Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Candace chaired the meeting for tonight Former president was not present. Excited to get things going and hoping everything runs smoothly.  

    

   Candace a présidé la réunion de ce soir. L'ancien président n'était pas présent. J'ai hâte de faire avancer les choses et j'espère que tout se passera bien.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Talked about an email from edza asking to promote Wednesday development camp. We agreed that we will not promote this as Wednesday is our best night for ice availability in our association, candace will reply. 

   Player having surgery will only be able to start season mid December- we agreed that he needs to pay the full registration but it only needs to be paid in full before he is ready to step on the ice in December. Marc Lavigne will share this information with father. 

   Registration nights

   •  Wednesday in dalhousie  6:00-7:00
   • Sept 24th -11-1- Candace will be present and Joelle in the morning. Seema will be around in the afternoon. 

   Explained about Contact us emails that come in from website and how to reply to them moving forward.

   Parlé d'un e-mail d'Edza demandant de promouvoir le camp de développement du mercredi. Nous avons convenu de ne pas en faire la promotion car le mercredi est notre meilleure soirée pour la disponibilité de la glace dans notre association, répondra Candice.
   Le joueur opéré ne pourra commencer la saison qu'à la mi-décembre - nous avons convenu qu'il doit payer l'intégralité de l'inscription, mais il doit seulement être payé en totalité avant qu'il ne soit prêt à marcher sur la glace en décembre. Marc Lavigne partagera cette information avec son père.

    

   Soirées d'inscription

   •  Mercredi à Dalhousie 18h00-19h00
   • 24 sept -11-1- Candace sera présente et Joelle le matin. Seema sera là dans l'après-midi.

   Explication des e-mails Contactez-nous provenant du site Web et de la manière d'y répondre à l'avenir.

5. Schedule

   Horaire

   Schedule is all posted and shared for pre-sessions and tryouts/evaluations. October 9th is the last session and all tryouts and evaluations will be done.

   We need to make sure there are 2 people present for every first evaluation or tryout to hand out pinnies and print evaluation sheets.

   Le calendrier est affiché et partagé pour les pré-sessions et les essais/évaluations. Le 9 octobre est la dernière session et tous les essais et évaluations seront effectués.

   Nous devons nous assurer qu'il y a 2 personnes présentes pour chaque première évaluation ou essai pour distribuer les dossards et imprimer les feuilles d'évaluation.

    

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Registrations have been coming in at a good rate.  

   We need to get financial software in place ASAP. Ceilidh was asked to share the most recent excel spreadsheet on the general chat on Slack. 

   Gaetan will touch base with Eric D and see if he can attend our next meeting to discuss financial software.

   Les inscriptions arrivent à bon rythme.

   Nous devons mettre en place un logiciel financier dès que possible. Ceilidh a été invité à partager la feuille de calcul Excel la plus récente sur le chat général sur Slack.

   Gaetan contactera Eric D et verra s'il peut assister à notre prochaine réunion pour discuter de logiciels financiers.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Seema started up with the sponsorship program. She has done the municipalities first, next step is the non profit businesses and after that she will go to individual businesses. She does not have a lot of the businesses emails so she will be mailing a lot of paper copies. Seema is hoping that we can get at least $10,000 in sponsorship and another $10,00 from marauders and clothing sales to cover to $20,000 of the usual ticket sales.

      Town of Dalhousie will sponsor us. We are waiting on the amount. 

      Jean pelletier has confirmed we are good to go for marauders fundraising events.

      Seema a commencé avec le programme de parrainage. Elle a d'abord fait les municipalités, la prochaine étape est les entreprises à but non lucratif et après cela, elle ira aux entreprises individuelles. Elle n'a pas beaucoup d'e-mails professionnels, elle enverra donc beaucoup de copies papier. Seema espère que nous pourrons obtenir au moins 10 000 $ de parrainage et 10 000 $ supplémentaires de maraudeurs et de ventes de vêtements pour couvrir jusqu'à 20 000 $ des ventes de billets habituelles.

      La ville de Dalhousie nous parrainera. Nous attendons le montant.

      Jean pelletier a confirmé que nous sommes prêts à participer aux événements de collecte de fonds des maraudeurs.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Interviews for the competitive levels happened this week. Competitive coaches are finalized but there is none at the u15 level. Rec coaches will fall into place as we move on. This year for evaluations we will be using hockey canada plans so it is easier on evaulaters and coaches. 

   Evaluators will be technical director, the level director and an outside evaluator.

   Les entrevues pour les niveaux compétitifs ont eu lieu cette semaine. Les entraîneurs compétitifs sont finalisés mais il n'y en a pas au niveau u15. Les entraîneurs récréatifs se mettront en place au fur et à mesure que nous avancerons. Cette année, pour les évaluations, nous utiliserons les plans de Hockey Canada afin que ce soit plus facile pour les évaluateurs et les entraîneurs.

   Les évaluateurs seront le directeur technique, le directeur de niveau et un évaluateur externe.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Welcome to our new manager mentor Jean Roy. Jean will talk with Jill LaBillois to get the information he needs. Lisa will find out if the travel permit is now online on the HCR at the next online question and answer session.

   Bienvenue à notre nouveau gestionnaire mentor Jean Roy. Jean discutera avec Jill LaBillois pour obtenir les informations dont il a besoin. Lisa saura si le permis de voyage est maintenant en ligne sur le HCR lors de la prochaine séance de questions-réponses en ligne.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Lisa would like to get the list of coaches and team staff as soon as they are chosen so she can get a head start on checking their certifications as soon as possible.

   Lisa aimerait obtenir la liste des entraîneurs et du personnel de l'équipe dès qu'ils sont choisis afin qu'elle puisse avoir une longueur d'avance sur la vérification de leurs certifications dès que possible.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    We need to look at forming this committee again now that Rene and Roger are no longer with us. Mathieu will be one person on this committee and there should be 3 according to our by laws. Marc Lavigne volunteered to be on the committee. Candace motioned to have Marc, Steve and Stephen on the committee since they are the directors at each level, seconded by Serge. Passed unanimously.

    Nous devons envisager de former à nouveau ce comité maintenant que René et Roger ne sont plus avec nous. Mathieu sera une personne sur ce comité et il devrait y en avoir 3 selon nos statuts. Marc Lavigne s'est porté volontaire pour siéger au comité. Candace propose d'avoir Marc, Steve et Stephen sur le comité puisqu'ils sont les directeurs à chaque niveau, appuyés par Serge. Passé à l'unanimité.

11. NSMHL

    LHMCN

    Marc and Gaetan will normally attend the NSMHL meetings.

    Marc et Gaétan assisteront normalement aux réunions de la NSMHL.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    We are struggling with goalies at a few levels. We need to look at an incentive for goalies. Acadian pen gives free registration but it is mandatory to attend goalie sessions and parents need to pay for them. Candace will make a post on our facebook page and our website encouraging goalies to come out and that we have equipment for them to try.

    Nous avons du mal avec les gardiens à quelques niveaux. Nous devons envisager une mesure incitative pour les gardiens de but. L'enclos acadien offre une inscription gratuite mais il est obligatoire d'assister aux séances de gardien de but et les parents doivent payer pour celles-ci. Candace publiera un message sur notre page facebook et notre site Web encourageant les gardiens de but à sortir et leur indiquant que nous avons de l'équipement à essayer.

    1. U7/U9 Director Report

       Rapport du directeur U7/U9

       Stephane will start gathering volunteers approximately 1 month before start up. He would like 4 regular volunteers at each level that will be familiar faces.

       Stéphane commencera à rassembler des volontaires environ 1 mois avant le démarrage. Il aimerait 4 bénévoles réguliers à chaque niveau qui seront des visages familiers.

    2. U11/U13 Director Report

       Rapport du directeur U11/U13

       Comp coach is selected at this level. Interviews will be held for rec soon. Looking like 1 comp and 2 possibly 3 rec at this level. Marc was contacted by Lee Benoit from Miramichi and he mentioned that if we don't accept them in our league they were going to go down south at the rec level. Acadian pen said no, BDC and Bathurst said yes but they need Restigouche on board with them and want to know our standpoint. The technical directors decided yes to this as it adds more teams to our league and it is only an extra half hour drive. It's a done deal as we agreed to it. They are going to try and schedule doubleheaders and get the far games done before the bad weather starts.

       Comp coach est sélectionné à ce niveau. Des entrevues auront lieu pour rec bientôt. Ressemblant à 1 comp et 2 éventuellement 3 rec à ce niveau. Marc a été contacté par Lee Benoit de Miramichi et il a mentionné que si nous ne les acceptions pas dans notre ligue, ils allaient descendre vers le sud au niveau récréatif. La plume acadienne a dit non, BDC et Bathurst ont dit oui mais ils ont besoin de Restigouche à leurs côtés et veulent connaître notre point de vue. Les directeurs techniques ont décidé oui car cela ajoute plus d'équipes à notre ligue et ce n'est qu'une demi-heure de route supplémentaire. C'est une affaire conclue comme nous l'avons convenu. Ils vont essayer de programmer des programmes doubles et de terminer les matchs lointains avant le début du mauvais temps.

    3. U15/U18 Director Report

       Rapport du directeur U15/U18

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Serge will send candace a poster to post on facebook and website promoting Female Hockey. 2 clinics happened last week and 2 more will happen this week. There are about 32 girls, and they paid 40$ for the clinics. HNB will cover some cost as well. Serge will give Ceilidh the money collected so far. 

       Serge is not sure he will have enough u9 for the season end tournament but he will see moving forward. U11 is going to be good for a traveling team, and U13 he doesn't think there are enough girls and there is no goalie. U15 he is going to ask the u13 girls to join the u15 to make a team to go to Dieppe. 

       There are some girls who are not currently enrolled in minor hockey that might want to just join a girls team.  Gaetan and Serge are going to come up with a reasonable price and we will vote on this. 

       Oct 8th and 9th weekend is world girls ice hockey, Serge and Gaetan are trying to plan something fun for them.

       Serge enverra à candace une affiche à afficher sur facebook et sur le site Web faisant la promotion du hockey féminin. 2 cliniques ont eu lieu la semaine dernière et 2 autres auront lieu cette semaine. Il y a environ 32 filles, et elles ont payé 40$ pour les cliniques. HNB couvrira également certains frais. Serge remettra à Ceilidh l'argent collecté jusqu'à présent.

       Serge n'est pas sûr d'avoir assez d'u9 pour le tournoi de fin de saison mais il verra avancer. U11 va être bon pour une équipe itinérante, et U13, il pense qu'il n'y a pas assez de filles et qu'il n'y a pas de gardien de but. U15 il va demander aux u13 filles de rejoindre les u15 pour faire une équipe pour aller à Dieppe.

       Certaines filles qui ne sont pas actuellement inscrites au hockey mineur pourraient vouloir simplement se joindre à une équipe de filles. Gaëtan et Serge vont proposer un prix raisonnable et nous voterons là-dessus.

       Le week-end du 8 et 9 octobre, c'est le hockey sur glace mondial féminin, Serge et Gaetan essaient de planifier quelque chose d'amusant pour eux.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Rene gave Joelle access to the tournament link on the website which she will update and post this week. We talked about increasing the prices of tournaments. Joelle is going to research other association costs and Gaetan is going to go through ice costs and we will decide if we need to increase prices and send out a vote on this.

    René a donné à Joelle l'accès au lien du tournoi sur le site Web qu'elle mettra à jour et publiera cette semaine. Nous avons parlé d'augmenter les prix des tournois. Joelle va faire des recherches sur les autres coûts de l'association et Gaetan va passer par les coûts de la glace et nous déciderons si nous devons augmenter les prix et envoyer un vote à ce sujet.

    1. U11/U13 Tournament

       Tournoi U11/U13

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    2. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift

       première présence

       Currently full at 45 spots spots. Waiting list is available. Email will be sent this week to all parents and working on trying to see who can help on the ice.  The civic center double booked the conference room for welcome event so Rene is looking at other options.Stephane mentioned a few names for volunteers and he will discuss with Rene.

       Actuellement complet à 45 places. La liste d'attente est disponible. Un courriel sera envoyé cette semaine à tous les parents et travaillera pour essayer de voir qui peut aider sur la glace. Le centre civique a réservé la salle de conférence en double pour l'événement de bienvenue, alors René envisage d'autres options. Stéphane a mentionné quelques noms de bénévoles et il en discutera avec René.

    2. Board Member Discount

       Rabais pour les membres du conseil d'administration

       The method in which the board member rebate is given currently is 50% of your lowest child's registration. It was brought up that as soon as you register a child at the u7/u9 level you are getting a smaller rebate then when you just had one child registered at a higher level but are still preforming the same tasks on the board. We discussed a few options, one being a flat out dollar amount rebate the same for every board member, but will bring this to the table again at our next meeting. 

       La méthode selon laquelle la remise aux membres du conseil est actuellement accordée est de 50 % de l'inscription de votre enfant le plus bas. Il a été mentionné que dès que vous inscrivez un enfant au niveau u7/u9, vous obtenez un rabais plus petit que lorsque vous venez d'avoir un enfant inscrit à un niveau supérieur mais que vous effectuez toujours les mêmes tâches au tableau. Nous avons discuté de quelques options, l'une étant une remise forfaitaire en dollars identique pour chaque membre du conseil d'administration, mais nous remettrons cela sur la table lors de notre prochaine réunion.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    October 17, 2022 7:00 Campbellton Civic Center 

    17 octobre 2022 19 h 00 Centre civique de Campbellton

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.