Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Being in orange has limited us to only practices but it seems so far everything is going ok.  Rene visited the entrances of both facilities for the first day after the return to orange and everything was going great, everyone seemed very cooperative.  

   Être en orange nous a limités aux seules pratiques mais il semble que jusqu'à présent tout se passe bien. René a visité les entrées des deux installations pour le premier jour après le retour à Orange et tout allait bien, tout le monde semblait très coopératif.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   Approved. See motion below. 

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   HNB has been very efficient with sending updates to the COVID procedures as they change.  Mirielle St Laurent is leaving HNB which is a huge loss for HNB.  HNB tickets have been sent out. HNB Video conference coming up, Rene would like Roger and Annie to be present as they will be discussing COVID related topics. Roger will attend and Candace will send Annie an email asking her to attend.

   HNB a été très efficace en envoyant des mises à jour des procédures COVID à mesure qu'elles changent. Mirielle St Laurent quitte HNB, ce qui représente une énorme perte pour HNB. Les billets HNB ont été envoyés. Vidéo conférence HNB à venir, René aimerait que Roger et Annie soient présents car ils discuteront de sujets liés au COVID. Roger sera présent et Candace enverra à Annie un courriel lui demandant de participer.

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan was very busy when things turned back to orange trying to  reschedule everyone.  He changed all the games to practices.  During normal time U11  and up teams would get two practices, one home game and one away which totals 3 and 1/2 hours but the practices currently only total 3 hours.  With that being said when the games are rescheduled we will have more costs for ice time.  There have been 18 games cancelled currently, due to moving to the orange phase. Roger mentioned that a discussion with the league will have to happen, because he doesn't think there is a way to have time to reschedule all these games.  They will most likely have to revamp their schedule with a reduced amount of games.

   Ice hours:  

   December- 

   Campbellton 35.5 hrs- $3905

   Dalhousie- 72.5 hrs- $8265

   Total- $12,170 

   January-Current

   Dalhousie 51.5 hrs- $5871 

   Campbellton 31hrs-  $3410 

   Belledune- 1 hr- $74 

   Total - $9,355

   Gaetan était très occupé quand les choses sont revenues à l'orange en essayant de reporter tout le monde. Il a changé tous les jeux en pratiques. Pendant le temps normal, les équipes U11 et plus auraient deux entraînements, un match à domicile et un à l'extérieur qui totalisent 3 heures et demie, mais les entraînements ne totalisent actuellement que 3 heures. Cela étant dit, lorsque les matchs seront reportés, nous aurons plus de frais pour le temps de glace. Il y a eu 18 matchs annulés actuellement, en raison du passage à la phase orange. Roger a mentionné qu'une discussion avec la ligue devra avoir lieu, car il ne pense pas qu'il existe un moyen d'avoir le temps de reporter tous ces matchs. Ils devront probablement réorganiser leur calendrier avec un nombre réduit de parties.

   Heures de glace:

   Décembre-

   Campbellton 35,5 heures - 3905 $

   Dalhousie - 72,5 heures - 8265 $

   Total - 12 170 $

   Janvier-courant

   Dalhousie 51,5 heures - 5871 $

   Campbellton 31 heures - 3410 $

   Belledune - 1 heure - 74 $

   Total - 9 355 $

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Eric D spoke about the projections for this season, with the estimated ice time that Gaetan added, there will probably be a deficit for the year around $10,000.  Eric would like to try and get that back from the emergency funding program. 

   Rene mentioned that we will be getting some money back from HNB as we were charged for last year's player numbers and we had quite a few less registered this year. Eric D is working on finishing up the proposal for the emergency funding application that is due January 22nd. 

   Rene just sent an email about unpaid registrations stressing they need to be paid ASAP.  There are some people that already had arrangements made. He said they needed to be paid by this weekend or they can not get on the ice.  

   Currently in bank $42,313.69 

   Deposit going in $4749.50 

   Invoices to be paid $7350.66 

   Still waiting on Listuguj reimbursement for some of the brighter futures that we had refunded.   

   Eric D a parlé des projections pour cette saison, avec le temps de glace estimé que Gaetan a ajouté, il y aura probablement un déficit pour l'année d'environ 10 000 $. Eric aimerait essayer de récupérer cela du programme de financement d'urgence.

   René a mentionné que nous allons récupérer de l'argent de HNB car nous avons été facturés pour les numéros de joueurs de l'année dernière et nous avons eu un peu moins inscrits cette année. Eric D travaille sur la finalisation de la proposition de demande de financement d'urgence qui est due le 22 janvier.

   René vient d'envoyer un e-mail au sujet des inscriptions impayées soulignant qu'elles doivent être payées le plus tôt possible. Il y a des gens qui ont déjà fait des arrangements. Il a dit qu'ils devaient être payés cette fin de semaine ou qu'ils ne pouvaient pas monter sur la glace.

   Actuellement en banque 42313,69 $

   Dépôt de 4749,50 $

   Factures à payer 7350,66 $

   Nous attendons toujours le remboursement de Listuguj pour certains des meilleurs futurs que nous avions remboursés.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Nothing to report. 

      Rien à signaler.

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Nothing to report.  

   Rien à signaler. 

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   Candace sent out an email to managers about photographs in the current phase.  No photos allowed as of now, we would like only the rostered players and coaching staff to be on the ice given the current situation.

   Candace a envoyé un e-mail aux responsables au sujet des photographies de la phase actuelle. Aucune photo n'est autorisée pour le moment, nous aimerions que seuls les joueurs alignés et le personnel d'entraîneurs soient sur la glace étant donné la situation actuelle.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   Genny not present.  There was a child that was showing up as not having Parent Respect in Sport who has a sibling that there is no issue with.  It seems like he hasn't been added to the parents profile, but when Roger checked with the parent they sent a screen shot and it was added to the parents profile.  It was probably just a glitch in the system. 

   Genny n'est pas présent. Il y avait un enfant qui se présentait comme n'ayant pas le respect des parents dans le sport et qui a un frère avec lequel il n'y a aucun problème. Il semble qu'il n'a pas été ajouté au profil des parents, mais lorsque Roger a vérifié avec le parent, ils ont envoyé une capture d'écran et elle a été ajoutée au profil des parents. C'était probablement juste un problème dans le système.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report.

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    Meeting that was scheduled was cancelled and needs to be rescheduled, looking at January 30th.  Roger would like to propose an amendment at the AGM pertaining to the score.  When the score is ahead by a lot of points in the third period, he would like to see the clock run straight time.

    La réunion prévue a été annulée et doit être reportée au 30 janvier. Roger aimerait proposer un amendement à l'AGA concernant la partition. Lorsque le score est en avance de beaucoup de points en troisième période, il aimerait voir le chronomètre tourner en ligne droite.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Everything seems to be going as well as it can given the circumstances. Emails were sent regarding no contact during practices, Roger seems to think that most coaches are following the rules.  He has mentioned it to some of the u7 and u9 coaches to remember to not do any contact drills such as 3v3 and so on, try to be skill oriented drills only.

    Tout semble aller aussi bien que possible compte tenu des circonstances. Des courriels ont été envoyés concernant l'absence de contact pendant les entraînements, Roger semble penser que la plupart des entraîneurs suivent les règles. Il l'a mentionné à certains des entraîneurs u7 et u9 pour se rappeler de ne pas faire d'exercices de contact tels que 3v3 et ainsi de suite, essayez d'être uniquement des exercices axés sur les compétences.

    1. IP/Novice Director Report

       Rapport du directeur initiation/novice

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    2. Atom/Peewee Director Report

       Rapport du directeur atom/peewee

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    3. Bantam/Midget Director Report

       Rapport du directeur bantam/Midget

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    We will know more about if tournaments will go ahead at the meeting on the 26th of January.

    Nous saurons plus si les tournois se dérouleront lors de la réunion du 26 janvier.

    1. Ernest Goulette Tournament

       Tournoi Ernest Goulette

       Nothing to report.

       Rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

       Tournoi Boyce Fitzpatrick

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Covid-19

       Covid-19

       We had a meeting with Team Liaisons.  We had a few Liaisons attend and most of the Board.  We opened the meeting to the Liaisons and let them ask any questions/concerns they had.  We reminded them that as an association we are here to support them, and to please report any problems they are having so we can take care of them.  When Rene attended the rink on the first Saturday after the change to orange phase everything seemed to be running smoothly, and everyone seemed to be asking the screening questions.  Rene will be visiting the rink again this weekend to be sure protocols are being followed.

       Nous avons eu une réunion avec l'équipe de liaison. Nous avons eu quelques agents de liaison et la plupart des membres du conseil. Nous avons ouvert la réunion aux agents de liaison et les avons laissés poser toutes leurs questions / préoccupations. Nous leur avons rappelé qu'en tant qu'association, nous sommes ici pour les soutenir et pour signaler tout problème qu'ils rencontrent afin que nous puissions nous en occuper. Lorsque René a assisté à la patinoire le premier samedi après le passage à la phase orange, tout semblait bien se passer et tout le monde semblait poser les questions de sélection. René visitera à nouveau la patinoire ce week-end pour s'assurer que les protocoles sont suivis.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

     February, 15, 2021 at 7:00 p.m 

    15 février 2021 à 19h00

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.