Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Former president Rene not present, Candace Roy chaired meeting. Welcome Everyone and thank you for all your hard work this season. 

   L'ancien président René absent, Candace Roy a présidé la réunion. Bienvenue à tous et merci pour tout votre travail acharné cette saison.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Coach and volunteer of the year nomination email was sent out by Candace Roy. 

   Candace will check with Rene as to what was done in the past to agree on a recipient for Coach and Volunteer of the year. 

   We will announce the winners at our AGM and try to present them with their plaques before the meeting.  

   If a team wins a banner and they would like to be congratulated on our social media platforms the manager or someone from the team needs to email the association to make them aware.  We will ask Jean to add this to the manager's package for the future. 

   A cheque was given to the association from Marcel Leblanc which is payment for a fine from NSMHL. Shippagan did not show up to a game scheduled and the ref  was only made aware 2 hours before so the fine was issued. 

   Logo use is prohibited unless approved by the association. This can be added to the managers package.  A team had to be told this after we received a picture with the team having toques on that they had made with our logo. 

   Le courriel de nomination de l'entraîneur et du bénévole de l'année a été envoyé par Candace Roy.

   Candace vérifiera avec René ce qui a été fait dans le passé pour convenir d'un récipiendaire pour l'entraîneur et le bénévole de l'année.
   Nous annoncerons les gagnants lors de notre AGA et essaierons de leur remettre leurs plaques avant la réunion.

   Si une équipe remporte une bannière et qu'elle souhaite être félicitée sur nos plateformes de médias sociaux, le responsable ou un membre de l'équipe doit envoyer un e-mail à l'association pour l'informer. Nous demanderons à Jean de l'ajouter à la trousse due gestionnaire pour l'avenir.

   Un chèque a été remis à l'association par Marcel Leblanc qui est le paiement d'une amende de la NSMHL. Shippagan ne s'est pas présenté à un match prévu et l'arbitre n'a été mis au courant que 2 heures avant, donc l'amende a été émise.

   L'utilisation du logo est interdite sans l'approbation de l'association. Cela peut être ajouté au package managers. Une équipe a dû être informée après que nous ayons reçu une photo avec l'équipe portant des tuques qu'elle avait faites avec notre logo.

5. Schedule

   Horaire

   Total Ice Times To Date (not including tournaments):

   Campbellton- 467.50 hours = $53,185.00

   Dalhousie- 309.50 hours = $35,283.00

   Belledune- o hours 

   Total- 777 hours = $88, 468.00 

   Bathurst year end tournament rec Troy Arsenault still needs to be paid for.

   For the U11 rec year end tournament, we hosted one game here for bathurst. We need to bill the league $65 for a ref and bathurst association $180 for ice and time keeper. Gaetan will email Candace LP about this. 

   Since Gaetan has been doing this job this is the highest amount of ice time costs. This is week 29 of hockey and we finish March 29th with 3 or 4 practices. 

   Total des temps de glace à ce jour (sans compter les tournois) :

   Campbellton - 467,50 heures = 53 185,00 $

   Dalhousie - 309,50 heures = 35 283,00 $

   Belledune- o heures

   Total - 777 heures = 88 468,00 $

   Le receveur du tournoi de fin d'année de Bathurst, Troy Arsenault, doit encore être payé.

   Pour le tournoi de fin d'année U11 rec, nous avons organisé un match ici pour bathurst. Nous devons facturer la ligue 65 $ pour un arbitre et l'association Bathurst 180 $ pour la glace et le chronométreur. Gaetan enverra un e-mail à Candace LP à ce sujet.

   Depuis que Gaétan fait ce travail, il s'agit du montant le plus élevé de coûts de temps de glace. C'est la semaine 29 de hockey et on termine le 29 mars avec 3 ou 4 pratiques.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Nothing to report. Candace LP not present. 

   Rien à signaler. Candace LP non présent.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Nothing new to report from Fundraising director, Candace LP will have fundraising updated in her financial report. 

      Gilles Legacy's u11 comp team donated $47.40 from their funds raised this year.

      Marc suggested that we make a change and tell the teams that we pay 1st tournament and the rest are up to them to pay, and then we don’t have to fundraise and search for volunteers as much next season. Seema will gather the info on how much in total we made for fundraising vs how much we paid out in tournaments to see if the fundraising is worth it. We will vote on this once the information is gathered. 

      Rien de nouveau à signaler de la part de la directrice de la collecte de fonds, Candace LP mettra à jour la collecte de fonds dans son rapport financier.

      L'équipe de compétition u11 de Gilles Legacy a fait un don de 47,40 $ de ses fonds amassés cette année.

      Marc a suggéré que nous fassions un changement et que nous disions aux équipes que nous payons le 1er tournoi et que le reste est à eux de payer, et ensuite nous n'aurons pas à collecter des fonds et à rechercher autant de bénévoles la saison prochaine. Seema rassemblera les informations sur le montant total que nous avons gagné pour la collecte de fonds par rapport au montant que nous avons payé dans les tournois pour voir si la collecte de fonds en vaut la peine. Nous voterons là-dessus une fois les informations recueillies.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Still working on documentation for the website under the coaching tab, hopefully something streamlined for next season. 

   Coaching applications- Troy will draft an email to send to parents about coaching interest for next year. He will compile a list of people interested to send the application forms to at the end of the summer for next season. 

   Toujours en train de travailler sur la documentation pour le site Web sous l'onglet coaching, espérons-le, quelque chose de rationalisé pour la saison prochaine.

   Demandes d'entraînement - Troy rédigera un e-mail à envoyer aux parents concernant l'intérêt de l'entraînement pour l'année prochaine. Il compilera une liste de personnes intéressées à qui envoyer les formulaires de candidature à la fin de l'été pour la saison prochaine.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Nothing to report from Jean. Candace asked Jean to add a few things to the manager package for next season. 

   Mathieu asked Jean to get in touch with the managers for the coaching equipment that needs to be returned. Troy will email coaches also about this also. 

   Rien à signaler de Jean. Candace a demandé à Jean d'ajouter quelques éléments au package du manager pour la saison prochaine.

   Mathieu a demandé à Jean de se mettre en rapport avec les responsables pour le matériel d'entraîneurs à restituer. Troy enverra également un e-mail aux entraîneurs à ce sujet.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Managers from U11 rec got an email from Pat Degrace that there was some damage done at the KC Irving during the U11 zone tournament. A video was sent to try and figure out what team may have done the damage.

    Les managers de la rec U11 ont reçu un e-mail de Pat Degrace indiquant que des dégâts avaient été causés au KC Irving lors du tournoi de la zone U11. Une vidéo a été envoyée pour essayer de déterminer quelle équipe a pu causer les dégâts.

11. NSMHL

    LHMCN

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Nothing to report. Stephane not present. 

       Rien à signaler. Stéphane absent.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Last tournament is happening this weekend in Moncton for u11 and u15. We are supposed to have 10 ice times that are covered by HNB and a few female games. Serege will check with Gaetan after next week to see how many will need to be invoiced to HNB. 

       Looking at the numbers for next year and Serge thinks we will have 4 teams next year. U9 U11 U13 U15 for  next season if the girls are interested. Female tournament will be on the table for next season.   

       Le dernier tournoi a lieu ce week-end à Moncton pour les u11 et u15. Nous sommes censés avoir 10 temps de glace couverts par HNB et quelques matchs féminins. Serege vérifiera avec Gaetan après la semaine prochaine pour voir combien devront être facturés à HNB.

       En regardant les chiffres pour l'année prochaine et Serge pense que nous aurons 4 équipes l'année prochaine. U9 U11 U13 U15 pour la saison prochaine si les filles sont intéressées. Le tournoi féminin sera sur la table pour la saison prochaine.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle would like to know if we want to add a cancellation policy for tournaments starting next year. She will gather some info from other tournaments to see if this is a thing. 

    Joelle aimerait savoir si nous voulons ajouter une politique d'annulation pour les tournois à partir de l'année prochaine. Elle rassemblera des informations sur d'autres tournois pour voir si c'est une chose.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

        profited $7352.31

       a profité de 7352,31 $

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       profited $4469.49

       a profité de 4469,49 $

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       profited 9357.68

       Joelle would like to accept 30 teams next season.

       profité 9357,68

       Joëlle aimerait accepter 30 équipes la saison prochaine.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. AGM Date

       Date de l'AGA

       NSMHL AGM is April 11th and our AGM needs to be held after this date. 

       It was decided to hold our AGM on April 25th at 6:00 at the Civic Center. Candace will contact Betty Ann to book the board room. 

       L'AGA de la NSMHL est le 11 avril et notre AGA doit avoir lieu après cette date.

       Il a été décidé de tenir notre AGA le 25 avril à 18h00 au Civic Center. Candace contactera Betty Ann pour réserver la salle du conseil.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    AGM April 25, 2023 at 6:00 at the Campbellton Civic Center. 

    AGA le 25 avril 2023 à 18h00 au Campbellton Civic Center.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.