Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Candace Roy chaired the meeting. Welcome everyone. 

   Candace Roy a présidé la réunion. Bienvenue tout le monde.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Candace Roy has asked everyone to please create a description of what their board position entails so that if we have vacant positions moving forward she can have something to share with those who might be interested. Each description will be saved on the drive. Jessica, Veronique and Seema already have a small description complete from when they took on their new roles earlier this season. 

   Goalie Director- We are still looking for someone to fill this position, the last candidate fell through. 

   Jenn mentioned that Todd Williams may have some funding available for goalie development and Female hockey. We need to come up with an amount that we would like to request from him. It was discussed that we could request funding to cover some goalie equipment and training. 

   Candace Roy, Joelle Landry, Rene Hache, Melissa Laviolette, and Jill LaBillois met to discuss finances and details to include for provincials applicaiton. It was estimated that revenue would be approximately $11,000 and expenses would be around $6000. We are hopeful that if we are chosen to host it will generate a bit of profit for the association. 
    

   Candace Roy a demandé à chacun de bien vouloir créer une description de ce qu'implique leur poste au conseil d'administration afin que si nous avons des postes vacants à l'avenir, elle puisse avoir quelque chose à partager avec ceux qui pourraient être intéressés. Chaque description sera enregistrée sur le disque. Jessica, Véronique et Seema ont déjà une petite description complète de leur prise de fonction plus tôt cette saison.

   Directeur des gardiens de but – Nous sommes toujours à la recherche de quelqu'un pour combler ce poste, le dernier candidat n'a pas été retenu.

   Jenn a mentionné que Todd Williams pourrait disposer de fonds pour le développement des gardiens de but et le hockey féminin. Nous devons trouver le montant que nous aimerions lui demander. Il a été discuté de la possibilité de demander du financement pour couvrir l'équipement et l'entraînement des gardiens de but.

   Candace Roy, Joelle Landry, René Hache, Melissa Laviolette et Jill LaBillois se sont rencontrés pour discuter des finances et des détails à inclure pour la candidature aux championnats provinciaux. Il a été estimé que les revenus seraient d'environ 11 000 $ et les dépenses d'environ 6 000 $. Nous espérons que si nous sommes choisis pour accueillir cela générera un peu de profit pour l'association.

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan did not have his monthly breakdown available this evening. Everything is going good so far. Currently he has the schedule completed for a 10 day period. In past years he would normally have the schedule done up until the end of the season, but due to time constraints it's not possible. 

   There have been a few cancellations due to weather but most have been away games. Most of the games that needed to be rescheduled here have been penciled in just 2 more that need to be arranged. 

   Gaetan is away from Feb 12-19th so Candace and Mathieu will monitor cancellations while he is gone. 

   Gaetan asked Jean to relay a message to managers that if a team is cancelling a practice on a weekday due to weather to please try to let us know before 3 pm so that the rinks can be notified before the workers leave. Candace also mentioned for Jean to re share the league protocols about cancelling games and be sure they are contacting the proper people. Patrice from the league had a few cancellations that came in that needed to be reminded of the appropriate contacts. 

    

   Gaétan n'avait pas son décompte mensuel disponible ce soir. Tout va bien jusqu'à présent. Actuellement, son planning est complété pour une période de 10 jours. Au cours des années passées, il aurait normalement dû préparer le calendrier jusqu'à la fin de la saison, mais en raison de contraintes de temps, cela n'est pas possible.

   Il y a eu quelques annulations en raison de la météo, mais la plupart étaient des matchs à l'extérieur. La plupart des matchs qui devaient être reprogrammés ici ont été réduits à seulement 2 autres qui doivent être organisés.

   Gaétan est absent du 12 au 19 février donc Candace et Mathieu surveilleront les annulations pendant son absence.

   Gaétan demande à Jean de relayer un message aux gestionnaires selon lequel si une équipe annule un entraînement un jour de semaine en raison de la météo, veuillez essayer de nous le faire savoir avant 15 heures afin que les patinoires puissent être avisées avant le départ des travailleurs. Candace a également demandé à Jean de partager à nouveau les protocoles de la ligue concernant l'annulation de matchs et de s'assurer qu'ils contactent les bonnes personnes. Patrice de la ligue a eu quelques annulations qui ont dû être rappelées aux contacts appropriés.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   The financial report was shared with all board members in our Slack app. 

   There are a few small revenues that are still to come in but nothing major. Majority of transactions are expenses that need to go out. Approximately $12,000 in outgoing cheques that still need have not been cashed. Candace is projecting that we will be close to breaking even after all expenses and revenue. 

   Currently $1,136.50 in unpaid registrations. 

   We discussed the possibility of tweaking the payment arrangements and creating a policy on this for next season as some have made arrangements but have not followed the arrangements they made.

   We also talked about opening registrations early for next season, possibly through the summer so it gives families more time to get registration paid in full before season actually starts. 
    

   Le rapport financier a été partagé avec tous les membres du conseil d'administration dans notre application Slack.

   Il reste encore quelques petits revenus à rentrer, mais rien de majeur. La majorité des transactions sont des dépenses qui doivent être payées. Environ 12 000 $ en chèques émis qui n'ont toujours pas été encaissés. Candace prévoit que nous serons sur le point d’atteindre le seuil de rentabilité après toutes les dépenses et tous les revenus.

   Actuellement 1 136,50 $ en inscriptions non payées.

   Nous avons discuté de la possibilité de peaufiner les modalités de paiement et de créer une politique à ce sujet pour la saison prochaine, car certains ont pris des dispositions mais ne les ont pas suivies.

   Nous avons également parlé d'ouvrir les inscriptions plus tôt pour la saison prochaine, peut-être pendant l'été, afin de donner aux familles plus de temps pour obtenir le paiement intégral de l'inscription avant le début de la saison.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      We have applied to host U18 provincials the weekend of March 22-24th and it was decided that the organizers can solicit sponsorship for this. 

      Clarification was given on the sponsorship package and tournaments are allowed to solicit sponsorship as long as the chairperson meets with our Financial Committee Director, Jessica Savoie before go around to be sure that businesses have not already given or committed to giving something. 

      While discussing tournament sponsorship, Candace Roy brought up that each tournament needs a start up budget. This was agreed on and Joelle will come up with some numbers for the board to vote on this budget. This budget will be revisited and voted on at the beginning of every season. 

      The allotment of sponsorship funds was also discussed, and it was asked if the board thought we needed a breakdown of different sections that the funds were being used by percentage. It was agreed that a large majority of the sponsorships collected goes towards the amount needed to send our home teams to away tournaments. Last year it cost approximately $35,000 to send our teams to tournaments. All of our fundraising ventures including the sponsorship package are used for this expense so the board felt that a percentage breakdown was not needed at this time. 

      Jessica will look at the sponsorship package after this season and see if there are any changes that need to be made. Currently she is advertising all sponsors on our social media 1x/week. 

      Current Sponsorship Total- $4,700 

      Businesses that have donated as of now:

      • Recreaplex 
      • Town of Heron Bay
      • Tigers
      • Pneu Landry Tire Shop
      • CBDC
      • Dalhousie Rotary 
      • Santerre et Fils Maison Funéraires
      • Restigouche Golf Club 
      • Decoration Beatrice
      • Crevier Pointe-a-la-Croix
      • Les filles de Marie-De-l'Assomption
      • Billy Joe Canteen 

      Chuck a puck has been challenging to find the players to collect the pucks. Ashkey Audfroid has generously offered to sell at almost every Marauders game. 

      To date Chuck-A-Puck has raised $1547.00

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

      Nous avons postulé pour accueillir les championnats provinciaux U18 le week-end du 22 au 24 mars et il a été décidé que les organisateurs pourraient solliciter des commandites pour cela.

      Des éclaircissements ont été donnés sur le package de commandite et les tournois sont autorisés à solliciter des commandites à condition que le président rencontre notre directrice du comité financier, Jessica Savoie avant de faire le tour pour s'assurer que les entreprises n'ont pas déjà donné ou ne se sont pas engagées à donner quelque chose.

      En discutant du parrainage de tournois, Candace Roy a souligné que chaque tournoi nécessite un budget de démarrage. Cela a été convenu et Joelle proposera quelques chiffres pour que le conseil vote sur ce budget. Ce budget sera revu et voté à chaque début de saison.

      L'attribution des fonds de parrainage a également été discutée, et il a été demandé si le conseil d'administration pensait que nous avions besoin d'une ventilation des différentes sections afin que les fonds soient utilisés par pourcentage. Il a été convenu qu'une grande majorité des parrainages collectés serviront au montant nécessaire pour envoyer nos équipes locales aux tournois à l'extérieur. L'année dernière, il en a coûté environ 35 000 $ pour envoyer nos équipes à des tournois. Toutes nos activités de collecte de fonds, y compris le forfait de parrainage, sont utilisées pour cette dépense, le conseil d'administration a donc estimé qu'une ventilation en pourcentage n'était pas nécessaire pour le moment.

      Jessica examinera le package de sponsoring après cette saison et verra si des changements doivent être apportés. Actuellement, elle fait la publicité de tous les sponsors sur nos réseaux sociaux 1x/semaine.

      Total actuel du parrainage : 4 700 $

      Entreprises qui ont déjà fait un don :

      • Recreaplex 
      • Town of Heron Bay
      • Tigers
      • Pneu Landry Tire Shop
      • CBDC
      • Dalhousie Rotary 
      • Santerre et Fils Maison Funéraires
      • Restigouche Golf Club 
      • Décoration Beatrice
      • Crevier Pointe-a-la-Croix
      • Les filles de Marie-De-l'Assomption
      • Billy Joe Canteen

      Chuck a puck a été difficile de trouver les joueurs pour récupérer les rondelles. Ashkey Audfroid a généreusement proposé de vendre à presque tous les matchs des Marauders.

      À ce jour, Chuck-A-Puck a récolté 1 547$

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Nothing to report. 
    

   Rien à signaler.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean has been in contact with Patrice from the league about missing games on gamehseet app. Some games have not been getting submitted like they should be . 

   Jean a été en contact avec Patrice de la ligue au sujet de matchs manquants sur l'application gamehseet. Certains jeux n'ont pas été soumis comme ils devraient l'être.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   All teams have been submitted for approval and most have already been approved. 

   Jenn asked if Serge has the dual agreements signed for the femles. Louise Lapierre the manager will be taking care of that. We do not need a dual agreement for highschool girls because they are affiliated. Serge will look into if the other dual agreements have been done. 

   Toutes les équipes ont été soumises pour approbation et la plupart ont déjà été approuvées.

   Jenn a demandé si Serge avait signé les doubles accords pour les femmes. Louise Lapierre la gérante s'en chargera. Nous n'avons pas besoin d'un double accord pour les lycéennes car elles sont affiliées. Serge vérifiera si les autres doubles accords ont été conclus.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Situation at the U18 level has been settled. 

    La situation au niveau U18 est réglée.

11. NSMHL

    LHMCN

    The next meeting is January 23rd. 

    La prochaine réunion est le 23 janvier.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu said something is going to have to be done with the equipment rooms. Equipment is not being put and things are not being returned and are going missing. Jenn suggested that maybe each team could sign out a "kit" of items that we would prepare for them and if all items are not returned we would charge a fee. 

    Mathieu will do some research and see if he can come up with a price for a "kit" for each team and we can decide if this would be a feasible option for next season. 

    The lock code will need to be reset at the beginning of next season. 

     

    Mathieu dit qu'il va falloir faire quelque chose avec les salles d'équipement. L'équipement n'est pas installé et les choses ne sont pas restituées et disparaissent. Jenn a suggéré que chaque équipe pourrait peut-être signer un « kit » d'articles que nous préparerions pour elle et que si tous les articles ne sont pas retournés, nous facturerions des frais.

    Mathieu fera quelques recherches et verra s'il peut proposer un prix pour un "kit" pour chaque équipe et nous pourrons décider si ce serait une option réalisable pour la saison prochaine.

    Le code de verrouillage devra être réinitialisé au début de la saison prochaine.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Nothing to report. 

       Gaetan and Mathieu metnioned that U7 teams should not be playing any away games. We have 4 teams in our association so there is no need to go away for exhibition games at this level. 

       Rien à signaler.

       Gaétan et Mathieu soulignent que les équipes U7 ne devraient jouer aucun match à l'extérieur. Nous avons 4 équipes dans notre association donc il n'est pas nécessaire de partir pour des matchs hors-concours à ce niveau.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       We have applied to host provincials at the U18 level. Melissa Laviolette and Jillian LaBilllis will chair the tournament if we are chosen. Applications close on January 22nd. 

       There was a player who was interested in registering at the U18 level around Christmas time, Steve had to tell them that the team is full for this season unfortunately. 
        

       Nous avons postulé pour accueillir les championnats provinciaux au niveau U18. Melissa Laviolette et Jillian LaBilllis présideront le tournoi si nous sommes choisis. Clôture des candidatures le 22 janvier.

       Il y avait un joueur qui était intéressé à s'inscrire au niveau U18 vers Noël, Steve a dû lui dire que l'équipe est malheureusement au complet pour cette saison.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       U11 and U13 will be doing 2 exhibition games against Grand Falls. Instead of doing one in Grand Falls and one in Campbellton both teams decided that they will play both in St. Quentin and agreed to split the cost. 

       U9- there is not much happening yet, Miramichi is looking for us to go there for an exhibition game as they came and played one here. Hard to find dates to fit this in. 

       U15- This level is extremely hard to set up games for because most girls play on multiple teams. Serge is hoping that they can set up a game against t=our U13 comp team in the near future. Gaetan will check for times for this game. 

       Serge received a Jumpstart grant for Female Hockey for our association. This grant will be used to cover the cost of the 4 female teams attending a Female Tournament in Dieppe. 

       Serge motioned to reimburse $75 to the girls who only paid the $150 female team registration fee, as a portion of the registration fee that was charged was to cover the cost of the tournament. 10 for and 1 against. Motion has passed, see Motion below. Serge will email treasurer the names of the girls who need to be reimbursed and she will take care of issuing them a cheque. 

       Les U11 et U13 disputeront 2 matchs hors-concours contre Grand-Sault. Au lieu d'en faire un à Grand-Sault et un à Campbellton, les deux équipes ont décidé de jouer les deux à Saint-Quentin et ont convenu de partager les coûts.

       U9- il ne se passe pas grand chose pour l'instant, Miramichi nous attend pour y aller pour un match hors-concours alors qu'ils sont venus en jouer un ici. Difficile de trouver des dates pour intégrer cela.

       U15- Ce niveau est extrêmement difficile à organiser car la plupart des filles jouent dans plusieurs équipes. Serge espère qu'ils pourront organiser un match contre notre équipe U13 dans un avenir proche. Gaétan vérifiera les horaires de ce match.

       Serge a reçu une subvention Bon départ pour le hockey féminin pour notre association. Cette subvention servira à couvrir les frais des 4 équipes féminines participant à un tournoi féminin à Dieppe.

       Serge propose de rembourser 75 $ aux filles qui n'ont payé que les frais d'inscription de l'équipe féminine de 150 $, car une partie des frais d'inscription facturés était destinée à couvrir le coût du tournoi. 10 pour et 1 contre. La motion a été adoptée, voir Motion ci-dessous. Serge enverra par courriel à la trésorière les noms des filles qui doivent être remboursées et elle se chargera de leur émettre un chèque..

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle gave an update on each tournament. See sections below. 

    Joelle a fait le point sur chaque tournoi. Voir les sections ci-dessous.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Currently 26 teams registered. There are no U11 comp teams so this division will not go forward. Joelle is hoping for 1 more U11 B and 1 more U13 Comp. 

       Actuellement 26 équipes inscrites. Il n'y a pas d'équipes U11 donc cette division ne progressera pas. Joelle espère encore 1 U11 B et 1 U13 Comp supplémentaires.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       This tournament is coming up and Joelle would like some of the board members to be present if possible. Joelle and Gaetan will be there. It is starting Thursday and finishing Sunday. There are 20 teams and Melissa Laviolette is the chairperson. 

       Ce tournoi approche et Joëlle aimerait que certains membres du conseil d'administration soient présents si possible. Joëlle et Gaétan seront là. Cela commence jeudi et se termine dimanche. Il y a 20 équipes et Mélissa Laviolette en est la présidente.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Currently 24 teams registered and the goal is 32. 

       Currently 24 teams registered and the goal is 32. 

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       The female tournament profited $149.40

       This was the first year for this tournament and Joelle is hopeful it will grow every year. 

       Le tournoi féminin a rapporté 149,40 $

       C'était la première année de ce tournoi et Joelle espère que ce tournoi se développera chaque année.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       Première Présence

       Stephane will reach out to Rene to confirm the amount of players that are continuing with the regular season. From there 2 teams will be made at the U7 level, with the possibility of a few players being added to existing U7 teams that are short on players.

       There are no players that will be going to U9 teams. 

       Stéphane contactera René pour confirmer le nombre de joueurs qui poursuivent la saison régulière. A partir de là, 2 équipes seront constituées au niveau U7, avec la possibilité d'ajouter quelques joueurs aux équipes U7 existantes qui manquent de joueurs.

       Aucun joueur ne rejoindra les équipes U9.

       1. "No home tournament" Policy

          Politique "Pas de tournoi à domicile"

          We discussed creating a policy for situations that arise when our home tournament does not have enough teams registered to offer a division at a certain level, meaning our home team at that level would not get to participate in their home tournament. U11 Comp has asked for funds to help cover a portion of an extra away tournament since there will not be a home tournament for their division. If a policy is created it will be the Tournament Directors final say if a division will not be happening in one of our home tournaments. Only if the director has confirmed that there are no teams and the division will not be moving forward, would the policy come into effect. 

          A vote will be sent with 3 discussed options for these types of situations and policy creation. 

          Nous avons discuté de la création d'une politique pour les situations qui surviennent lorsque notre tournoi à domicile n'a pas suffisamment d'équipes inscrites pour offrir une division à un certain niveau, ce qui signifie que notre équipe à domicile à ce niveau ne pourrait pas participer à son tournoi à domicile. U11 Comp a demandé des fonds pour aider à couvrir une partie d'un tournoi supplémentaire à l'extérieur puisqu'il n'y aura pas de tournoi à domicile pour leur division. Si une politique est créée, ce sera le dernier mot des directeurs de tournoi si une division n'a pas lieu dans l'un de nos tournois à domicile. Ce n'est que si le directeur confirme qu'il n'y a pas d'équipes et que la division n'ira pas de l'avant que la politique entrerait en vigueur.

          Un vote sera envoyé avec 3 options discutées pour ces types de situations et de création de politiques.

    2. Fixed Amount For Lady Vikings Away Tournaments

       Montant fixe pour les tournois Lady Vikings à l'extérieur

       Candace Legacy-Parent will see at the end of this season how the budget works our for the Female teams and we will re visit at the end of the season to see if we need to make any changes to the amount we give for them to go to away tournaments. 

       Currently Sege is doing an amazing job at making sure the Female Teams have funding available for the season, such as the Jumpstart grant. 

       Candace Legacy-Parent verra à la fin de cette saison comment fonctionne le budget pour les équipes féminines et nous reviendrons à la fin de la saison pour voir si nous devons apporter des modifications au montant que nous donnons pour qu'elles partent. aux tournois à l'extérieur.

       Actuellement, Sege fait un travail incroyable en s'assurant que les équipes féminines disposent d'un financement pour la saison, comme la subvention Jumpstart.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    February 20,  at 7:00 at the Campbellton Civic Center

    Le 20 février, à 19h au Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.