Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Former president Rene not present, candace chaired meeting.

   L'ancien président René n'est pas présent, candace a présidé la réunion.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Equity and diversity seminar, Steve will check with u15/u18 to see if they are interested in attending something like this if we were to host one. 

   It was clarified that tournament winners are congratulated and posted on our website and social media after a parent, manager or member of the team staff send the association a picture and request it be shared.

   Séminaire sur l'équité et la diversité, Steve vérifiera auprès des u15/u18 pour voir s'ils sont intéressés à assister à quelque chose comme ça si nous devions en organiser un.

   Il a été précisé que les gagnants du tournoi sont félicités et publiés sur notre site Web et nos médias sociaux après qu'un parent, un responsable ou un membre du personnel de l'équipe ait envoyé une photo à l'association et demandé qu'elle soit partagée.

5. Schedule

   Horaire

   Currently in week 19 of hockey and about 10 weeks to go.

   Total ice time to date:

   • Campbellton - 312.50 hours = $36,135.00
   • Dalhousie- 164.5 hours = $18,753.00
   • Belledune- 0
   • Total ice time hours 477= $54,888.00

   Split ice was asked about at the last meeting and Gaetan shared some info about this. This is done because of cost and ice availability. Also sometimes the whole ice is not used and only half ice is actually used.

   We need to bill 10 ice times to HNB for female ice sessions. We need to bill for 4 pre season sessions, Candace LP will look into this with Rene to see if the 4 preseason ones were already billed and she will prepare something for the remaining 10.

   Actuellement dans la semaine 19 de hockey et environ 10 semaines à faire.

   Temps de glace total à ce jour:

   Campbellton - 312,50 heures = 36 135,00 $
   Dalhousie - 164,5 heures = 18 753,00 $
   Belledune - 0
   Total des heures de glace 477 = 54 888,00 $

   
   La glace fendue a été interrogée lors de la dernière réunion et Gaétan a partagé quelques informations à ce sujet. Ceci est fait en raison du coût et de la disponibilité de la glace. De plus, parfois, toute la glace n'est pas utilisée et seule la moitié de la glace est réellement utilisée.
   Nous devons facturer 10 temps de glace à HNB pour les sessions féminines sur glace. Nous devons facturer 4 sessions de pré-saison, Candace LP examinera cela avec René pour voir si les 4 sessions de pré-saison ont déjà été facturées et elle préparera quelque chose pour les 10 restantes.

    

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Candace LP and Rene are still in the process of adding finances to our new finance program.

   Serge was wondering if for the future we would look into making a budget as a board to see what sections can spend what amount, such as equipment, fundraising, etc. A projected budget from this year will give us an idea of what we will have for money to spread across different departments. Candace Roy mentioned about using the quickbooks program to build a budget.

   Candace LP et Rene sont toujours en train d'ajouter des finances à notre nouveau programme de financement.

   Serge se demandait si à l'avenir nous envisagerions de faire un budget en tant que conseil d'administration pour voir quelles sections peuvent dépenser quel montant, comme l'équipement, la collecte de fonds, etc. Un budget prévisionnel de cette année nous donnera une idée de ce que nous aurons pour que l'argent soit réparti entre différents départements. Candace Roy a mentionné l'utilisation du programme Quickbooks pour établir un budget.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Sponsorship update

      • PLC info- $500
      • Automobile assoc- $1000
      • Total sponsorships currently is $5,800.
      • Marauders profit so far approx is $3,600.

      More letters came back saying that they couldn’t donate this year.

      Krueger big assist fund- Seema will be looking into this. They will pick 6 associations to give $50,000 to. This has to do with diversity and inclusion so Seema may reach out to Serge for some female info that he has accomplished

      Seema would like to look into doing one large fundraising event next season instead of trying to find volunteers every year. Just something to keep in mind and think about if anyone has any ideas.

      Mise à jour du parrainage-
      Informations PLC - 500 $
      Association automobile 1 000 $
      Le total des commandites est actuellement de 5 800 $.
      Le profit des maraudeurs jusqu'à présent est d'environ 3 600 $.

      D'autres lettres sont revenues disant qu'ils ne pouvaient pas faire de don cette année.
      Krueger Big Assist Fund - Seema se penchera là-dessus. Ils choisiront 6 associations auxquelles donner 50 000 $. Cela a à voir avec la diversité et l'inclusion, donc Seema peut contacter Serge pour obtenir des informations féminines qu'il a accomplies.

      Seema aimerait organiser un grand événement de collecte de fonds la saison prochaine au lieu d'essayer de trouver des bénévoles chaque année. Juste quelque chose à garder à l'esprit et à réfléchir si quelqu'un a des idées.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Troy has put some documentation under the technical division in google drive with some timelines for coaching selection and evaluations and team formations. He will be adding some drills for coaches and goaltender drills.

   Troy suggested having some evaluators from outside the association for next season.  

   Mathieu suggested that next year we not have the same head coach to coach 2 teams because one team ends up being left out and not always having their head coach present. Just something to think about and keep an eye out for next year. We know finding head coaches is difficult but if we start recruiting earlier next year this may help.  

   Troy a mis de la documentation sous la division technique dans Google Drive avec des délais pour la sélection et les évaluations des entraîneurs et les formations d'équipe. Il ajoutera quelques exercices pour les entraîneurs et les gardiens de but.

   Troy a suggéré d'avoir des évaluateurs de l'extérieur de l'association pour la saison prochaine.

   Mathieu a suggéré que l'année prochaine nous n'ayons pas le même entraîneur-chef pour entraîner 2 équipes car une équipe finit par être laissée de côté et n'a pas toujours son entraîneur-chef présent. Juste quelque chose à penser et à garder un œil sur l'année prochaine. Nous savons qu'il est difficile de trouver des entraîneurs principaux, mais si nous commençons à recruter plus tôt l'année prochaine, cela pourrait aider.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean is working on getting HNB tickets to Candace who will give them to Eric Pelletier to return to HNB Jan 28th.

   A few weekends ago the ipads were not plugged in after being used. Jean would like to get an email out to timekeepers to remind them to plug in the ipads after using them. Gaetan had asked the civic center to install a plug in the timekeepers box, but this was denied at the time.

   Jean asked the board if we planned on using game sheet app for our tournaments. Joelle will talk about this in her tournament section.

   Jenn mentioned that now on the game sheet app you can't load from the schedule anymore. Jean will send Patrice an email to clarify what's happening. 

   Jean travaille à obtenir des billets HNB pour Candace qui les remettra à Eric Pelletier pour revenir à HNB le 28 janvier.

   Il y a quelques week-ends, les iPad n'étaient pas branchés après avoir été utilisés. Jean aimerait envoyer un courriel aux chronométreurs pour leur rappeler de brancher les iPad après les avoir utilisés. Gaétan avait demandé au centre civique d'installer une prise dans la boîte des chronométreurs, mais cela a été refusé à l'époque.

   Jean a demandé au conseil d'administration si nous prévoyions d'utiliser l'application de feuille de match pour nos tournois. Joëlle en parlera dans sa section tournois.

   Jenn a mentionné que maintenant sur l'application de feuille de match, vous ne pouvez plus charger à partir du calendrier. Jean enverra un e-mail à Patrice pour clarifier ce qui se passe.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Everyone is added to a roster and sent to Eric P for approval. He is plucking away at this currently. All Respect in Sport for Parents are finished after a lot of harassing. 2 coaches are left to finish their Respect in Sport Volunteer course. They were given an extension over christmas break, and 1 has currently completed and the other will be removed from the roster so it can be sent for approval.

   Whenever first shift participants have been added to teams Jenn will add to rosters and send for approval. 

   Tout le monde est ajouté à une liste et envoyé à Eric P pour approbation. Il s'en occupe actuellement. Tous Respect in Sport for Parents sont terminés après beaucoup de harcèlement. Il reste 2 entraîneurs pour terminer leur cours Respect et sport bénévole. Ils ont reçu une prolongation pendant les vacances de Noël, et 1 est actuellement terminé et l'autre sera retiré de la liste afin qu'il puisse être envoyé pour approbation.

   Chaque fois que des participants du premier quart de travail ont été ajoutés aux équipes, Jenn les ajoutera aux listes et les enverra pour approbation.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Marc got a message from Eric P last week that some levels didn't have any applications for provincials. Marc suggested to Steve to talk to the Bantam Comp coach to see if he was interested in hosting. Deadline to submit an application is January 20th.

    Next meeting Jan 17th via skype. 

    Marc a reçu un message d'Eric P la semaine dernière que certains niveaux n'avaient pas de candidatures pour les provinciaux. Marc a suggéré à Steve de parler à l'entraîneur de Comp Bantam pour voir s'il était intéressé à animer. La date limite pour soumettre une candidature est le 20 janvier.

    Prochain rendez-vous le 17 janvier via skype.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    U9 we had to make some small changes. There were 2 coaches who had a disagreement and they decided to change and split the ice to let each coach handle their own team instead of a joint practice. Since this change they have gotten good comments, it is easier and things are going good. Mathieu is still working on the tiering for U9 next year. It is looking good. It looks like a lot of associations will be tiering next year so this is good.

    Mathieu talked about split ice and trying to find a solution to have more full ice practices, even if it was adding practices Friday if we had to. Stephane suggested having a meeting with Gaetan and the technical directors to try and find a small solution for this. Marc asked if it would be better to divide the ice vertically instead of horizontally. Mathieu thinks no this would not solve the issue.

    Mathieu was asked by parents why the goalie clinics were canceled, Marc gave the response of lack of volunteers and that it is important to remember that we run on volunteers. 

    U9 nous avons dû faire quelques petits changements. Il y avait 2 entraîneurs qui avaient un désaccord et ils ont décidé de changer et de diviser la glace pour laisser chaque entraîneur gérer sa propre équipe au lieu d'une pratique conjointe. Depuis ce changement, ils ont reçu de bons commentaires, c'est plus facile et les choses vont bien. Mathieu travaille toujours sur l'étagement pour U9 l'année prochaine. Ça a l'air bien. Il semble que beaucoup d'associations vont échelonner l'année prochaine, donc c'est bien.

    Mathieu a parlé de glace fendue et d'essayer de trouver une solution pour avoir plus d'entraînements sur glace complète, même s'il fallait ajouter des entraînements vendredi si nous devions le faire. Stéphane a proposé d'avoir une réunion avec Gaétan et les directeurs techniques pour essayer de trouver une petite solution à cela. Marc a demandé s'il ne serait pas préférable de diviser la glace verticalement plutôt qu'horizontalement. Mathieu pense que non cela ne résoudrait pas le problème.

    Les parents ont demandé à Mathieu pourquoi les cliniques de gardiens de but avaient été annulées, Marc a répondu qu'il manquait de bénévoles et qu'il est important de se rappeler que nous fonctionnons avec des bénévoles.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Everything is going good, no complaints right now. Most work right now will be with the first shift. 

       Tout se passe bien, rien à redire pour le moment. La plupart du travail en ce moment sera avec le premier quart de travail.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Serge will send an email to Gaetan and Candace LP about the ice times that HNB needs to be billed for.

       Serge organized an exhibition game before christmas, U11 vs bathurst and it  was a good game. He also organized U15 female vs u13 comp and comp was a bit stronger but it gave them a good experience to let them actually get a game in.

       Serge is trying to get another game for u15 against Ryan Courts u13 rec team at the end of January. Gaetan and Serge will organize this.

       February 18th we will be hosting the Global Girls Game representing NB females and hockey canada will organize photos and videos of what's happening. They will promote this event. 

       Serge enverra un courriel à Gaetan et Candace LP concernant les heures de glace pour lesquelles HNB doit être facturé.

       Serge a organisé un match hors-concours avant noël, U11 vs bathurst et c'était un bon match. Il a également organisé une compétition féminine U15 contre U13 et la compétition était un peu plus forte, mais cela leur a donné une bonne expérience pour leur permettre de participer à un match.

       Serge essaie d'obtenir un autre match pour les u15 contre l'équipe récréative des u13 de Ryan Courts fin janvier. Gaetan et Serge organiseront ce
       s.
       Le 18 février, nous organiserons le Global Girls Game représentant les femmes du N.-B. et Hockey Canada organisera des photos et des vidéos de ce qui se passe. Ils feront la promotion de cet événement.

        

        

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Dates are confirmed and boardroom is booked for both tournaments in Campbellton.

    We will be using the game sheet app for the tournaments.

    u15/u18- 18 teams will cost $250

    U11/U13- 23 teams will cost $250

    Jamboree- 25 teams will cost $380. We will not need it here because no scores are kept.

    Met January 5th with the chairperson of each tournament. We will have 50/50 and charge an entry fee for each tournament, 10$ for weekend 5$ for day.

    Candace mentioned creating a tournament cancellation policy- Joelle will look into this and see if other tournaments have a policy like this.  

    Banners and medals are ordered for winning teams. We are going to give mini banners for players of the game which will be ordered soon. 

    Les dates sont confirmées et la salle de réunion est réservée pour les deux tournois à Campbellton.

    Nous utiliserons l'application feuille de match pour les tournois.
    Les équipes U15/U18-18 coûteront 250 $
    Les équipes U11/U13-23 coûteront 250 $
    Jamboree - 25 équipes coûteront 380 $. Nous n'en aurons pas besoin ici car aucun score n'est conservé.

    Rencontre le 5 janvier avec le président de chaque tournoi. Nous aurons 50/50 et facturerons un droit d'entrée pour chaque tournoi, 10$ pour le week-end 5$ pour la journée.

    Candace a mentionné la création d'une politique d'annulation de tournoi - Joelle examinera cela et verra si d'autres tournois ont une politique comme celle-ci.
    Des bannières et des médailles sont commandées pour les équipes gagnantes. Nous allons donner des mini bannières pour les joueurs du jeu qui seront bientôt commandées.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       23 teams in all and no U11 comp unfortunately. Joelle sent a bunch of emails, talked to the manager of our comp team, both tried talking to other teams and no one wanted to come. We offered 50% off and still no one applied. We needed at least 3 teams to continue here. Still one spot available for u13 rec and emails were sent.

       Rules will be sent to marc for approval and checking purposes

       23 équipes en tout et pas de comp U11 malheureusement. Joelle a envoyé un tas d'e-mails, a parlé au responsable de notre équipe de comp, les deux ont essayé de parler à d'autres équipes et personne ne voulait venir. Nous avons offert 50 % de réduction et personne n'a encore postulé. Il nous fallait au moins 3 équipes pour continuer ici. Encore une place disponible pour les u13 rec et des mails ont été envoyés.

       Les règles seront envoyées à marc pour approbation et vérification

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Steve approved the rules for this tournament.

       Schedule is done and sent to Jeremie for referee’s. Joelle is just waiting to confirm the refs.  

       Tentatively starts Friday morning at 11:00. Changes may happen. 

       Steve a approuvé les règles de ce tournoi.
       L'horaire est fait et envoyé à Jérémie pour l'arbitrage. Joëlle attend juste de confirmer les réfs. 

       Commence provisoirement le vendredi matin à 11h00.
       Des changements peuvent survenir.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       25 teams in total. 12 u7 and 13 u9

       Rules will be sent to stephane for approval. 

       25 équipes au total. 12 u7 et 13 u9

       Les règles seront envoyées à stephane pour approbation.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       première présence

       We have 46 kids and usually we get about 4-5 who don’t continue. We are ballparking 41 kids who will continue. A discussion was had about where to put our first shift kids and it posed a problem because u9 teams are more than full. The u7 teams are actually smaller so we could probably add 2-3 kids per team here, which means 10-12 kids could be divided between the u7 teams. This leaves 28-30 kids, 2 of these could definitely go to u11. Right now Stephane is looking at putting 2-3 kids per existing u7 team and then create two more u7 teams.

       Jenn will call Eric Pelletier and see how the rostering and approval will work for these kids who are u9 level playing at u7.

       We need 2 sets of 13 jerseys and socks for the two new u7 teams. Candace will send an email about this. Next season we will look at ordering 2 extra sets for this reason. These two new teams will practice together so this will mean an extra ice time. 

       Nous avons 46 enfants et généralement nous en recevons environ 4-5 qui ne continuent pas. Nous prévoyons 41 enfants qui continueront. Une discussion a eu lieu sur l'endroit où mettre nos enfants de première équipe et cela a posé problème car les équipes U9 sont plus que pleines. Les équipes U7 sont en fait plus petites, nous pourrions donc probablement ajouter 2 à 3 enfants par équipe ici, ce qui signifie que 10 à 12 enfants pourraient être répartis entre les équipes U7. Cela laisse 28 à 30 enfants, dont 2 pourraient certainement aller à u11. En ce moment, Stéphane envisage de mettre 2-3 enfants par équipe u7 existante, puis de créer deux autres équipes u7.

       Jenn appellera Eric Pelletier et verra comment la composition et l'approbation fonctionneront pour ces enfants de niveau u9 qui jouent à u7.

       Nous avons besoin de 2 sets de 13 maillots et chaussettes pour les deux nouvelles équipes U7. Candace enverra un e-mail à ce sujet. La saison prochaine, nous envisagerons de commander 2 ensembles supplémentaires pour cette raison. Ces deux nouvelles équipes s'entraîneront ensemble, ce qui signifiera un temps de glace supplémentaire.

    2. Board Member Discount

       Rabais pour les membres du conseil d'administration

       Candace Roy will prepare a vote of 5 different options that were discussed at the meeting along with the costs associated with each option and send them to board. She will also reach out to other associations to see what their board member discounts are. 

       Candace Roy préparera un vote de 5 options différentes qui ont été discutées lors de la réunion ainsi que les coûts associés à chaque option et les enverra au conseil. Elle contactera également d'autres associations pour connaître les réductions accordées aux membres de leur conseil d'administration.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    Feb 21, 2023 7:00 at the Campbellton Civic Center. 

    21 février 2023 7h00 au Campbellton Civic Center.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.