Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Former president Rene not present, Candace Roy chaired meeting. 

   L'ancien président René n'était pas présent, Candace Roy a présidé la réunion. 

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Jersey ordering  is going well, Serge from Sports Experts has been in contact with Candace Roy often and things seem to be running fine. We set a cut off date of September 8th to order and have your jersey in time for league play. Serge confirmed that the order was placed on September 11th and the company said the jerseys should arrive mid October. Serge will give Miko printing all the information ahead of time so when they arrive Miko will be ready to print right away. Miko usually only takes a day or 2 to have them all done.

   HNB and RNMHA volunteer award articles will be posted soon, just waiting on the translation. 

   Les commandes de maillots se passent bien, Serge de Sports Experts a été souvent en contact avec Candace Roy et les choses semblent bien se passer. Nous fixons une date limite au 8 septembre pour commander et avoir votre maillot à temps pour le match de championnat. Serge a confirmé que la commande avait été passée le 11 septembre et la société a indiqué que les maillots devraient arriver mi-octobre. Serge donnera à Miko l'impression de toutes les informations à l'avance afin qu'à leur arrivée, Miko soit prête à imprimer tout de suite. Miko ne prend généralement qu'un jour ou deux pour tout faire.

   Les articles sur les prix des bénévoles de HNB et du RNMHA seront publiés bientôt, en attendant la traduction.

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan not present. Mathieu has reached out to Gaetan to start scheduling some of the U9 ice times that he needs to start the tiering process and for a 3 times for the coaching clinics offered by HNB. These dates need to be given to Matt Vatour by October 1st.

   Stephane talked about adding in a defensive clinic that could run the same time as the goalie clinics. Francis Thibeault said he would be interested in helping out Stephane with this.

   Goalie clinics will happen but Ryan does not want to organize the coaches or the kids. He would want 4 coaches and 8 shooters at every session. It was suggested that we should make a master list of shooters. Candace R will look into the Goalie Director position with Rene.  

   Gaétan absent. Mathieu a contacté Gaétan pour commencer à planifier certaines des périodes de glace U9 dont il a besoin pour démarrer le processus de hiérarchisation et trois fois pour les cliniques d'entraînement offertes par HNB. Ces dates doivent être communiquées à Matt Vatour avant le 1er octobre.

   Stéphane a parlé d'ajouter une clinique défensive qui pourrait se dérouler en même temps que les cliniques des gardiens de but. Francis Thibeault a dit qu'il serait intéressé à aider Stéphane dans ce dossier.

   Des cliniques pour gardiens auront lieu, mais Ryan ne veut pas organiser les entraîneurs ou les enfants. Il voudrait 4 entraîneurs et 8 tireurs à chaque séance. Il a été suggéré que nous établissions une liste maîtresse des tireurs. Candace R examinera le poste de directrice des gardiens de but avec René.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Revenue and expenditure as of September 15th: 
   Registration payments have started to come in. $71,439.75 in registration fees have been collected so far.  
   Since May $8,449.07 has gone out in expenses. 

   Recettes et dépenses au 15 septembre :
   Les paiements d'inscription ont commencé à arriver. 71 439,75 $ en frais d'inscription ont été collectés jusqu'à présent.
   Depuis mai, 8 449,07 $ ont été dépensés en dépenses.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      We did the draw at the meeting on an online wheel for the early registration (tigers free pass) There were 164 people entered, Candace LP added all names to a wheel and spun the wheel. It was recorded and we will add it to social media and website. Julian Gordon Primrose is the winner.

      Ticket Fundraiser- 2500 tickets will be printed and as of registrations right now we need 2190.

      Sponsorship pamphlet was shared on the slack app. If anyone has any contacts to share for donations or sponsorship let Seema know and she will get you a pamphlet.

      L’artisan in Tide Head gave a sample of a hat that the association could sell as merch. Our old hats cost price was $10.25 and these new ones would be $20. The new ones would have to sell for almost $30 to make the same profit. Would be nice to have something different moving forward. 

      Nous avons fait le tirage au sort lors de la réunion sur une roue en ligne pour l'inscription anticipée (pass gratuit des tigres). Il y avait 164 personnes inscrites, Candace LP a ajouté tous les noms à une roue et a fait tourner la roue. Il a été enregistré et nous l’ajouterons aux réseaux sociaux et au site Web. Julian Gordon Primrose est le gagnant.

      Ticket Fundraiser - 2 500 billets seront imprimés et, au moment des inscriptions, nous en avons actuellement besoin de 2 190.

      La brochure de parrainage a été partagée sur l'application Slack. Si quelqu'un a des contacts à partager pour des dons ou des parrainages, faites-le savoir à Seema et elle vous remettra une brochure.

      L’artisan de Tide Head a donné un échantillon d’un chapeau que l’association pourrait vendre comme marchandise. Le prix de revient de nos anciens chapeaux était de 10,25 $ et ceux des nouveaux seraient de 20 $. Les nouveaux modèles devraient se vendre près de 30 dollars pour réaliser le même bénéfice. Ce serait bien d’avoir quelque chose de différent à l’avenir.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Troy not present. Coaches have been chosen at comp levels and all the coaches and helpers have been organized for the pre season and try outs. 

   Troy n'est pas présente. Les entraîneurs ont été choisis aux niveaux de compétition et tous les entraîneurs et assistants ont été organisés pour la pré-saison et les essais.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Nothing to report. Jean asked what the date was for tournaments to be submitted to the league so he can add it in his managers package. He will double check with Gaetan on this date. 

   Rien à signaler. Jean demande quelle est la date à laquelle les tournois doivent être soumis à la ligue afin qu'il puisse l'ajouter dans son package de manager. Il revérifiera auprès de Gaétan à cette date.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report.

   Rien à signaler.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report.

    Rien à signaler. 

11. NSMHL

    LHMCN

    Mathieu and Marc are attending the first meeting on October 3rd. More details to follow.
    
    We will apply for:
    U11- AA, Comp B and 2 or 3 rec teams
    U13 AA and B and rec depending on goalies
    U15- AA, B and rec 
    U18-rec 

    Mathieu et Marc assistent à la première réunion le 3 octobre. Plus de détails à suivre.
    
    Nous postulerons pour :
    U11- AA, Comp B et 2 ou 3 équipes récréatives
    U13 AA et B et rec selon les gardiens
    U15- AA, B et rec
    U18-rec

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Mathieu held a technical meeting last night and everything went well. He's at the point now where he needs Gaetan to start scheduling.

    U9 - ice time for October 14th and 15th and 21st and 22nd for evaluations for tiering. Mathieu will organize these evaluation sessions and he will run the sessions. We will not charge for this as it is starting at a similar time to the previous seasons.

    Mathieu also needs 3 ice times for coaching clinics.

    After the U11 comp tryouts and the team is made they will do an evaluation for the remaining U11 kids and form the U11 comp B and the rec teams from the evaluation. 

    Mathieu a tenu une réunion technique hier soir et tout s'est bien passé. Il en est maintenant au point où il a besoin que Gaétan commence à planifier.

    U9 - période de glace les 14, 15, 21 et 22 octobre pour les évaluations de hiérarchisation. Mathieu organisera ces séances d'évaluation et il dirigera les séances. Nous ne facturerons pas cela car cela commence à la même heure que les saisons précédentes.

    Mathieu a également besoin de 3 temps de glace pour les cliniques d'entraînement.

    Après les essais de la compétition U11 et la constitution de l'équipe, ils feront une évaluation pour les enfants U11 restants et formeront la compétition U11 B et les équipes récréatives à partir de l'évaluation.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       We are moving forward with tiering for U9.

       Stephane will be making another facebook group with his on ice volunteers and will send an email to everyone to see if they are interested in being volunteers on the ice.

       An email will be sent to all u9 parents to let them know about the tiering information and dates moving forward.

       U7 will keep the same practice and game rotation. 

       Nous progressons avec le tiering pour les U9.

       Stéphane créera un autre groupe Facebook avec ses bénévoles sur glace et enverra un courriel à tout le monde pour voir s'ils sont intéressés à devenir bénévoles sur la glace.

       Un e-mail sera envoyé à tous les parents U9 pour les informer des informations sur les niveaux et des dates à venir.

       Les U7 conserveront les mêmes entraînements et rotations de jeu.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Serge not present, nothing to report from him. Jenn Talbot-Lavigne shared that Serge applied for the world female hockey day and we will host it on October 5th. Fun stations on ice for all females.  U7,U9,U11 session 1 and U13,U15,U18 session 2. 

       Serge non présent, rien à signaler de sa part. Jenn Talbot-Lavigne a partagé que Serge avait postulé pour la Journée mondiale du hockey féminin et que nous l'organiserions le 5 octobre. Stations amusantes sur glace pour toutes les femmes. U7,U9,U11 séance 1 et U13,U15,U18 séance 2.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle not present, nothing to report. 

    Joëlle absente, rien à signaler.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Candace R will let Michelle Currie know that U9 jamboree will have tier 1 and tier 2 divisions and have it updated on the website as well. 

       Candace R fera savoir à Michelle Currie que le jamboree U9 aura des divisions de niveau 1 et de niveau 2 et le mettra également à jour sur le site Web.

    4. Female Tournament

       Tournoi féminin

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Referee Recruitment

       Recrutement d'arbitres

       Candace R will share the website link for officials and advertise that we cover the costs. 

       Candace R partagera le lien du site Web avec les officiels et annoncera que nous couvrons les coûts.

       1. Volunteer Recruitment/ Team Funds

          Recrutement de bénévoles/Fonds d’équipe

          Not much this season for volunteer purposes yet, we will revisit this if needed. 

          Pas encore grand-chose cette saison à des fins de bénévolat, nous y reviendrons si nécessaire.

       2. President Nomination

          Nomination du président

          We will vote on this at our next in person meeting. Candace will email the nominee and explain that we did not have a quorum to vote at this meeting. 

          Nous voterons sur ce point lors de notre prochaine réunion en personne. Candace enverra un courriel au candidat et lui expliquera que nous n'avions pas le quorum pour voter à cette réunion.

       3. In Person Registration Day Sept 23rd

          Journée d'inscription en personne le 23 septembre

          Between Candace R, Jenn and Joelle someone will be present to take registrations and payments on Saturday Sept 23rd. 

          Entre Candace R, Jenn et Joelle quelqu'un sera présent pour prendre les inscriptions et les paiements le samedi 23 septembre.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    October 16, 2023 at 7:00 at the Campbellton Civic Center. 

    Le 16 octobre 2023 à 7h00 au Centre civique de Campbellton.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.