Minutes/Procès-verbal

1. Opening Remarks from President

   Mot de bienvenue du président

   Thanks everyone, I am  glad we finally got the kids on the ice. It has been hard work getting started and the committee has put in a ton of work. 

    

   Merci à tous, je suis heureux que nous ayons enfin mis les enfants sur la glace. Le démarrage a été ardu et le comité a fait une tonne de travail.

2. Approval of agenda

   approbation de l'ordre du jour

   Approved. See motion below. 

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

3. Approval of minutes

   Approbation du procès-verbal

   Approved. See motion below.

   Approuvé. Voir proposition ci-dessous.

4. Correspondence

   Correspondence

   Candace talked about HNB tickets, and that there were quite a few misprints this year.  She will contact HNB about this.  She has them all sorted and ready to hand out to teams, Jill will give tickets to the older teams and Candace will do the younger teams.  

   Candace a parlé des billets HNB et du fait qu'il y avait pas mal de fautes d'impression cette année. Elle contactera HNB à ce sujet. Elle les a toutes triées et prêtes à être distribuées aux équipes, Jill donnera des billets aux équipes plus âgées et Candace s'occupera des équipes plus jeunes.

5. Schedule

   Horaire

   Gaetan was not present at the beginning of the meeting.  Rene thanks him for getting everything done and scheduled with the last minute return.  

    

    

   Gaetan n'était pas présent au début de la réunion. René le remercie d'avoir tout fait et planifié avec le retour de dernière minute.

6. Treasurer's Report

   Rapport du trésorier

   Currently in bank- $71,702.76
   $3771.06 that needs to come out not including the cheque for Dalhousie from last year.  This is the cheques for refunds that have not gone through the bank yet.
   $9348.83 being deposited at the end of the month.

   Rene chatted with Eric Doucet today,  and there is not much to present.  Eric is in the process of setting up our paperwork and spreadsheets.  We may move towards more accounting like practices in the near future so we have more clarity to our reports. 

   Registrations- there are a good amount who have paid their 65% not many issues there.  We made a couple of financial arrangements with a few families and all is good on this front.  Currently for registrations we have $106,735 that need to come in for the year we are at $87,031.35 in terms of payments collected currently. 

    

    

    

   Actuellement en banque - 71,702.76 $
   3771,06 $ qui doit sortir sans compter le chèque de Dalhousie de l'année dernière. Ce sont les chèques pour les remboursements qui ne sont pas encore passés par la banque.
   9348,83 $ déposés à la fin du mois.

   René a bavardé avec Eric Doucet aujourd'hui, et il n'y a pas grand chose à présenter. Eric est en train de mettre en place nos documents et nos feuilles de calcul. Nous pourrions évoluer vers des pratiques plus comptables dans un proche avenir afin d'avoir plus de clarté dans nos rapports.

   Inscriptions - il y a un bon montant qui ont payé leurs 65% pas beaucoup de problèmes là-bas. Nous avons conclu quelques arrangements financiers avec quelques familles et tout va bien sur ce plan. Actuellement, pour les inscriptions, nous avons 106 735 $ qui doivent être versés pour l'année où nous sommes à 87 031,35 $ en termes de paiements perçus actuellement.

   1. Fundraising Activities

      Activités de financement

      Anick and Eric D are looking into getting us some emergency funds.  There is an emergency fund directly from Hockey Canada and Eric Pelletier has contacted us to remind us to apply as only 2 associations have applied and they received the funds.  Anick is getting pretty close to finishing up the sponsorship package, and Rene really wants to push the emphasis on really going after sponsors to get a pattern going for future years, as this has been a department we haven’t really put much effort into.  

      Ticket fundraiser at this point has fallen through, by the time we get the govt of NB lottery approval it will be too late, and Rene thinks there is probably some covid policies here that might also make things difficult. 

      Colette talked about sweatshirts sales.  We ordered 10 sweaters for sizing, we should have them by the end of November.  Candace and Colette will set up a few nights for clothing sales and we will promote this.  If they are ordered by the 13th of Dec they will be in for christmas

      Inventory for the “force of the north clothing” is 40 sweater/long sleeve t-shirts.  We will include these in our  clothing sale nights and we can add this on our website and our square app to be ordered online.  

      Jill has reached two teams so far with the track suits, we have over 25 orders currently.  

      Rene suggested instead of voting on every clothing item that needs to be ordered, moving forward next year he would like to just vote on a reasonable budget so the person responsible for clothing can make those decisions, as it will move quicker this way.  Colette mentioned putting a survey out for next season to see what people would like to see for clothing items. 

       

       

       

       

       

       

       

      Anick et Eric D envisagent de nous obtenir des fonds d'urgence. Il y a un fonds d'urgence directement de Hockey Canada et Eric Pelletier nous a contacté pour nous rappeler de postuler car seulement 2 associations ont fait une demande et ont reçu les fonds. Anick est sur le point de terminer le package de parrainage, et René veut vraiment mettre l'accent sur la poursuite des sponsors pour créer un modèle pour les années à venir, car il s'agit d'un département dans lequel nous n'avons pas vraiment déployé beaucoup d'efforts.

      
      À ce stade, la collecte de fonds pour les billets a échoué, au moment où nous obtiendrons l'approbation de la loterie du Nouveau-Brunswick, il sera trop tard, et René pense qu'il y a probablement des politiques secrètes ici qui pourraient également rendre les choses difficiles.

      
      Colette a parlé des ventes de sweatshirts. Nous avons commandé 10 pulls pour le dimensionnement, nous devrions les avoir d'ici fin novembre. Candace et Colette organiseront quelques soirées de vente de vêtements et nous en ferons la promotion. S'ils sont commandés avant le 13 décembre, ils seront à Noël
      L'inventaire des «vêtements force du nord» comprend 40 chandails / t-shirts à manches longues. Nous les inclurons dans nos soirées de vente de vêtements et nous pouvons l'ajouter sur notre site Web et notre application carrée à commander en ligne.
      Jill a atteint deux équipes jusqu'à présent avec les survêtements, nous avons actuellement plus de 25 commandes.

      
      René a suggéré au lieu de voter sur chaque vêtement qui doit être commandé, pour l'année prochaine, il aimerait simplement voter sur un budget raisonnable afin que la personne responsable des vêtements puisse prendre ces décisions, car cela ira plus vite de cette façon. Colette a mentionné la réalisation d'un sondage pour la saison prochaine pour voir ce que les gens aimeraient voir pour les vêtements.

      
       

7. Coaches Committee Report

   Rapport du comité des entraîneurs

   Nothing to report, Troy not present.

   Rien à signaler, Troy pas présent.

8. Manager Mentoring Report

   Rapport du mentirait pour les gérants

   As of right now Jill has two managers assigned to teams.  Jill would like to add things on the manager mentor page on the website as she will refer them there often.  Candace will add the content to the page for Jill.

    

   À l'heure actuelle, Jill a deux managers affectés à des équipes. Jill aimerait ajouter des éléments sur la page du mentor du gestionnaire sur le site Web, car elle y renverra souvent. Candace ajoutera le contenu à la page de Jill.

9. Registrar Report

   Rapport du greffier

   All the players that are registered with the association have been pre registered in the system along with the coaches that Genny has received confirmation for.  She just needs the team lists so she can assign them to the teams.  Rene will start to let Genny know as soon as a team is completed so she can start entering them.  We only need one person on the staff to take the return to hockey but Roger has strongly encouraged that all bench staff are required to take it.

    

   Tous les joueurs inscrits auprès de l'association ont été pré-enregistrés dans le système avec les entraîneurs pour lesquels Genny a reçu une confirmation. Elle a juste besoin des listes d'équipes pour pouvoir les affecter aux équipes. René commencera à informer Genny dès qu'une équipe sera terminée afin qu'elle puisse commencer à les inscrire. Nous n'avons besoin que d'une personne dans le personnel pour prendre le retour au hockey, mais Roger a fortement encouragé que tout le personnel de banc soit obligé de le faire.

10. Disciplinary/Complaint Committee Report

    Rapport du comité de discipline/plainte

    Nothing to report. 

    Rien à signaler.

11. NSMHL

    LHMCN

    The first weekend of the schedule(Nov 20th) is already completed, we will be added in the following weekend due to our current situation.  Roger requested to the league that if we have a surplus of kids that end up being allowed to join us from across the bridge, he asked if we could have a pending third team for the atom rec division because as right now we are at 15 per team and there is a possibility of 7 or 8 kids from across the bridge if it opens. 

     

    Le premier week-end de l'horaire (20 novembre) est déjà terminé, nous serons ajoutés le week-end suivant en raison de notre situation actuelle. Roger a demandé à la ligue que si nous avons un surplus d'enfants qui finissent par être autorisés à nous rejoindre de l'autre côté du pont, il a demandé si nous pouvions avoir une troisième équipe en attente pour la division atom rec, car en ce moment, nous sommes à 15 pour cent. équipe et il y a une possibilité de 7 ou 8 enfants de l'autre côté du pont s'il s'ouvre.

12. Technical Director Report

    Rapport du directeur technique

    Nothing to report 

    Rien à signaler

    1. IP/Novice Director Report

       Rapport du directeur initiation/novice

       Everything is set up for the on ice portion for sunday at this level.  We were missing people for u7 dalhousie but Eric managed to get three parents to get on the ice for this level in dalhousie.  He has a “head” person in charge to make the practice routine and will communicate with the other coaches on the ice. There are lots of people for every group everything is well set up. 

        

        

       Tout est mis en place pour la partie sur glace du dimanche à ce niveau. Il nous manquait des gens pour u7 dalhousie mais Eric a réussi à faire monter trois parents sur la glace pour ce niveau à dalhousie. Il a un responsable «chef» pour faire la routine d'entraînement et communiquera avec les autres entraîneurs sur la glace. Il y a beaucoup de monde pour chaque groupe tout est bien organisé.

    2. Atom/Peewee Director Report

       Rapport du directeur atom/peewee

       U13 rec and comp levels are all set.  Rene is going to send an email to the U11 kids that can’t cross the bridge right now letting them know a place will be kept for them on a team and if they can cross they will have a team to play on. U11 rec and comp teams are all set and divided.  

        

       Les niveaux de rec et de compilation U 13 sont tous définis. René va envoyer un e-mail aux enfants U11 qui ne peuvent pas traverser le pont pour le moment pour leur faire savoir qu’une place leur sera réservée dans une équipe et s’ils peuvent traverser, ils auront une équipe sur laquelle jouer. Les équipes de rec et de comp U11 sont toutes définies et divisées.

    3. Bantam/Midget Director Report

       Rapport du directeur bantam/Midget

       U15 teams are being looked at currently and will be set by late this evening.  Roger is a little concerned because they are going to potentially have a very very strong team as there are a lot of competitive kids present, and we need to brace ourselves for some backlash from the league possibly.  He stressed how important it was that we had evaluations and everything on file so we can go back to the league and say we tried our best to have a comp team at this level. Rene will send an email to the U18 players that this will be a rec team.  There are some kids that are waiting to register at this level to see if there will be a comp team before they register.

       
        

       Les équipes U15 sont actuellement examinées et seront fixées tard ce soir. Roger est un peu inquiet car ils vont potentiellement avoir une équipe très très forte car il y a beaucoup de jeunes compétitifs présents, et nous devons nous préparer à une réaction de la ligue peut-être. Il a souligné à quel point il était important que nous ayons des évaluations et tout ce qui était dans nos dossiers afin que nous puissions retourner dans la ligue et dire que nous avons fait de notre mieux pour avoir une équipe de compétition à ce niveau. René enverra un e-mail aux joueurs U18 indiquant que ce sera une équipe de loisirs. Il y a des enfants qui attendent de s'inscrire à ce niveau pour voir s'il y aura une équipe de comp avant de s'inscrire.

    4. Female Hockey Director Report

       Rapport du directeur hockey féminin

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

13. Tournament Director Report

    Rapport du directeur des tournois

    Nothing to report. 

     

    Rien à signaler.

    1. Ernest Goulette Tournament

       Tournoi Ernest Goulette

       Nothing to report. 

       rien à signaler.

    2. Boyce Fitzpatrick Tournament

       Tournoi Boyce Fitzpatrick

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    3. Arnold Maisey Tournament

       Tournoi Arnold Maisey

       nothing to report. 

       rien à signaler.

    4. Timbits Tournament

       Tournoi Timbits

       Nothing to report. 

       Rien à signaler.

14. New Business

    Nouvelle entreprise

    See below.

    Voir ci-dessous

    1. Registration discount for U13 goalie moving to U15

       Rabais d'inscription pour le gardien de but U13 passant en U15

       There is a goalie going up to U15 for us from U13.  We promised a 50% discount, but the father has asked if we could give a little bit more.  Rene would like to make this an official policy.  Roger mentioned that before in the constitution it used to be 50%.  Roger and Rene had spoken to the father and they think he will be ok with a 50% discount of the U13 registration cost.  Rene will calculate this and will take this percentage off the U15 fees. 

        

        

       Il y a un gardien qui monte en U15 pour nous de U13. Nous avons promis une réduction de 50%, mais le père a demandé si nous pouvions donner un peu plus. René aimerait en faire une politique officielle. Roger a mentionné qu'avant dans la constitution, il était de 50%. Roger et René ont parlé au père et ils pensent qu'il sera d'accord avec une réduction de 50% sur les frais d'inscription U13. René calculera cela et retirera ce pourcentage des frais U15.

    2. Operational plans

       Plans opérationnels

       Rene had a good discussion with Don at the civic center, they are going to change the regulations and allow the kids to get dressed at the rink.  He will double check that this is at all levels.  With the younger kids, given we want to minimize the traffic, we want to strongly encourage the kids to get dressed at home as we can’t have a large number of parents in the room.  Rene also suggested about the traffic flow at the civic center and that it was very hard to police.  He suggested that a very clear traffic flow be made and to be very strict about not loitering in the front entrance.  The civic center was thankful that we really tried our best to observe the operational plan.  Having two parents at the rink is hopefully in the future for the civic center, Rene discussed this with Don also.  Don is in the process this week to send out some communications about changes in the operational plan.  Rene spoke to Gilles about Dalhousie, when we start there the kids will be able to get dressed in the rooms.  Rene is trying to get Annie, our covid officer, to get a solid answer about the shared custody issue for those parents living on the Quebec and NB sides.    

       Roger had an issue, that the rink needs to be more consistent with their policy.  Sometimes different messages are getting relayed, which is confusing at times.

        

       René a eu une bonne discussion avec Don au centre civique, ils vont changer les règlements et permettre aux enfants de s'habiller à la patinoire. Il vérifiera que c'est à tous les niveaux. Avec les plus jeunes, étant donné que nous voulons minimiser le trafic, nous voulons fortement encourager les enfants à s'habiller à la maison car nous ne pouvons pas avoir un grand nombre de parents dans la pièce. René a également suggéré au sujet de la circulation au centre civique et qu'il était très difficile de contrôler. Il a suggéré qu'un flux de circulation très clair soit fait et d'être très strict pour ne pas flâner dans l'entrée principale. Le centre civique était reconnaissant que nous ayons vraiment fait de notre mieux pour observer le plan opérationnel. On espère qu'avoir deux parents à la patinoire est dans le futur pour le centre civique, René en a également discuté avec Don. Don est en train d'envoyer cette semaine des communications sur les changements dans le plan opérationnel. René a parlé à Gilles de Dalhousie, quand nous commencerons là-bas les enfants pourront s'habiller dans les chambres. René essaie de convaincre Annie, notre agent covid, d'obtenir une réponse solide sur la question de la garde partagée pour les parents vivant du côté du Québec et du Nouveau-Brunswick.
       Roger avait un problème, que la patinoire doit être plus conforme à leur politique. Parfois, différents messages sont relayés, ce qui est parfois déroutant.

15. Next Board Meeting

    Prochaine réunion du conseil

     December 21, 2020 at 7:00 p.m 

    21 décembre 2020 à 19 h

16. Adjournment

    Ajournement

    See motion below.

    Voir proposition ci-dessous.