Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Continue the great job everyone.

   Continuez votre excellent travail à tous.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Nothing to report other than Esso medals were applied for and lots of emails on tournaments that are being directed to Joelle.

   Rien à signaler d'autre que des médailles Esso ont été demandées et de nombreux courriels sur les tournois qui sont dirigés vers Joelle.

5. Schedule

   Horaire

   Nothing to report.

   Rien à signaler.

    

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Rene, Candace LP and Gaetan are in the process of entering all past financial data into our new accounting software. They will go back 1 full year and enter everything. This is going to take some time as there is a lot to enter.

   René, Candace LP et Gaétan sont en train de saisir toutes les données financières passées dans notre nouveau logiciel comptable. Ils remonteront 1 année complète et saisiront tout. Cela va prendre un certain temps car il y a beaucoup à entrer.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Total income for fundraising-  $15,662.37 currently

      • Clothing sales approx- $11,000
      • Lotto factory last cheque- $ 80
      • Total for popcorn sales- $310
      • Total sponsorships- $4,300 

      New sponsorships from last meeting: 

      • Rotary of Dalhousie-$500
      • AV cell- $1000
      • CMS- $200 
      • Leon Chouinard- $500
      • Auto dealer- waiting for amount

      There has been approximately 60 places contacted so far for sponsorship.

      An email was sent out to managers to find 2 adults for one home marauders game to cover popcorn or chuck a puck. Rene suggested an email be sent to parents that $25,000 dollars has been put out so far for tournaments and if people are not volunteering we will take this funding away. This is very frustrating at this point, finding volunteers is proving to be very difficult. It is always the same people volunteering. Ask Jean to follow up with managers reminding them to pick a spot. 

      Seema asked about a banner to advertise sponsors, Rene will take care of getting a price on this from chaleur signs and will get back to the board. 

      Vikings logo use- motioned by Troy to not be allowed to use vikings logo on any custom team merchandise. Seconded by jenn passed unanimously.

      Revenu total pour la collecte de fonds : 15 662,37 $ actuellement

      • Ventes de vêtements environ 11 000 $
      • Lotto usine dernier chèque- 80$
      • Total des ventes de pop-corn - 310 $
      • Total des commandites - 4 300 $

      Nouveaux parrainages de la dernière réunion :

      • Rotary de Dalhousie - 500 $
      • Cellule AV - 1000 $
      • CMS - 200 $
      • Léon Chouinard - 500 $
      • Concessionnaire automobile - en attente du montant

      Il y a eu environ 60 endroits contactés jusqu'à présent pour le parrainage.

      Un e-mail a été envoyé aux managers pour trouver 2 adultes pour un match de maraudeurs à domicile pour couvrir le pop-corn ou lancer une rondelle. René a suggéré qu'un courriel soit envoyé aux parents indiquant que 25 000 $ ont été dépensés jusqu'à présent pour les tournois et si les gens ne se portent pas volontaires, nous retirerons ce financement. C'est très frustrant à ce stade, trouver des volontaires s'avère très difficile. Ce sont toujours les mêmes personnes qui font du bénévolat.

      Demandez à Jean de faire un suivi auprès des gestionnaires en leur rappelant de choisir une place.

      
      Seema a posé des questions sur une bannière pour annoncer les sponsors, René s'occupera d'obtenir un prix à partir de panneaux de chaleur et reviendra au conseil d'administration.

      
      Utilisation du logo Vikings - proposé par Troy de ne pas être autorisé à utiliser le logo Vikings sur les produits personnalisés de l'équipe. Appuyé par jenn adopté à l'unanimité.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Troy was approached by the staff at the Dalhousie rink to have the coaches have their things picked up and be off the ice as soon as the buzzer rings. They don’t want them to wait for the buzzer to ring then start picking up and talking to their kids.  They would like to make sure this is done and coaches are ready to get off in time. Troy will send an email to coaches.

   Coaching courses:

   • Coach level 20- November 30th in Petit Rocher 
   • Coach level 1- December 1st in Bathurst

   Troy will send an email to coaches about payment. 

   Troy started some info on the coaching page with drills on the website. He is still working on evaluation documents to line up with the hockey canada document. He will also work on a goalie document with drills for goalies. Every second week he will send a player drill and a goalie drill to coaches.

   Troy a été approché par le personnel de la patinoire de Dalhousie pour que les entraîneurs fassent ramasser leurs affaires et quittent la glace dès que la sonnerie retentit. Ils ne veulent pas qu'ils attendent que le buzzer sonne puis commencent à décrocher et à parler à leurs enfants. Ils aimeraient s'assurer que cela est fait et que les entraîneurs sont prêts à partir à temps. Troy enverra un courriel aux entraîneurs.

   Cours d'encadrement :

   • Coach niveau 20 - 30 novembre à Petit Rocher
   • Entraîneur niveau 1- 1er décembre à Bathurst

   Troy enverra un e-mail aux entraîneurs concernant le paiement.
   Troy a commencé quelques informations sur la page de coaching avec des exercices sur le site Web. Il travaille toujours sur des documents d'évaluation pour s'aligner sur le document de Hockey Canada. Il travaillera également sur un document de gardien de but avec des exercices pour les gardiens de but. Toutes les deux semaines, il enverra un exercice de joueur et un exercice de gardien de but aux entraîneurs.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Jean not present Candace Roy shared his report. 

   Jean hosted a Managers meeting, and there were 5 or 6 managers that attended. They went over the tasks, website, and he answered a few questions. Everything went well. 

   He received a few equipment requests mostly for pucks and cones that he forwarded to Mathieu. 

   GameSheet app- Jean went to the rink for the first weekend of games to help managers and make sure the app was working properly. There were some complaints about having to add roster manually, but he talked to Patrice about this and they are in the process of getting all the rosters loaded from the HCR. The leagues gave Jean access to help with this.

   Rene said you cannot load a non approved roster from HCE currently. He sent an email for future requests because no teams have approved rosters when the league actually starts. This makes the importing tool completely useless. 

   Rene will give chief referee access to game sheet app.  

   HNB tickets were given to all managers. There will be pick up nights in Campbellton and Dalhousie around January 7th. 

   Coaching Certifications- Jean is getting a lot of questions about what coaches need and what they currently have. He has been forwarding to Jennifer.

   .

   Jean absent Candace Roy a partagé son reportage.

   Jean a organisé une réunion des managers, et il y avait 5 ou 6 managers qui y ont participé. Ils ont passé en revue les tâches, le site Web et il a répondu à quelques questions. Tout s'est bien passé.
    
   Il a reçu quelques demandes d'équipement principalement pour des rondelles et des cônes qu'il a transmis à Mathieu.

   Application GameSheet - Jean s'est rendu à la patinoire pour le premier week-end de jeux pour aider les managers et s'assurer que l'application fonctionnait correctement. Il y a eu quelques plaintes concernant l'ajout manuel de la liste, mais il en a parlé à Patrice et ils sont en train de charger toutes les listes à partir du HCR. Les ligues ont donné accès à Jean pour l'aider.

   Rene a dit que vous ne pouvez pas charger une liste non approuvée de HCE actuellement. Il a envoyé un e-mail pour les demandes futures car aucune équipe n'a approuvé les listes lorsque la ligue commence réellement. Cela rend l'outil d'importation complètement inutile.

   René donnera à l'arbitre en chef l'accès à l'application de feuille de match.

   Des billets HNB ont été remis à tous les gérants. Il y aura des soirées de ramassage à Campbellton et Dalhousie vers le 7 janvier.

   Certifications des entraîneurs - Jean reçoit beaucoup de questions sur les besoins des entraîneurs et sur ce qu'ils possèdent actuellement. Il a transmis à Jennifer.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Everyone is added to a roster. Getting parents to complete the Parent Respect in Sport is difficult, there are 27 people still needing to complete it.  Jenn has been sending weekly reminders but not many are listening. 

   Jenn asked about the affiliation process. Coaches should have affiliates done right away and Jenn is wondering why affiliates are happening last minute and wants to know what the expectation of her is for these situations. These things can’t happen overnight and coaches need to know this. Rene suggested to Jenn that if she is not comfortable with the timing of the request she doesn’t have to do it. 

   Rene asked Jenn to make sure that every coach and player on the website has an HCR number by the December 15th deadline.

   Tout le monde est ajouté à une liste. Amener les parents à remplir le Parent Respect in Sport est difficile, il reste 27 personnes à remplir. Jenn a envoyé des rappels hebdomadaires mais peu écoutent.

   
   Jenn a posé des questions sur le processus d'affiliation. Les entraîneurs devraient faire faire des affiliations tout de suite et Jenn se demande pourquoi les affiliations se produisent à la dernière minute et veut savoir quelles sont les attentes d'elle dans ces situations. Ces choses ne peuvent pas arriver du jour au lendemain et les entraîneurs doivent le savoir. René a suggéré à Jenn que si elle n'est pas à l'aise avec le moment de la demande, elle n'a pas à le faire.

   
   René a demandé à Jenn de s'assurer que chaque entraîneur et joueur sur le site Web ait un numéro HCR avant la date limite du 15 décembre.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    The situation that we were dealing with in the last few weeks has finally come to an end. All documentation was sent to HNB and player will be staying in the association they are at now.

    La situation à laquelle nous faisions face ces dernières semaines a enfin pris fin. Toute la documentation a été envoyée à HNB et le joueur restera dans l'association à laquelle il appartient actuellement.

11. NSMHL

    LHMCN

    Last meeting:  Tuesday Nov 15th 

    Marc and Gaetan attended. We will have an invoice come to us for our fees and ours will be a bit more expensive than the rest of the leagues because of the game sheet app. Right now we are one of the only associations using the game sheet app. It's paid for this year and we will revisit this for next season.

    At the beginning of the season we offered to host the U11 A year end tournament and now we are not as our U11 team is AA.

    Dernière réunion : mardi 15 novembre
    Marc et Gaétan étaient présents. Nous aurons une facture qui nous parviendra pour nos frais et les nôtres seront un peu plus chers que le reste des ligues à cause de l'application de feuille de match. À l'heure actuelle, nous sommes l'une des seules associations à utiliser l'application feuille de match. C'est payé pour cette année et nous reviendrons là-dessus pour la saison prochaine.

    
    Au début de la saison nous avions proposé d'accueillir le tournoi de fin d'année U11 A et maintenant nous ne le sommes plus car notre équipe U11 est AA.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Coaching courses are happening and dates were talked about in Jean’s report.  

    Matieu asked about half ice practices and if this was because of ice time or cost. This would be a question for Gaetan at our next meeting. Next Season U9 will tier for sure and HNB is pushing this as well. 

    Mathieu sent an email to coaches at U9 for the rules of the game until January 15th.

    Des cours de coaching ont lieu et les dates ont été évoquées dans le rapport de Jean.
    Matieu a posé des questions sur les pratiques sur la moitié de la glace et si c'était à cause du temps de glace ou du coût. Ce serait une question pour Gaétan lors de notre prochaine rencontre. La prochaine saison U9 sera certainement hiérarchisée et HNB pousse également cela.

    Mathieu a envoyé un mail aux coachs des U9 pour les règles du jeu jusqu'au 15 janvier.

     

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Dealing with a few kids that just joined and needing to move down and some girls that needed to move down. This is being dealt with a discussed with Eric Pelletier.

       Faire face à quelques enfants qui viennent de rejoindre et qui ont besoin de descendre et de quelques filles qui ont besoin de descendre. C'est en cours de traitement et de discussion avec Eric Pelletier.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Not much happening right now. Serge is working on some exhibition games in December. He is looking to get U15 to play a game in Miramichi and one against u13 comp Boudreau. For U11 he is trying to get some exhibition games as well just waiting on some confirmation. 

       Ryan Court asked Serge if goalies from high school need to pay to attend the goali clinics we are offering.  

       Marc motioned all goalies attending these clinics not from our association will be charged $15. Seconded by Joelle. Passed unanimously. Joelle offered to collect at the door.

       Il ne se passe pas grand chose en ce moment. Serge travaille sur quelques jeux d'exhibition en décembre. Il cherche à amener U15 à jouer un match à Miramichi et un contre U13 comp Boudreau. Pour U11, il essaie également d'obtenir des matchs d'exhibition en attendant une confirmation.

       Ryan Court a demandé à Serge si les gardiens de but du secondaire devaient payer pour assister aux cliniques de goali que nous offrons.

       Marc a proposé que tous les gardiens qui assistent à ces cliniques et qui ne font pas partie de notre association se verront facturer 15 $. Secondé par Joëlle. Passé à l'unanimité. Joëlle a proposé de récupérer à la porte.

        

        

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Joelle sent another email in October with invitations to our tournaments. Some registrations have not paid yet so Joelle will send an email requesting payment from those.

    Joelle a envoyé un autre e-mail en octobre avec des invitations à nos tournois. Certaines inscriptions n'ont pas encore été payées, donc Joelle enverra un e-mail demandant le paiement de celles-ci.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       22 teams currently. 

       • U11 comp-1 (home team) 
       • U11 rec- 9 
       • U13 comp- 4 
       • U13 rec- 8

        

       22 équipes actuellement.

       • U11 comp-1 (équipe locale)
       • U11 rec- 9
       • U13 comp- 4
       • U13 rec- 8

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       15 teams currently. 

       • U15 rec- 6 
       • U15 comp- 5 
       • U18- 4

       15 équipes actuellement.

       • U15 rec- 6
       • U15 comp- 5
       • U18- 4

        

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       20 teams currently. 

       • U7- 9 with home teams 
       • U9- 11 with home teams

       20 équipes actuellement.

       • U7- 9 avec les équipes à domicile
       • U9- 11 avec équipes à domicile

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       première présence

       First session is this saturday. The fitting event went well. Gaston contacted Rene about him coming here for first shift practice. This will happen on Tuesday for the first shift group and we approved a budget by email vote to have him on for one other practice while he is here. Rene will pull a level from a hat between u11-u18 and then pull 3 teams from a hat in that level to attend this session.

       La première séance est ce samedi. L'événement essayage s'est bien passé. Gaston a contacté René à propos de sa venue ici pour l'entraînement du premier quart. Cela se produira mardi pour le premier groupe de travail et nous avons approuvé un budget par vote par courrier électronique pour l'avoir pour une autre pratique pendant qu'il est ici. René tirera un niveau d'un chapeau entre u11-u18, puis tirera 3 équipes d'un chapeau dans ce niveau pour assister à cette session.

    2. Christmas Parade

       Défilé de Noël

       No volunteers to take this on this year.

       Aucun volontaire pour s'en occuper cette année.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    December, 19, 2022 7:00 at the Campbellton Civic Center

    19 décembre 2022 19h00 au Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.