Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Nothing to report. 

   Rien à signaler.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   See motion below. 

   Voir la motion ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Rene had a brief interview with CIMS where he talked mainly about the covid regulations that are coming into effect, promoting first shift program, female hockey and sponsorship program.  It went fairly well and Rene will reach out to cknb also.  We have been recognized as a non profit organization which is something we have been working on for a while. 

   René a eu une brève entrevue avec CIMS où il a principalement parlé des règlements sur le covid qui entrent en vigueur, faisant la promotion du programme de première équipe, du hockey féminin et du programme de parrainage. Cela s'est plutôt bien passé et René contactera également cknb. Nous avons été reconnus comme une organisation à but non lucratif, ce sur quoi nous travaillons depuis un certain temps.

5. Schedule

   Horaire

   The league has sent a start date of Nov 7th for rec and if the teams are October 30th for comp if the teams are ready and formed.  Ipads have arrived for the timekeepers with protective cases and the game sheet app that is needed.   

    

   La ligue a envoyé une date de début du 7 novembre pour la récréation et si les équipes sont le 30 octobre pour la compétition si les équipes sont prêtes et formées.
   Les Ipads sont arrivés pour les chronométreurs avec des étuis de protection et l'application de feuille de match nécessaire.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Registrations are coming in very well. $69,070.63 currently in bank.

   Les inscriptions arrivent très bien. 69 070,63 $ actuellement en banque.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Jillian would like the ok to order the rest of the track suits that we are missing for the sizing set.  We have a $5000 budget for clothing and Seema and Candace gave the ok to order them. 

      Seema and Candace started looking at a few things.  Rene met with them regarding sponsorship and they have a list started for all the businesses that they would like to approach.  They are going to go big and send this out to all businesses possible.  They started a spreadsheet of the businesses so we will know the amounts each business is giving moving forward. 

      We got the ok from the Marauders for the popcorn and chuck a puck sales again this season.

      Ketih Pettigrew is going to get back to Seema and Candace LP  with some samples and sizes. 

      They prepared an email for the parents in regards to the 50/50, sponsorship, and volunteering that they will send out once Covid dies down a bit.  There will be a direct link that parents can share about the 50/50.

      A discussion was had between Roger and Rene about running the canteen at the Inch Arran Arena, they had a lady in mind who would manage it, they are in the process of talking with Gilles about the previous person running it but it's not looking like this is something that will happen for us this year.  

       

      Jillian aimerait que l'on commande le reste des survêtements qui nous manquent pour l'ensemble des tailles. Nous avons un budget de 5 000 $ pour les vêtements et Seema et Candace ont donné leur accord pour les commander.
       
      Seema et Candace ont commencé à regarder quelques choses. René les a rencontrés au sujet du parrainage et ils ont commencé une liste de toutes les entreprises qu'ils aimeraient approcher. Ils vont voir grand et envoyer cela à toutes les entreprises possibles. Ils ont commencé une feuille de calcul des entreprises afin que nous sachions les montants que chaque entreprise donne à l'avenir.

      Nous avons obtenu l'accord des Maraudeurs pour le maïs soufflé et nous avons encore vendu une rondelle cette saison.

      Ketih Pettigrew va revenir à Seema et Candace LP avec quelques échantillons et tailles.
       
      Ils ont préparé un e-mail pour les parents concernant le 50/50, le parrainage et le bénévolat qu'ils enverront une fois que Covid se sera un peu calmé. Il y aura un lien direct que les parents pourront partager sur le 50/50.

      Une discussion a eu lieu entre Roger et Rene à propos de la gestion de la cantine à l'Inch Arran Arena, ils avaient une dame en tête qui la gérerait, ils sont en train de parler avec Gilles de la personne précédente qui la dirigeait mais ça ne ressemble pas à ça est quelque chose qui va se passer pour nous cette année.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Interviews will start this week for coaches, Troy will ask Roger and the respective directors to join in on the interviews.  We have a few less applications this year than last.  Right now there are a few levels that have no coaches that have applied.  Roger suggested that we make a facebook post and website advertising that we are looking for coaches at certain levels.

   Les entrevues commenceront cette semaine pour les entraîneurs, Troy demandera à Roger et aux réalisateurs respectifs de se joindre aux entrevues. Nous avons un peu moins de candidatures cette année que l'an dernier. À l'heure actuelle, il y a quelques niveaux pour lesquels aucun entraîneur n'a postulé. Roger a suggéré que nous fassions une publication sur Facebook et un site Web annonçant que nous recherchions des entraîneurs à certains niveaux.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Sports Expert will have a sizing run of the jerseys ready tomorrow.  They can be ordered through sports experts starting tomorrow, Rene will be sending out an email to the parents. Old jerseys will be kept for now for an emergency situation.  Once orders have been placed and we know everyone has a jersey we will look at keeping one old set.

   Sports Expert aura une série de tailles des maillots prête demain. Ils peuvent être commandés auprès d'experts sportifs à partir de demain, René enverra un e-mail aux parents.
   Les anciens maillots seront conservés pour l'instant pour une situation d'urgence. Une fois que les commandes ont été passées et que nous savons que tout le monde a un maillot, nous examinerons la possibilité de conserver un ancien ensemble.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Everyone has an HCR number as of last night and Lisa said everything is going good so far. We are officially at 179 players.

   Tout le monde a un numéro HCR depuis hier soir et Lisa a dit que tout allait bien jusqu'à présent. Nous sommes officiellement à 179 joueurs.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    The league has it set up for tutorials for the managers and timekeepers for training for the game sheet app.  Rene will send an email out about that.

    La ligue a mis en place des tutoriels pour les managers et les chronométreurs pour la formation à l'application de feuille de match. René enverra un e-mail à ce sujet.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Interviews need to start quickly, hopefully all our officials get completely vaccinated because this will become an issue.  Rene was wondering if we should delay things a bit so we can give people a chance to get their second doses.  AAA is being pushed back because of vaccine issues so the kids who may not make it and want to try out for minor hockey may not be ready in time.  AAA is looking at the third week of October of finishing up their teams.  Kids who are just turning 12 will have a bit of leeway to get vaccinated. Rene will create a quick survey so we can get a feel of how the double dose is going to affect us.

    Roger got an email from Todd Williams and Brian Arseneault and they would like to meet and discuss what can be done for female hockey.

    Les entretiens doivent commencer rapidement, j'espère que tous nos fonctionnaires seront complètement vaccinés car cela deviendra un problème. René se demandait si nous devions retarder un peu les choses afin que nous puissions donner aux gens une chance d'obtenir leur deuxième dose. AAA est repoussé en raison de problèmes de vaccins, de sorte que les enfants qui pourraient ne pas réussir et qui veulent essayer le hockey mineur pourraient ne pas être prêts à temps. AAA envisage la troisième semaine d'octobre pour terminer ses équipes. Les enfants qui viennent d'avoir 12 ans auront un peu de latitude pour se faire vacciner. René va créer un sondage rapide afin que nous puissions avoir une idée de la façon dont la double dose va nous affecter.
     
    Roger a reçu un courriel de Todd Williams et Brian Arseneault et ils aimeraient se rencontrer et discuter de ce qui peut être fait pour le hockey féminin.

    1. IP/Novice Director Report

       Rapport du directeur initiation/novice

       Stephane is looking at having the U7 Campbellton and Dalhousie combined this year for a few reasons.  Some years we have more coaches in Campbellton and vice versa with Dalhousie,having the practices always together at the same rink you are maximizing your practice potential by having all the coaches in the same rink on the same day.  Looking at doing one day in Campbellton and one day in Dalhousie moving forward for the U7.

       Stéphane envisage de combiner les U7 Campbellton et Dalhousie cette année pour plusieurs raisons. Certaines années, nous avons plus d'entraîneurs à Campbellton et vice versa à Dalhousie, en ayant les entraînements toujours ensemble sur la même patinoire, vous maximisez votre potentiel d'entraînement en ayant tous les entraîneurs dans la même patinoire le même jour. Je pense faire un jour à Campbellton et un jour à Dalhousie pour aller de l'avant avec les U7.

    2. Atom/Peewee Director Report

       Rapport du directeur atom/peewee

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

       Rapport du directeur bantam/Midget

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Serge made a graph that shows how many females we have currently enrolled compared to how many we have had in previous years. The numbers at U9, U11, and U13 are decent. His goal this year is to have female teams in U9, U11 and U13, serge will run practices once a week and in April they will attend an all female tournament. Rene would like to thank Serge because this is the first year in a while that we have put a push on Female hockey.  U11 he has enough for a team currently with goalies, U9 needs more players and that is being worked on. Rene mentioned getting in contact with the Kedgwick area. U13 has approximately 9 girls some have not registered yet. 

       Roger reminded everyone that the girls need to sign a dual registration card right at the beginning of the season. They need to be in the HCR on a regular team and a female team and they need to check off their main team 

       Rene held a technical directors meeting discussing purchasing of equipment for coaches to use.  Rink dividers in Campbellton need to be replaced and there is a quote for that, and we need some goalie equipment.  Rene will send a vote to give the technical team a budget of $8000 to get coaching equipment that is needed; this would include the dividers for Campbellton.

       Moving forward Rene will send an email stating that if others would like to use dividers they need our permission and would have the possibility of rentals.

        

       Serge a fait un graphique qui montre combien de femmes nous avons actuellement inscrites par rapport au nombre que nous avons eu les années précédentes. Les chiffres à U9, U11 et U13 sont corrects. Son objectif cette année est d'avoir des équipes féminines en U9, U11 et U13, serge organisera des entraînements une fois par semaine et en avril, ils assisteront à un tournoi entièrement féminin. René tient à remercier Serge parce que c'est la première année depuis longtemps que nous mettons un coup de pouce au hockey féminin. U11 il en a assez pour une équipe actuellement avec des gardiens, U9 a besoin de plus de joueurs et ça se travaille. René a mentionné être entré en contact avec la région de Kedgwick. U13 compte environ 9 filles dont certaines ne se sont pas encore inscrites.

       Roger a rappelé à tout le monde que les filles doivent signer une double carte d'inscription dès le début de la saison. Ils doivent être dans le HCR dans une équipe régulière et une équipe féminine et ils doivent cocher leur équipe principale.
        
       René a tenu une réunion des directeurs techniques pour discuter de l'achat d'équipement pour les entraîneurs. Les diviseurs de patinoire à Campbellton doivent être remplacés et il y a un devis pour cela, et nous avons besoin d'équipement de gardien de but. René enverra un vote pour donner à l'équipe technique un budget de 8 000 $ pour obtenir l'équipement d'entraînement nécessaire; cela inclurait les diviseurs pour Campbellton.

       À l'avenir, René enverra un e-mail indiquant que si d'autres souhaitent utiliser des séparateurs, ils ont besoin de notre autorisation et auraient la possibilité de louer.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Rene discussed with Denis about the sponsorship program and how it will affect our tournaments and individually collecting sponsorship.  Rene would like it to be a formula that is an automatic amount that goes to each tournament from a sponsorship that is given to the association. Another option would be for a sponsor to only sponsor a specific tournament.  

    Candace and Jillian had worked on a tournament checklist in the past, and Denise is going to go through it with a fine tooth comb to make sure everything is detailed for the chairs of each tournament.

    Chairpersons: U11/U13: Candace Roy and Jenn Talbot Lavigne 

    Arnold Maisey:  Ceilidh Sharpe

    Timbit Jamboree: we are still looking for someone.

    René a discuté avec Denis du programme de parrainage et de la façon dont il affectera nos tournois et la collecte individuelle de parrainage. René aimerait que ce soit une formule qui est un montant automatique qui va à chaque tournoi à partir d'un parrainage qui est donné à l'association. Une autre option serait qu'un sponsor ne sponsorise qu'un tournoi spécifique.

    Candace et Jillian avaient travaillé sur une liste de contrôle de tournoi dans le passé, et Denise va la parcourir avec un peigne fin pour s'assurer que tout est détaillé pour les chaises de chaque tournoi.

    Présidentes : U11/U13 : Candace Roy et Jenn Talbot Lavigne

    Arnold Maisey : Ceilidh Sharpe

    Timbit Jamboree : nous recherchons toujours quelqu'un.

    1. Ernest Goulette Tournament

       Tournoi Ernest Goulette

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

       Tournoi Boyce Fitzpatrick

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. First Shift Program

       Programme de première équipe

       We have 18 participants currently, we need to fill 12 more spots and Rene is confident that we will fill it or come very close.  Pamphlets have been prepared and will be handed out this week at schools.

       Rene contacted the Marauders to see if any players would like to participate on the ice and the manager of the Marauders is looking into this.

       Nous avons actuellement 18 participants, nous devons pourvoir 12 autres places et René est confiant que nous allons le remplir ou nous en approcher de très près. Des dépliants ont été préparés et seront distribués cette semaine dans les écoles.

       René a contacté les Marauders pour voir si des joueurs aimeraient participer sur la glace et le gérant des Marauders étudie la question.

        

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

    October 18th 7:00 p.m Online.

    18 octobre 19h00 En ligne.

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.