of the rules for everyone to look at.

   First meeting for our new President, Troy Arseneault. His report is attached, he also asked everyone to review the Robert's Rules of Order Guide and sent a cheat sheet of the rules for everyone to look at.

   PDF Upload: p_report_2024_08_06.pdf (630.61 Ko)

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Volunteer and coach of the year votes need to be in asap so Candace can get that out. 

   Timbits jerseys need to be ordered - Jeff suggested that we keep the same jersey colors every year and that we name them as a certain term and we can sell clothing on entripy site for them as well separate from regular vikings clothing. 
   Navy Blue, red, yellow, green was decided on for the jersey colors.  
   Jeff motioned branding the jerseys and creating a logo and keeping it the same every year so we can sell clothing for the timbits aged players and generate funds. 
   Seconded by Joelle 
   Table the motion until Jessica has time to check into the entripy shops she will check and Candace will send the vote out by email.  

   Hockey Canada assist fund is opened. 

   Pathway to hockey coverage program - gives insurance to cover introduction to hockey sessions.  
   Esso fund day program- introduction to hockey program similar to first shift. 

   Decided no to both of these because we did not have volunteers to run the first shift program this year.

   Les votes des bénévoles et des entraîneurs de l'année doivent être effectués dès que possible afin que Candace puisse les faire connaître.

   Les maillots Timbits doivent être commandés - Jeff a suggéré que nous gardions les mêmes couleurs de maillot chaque année et que nous les nommions d'un certain terme et que nous puissions vendre des vêtements sur le site d'entripy pour eux également, séparément des vêtements Vikings habituels.
   Le bleu marine, le rouge, le jaune et le vert ont été choisis pour les couleurs des maillots.
   Jeff a proposé de marquer les maillots et de créer un logo et de le garder le même chaque année afin que nous puissions vendre des vêtements pour les joueurs âgés de Timbits et générer des fonds.
   Appuyé par Joelle
   Reportez la motion jusqu'à ce que Jessica ait le temps de vérifier dans les magasins d'entripy, elle vérifiera et Candace enverra le vote par courriel.

   Le fonds d'aide de Hockey Canada est ouvert.

   Programme de couverture Pathway to Hockey - offre une assurance pour couvrir les séances d'introduction au hockey.
   Programme de jour du fonds Esso - programme d'introduction au hockey similaire au premier quart de travail.

   Nous avons décidé de ne pas nous lancer dans ces deux projets car nous n'avions pas de bénévoles pour organiser le programme du premier quart de travail cette année.

5. Schedule

   Horaire

   Nothing to report from scheduler.
   Mathieu will organize a technical meeting to decide on start up dates. He would like to meet August 19th.  
   Last year 1st week of female hockey was september 11th and checking and angling happened at the same time. Saturday sept 23rd started pre season sessions and comp tryouts started after that.

   Rien à signaler du planificateur.
   Mathieu organisera une réunion technique pour décider des dates de début. Il aimerait se rencontrer le 19 août.

   L'année dernière, la première semaine de hockey féminin était le 11 septembre et les mises en échec et les anglings se déroulaient en même temps. Le samedi 23 septembre, les séances de pré-saison ont commencé et les essais de compétition ont commencé après cela. compte.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Charity has spent a lot of time figuring out the program and understanding her reports. She does not want to use excel; she would like to use the quicken program. She will go through the program and make sure things are all up to date.

   In the last 2 months only a few expenses went out, one cheque for time keeping was cashed and reimbursement for expense claims. Mail box fee and software program fee were paid. 

   $200 came in from CBDC for sponsorship.  

   Bon Ami bartending  event brought in $348.95

   Rene Hache will run through the website with charity very soon to get her up to speed on how it works.

   Charity a passé beaucoup de temps à comprendre le programme et ses rapports. Elle ne veut pas utiliser Excel ; elle aimerait utiliser le programme Quicken. Elle va parcourir le programme et s'assurer que tout est à jour.

   Au cours des 2 derniers mois, seules quelques dépenses ont été effectuées, un chèque pour la gestion du temps a été encaissé et des remboursements pour les demandes de remboursement de dépenses ont été effectués. Les frais de boîte aux lettres et les frais de logiciel ont été payés.

   200 $ ont été versés par CBDC pour le parrainage.

   L'événement de barman Bon Ami a rapporté 348,95 $

   Rene Hache va bientôt parcourir le site Web avec Charity pour la mettre au courant de son fonctionnement.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      For clothing Jessica is thinking entripy shops online program, this makes it easier for people to order whenever they want and not just on the 2 sale days we used to offer. We will ask Jean to share the entripy shop link in his managers package and we will share it on social media and website.

      Jessica would like to order CCM track suits,  with more of a winter type jacket. She is looking to deal with Serge at sports expert for this.

      Joelle shared that we have the opportunity to bartend at the Charlo fall fair as a fundraiser. We were offered the Friday and Saturday night and also the parking. We decided no to the parking as it is a lot of work and also to just bartend on Saturday night as we think this is all we will have volunteers for. Joelle will confirm with the organizer that we will take the Saturday night.

       

       

      Pour les vêtements, Jessica pense à un programme de boutiques en ligne Entripy, cela permet aux gens de commander plus facilement quand ils le souhaitent et pas seulement pendant les 2 jours de soldes que nous proposions auparavant. Nous demanderons à Jean de partager le lien de la boutique Entripy dans le dossier de son manager et nous le partagerons sur les réseaux sociaux et sur le site Web.

      Jessica aimerait commander des survêtements CCM, avec plutôt une veste de type hiver. Elle cherche à faire affaire avec Serge chez Sports Expert pour cela.

      Joelle a partagé que nous avons la possibilité de servir au bar à la foire d'automne de Charlo pour collecter des fonds. On nous a proposé le vendredi et le samedi soir ainsi que le parking. Nous avons décidé de ne pas nous garer car c'est beaucoup de travail et de ne servir au bar que le samedi soir car nous pensons que c'est tout ce pour quoi nous aurons des bénévoles. Joelle confirmera avec l'organisateur que nous prendrons le samedi soir.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Nothing to report. Someone reached out interested in coaching, Candace will forward the email to Marc. 

   Rien à signaler. Quelqu'un a contacté pour être intéressé par un coaching, Candace transmettra l'e-mail à Marc.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Jenn will do the upcoming HCR training online. 
    

   Jenn fera la prochaine formation HCR en ligne.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Gaetan will chair the committee as the Vice President of operations. Troy suggested asking for volunteers. We decided this was not a good idea and that the three leveled directors will be part of the committee along with Serge Fontaine.

    Gaetan, Steve, sarah, stephane, and Serge will be part of the committee moving forward.  

    Candace will record at any meetings that take place. 

    Rien à signaler.

    Gaétan présidera le comité en tant que vice-président des opérations. Troy a suggéré de demander des volontaires. Nous avons décidé que ce n'était pas une bonne idée et que les trois directeurs de niveau supérieur feront partie du comité avec Serge Fontaine.

    Gaétan, Steve, Sarah, Stéphane et Serge feront désormais partie du comité.

    Candace enregistrera toutes les réunions qui auront lieu.

11. NSMHL

    LHMCN

    Troy and Gaetan attended the last meeting on May 7th at Atlantic host. Some fees have changed and it was sent by Troy to all board members.

    They will be having a discussion about provincials at the U11 level instead of a year end tournament.  

    Next meeting will be on October 8th. 

    Troy et Gaétan ont assisté à la dernière réunion le 7 mai à Atlantic Host. Certains frais ont changé et Troy les a envoyés à tous les membres du conseil d'administration.

    Ils discuteront des championnats provinciaux au niveau U11 au lieu d'un tournoi de fin d'année.

    La prochaine réunion aura lieu le 8 octobre.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Technical meeting will happen August 19th. Mathieu would like to know his budget for this season. Mathieu will do an inventory first before ordering anything. He will deal with Serge at sports experts.

    Mathieu motioned $3000 budget, seconded by Joelle 
    All in favor passed unanimously, see motion below. 
     

    La réunion technique aura lieu le 19 août. Mathieu aimerait connaître son budget pour cette saison. Mathieu fera d'abord un inventaire avant de commander quoi que ce soit. Il traitera avec Serge chez Sports Experts.

    Mathieu a proposé un budget de 3000$, appuyé par Joelle
    Toutes les motions en faveur ont été adoptées à l'unanimité, voir la motion ci-dessous.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Nothing to report. 

        

       Rien à signaler. 

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

        

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 
        

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       4 pre-season clinics to start female hockey this year. Dates will be decided. We will have a female weekend and usually it's a specific date but this year we can choose between October and November. Serge will check with Jeff about scheduling this.

       There are a few new rules this year for the female teams. Serge will re read the manual again to be sure of all these rules.
       
       There will be no dual agreements with females from school teams, so it will probably be hard to do a traveling team at this age group. Serge will look into some U13 to join if they are interested.

       Looks good to have traveling teams at U9-U13.

       Also looking at the option of having a U13 female team all season long as there were 13 interested at the end of last season, but he is not sure if there is a goalie or not. We could look at getting approval for a few different situations if we need a goalie. Serge will send an email again to confirm these numbers and then we can make a decision. 

       4 cliniques de pré-saison pour débuter le hockey féminin cette année. Les dates seront décidées. Nous aurons un week-end féminin et c'est habituellement une date précise, mais cette année, nous pouvons choisir entre octobre et novembre. Serge vérifiera avec Jeff pour planifier cela.

       Il y a quelques nouvelles règles cette année pour les équipes féminines. Serge relira le manuel pour être sûr de toutes ces règles.

       Il n'y aura pas d'accords doubles avec les femmes des équipes scolaires, donc il sera probablement difficile de faire une équipe itinérante dans cette tranche d'âge. Serge examinera la possibilité de se joindre à des équipes U13 si elles sont intéressées.

       Il semble bien d'avoir des équipes itinérantes U9-U13.

       Il envisage également la possibilité d'avoir une équipe féminine U13 toute la saison car il y en avait 13 intéressées à la fin de la saison dernière, mais il n'est pas sûr qu'il y ait un gardien ou non. Nous pourrions envisager d'obtenir l'approbation pour quelques situations différentes si nous avons besoin d'un gardien. Serge enverra un courriel à nouveau pour confirmer ces chiffres et nous pourrons ensuite prendre une décision.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle would like to approve dates for tournaments 
    Lady Vikings - Dec 12-15 
    U9-U13
    U9- $500/team 
    U11-u13- $700/team

    Arnold Maisey- 
    Jan 30-Feb 2nd 
    U15-U18 
    $800/ team

    Vikings north - Feb 13-16 
    U11-u13- $700/team
    U11-u13 rec , comp A and B

    Timbit jamboree 
    March 13-16 
    U7 and U9 
    U9 tier 1 and tier 2 
    $500/team

    Joelle would like to increase costs of the tournaments the costs are listed above. 
    Marc motioned the increase in tournament fees as stated above, seconded by serge.
    All in favor passed unanimously, see motion below.

    Joelle met with Jessica and Christina about selling merch at tournaments.

    Jeff motioned $1000 budget for each tournament, seconded by sarah 
    All in favor passed unanimously, see motion below. 

    Joelle aimerait approuver les dates des tournois

    Lady Vikings - 12-15 décembre
    U9-U13
    U9- 500 $/équipe
    U11-U13- 700 $/équipe

    Arnold Maisey-
    30 janvier-2 février
    U15-U18
    800 $/équipe

    Vikings nord - 13-16 février
    U11-U13- 700 $/équipe
    U11-U13 récré, comp A et B

    Jamboree Timbit
    13-16 mars
    U7 et U9
    U9 niveau 1 et niveau 2
    500 $/équipe

    Joelle aimerait augmenter les coûts des tournois les coûts sont énumérés ci-dessus.
    Marc a proposé l'augmentation des frais de tournoi comme indiqué ci-dessus, appuyé par Serge.
    Tous les votes en faveur ont été adoptés à l'unanimité, voir la motion ci-dessous.

    Joelle a rencontré Jessica et Christina pour vendre des produits dérivés lors des tournois.

    Jeff a proposé un budget de 1 000 $ pour chaque tournoi, appuyé par Sarah.
    Tous les votes en faveur ont été adoptés à l'unanimité, voir la motion ci-dessous.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Opening Registrations

       Ouverture des inscriptions

       Monday August 12 registrations and coaching applications  will be opened. Candace will check with Rene on how to do this. 
       Coaching applications will be closed by September 1st.

       In person registration night the same evening as one of the female sessions, TBD.  

       Les inscriptions et les demandes de coaching seront ouvertes le lundi 12 août. Candace demandera à René comment procéder.
       Les demandes de coaching seront clôturées le 1er septembre.

       Soirée d'inscription en personne le soir même de l'une des séances pour femmes, à déterminer.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    September 16, 2024, 7:00, Campbellton Civic Centre 

    16 septembre 2024, 19h00, Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.