Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Candace Roy chaired the meeting. Welcome to everyone, the season is well underway and things are going fairly well. 

   Candace Roy a présidé la réunion. Bienvenue à tous, la saison est bien lancée et ça se passe plutôt bien.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Coach level 1 happening in Dalhousie tomorrow  night Nov 28th - Gaetan will see about the lounge instead of the boardroom so we could have more space. Registration is all done through spordle.  

   Candace asked about a player who is registered at u13 and is currently playing u11 and will be reevaluated at Christmas. Should she adjust his registration fee or leave as is. A few members suggested leaving as is because they don’t think he will be at the U11 level very long as he is doing quite well.

   Marauders donation-A member from the Marauders team would like to donate $250 to a player or players who are in need of some financial assistance. He was open to splitting it between more than one player. Two names were brought forward and all members agreed on the suggestions. Candace will be notifying parents this week.

   Candace was asked to remind the coaching staff to please be patient and go easy on our new timekeepers. They are learning and new to the position so need a bit of time to get comfortable.  

   Jean said some games may not be uploading properly on the game sheet app. Jean will check into it, but Gaetan thinks that some may be duplicates and he said that there does not seem to be any missing games according to the league.  If need be, Candace can send an email reminding timekeepers to make sure games are finalized before leaving and also to look at the scheduled games before creating a new one to avoid duplpicates.

   Equipment budget has passed- $2000 for the season.

   IIHH try hockey program - not interested this season as we are already committed to the first shift program and they are very similar. 
   
   Equipment for room in dalhousie- goalie set and some spare equipment from Campbellton will be brought to Dalhousie on request of some coaches. Gaetan has a set of 20 inch goalie pads, he will leave in the equipment room in dalhousie. 
    

   Coach niveau 1 aura lieu à Dalhousie demain soir le 28 novembre - Gaetan s'occupera du salon plutôt que de la salle de conférence afin que nous puissions avoir plus d'espace. L'inscription se fait via spordle.

   Candace a posé des questions sur un joueur inscrit chez les moins de 13 ans qui joue actuellement chez les moins de 11 ans et qui sera réévalué à Noël. Doit-elle ajuster ses frais d'inscription ou partir tel quel. Quelques membres ont suggéré de partir tel quel parce qu’ils ne pensent pas qu’il restera au niveau U11 très longtemps car il se porte plutôt bien.

   Don des Maraudeurs-Un membre de l'équipe des Maraudeurs aimerait faire un don de 250 $ à un ou plusieurs joueurs qui ont besoin d'une aide financière. Il était prêt à le partager entre plusieurs joueurs. Deux noms ont été proposés et tous les membres ont accepté les suggestions. Candace informera les parents cette semaine.

   On a demandé à Candace de rappeler au personnel d'entraîneurs d'être patients et d'y aller doucement avec nos nouveaux chronométreurs. Ils apprennent et sont nouveaux dans ce poste, ils ont donc besoin d'un peu de temps pour se familiariser.

   Jean a déclaré que certains jeux pourraient ne pas être téléchargés correctement sur l'application de feuille de jeu. Jean va vérifier, mais Gaétan pense que certains peuvent être des doublons et il dit qu'il ne semble pas y avoir de matchs manquants selon la ligue. Si besoin est, Candace peut envoyer un email rappelant aux chronométreurs de s'assurer que les parties sont finalisées avant de partir et également de consulter les parties programmées avant d'en créer une nouvelle pour éviter les doublons.

   Le budget d'équipement est dépassé - 2 000 $ pour la saison.

   Programme d'essai de hockey de l'IIHH - pas intéressé cette saison car nous sommes déjà engagés dans le programme de première équipe et ils sont très similaires.
   
   L'équipement pour la salle de l'ensemble de gardien de but Dalhousie et de l'équipement de rechange de Campbellton seront apportés à Dalhousie à la demande de certains entraîneurs. Gaétan possède un ensemble de jambières de gardien de 20 pouces, qu'il laissera dans la salle d'équipement à Dalhousie.

5. Schedule

   Horaire

   Campbellton- $110 per hour 
   September ice cost- 29 hrs - $3190.00
   October - 87.5 hrs - $9,625.00 
   November - 114 hrs- $12,540.00

   Dalhousie- $114 per hours 
   October- 40 hrs- $4560 
   November- 105 hrs- $11,457.00

   Total
   October- $14,185 
   November-  $23,997.00 
   Current total- $41,372.00

   Time keepers- will be paid this week. 

   Campbellton – 110 $ de l'heure
   Coût de la glace en septembre - 29 heures - 3 190,00 $
   Octobre - 87,5 heures - 9 625,00 $
   Novembre - 114 heures - 12 540,00 $

   Dalhousie - 114 $ l'heure
   Octobre - 40 heures - 4560 $
   Novembre - 105 heures - 11 457,00 $

   Total
   Octobre – 14 185 $
   Novembre - 23 997,00 $
   Total actuel : 41 372,00 $

   Les chronométreurs seront payés cette semaine.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Candace LP not present. The financial report was shared with all board members in our Slack app. 

   Gaetan will send the invoice for timekeepers to Candace LP to prepare cheques. 
    

   Candace LP absente. Le rapport financier a été partagé avec tous les membres du conseil d'administration dans notre application Slack.
   Gaétan enverra la facture des chronométreurs à Candace LP pour préparer les chèques.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Seema and Candace LP were talking about hosting a spaghetti dinner during one of the tournaments.

      Track suits- profit $1,858.95
      Merchandise sale- profit $1247.00 not including old stock 
      Chuck a puck- as of today November 27th- $863.00

      Sponsorship - Jessica has approached approximately 50 businesses so far. 2 said no right away and she is waiting on responses from others.  

      Recent sponsorships: 
      CBDC- $500
      Gagnon strategic- waiting on amount 
      Remax- waiting on amount 
      Heron bay- $1000
      Rotary club Dalhousie- $500  
      Marie Du Assomption- $100

      The Automobile Association no longer exists. Jessica started approaching each dealership individually. She gave some pamphlets to Jamie Isaac to bring to some Listuguj businesses as well. She will start advertising and recognizing businesses tomorrow on our social media. 
       

      Seema et Candace LP parlaient d'organiser un dîner spaghetti pendant l'un des tournois.

      Survêtements - bénéfice 1 858,95 $
      Vente de marchandises - bénéfice 1247,00 $ sans compter les anciens stocks
      Lancez une rondelle - à compter d'aujourd'hui le 27 novembre - 863,00 $

      Parrainage – Jessica a contacté jusqu'à présent environ 50 entreprises. 2 a dit non tout de suite et elle attend les réponses des autres.

      Parrainages récents :
      CBDC – 500 $
      Gagnon stratégique- en attente du montant
      Remax - en attente du montant
      Baie du Héron - 1000$
      Rotary club Dalhousie – 500 $
      Marie Du Assomption – 100 $

      L'Association automobile n'existe plus. Jessica a commencé à approcher chaque concessionnaire individuellement. Elle a donné quelques dépliants à Jamie Isaac pour qu'il les apporte également dans certaines entreprises de Listuguj. Elle commencera demain à faire de la publicité et à reconnaître les entreprises sur nos réseaux sociaux.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Website documentation is a work in progress. Division directors have been taking great care of things.

   Coaching clinic level 1 is happening here in Dalhousie  on November 28th and  level 2 in bathurst on November 29th.  
    

   La documentation du site Web est un travail en cours. Les directeurs de division ont pris grand soin des choses.

   La clinique d'entraînement de niveau 1 aura lieu ici à Dalhousie le 28 novembre et la clinique de niveau 2 à Bathurst le 29 novembre.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean held the manager meeting and it went well. The first weekend of games was a little rough, new clock in dalhousie and no time keepers. Jean created a manual for clock in Dalhousie and will eventually do the same thing in Campbellton so that Managers can have something to follow.

   Next year Jean would like to have 2 manager meetings one with U7/ U9 and one with U11 and up as soon as teams are created and explain ipads and timekeeper info in person.

   Ice packs and first aid kits were handed out but not everyone came to collect them yet.  

   Jean a tenu la réunion des gérants et tout s'est bien passé. Le premier week-end de matchs a été un peu difficile, avec une nouvelle horloge à Dalhousie et aucun chronométreur. Jean a créé un manuel pour l'horloge à Dalhousie et fera éventuellement la même chose à Campbellton afin que les gestionnaires puissent avoir quelque chose à suivre.

   L'année prochaine, Jean aimerait avoir 2 réunions avec les managers, une avec les U7/U9 et une avec les U11 et plus dès que les équipes sont créées et expliquer les informations sur les iPad et le chronométreur en personne.

   Des sacs de glace et des trousses de premiers secours ont été distribués, mais tout le monde n'est pas encore venu les récupérer.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Everyone has been added to HCR, with the exception of some who didn’t notify us of their team staff. It is important to know that they need to inform the association of their coaching staff.

   There are still some parents who haven't completed the parent respect in sport and it needs to be done by Dec 1st. Jenn will generate a list tomorrow of all those who still need it and Candace will send out a mass email reminder.

   It was discussed for next year that the head coaches send all coaching staff to Troy, he will compile a list and when a team has a completed staff he will send it to Candace to be put on the website and she  will forward it to Jenn to be inputted on HCR. This year it got a little tricky to keep track of,  as individual members of the coaching staff were being sent in separately and to different people on the board. This will be shared with head coaches when they are selected.  

   Tout le monde a été ajouté au HCR, à l’exception de certains qui ne nous ont pas fait part du staff de leur équipe. Il est important de savoir qu'ils doivent informer l'association de leur personnel d'entraîneurs.

   Il y a encore des parents qui n'ont pas encore atteint le niveau de respect parental dans le sport et cela doit être fait d'ici le 1er décembre. Jenn générera demain une liste de tous ceux qui en ont encore besoin et Candace enverra un rappel massif par e-mail.

   Il a été discuté pour l'année prochaine que les entraîneurs en chef envoient tout le personnel d'entraîneurs à Troy, il dressera une liste et lorsqu'une équipe aura un personnel complet, il l'enverra à Candace pour qu'elle soit publiée sur le site Web et elle la transmettra à Jenn pour être saisi sur HCR. Cette année, cela est devenu un peu difficile à suivre, car les membres individuels du personnel d'entraîneurs étaient envoyés séparément et à différentes personnes du conseil d'administration. Cela sera partagé avec les entraîneurs-chefs lorsqu’ils seront sélectionnés.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    There were a few issues at the u11 level all parent and coach related. Nothing to do with the players. Marc feels like it was dealt with appropriately and things seem ok now. 
    There was an issue with a parent and referee. It was dealt with by HNB. Waiting for the final verdict from HNB. Candace will follow up with the details.

    Marc has requested to be removed from the disciplinary committee. Candace will verify that there are still enough on the committee according to the constitution or if we need to add another member.  

    Situation at u9 lady vikings. Candace will follow up with Eric P to see how to move forward.  

    Il y a eu quelques problèmes au niveau U11, tous liés aux parents et aux entraîneurs. Rien à voir avec les joueurs. Marc a l'impression que cela a été traité de manière appropriée et que tout semble bien maintenant.
    Il y a eu un problème avec un parent et un arbitre. C'est HNB qui s'en est occupé. En attendant le verdict final de HNB. Candace fera le suivi avec les détails.

    Marc a demandé à être exclu du comité de discipline. Candace vérifiera s'il y a encore suffisamment de membres au comité selon la constitution ou si nous devons ajouter un autre membre.

    Situation chez u9 lady vikings. Candace fera un suivi auprès d'Eric P pour voir comment aller de l'avant.

11. NSMHL

    LHMCN

    Mathieu attended the November meeting. A few updates were given: 
    They reviewed the “injured player” policy and now if a player gets hurt on the ice the coach can get on and check them out. The old rule was if a coach got on the ice the player had to sit out for a determined amount of time. This will no longer be in effect.  

    The Ipad game sheet app will increase their price $5 per team moving forward for next season.  
     

    Mathieu était présent à la réunion de novembre. Quelques mises à jour ont été données :
    Ils ont révisé la politique relative aux « joueurs blessés » et désormais, si un joueur est blessé sur la glace, l'entraîneur peut le vérifier. L'ancienne règle voulait que si un entraîneur montait sur la glace, le joueur devait s'absenter pendant une durée déterminée. Cela ne sera plus en vigueur.

    L'application de feuille de match pour iPad augmentera son prix de 5 $ par équipe pour la saison prochaine.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu not present, nothing to report. 

    Mathieu pas présent, rien à signaler.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       A new player joined U9 as a first time player, he was approved and has been assigned to a U7 team. Stephane has not had any emails yet this year with any concerns. Everything seems to be going well. U7 will be playing games after the 15th of December.

       U9 is going smoothly as well. 

       Un nouveau joueur a rejoint U9 en tant que joueur pour la première fois, il a été approuvé et a été affecté à une équipe U7. Stéphane n'a pas encore reçu d'e-mails cette année lui faisant part de préoccupations. Tout semble bien se passer. Les U7 joueront après le 15 décembre.

       U9 se passe bien également.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Steve is not present. Sent in a message to Marc to mention that he is very excited and proud of a u15 rec Court for winning their first tournament championship this past weekend. 
        

       Steve n'est pas présent. J'ai envoyé un message à Marc pour mentionner qu'il est très excité et fier d'un terrain récréatif U15 pour avoir remporté leur premier championnat de tournoi le week-end dernier.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Serge received the new advertisement posters, he would like to know if anyone would like some to put up in different places.

       The jerseys came in for U11 and U15 that were purchased with the HNB grant. The association covered approx $400 of the cost that went above the grant amount.  

       We are currently at 63 females and hoping to get to 70 after the first shift program is completed.

       Serge a reçu les nouvelles affiches publicitaires, il aimerait savoir si quelqu'un souhaite en afficher à différents endroits.

       Les maillots U11 et U15 ont été achetés grâce à la subvention HNB. L'association a couvert environ 400 $ du coût qui dépassait le montant de la subvention.

       Nous sommes actuellement à 63 femmes et espérons atteindre 70 après la fin du premier programme de travail.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle would like to know if we are just giving medals to the winning team or if we will have second place medals as well. We decided only to give them to the winning team.

    Mini banners will be given for player of the game.

    The cost of the tournaments will be $10 for a weekend pass.

    Joelle will need pucks for tournaments, and will discuss this with Mathieu. 

    Joëlle aimerait savoir si nous remettons simplement des médailles à l'équipe gagnante ou si nous aurons également des médailles pour la deuxième place. Nous avons décidé de les donner uniquement à l'équipe gagnante.

    Des mini bannières seront remises au joueur du match.

    Le coût des tournois sera de 10$ pour un pass week-end.

    Joëlle aura besoin de rondelles pour les tournois et en discutera avec Mathieu.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       The goal is 36 teams. We are at 31 currently. 

       L'objectif est de 36 équipes. Nous en sommes à 31 actuellement.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       The goal is 24 teams. We are at 19 currently. 

       L'objectif est de 24 équipes. Nous en sommes à 19 actuellement.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       The goal is 32 teams. We are at 19 currently.

       L'objectif est de 32 équipes. Nous en sommes à 19 actuellement.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Will only be a  U11 division. There are only 3 teams registered at this level, but it will still go forward.

       The goal was 16 teams in all divisions,  but there were no U9 and no U13 teams registered at all so these divisions will only play exhibition games. 

       Il ne s'agira que d'une division U11. Il n'y a que 3 équipes inscrites à ce niveau, mais ça continuera quand même.

       L'objectif était de 16 équipes dans toutes les divisions, mais il n'y avait aucune équipe U9 ni U13 inscrite, donc ces divisions ne joueront que des matchs hors-concours.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Aboriginal Coaching Certification

       Certification d'entraîneur autochtone

       Is this something we would be interested in? Candace will get a description of the training from Todd or Cline and send it to Troy to send to coaches to see if there is interest.  

       Todd has also offered to put on a gender equity and inclusion session through HNB. He mentioned that it could be done during our female tournament. Candace will email Todd and connect him with Joelle.

       Est-ce quelque chose qui nous intéresserait ? Candace recevra une description de la formation de Todd ou Cline et l'enverra à Troy pour qu'il l'envoie aux entraîneurs pour voir s'il y a un intérêt.

       Todd a également proposé d'organiser une séance sur l'équité entre les sexes et l'inclusion par l'intermédiaire de HNB. Il a mentionné que cela pourrait se faire lors de notre tournoi féminin. Candace enverra un e-mail à Todd et le mettra en contact avec Joelle.

       1. Goalie Clinics

          Cliniques de gardiens de but

          Stephane mentioned we should find a strategy to get goalie clinics started again. He suggested that each director take responsibility for one session on a rotation. Sam Gendron has offered to attend the clinics. Stephane will reach out to him to confirm.

          Stéphane a mentionné que nous devrions trouver une stratégie pour relancer les cliniques pour gardiens de but. Il suggère que chaque directeur assume la responsabilité d'une séance à tour de rôle. Sam Gendron a offert de participer aux cliniques. Stéphane le contactera pour confirmer.

    2. Goaltender Director

       Directeur des gardiens de but

       We have someone interested, Candace will send the position details to him and Marc will speak with him to confirm if he is interested. If this person takes the position he will meet with Stephane to pick up the planning of the goalie clinics moving forward.    

       Nous avons quelqu'un d'intéressé, Candace lui enverra les détails du poste et Marc lui parlera pour confirmer s'il est intéressé. Si cette personne accepte le poste, elle rencontrera Stéphane pour discuter de la planification des cliniques pour gardiens de but à l'avenir.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    December 18, 2023 at 7:00 at the Campbellton Civic Center

    Le 18 décembre 2023 à 7h00 au Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.